De sitesjabloon crisiscommunicatieteam gebruiken

Volg eerst de instructies voor het toevoegen van een sitesjabloon aan een nieuwe of bestaande SharePoint-site.

Verken vooraf ingevulde site-inhoud, webonderdelen en pagina's en bepaal welke site-aanpassingen nodig zijn om af te stemmen op het merk, de stem en de algemene bedrijfsdoelstelling van uw organisatie. 

Vooraf ingevulde sitepagina's:

• Startpagina - Biedt en landingsplaats voor bezoekers om nieuws over lopende crises, reactie-updates, informatie over beleid en procedures en nuttige bronnen te bekijken.

• Meest recente update: deze pagina biedt ruimte voor het delen van actueel nieuws en updates met betrekking tot crises en uw organisatie.

• Projectplan : houd alle werkvoortgang bij met betrekking tot toekomstige projecten. Pas deze lijstsjabloon aan door lijsttekstvelden te bewerken.

• Content scheduler : organiseert inhoud die wordt gedeeld met betrekking tot toekomstige gebeurtenissen. Pas deze lijst aan door de lijstsjabloon te bewerken.

• Gesprekken : maakt verbinding met een gedeelde teamalias en teamagenda in Outlook. Verbind deze site met een Microsoft 365-groep om realtime chat toe te voegen in Microsoft Teams.

• Documenten: maakt verbinding met een gedeelde teamalias en teamagenda in Outlook. Verbind deze site met een Microsoft 365-groep om realtime chat toe te voegen in Microsoft Teams.

• Prullenbak : biedt toegang tot onlangs verwijderde teaminhoud.

Nadat u de sjabloon voor de crisiscommunicatieteamsite hebt toegevoegd, is het tijd om deze aan te passen en er uw eigen sjabloon van te maken. 

Belangrijk nieuws en aankondigingen presenteren - Gebruik het webonderdeel Hero om crisisprotocollen, situationele updates en nuttige bronnen te markeren. Nuttige informatie verstrekken: gebruik het webonderdeel Tekst om het team nuttige informatie te geven. Koppelingen naar veelgebruikte resources markeren: gebruik het webonderdeel Snelle koppelingen om eenvoudig toegang te bieden tot crisisresources. Toegang verlenen tot belangrijke contactpersonen: gebruik het webonderdeel Mensen om belangrijke contactpersonen voor het crisisteam weer te geven. Eenvoudige toegang tot documenten bieden: gebruik het webonderdeel Documentbibliotheek om snel toegang te bieden tot afdelingsresources en documenten. Recente activiteit van teamsites bekijken: gebruik het webonderdeel Site-activiteit om onlangs geopende inhoud door andere teamleden weer te geven. Toegang bieden tot leermateriaal en andere bronnen: gebruik het webonderdeel Snelle koppelingen om een lijst met interne en externe agentuurresources te maken.

Pas het uiterlijk, de navigatie van de site, de webonderdelen en de inhoud van uw site aan om aan de behoeften van uw kijkers en van de organisatie te voldoen. Wanneer u aanpassingen aanbrengt, moet u ervoor zorgen dat de site zich in de bewerkingsmodus bevindt door Rechtsboven op de site Bewerken te selecteren. Terwijl u werkt, kunt u Opslaan als concept of Wijzigingen opnieuw publiceren om wijzigingen zichtbaar te maken voor kijkers.

1. Gebruik het webonderdeel Hero om crisisprotocollen, situationele updates en nuttige bronnen te markeren

1. Selecteer eerst het webonderdeel Hero en selecteer Webonderdeel bewerken .

2. Selecteer vervolgens de opties Laag en Tegel die het beste aansluiten bij de behoeften van de organisatie.

Bekijk verschillende indelingen en meer informatie over het bewerken van het webonderdeel Hero.

2. Het webonderdeel Tekst gebruiken om het team nuttige informatie te geven

1. Selecteer eerst het webonderdeel Tekst en selecteer Webonderdeel bewerken .

2. Bewerk de tekst rechtstreeks in het webonderdeel. 

Meer informatie over het bewerken van het webonderdeel Tekst.

3.  Gebruik het webonderdeel Snelle koppelingen om eenvoudig toegang te bieden tot crisisresources

1. Navigeer naar het webonderdeel Snelle koppelingen, selecteer de koppeling en selecteer vervolgens Webonderdeel bewerken .

2. Bewerk indien nodig de koppeling, titel, pictogram en beschrijving.

3. Als u een koppeling wilt toevoegen, selecteert u + Koppelingen toevoegen.

Bekijk verschillende indelingen en meer informatie over het bewerken van het webonderdeel Snelle koppelingen.

4.  Het webonderdeel Mensen gebruiken om de belangrijkste contactpersonen voor het crisisteam weer te geven

1. Verwijder eerst de tijdelijke aanduiding Mensen webonderdeel.

2. Voeg vervolgens het Mensen webonderdeel toe door de lijn met een omcirkelde +:

3. Selecteer Webonderdeel bewerken .

4. Pas de indeling aan, voer de naam van een persoon of groep in en selecteer opslaan.

Meer informatie over het webonderdeel Mensen.

