Als een afbeelding meer zegt dan duizend woorden, wat betekent dit dan voor mensen die niet kunnen zien? In onze digitale wereld kunnen mensen met een visuele beperking al snel essentiële informatie missen of een frustrerende en negatieve ervaring hebben. Stel dat een keynotespreker bijvoorbeeld zijn presentatie doorstuurt na een congres. De presentatie bevat infographics om een belangrijk punt te illustreren. Zonder beschrijvingen van de infographics kan iemand met een visuele beperking de infographic niet begrijpen en loopt zo belangrijke informatie mis.
Alternatieve tekst (vervangende tekst) is beschrijvende tekst die de betekenis en context van een visueel item in een digitale context overbrengt, zoals in een app of op een webpagina. Wanneer schermlezers zoals Microsoft Verteller, JAWS en NVDA digitale inhoud met alternatieve tekst vinden, wordt de alternatieve tekst hardop voorgelezen, zodat mensen beter begrijpen wat er op het scherm staat. Goed geschreven, beschrijvende alternatieve tekst vermindert dubbelzinnigheid aanzienlijk en verbetert de gebruikerservaring.
Mensen horen woorden objectief, maar begrijpen ze subjectief. In dit onderwerp wordt beschreven hoe je effectieve alternatieve tekst in Microsoft 365 producten kunt begrijpen, schrijven en gebruiken.
Wanneer gebruik je alternatieve tekst?
Afbeeldingen en foto's
Zorg ervoor dat je de inhoud en het doel van de afbeelding op een beknopte en ondubbelzinnige manier beschrijft. De alternatieve tekst bestaat idealiter slechts uit een of twee korte zinnen. In de meeste gevallen volstaan een paar zorgvuldig uitgekozen woorden al. Bedenk wat belangrijk is op een afbeelding. Belangrijke context kan bijvoorbeeld de situatie, de emoties op de gezichten van mensen, de kleuren of de relatieve grootten zijn.
Herhaal geen tekst uit de omringende context als alternatieve tekst en gebruik geen woordgroepen om te verwijzen naar afbeeldingen, zoals ‘een afbeelding’ of ‘een afbeelding van’. In het onderstaande voorbeeld verwijst de alternatieve tekst naar de afbeelding en wordt de inhoud van de afbeelding onvoldoende beschreven.
Je kunt ook alternatieve tekst als argument toevoegen aan de functie IMAGE door tekst in aanhalingstekens te gebruiken of door een celverwijzing met de tekst te gebruiken. Bijvoorbeeld IMAGE("www.contoso.com/logo.jpg", "Contoso-logo").
Diagrammen, stroomdiagrammen en grafieken
Bij het verwerken van objecten die gedetailleerde informatie geven, zoals een infographic, gebruik je alternatieve tekst om de informatie te verstrekken die in het object wordt overgebracht. Het beschrijven van een grafiek als 'Een staafdiagram met de verkoop in de loop van de tijd' zou bijvoorbeeld niet nuttig zijn voor een blind persoon. Probeer het inzicht over te brengen, bijvoorbeeld 'Een staafdiagram met de verkoop in de loop van de tijd. In juli heeft de verkoop van merk A die van merk B overtroffen en is het hele jaar blijven groeien.' Alternatieve tekst moet ook duidelijk het beginpunt, de voortgang en de conclusie van stroomdiagrammen beschrijven.
Video's
Video's waarin de inhoud niet wordt uitgelegd, vereisen alternatieve tekst om de visuele ervaring te beschrijven, zelfs als de gebruiker muziek, achtergrondgeluiden en spraak hoort. Alternatieve tekst moet de inhoud en het doel van de video beschrijven.
In het ideale geval moet een video een tweede audiospoor bevatten met een beschrijving van de video-elementen die uitsluitend visueel zijn en die ontoegankelijk zijn voor mensen met een visuele beperking.
Tabellen
De Microsoft 365 Toegankelijkheidscontrole waarschuwt niet als de alternatieve tekst ontbreekt in een tabel. Het is echter altijd een goede praktijk om een duidelijke, beschrijvende en beknopte alternatieve tekst voor een tabel te schrijven.
Wanneer gebruikt je geen alternatieve tekst?
Decoratieve visuele objecten
Decoratieve objecten maken iets visueel aantrekkelijker, maar zijn niet informatief (bijvoorbeeld stilistische randen). Personen met schermlezers krijgen te horen dat dit decoratief is, zodat ze weten dat ze geen belangrijke gegevens bevatten. Als je een visueel effect als decoratief wilt markeren, schakel je het selectievakje Markeren als decoratief in wanneer het deelvenster Alternatieve tekst is geopend. Het tekstveld wordt grijs weergegeven.
Tip: Als je je document als PDF exporteert, worden visuele effecten die je als decoratief hebt gemarkeerd, automatisch gelabeld als artefacten. Dit betekent dat ze worden genegeerd door schermlezers wanneer je door PDF's navigeert.
Slicers
Als de Microsoft 365 Toegankelijkheidscontrole niet waarschuwt wanneer alternatieve tekst ontbreekt in een object, hoef je er geen alternatieve tekst voor te schrijven. Een slicer is een voorbeeld van een dergelijk object.
Alternatieve tekst toevoegen aan een object
Voor instructies over het toevoegen van alternatieve tekst in Outlook, Word, Excel, en PowerPoint, ga je naar Alternatieve tekst toevoegen aan een vorm, afbeelding, grafiek, SmartArt-afbeelding of een ander object.
