Basistaken in Outlook

Outlook organiseert uw e-mailberichten, agenda's, contactpersonen, taken en takenlijsten op één plek. Het organiseren begint met uw e-mailaccount. Vanuit dit account kunt u beginnen te werken met e-mails, deze omzetten in taken of afspraken en informatie over personen met wie u communiceert opslaan in uw contactpersonen, zodat u zich nooit meer een e-mailadres of telefoonnummer hoeft te herinneren. Laten we een beknopt overzicht van enkele basistaken maken.

Aan de slag

Uw eerste actie is het instellen van uw Outlook-account. Daarna kunt u beginnen met het ontvangen en verzenden van e-mail, de agenda gebruiken, contactpersonen maken en werken met Outlook-taken.

De installatie wordt automatisch uitgevoerd als u een eerdere versie van Outlook op dezelfde computer hebt gebruikt. Als u dat niet hebt gedaan, wordt de automatische accountconfiguratie gestart wanneer u Outlook de eerste keer start en wordt u door het proces geleid.

U wordt gevraagd om uw naam, e-mailadres en wachtwoord. Dat is meestal voldoende, maar als de automatische installatie mislukt, vraagt Outlook om een paar extra gegevens, zoals de naam van uw e-mailserver. Als u deze informatie niet hebt, kan uw e-mailprovider u de details geven.

Werkbalk Snelle toegang

De balk snelle toegang is een belangrijk onderdeel van uw Outlook-ervaring. En het is een eenvoudige manier om te navigeren tussen de belangrijkste Outlook-functies: E-mail, Calendar, People en Taken. De balk is een aanvulling op de standaardtabbladen en linten die u een assortiment hulpprogramma's en opties bieden waarmee u Outlook kunt gebruiken en beheren.

Wijzigen wat op de werkbalk Snelle toegang wordt weergegeven

U bepaalt zelf welke knoppen (of pictogrammen) op de werkbalk Snelle toegang worden weergegeven. Ook de volgorde kunt u zelf kiezen.

1. Kies Meer>navigatieopties.

2. In het dialoogvenster Navigatieopties voert u de volgende handelingen uit:
   

   • Als u het aantal knoppen of pictogrammen wilt wijzigen dat op de balk wordt weergegeven, verhoogt of verlaagt u de standaardinstelling van 4 voor Maximum aantal zichtbare items.
   • Als u pictogrammen in plaats van namen wilt zien, selecteert u het selectievakje Compacte navigatie.
   • Als u wilt rangschikken hoe knoppen of pictogrammen worden weergegeven, selecteert u een item in het vak In deze volgorde weergeven en kiest u vervolgens Omhoog of Omlaag.

3. Kies OK.

   Tip

   Als de aangebrachte wijzigingen u niet bevallen of als u opnieuw wilt beginnen, kiest u Opnieuw instellen.

E-mail

Dankzij e-mail komt u in contact met personen van binnen en buiten de organisatie. U kunt een elektronische handtekening en bijlagen toevoegen aan uw e-mailberichten.

Een nieuw e-mailbericht maken

1. Vanuit een e-mailmap (zoals uw postvak IN) kiest u Nieuwe e-mail.
   Sneltoets Druk op Ctrl+Shift+M om een e-mailbericht op te stellen.
2. Wanneer u klaar bent met het opstellen van uw e-mail, kiest u Verzenden.

Zie Een e-mailbericht maken voor meer informatie.

Een e-mailhandtekening toevoegen aan berichten

U kunt persoonlijke handtekeningen maken die onder aan uw berichten worden weergegeven. Handtekeningen kunnen tekst, afbeeldingen, uw elektronisch visitekaartje, een logo of zelfs een afbeelding van uw handgeschreven handtekening bevatten.

Een handtekening maken

1. Kies handtekeninghandtekeningen> in een nieuw bericht.

2. Kies op het tabblad E-mailhandtekening de optie Nieuw.

3. Typ een naam en kies vervolgens OK.

4. Ga onder Standaardhandtekening kiezen als volgt te werk:

   • Kies in de lijst E-mailaccount een e-mailaccount dat u wilt koppelen aan de handtekening.
   • Kies in de lijst Nieuwe berichten de handtekening die u automatisch aan alle nieuwe e-mailberichten wilt toevoegen. Als u niet wilt dat al uw e-mailberichten automatisch van een handtekening worden voorzien, kunt u deze optie negeren omdat de standaardoptie (geen) is.
   • Kies in de lijst Antwoorden en doorgestuurde berichten de handtekening die automatisch toegevoegd moet worden aan antwoorden op berichten of aan doorgestuurde berichten (automatisch ondertekenen). Of u kunt de standaardoptie (geen) accepteren.