5.  Het webonderdeel Documentbibliotheek gebruiken om snel toegang te bieden tot afdelingsresources en documenten

1. Als u de weergave of mapbron voor het webonderdeel Documentbibliotheek wilt wijzigen, selecteert u het webonderdeel Bewerken .

2. Als u documentbibliotheekmappen, labels en inhoud wilt bewerken, navigeert u naar de bibliotheek in Site-inhoud, brengt u uw wijzigingen aan en ziet u de inhoud bijgewerkt in het webonderdeel.

Meer informatie over het bewerken van het webonderdeel Documentbibliotheek.

6.  Gebruik het webonderdeel Siteactiviteit om op de hoogte te blijven van teamactiviteiten

1. Selecteer eerst het webonderdeel Siteactiviteit en selecteer Webonderdeel bewerken .

2. Voer een getal in de werkset in onder Zoveel items tegelijk weergeven.

Meer informatie over het gebruik van het webonderdeel Siteactiviteit.

7.  Gebruik het webonderdeel Snelle koppelingen om een lijst met interne en externe agentuurresources te maken

1. Selecteer eerst het webonderdeel Snelle koppelingen en selecteer Webonderdeel bewerken .

2. Bewerk indien nodig de koppeling, titel, pictogram en beschrijving.

3. Als u een koppeling wilt toevoegen, selecteert u + Koppelingen toevoegen.

Meer informatie over het gebruik van het onderdeel Snelle koppelingen.

De volgende pagina's binnen de site aanpassen 

• Meest recente update: geef updates over de huidige crises en de reactie van uw team. Pas deze pagina aan door de webonderdelen Tekst en Actie aanroepen te bewerken.

• Projectplan: houd eventuele problemen bij die het project in de weg kunnen lopen. Pas deze lijstsjabloon aan door lijsttekstvelden te bewerken.

• Inhoudsplanner - Hiermee organiseert u inhoud die wordt gedeeld voorafgaand aan gebeurtenissen. Pas deze lijst aan door de lijstsjabloon te bewerken.

Het uiterlijk en de sitenavigatie aanpassen

Voordat u uw site met anderen deelt, moet u de laatste hand leggen aan uw site door ervoor te zorgen dat gebruikers de site kunnen vinden, eenvoudig door koppelingen en pagina's kunnen navigeren en snel toegang hebben tot inhoud op de site.

• Bewerk documentbibliotheken door de mapnamen bij te werken en resources te uploaden.

• Sitenavigatie bewerken en aanpassen.

• Wijzig het uiterlijk van uw site door het thema, het logo, de koptekstindelingen en het uiterlijk van uw site aan te passen.

• Pagina's aan deze site of de sitenavigatie toevoegen of verwijderen om bestaande inhoud te kunnen gebruiken.

• Kies ervoor om deze site te koppelen aan een hubsite binnen uw organisatie of voeg deze site indien nodig toe aan een bestaande hubsitenavigatie .

Deel uw site met anderen nadat u uw site hebt aangepast, beoordeeld en het definitieve concept hebt gepubliceerd. 

1. Selecteer Instellingen en vervolgens Sitemachtigingen.

2. Selecteer vervolgens Personen uitnodigen en selecteer vervolgens Leden toevoegen aan groep en vervolgens Toevoegen om volledige toegang te verlenen tot teamsite-inhoud, gedeelde resources zoals de Outlook-teamagenda en bewerkingsrechten voor de site.

3. Selecteer vervolgens Personen uitnodigen en vervolgens Alleen site delen en vervolgens Opslaan om de site te delen, maar niet gedeelde resources of bewerkingsrechten voor sites.

Meer informatie over het beheren van teamsite-instellingen, site-informatie en machtigingen.

Nadat u uw site hebt gemaakt en gestart, is de volgende belangrijke fase het onderhouden van site-inhoud. Zorg ervoor dat u een plan hebt om inhoud en webonderdelen up-to-date te houden. 

Aanbevolen procedures voor siteonderhoud:

• Siteonderhoud plannen : stel een planning op om de site-inhoud zo vaak als nodig te controleren om ervoor te zorgen dat de inhoud nog steeds nauwkeurig en relevant is.

• Regelmatig nieuws posten : distribueer de meest recente aankondigingen, informatie en status binnen de organisatie.  Meer informatie over het toevoegen van een nieuwsbericht op een teamsite of communicatiesite en laat anderen zien wie aankondigingen posten hoe ze SharePoint-nieuws kunnen gebruiken.

• Koppelingen en webonderdelen controleren: houd koppelingen en webonderdelen bijgewerkt om ervoor te zorgen dat u de volledige waarde van uw site gebruikt.

• Analyse gebruiken om de betrokkenheid te verbeteren : bekijk het sitegebruik met behulp van het ingebouwde rapport met gebruiksgegevensom informatie op te halen over populaire inhoud, sitebezoeken en meer.

• Controleer regelmatig uw site-instellingen : zodra u een site in SharePoint hebt gemaakt, kunt u wijzigingen aanbrengen in de instellingen, sitegegevens en machtigingen voor de site.