Tips voor het gebruik van alternatieve tekst in Microsoft 365
-
Vergeet niet de Microsoft 365 Toegankelijkheidscontrole te gebruiken tijdens het controleproces. Hiermee wordt gecontroleerd of alle relevante visuele inhoud alternatieve tekst bevat en krijg je ook andere suggesties voor het verbeteren van de toegankelijkheid van de inhoud, zoals het controleren van contrastverhoudingen. Als je de Toegankelijkheidscontrole wilt uitvoeren, klik je op het tabblad Controleren op het lint en klik je vervolgens op Toegankelijkheid controleren. Ga voor meer informatie over de Toegankelijkheidscontrole naar Toegankelijkheid verbeteren met de Toegankelijkheidscontrole.
-
Gebruik geen bestandsnaam, dubbele tekst of URL's als alternatieve tekst. De Toegankelijkheidscontrole waarschuwt hiervoor, omdat zulke alternatieve tekst niet nuttig is voor iemand met een visuele beperking. Ga voor meer informatie naar Regels voor de Toegankelijkheidscontrole.
-
Als er een groep objecten is die een semantische groep vormen, zoals een groep foto's die allemaal honden weergeven, wijs je alternatieve tekst toe voor de hele groep. Als objecten zijn gegroepeerd om opmaakredenen, maak je de groepering van de objecten ongedaan en voeg je gepaste alternatieve tekst toe aan elk object.
Opmerking: Als je al een tijdje Microsoft 365 gebruikt, heb je mogelijk gezien dat het deelvenster Alternatieve tekst voorheen twee velden had: Titel en Beschrijving. We gebruiken nu één Beschrijvingsveld in de meeste van onze apps. Het is gebleken dat het gebruik van één veld eenvoudiger en minder verwarrend is voor zowel jou als de auteur als iedereen die een schermlezer gebruikt om de inhoud te gebruiken.
Automatische alternatieve tekst
In Microsoft 365 kan alternatieve tekst automatisch worden gegenereerd. Wanneer je een afbeelding invoegt, zie je mogelijk een balk onderaan de afbeelding met automatisch gegenereerde alternatieve tekst verschijnen.
In Office 2019 wordt alternatieve tekst niet automatisch gegenereerd wanneer je een afbeelding invoegt. Als je automatische alternatieve tekst wilt toevoegen, selecteer je de knop Genereer een beschrijving voor mij in het deelvenster Alternatieve tekst. Afhankelijk van de inhoud van de afbeelding biedt de functie soms beschrijvende tags en soms krijg je volledige zinnen.
Bij automatisch gegenereerde alternatieve tekst moet je deze controleren en bewerken in het deelvenster Alternatieve tekst en eventuele opmerkingen verwijderen die daaraan zijn toegevoegd, zoals 'Beschrijving gegenereerd met hoge betrouwbaarheid'.
Automatische alternatieve tekst inschakelen
Opmerking: Voordat je automatische alternatieve tekst kunt gebruiken, moet je mogelijk Microsoft 365 Intelligente services inschakelen in elk Microsoft 365 product. Selecteer Bestand > Opties > Algemeen en controleer of Services inschakelen is geselecteerd bij Microsoft 365 Intelligente services. Raadpleeg voor meer informatie Verbonden ervaringen in Microsoft 365.
-
Selecteer Bestand > Opties > Toegankelijkheid.
-
Controleer of Genereer automatisch alternatieve tekst voor mij is geselecteerd bij Automatische Alternatieve tekst.
Automatische alternatieve tekst goedkeuren
-
Klik in de Microsoft 365 app met de rechtermuisknop op het item waarvan je de alternatieve tekst wilt controleren en selecteer vervolgens Alt-tekst bewerken. Het deelvensteralternatieve tekst wordt geopend.
-
Als je tevreden bent over de alternatieve tekst schakel je het selectievakje Alternatieve tekst goedkeurenin.
Automatische alternatieve tekst uitschakelen
-
Selecteer Bestand > Opties > Toegankelijkheid en hef de selectie van Genereer automatisch alternatieve tekst voor mij op bij Automatische alternatieve tekst.
Waar vind ik de functionele richtlijnen voor alternatieve tekst
Krijg extra resources om je te helpen effectieve alternatieve tekst te schrijven:
-
Uw Word-documenten toegankelijk maken voor personen met een handicap
-
Uw Excel-documenten toegankelijk maken voor personen met een handicap
-
Uw OneNote-notitieblokken toegankelijk maken voor personen met een handicap
-
Uw e-mail in Outlook toegankelijk maken voor personen met een handicap
-
Uw PowerPoint-presentaties toegankelijk maken voor personen met een handicap
-
Je Microsoft Project Online-sites en -projecten toegankelijk maken voor mensen met een beperking
-
Uw SharePoint-site toegankelijk maken voor mensen met een handicap
-
Uw Sway-ontwerp toegankelijk maken voor personen met een handicap
-
Uw Visio-diagram toegankelijk maken voor mensen met een beperking
-
Voor meer informatie over hoe je ervoor kunt zorgen dat Microsoft 365 producten en gebruikerservaringen voldoen aan de vereisten voor toegankelijkheid, ga je naar onze toegankelijkheidssites Een inclusief, toegankelijk Microsoft 365 en Maak je inhoud toegankelijk voor iedereen met de Toegankelijkheidscontrole.