5. Typ onder Handtekening bewerken de handtekening en kies ok.

Een handtekening toevoegen

• Kies Handtekening in een nieuw bericht en kies vervolgens de gewenste handtekening.

Zie Een handtekening voor e-mailberichten maken en toevoegen voor meer informatie.

E-mailberichten doorsturen of beantwoorden

1. Kies op het lint of in het leesvenster beantwoorden, Allen beantwoorden of Doorsturen

2. Voer een van de volgende bewerkingen uit in het vak Aan, CC of BCC:

   • Als u een ontvanger wilt toevoegen, klikt u in het daarvoor bestemde vak en typt u de naam van de ontvanger.
   • Als u een geadresseerde wilt verwijderen, klikt u in het desbetreffende vak, kiest u de naam van de ontvanger en drukt u op Delete.

Zie E-mailberichten beantwoorden of doorsturen voor meer informatie.

Een bijlage toevoegen aan een e-mailbericht

Als u een bestand wilt delen, kunt u het aan het bericht toevoegen. U kunt ook andere Outlook-items toevoegen, zoals berichten, contactpersonen of taken.

1. Maak een nieuw bericht of kies een bestaand bericht en kies Beantwoorden, Allen beantwoorden of Doorsturen.
2. Kies bestand>bijvoegen in het berichtvenster.

Zie Bestanden, berichten, contactpersonen of taken aan e-mailberichten toevoegen voor meer informatie.

Een bijlage bij een e-mailbericht openen of opslaan

U kunt een bijlage openen vanuit het leesvenster of vanuit een geopend bericht. Nadat u een bijlage hebt geopend en bekeken, kunt u deze opslaan. Als een bericht meerdere bijlagen heeft, kunt u deze als groep of een voor een opslaan.

Een bijlage openen

Afhankelijk van de versie van Outlook die u gebruikt, zijn er mogelijk meerdere opties beschikbaar om een bijlage te openen.

• Dubbelklik op de bijlage.

Zie Bijlagen openen voor meer informatie.

Een bijlage opslaan

1. Kies de bijlage in het leesvenster of in het geopende bericht.
2. Ga naar het tabblad Bijlagen en kies in de groep Acties de optie Opslaan als. U kunt ook met de rechtermuisknop op de bijlage klikken en Opslaan als kiezen.

Zie Bijlagen opslaan voor meer informatie.

Outlook voor iOS of Android installeren

	Als u Outlook voor iOS of Outlook voor Android gebruikt, worden uw concepten automatisch gesynchroniseerd met uw mobiele apparaat. Van daaruit kunt u berichten voltooien die u op uw computer hebt gestart, eenvoudig bijlagen van uw foto's of camera toevoegen of Office Lens gebruiken om notities van een whiteboard in een vergadering vast te leggen.

Agenda

Afspraken en vergaderingen zijn een bijproduct van uw persoonlijke en zakelijke leven en uw agenda is het perfecte voertuig om beide te beheren. Met Outlook kunt u ook herinneringen instellen voor geplande gebeurtenissen.

Een agenda-afspraak maken

In Outlook zijn afspraken niet hetzelfde als vergaderingen. Afspraken zijn activiteiten die u in uw agenda plant en waarbij u geen andere personen uitnodigt of resources reserveert, zoals een vergaderruimte of apparatuur.

• Kies in een Agenda-map Nieuwe afspraak. U kunt ook met de rechtermuisknop op een tijdblok in uw agendaraster klikken en vervolgens Nieuwe afspraak kiezen.
  Sneltoets Druk op Ctrl+Shift+A om een afspraak te maken.

Zie Een afspraak plannen voor meer informatie.

Een vergadering plannen

In Outlook bevat een vergadering andere personen en kan deze resources bevatten, zoals vergaderruimten. U krijgt antwoorden op uw vergaderverzoeken in uw Postvak IN.

• In een map Agenda kiest u Nieuwe vergadering.

Sneltoets: Als u een nieuw vergaderverzoek wilt maken vanuit een map in Outlook, drukt u op Ctrl+Shift+Q.

Zie Een vergadering plannen met anderen voor meer informatie.

Een herinnering instellen

Herinneringen worden weergegeven in een waarschuwingsvenster, zodat u geen belangrijke deadline mist. U kunt herinneringen instellen of verwijderen voor bijna alles in Outlook, inclusief e-mailberichten, afspraken en contactpersonen.

Voor afspraken of vergaderingen

• Open een afspraak of vergadering en kies in de keuzelijst Herinnering hoe lang vóór de afspraak of vergadering u de herinnering wilt weergeven. Kies Geen als u een herinnering wilt uitschakelen.

Voor e-mailberichten, contactpersonen en taken

• Kies Tags>opvolgen>Herinnering toevoegen.

Personen

People is de naam van de bucket voor personen en bedrijven die uw zakelijke en persoonlijke contactpersonen vormen. Wie u toevoegt als contactpersoon is volledig discretionair en de enige beperkingen die van toepassing kunnen zijn met betrekking tot wie u wel of niet kunt toevoegen, zijn de beperkingen die u of uw bedrijf oplegt. Uw bedrijf heeft bijvoorbeeld regels voor correspondentie met bepaalde externe e-mailadressen.

Een contactpersoon maken

Een contactpersoon kan bijvoorbeeld alleen maar uit een naam en e-mailadres bestaan, maar u kunt ook details toevoegen, zoals adressen, meerdere telefoonnummers, een foto of verjaardagen. U vindt uw contactpersonen onder de optie People in de snelkoppelingsbalk in de linkerbenedenhoek van het Outlook-venster.

• Kies in PersonenNieuwe contactpersoon.
  Sneltoets: Als u een contactpersoon wilt maken vanuit een map in Outlook, drukt u op Ctrl+Shift+C.

Zie Een contactpersoon maken of toevoegen voor meer informatie.

Een lijst met contactpersonen in uw Outlook-adresboek ophalen

Het is een goede gewoonte een kopie te maken van de contactpersonen in uw adresboek. In Outlook 2016 kunt u een bestand met door komma's gescheiden waarden (.csv) van uw contactpersonen downloaden naar uw apparaat en dit openen in Excel.

1. Open Outlook en kies Bestand>Openen & Import/export exporteren>.
   

2. Kies in de wizard Importeren en exporteren de optie Exporteren naar een bestand>Volgende.

3. Kies Door komma's gescheiden waarden en klik op de pagina Exporteren naar een bestand op Contactpersonen als de map waaruit u wilt exporteren voor uw account.
   

   Belangrijk

   Controleer voordat u verdergaat of de map Contactpersonen die u kiest, is gekoppeld aan uw e-mailaccount. Dit is vooral belangrijk als u deze stappen uitvoert op de computer van iemand anders.

4. Kies Volgende>bladeren en ga vervolgens naar de locatie waar u het bestand met door komma's gescheiden waarden (.csv) wilt opslaan.

5. Typ een bestandsnaamen kies> okVolgende.
   

6. Kies Voltooien om het exportproces te starten.

   Opmerking

   Er wordt geen bericht weergegeven wanneer het exportproces is voltooid.

Uw CSV-bestand met contactpersonen openen

Het bestand met door komma's gescheiden waarden (.csv) van uw geëxporteerde contactpersonen wordt doorgaans geopend in Excel.

1. Blader naar de locatie waar u het CSV-bestand hebt opgeslagen en open het.

2. Bevestig dat uw contactpersonen in het bestand worden weergegeven.
   

   Opmerking

   Er kunnen lege cellen aanwezig zijn. Dit is normaal.

3. Sluit het bestand zonder wijzigingen aan te brengen om potentiële problemen te voorkomen bij het importeren van het bestand op een ander apparaat met dezelfde versie van Outlook of een andere e-mailservice.

Taken

Probeer de To Do-app om uw taken te maken en te beheren in Outlook.

Een taak maken

Veel personen houden lijsten met taken bij die moeten worden verricht, hetzij op papier, in een spreadsheet of via een combinatie van klassieke en elektronische methoden. In Outlook kunt u verschillende lijsten combineren tot één lijst, herinneringen ophalen en de voortgang van de taak bijhouden.

1. Open Outlook en kies op het tabblad Start in de groep Nieuwde optie Nieuwe items.
2. Kies Taak, vul zo nodig het Taakformulier in en kies vervolgens Opslaan en sluiten.

Sneltoets Druk op Ctrl+Shift+K als u een nieuwe taak wilt maken.

Zie Taken en takenlijsten maken voor meer informatie.

Een taak toewijzen

1. Kies Taken op de navigatiebalk.

2. Ga op een van de volgende manieren te werk:

   • Kies op het lint of druk op Ctrl+Shift+K om een taak te maken.
     of
   • Open een bestaande taak.

3. Kies Taak toewijzen.
   

4. In het taakformulier voert u het volgende uit:

   • Voer in het vak Aan een naam of e-mailadres in.
   • Voeg een Onderwerp toe, kies een Begindatum en een Einddatum en stel zo nodig Status en Prioriteit in.
     
   • Accepteer of schakel de standaardselectie van de twee selectievakjes uit: Een bijgewerkte kopie van deze taak in mijn takenlijst bewaren en Mij een statusrapport sturen wanneer deze taak is voltooid.
   • Typ eventueel een bericht in het inhoudsblok onder de selectievakjes.

5. Als u de taak wilt herhalen, kiest u Terugkeerpatroon op het lint, selecteert u de gewenste opties in het dialoogvenster Taakpatroon en kiest u vervolgens OK.

   Opmerking

   Als u een terugkerende taak toewijst, blijft er een kopie van de taak in uw takenlijst, maar wordt deze nooit bijgewerkt. Als u het selectievakje Een statusrapport verzenden wanneer deze taak is voltooid inschakelt, ontvangt u statusrapporten voor elk voltooid exemplaar van de taak.

6. Kies Verzenden.

Een toegewezen taak accepteren of weigeren

Als er een taak is gemaakt en aan u is toegewezen, verschijnt deze in uw Postvak IN.

• Kies in het leesvenster de optie Accepteren of Weigeren.
  of
  Open de taak, kies Accepteren of Weigeren op het lint. Ongeacht de optie die u hebt gekozen, selecteert u Het antwoord bewerken voor verzending of Het antwoord nu verzenden en kiest u OK.

  Opmerking

  Geaccepteerde taken worden weergegeven in uw Outlook-takenlijst.

Als u een taak opent, kunt u beantwoorden, allen beantwoorden of Doorsturen naar de persoon die de taak aan u en aan anderen heeft toegewezen. U kunt ook een opmerking in het berichtenblok opnemen.

Een taak weergeven

1. Open Outlook en kies op de navigatiebalk .
2. Dubbelklik in uw Takenlijst of Lijst met taken op een item om het volledige formulier weer te geven.

U kunt altijd wijzigen hoe u taken wilt weergeven.

• Selecteer op het tabblad Start in de groep Huidige weergave de optie Weergave wijzigen.
  

Een taak afdrukken

U kunt kiezen hoe u uw taken wilt weergeven en vervolgens, op basis van wat u wilt afdrukken, in welke indeling (Tabelstijl of Memostijl) de taak wordt afgedrukt. Als u bijvoorbeeld één taak selecteert om af te drukken, is memostijl de enige afdrukinstelling die beschikbaar is. Maar als u een lijst kiest zoals de To-Do Lijst, wordt ook een afdrukindeling tabelstijl aangeboden.

1. Kies op de navigatiebalk.
2. Kies één taak in een van uw mappen, To-Do lijst of takenlijst, of kies een map.
3. Kies Bestand>afdrukken en selecteer de indeling (indien beschikbaar) onder instellingen.

Een e-mailbericht, contactpersoon of agenda-item afdrukken

In Outlook kunt u items afdrukken zoals e-mailberichten, contactpersonen, agenda-items of grotere weergaven, zoals agenda's, adresboeken of inhoudslijsten voor E-mailmappen.

1. Kies een item of map in Outlook dat u wilt afdrukken.
2. Kies Bestand>afdrukken.

Zie Items afdrukken in Outlook voor meer informatie.