Als projectmanager communiceert u met veel belanghebbenden van het project, van de teamleden die projecttaken uitvoeren tot leidinggevenden van de organisatie en projectklanten. Omdat communicatie zo cruciaal is voor het succes van uw project en omdat u verschillende soorten informatie communiceert met verschillende soorten belanghebbenden, hebt u een solide projectcommunicatieplan nodig. U kunt Project Web App gebruiken via uw Project Online-abonnement om veel aspecten van uw communicatieplan te implementeren en de juiste soorten informatie uit te wisselen met de juiste personen.
In dit artikel
- Waarom is projectcommunicatie zo belangrijk?
- Aanbevolen procedures voor communicatie in een project
- Plaats het communicatieplan in Project Online
- Teamleden laten zien hoe ze toegang hebben tot de projectplanning
- De juiste rapporten identificeren en instellen
Waarom is projectcommunicatie zo belangrijk?
Met zoveel mensen die betrokken zijn bij één project, groot of klein, heeft communicatie een enorme rol bij het slagen of mislukken van projecten. Wanneer communicatie ontbreekt, kan uw project te maken hebben met misstappen, zoals veronderstellingen, duplicatie van inspanningen of het tegenovergestelde, hiaten in de inspanning. Bovendien kunnen belanghebbenden het gevoel hebben dat ze zich in geïsoleerde silo's bevinden, ongehoord en niet ondersteund, wat kan leiden tot een slechte moraal en afnemende productiviteit.
Aan de andere kant, wanneer de communicatie goed is, kan uw project efficiëntie ervaren in proces, identificatie en preventie van problemen en risico's, innovatieve probleemoplossing en besluitvorming op basis van goede feiten. Door goede communicatie in een project te bevorderen, wordt de kans groter dat uw project op schema en binnen het budget blijft.
Wat is goede communicatie eigenlijk? Het is het uitwisselen van de juiste informatie met de juiste mensen. Ervoor zorgen dat belanghebbenden op alle niveaus worden gehoord. Er zijn kanalen voor formele en informele gesprekken die het project naar het doel brengen.
Naar boven
Aanbevolen procedures voor communicatie in een project
Het juiste moment om na te denken over projectcommunicatie is wanneer u zich in de planningsfase van uw project bevindt. Door communicatieprocesontwikkeling toe te voegen aan de eerste paar taken van uw project, kan het team aangeven dat effectief communiceren de taak is van elk teamlid en essentieel is voor het succes van het project.
In de volgende secties vindt u vier vragen over hoe de communicatie tijdens de levensduur van uw project wordt afgehandeld en hoe u uw antwoorden samenstelt in een communicatieplan dat voor iedereen werkt.
Met wie moet u communiceren?
U moet communiceren met iedereen die belang heeft bij of een belang heeft in het succes van het project, dat wil gezegd, de belanghebbenden van het project. Denk na over wie die belanghebbenden zijn. Ze bevinden zich waarschijnlijk op verschillende niveaus in de organisatie en sommige bevinden zich mogelijk buiten uw organisatie. Hier volgen enkele mogelijke belanghebbenden van het project:
- Leden van het projectteam. Deze mensen doen het werkelijke werk van het project.
- Project portfolio manager. Als de uwe een grotere organisatie is die veel projecten tegelijk uitvoert, moet u mogelijk communiceren met een portfoliomanager.
- Resource manager. Net als bij een portfoliomanager moet u, als uw organisatie grotendeels projectmatig is, mogelijk nauw samenwerken met een resourcemanager die ervoor zorgt dat de mensen met de juiste vaardigheden voor de verschillende projecten beschikbaar zijn.
- Leidinggevenden. Het hogere management moet doorgaans weten hoe het project verloopt, met name wat betreft planning en kosten.
- Sponsor of klant. Er kan een sponsor of klant zijn die anders is dan het management en die betaalt voor het project.
- Vertegenwoordiger voor eindgebruikers. Deze persoon vertegenwoordigt degene die het project waarschijnlijk ten goede komt of op een andere manier beïnvloedt wanneer het is voltooid.
Welke soorten informatie hebben ze nodig?
Omdat de eerste communicatieregel is om uw publiek te kennen, krijgt u het meeste rendement op uw communicatie-investering wanneer u uw communicatie instelt op wat elke groep belanghebbenden moet weten.
Projectteamleden moeten bijvoorbeeld weten aan welke taken ze zijn toegewezen en wie afhankelijk is van hun taken om op hun beurt hun werk te doen. Ze moeten waarschijnlijk ook af en toe het volledige projectschema zien om een goed beeld van bereik en gerichte richting te behouden.
In tegenstelling tot teamleden die de essentiële details nodig hebben, hebben leidinggevenden of projectsponsors een samenvatting van het project op zeer hoog niveau nodig. Ze zijn het meest bezorgd over de prestaties ten opzichte van de projectplanning en het budget en willen weten of het project op schema ligt om de doelstellingen te bereiken.
Bekijk uw lijst met belanghebbenden en denk na over het project vanuit hun oogpunt. Hiermee kunt u bepalen welke informatie u met hen wilt uitwisselen en welke vorm die communicatie moet aannemen. Praat ook met uw belanghebbenden en ontdek wat en hoe ze het liefst communiceren.
Hoe vaak moeten de verschillende soorten communicatie plaatsvinden?
Probeer het juiste evenwicht te vinden: te weinig communicatie en het project riskeert meer misstappen dan het zou moeten; te veel communicatie en geïrriteerde belanghebbenden vinden dat de inspanningen druk zijn, waardoor de tijd om het project te implementeren of te overzien wordt verstoord.
Wekelijkse statusrapporten en roosters zijn een standaard voor het bijwerken van het projectteam van de planning, hoewel vaak 20 minuten durende dagelijkse 'stand-up'-vergaderingen de voorkeur hebben. Op dezelfde manier willen sponsors en klanten mogelijk ook een wekelijks overzicht van projectplanning en kostenprestaties. Als u incheckt bij een portfoliomanager of een vertegenwoordiger van de eindgebruiker, kan de communicatie mogelijk maandelijks of zelfs driemaandelijks zijn.
Elk project en de communicatiebehoeften zijn anders. Houd zorgvuldig rekening met de frequentie van communicatie met de verschillende belanghebbenden in uw project. Nogmaals, praat met uw belanghebbenden over wat ze nodig hebben en wees bereid om aanpassingen aan te brengen die passen bij het project en de bijbehorende mensen.
Welke technologie wordt gebruikt om informatie uit te wisselen?
Inzicht in de technologiebronnen van de organisatie die beschikbaar zijn voor u en uw belanghebbenden. Periodieke face-to-face vergaderingen en het uitwisselen van informatie via e-mail zijn vaak de norm. Maar het vergaderen met een hulpprogramma zoals Skype voor Bedrijven kan essentieel zijn voor geografisch verspreide belanghebbenden en kan audio, video, scherm delen en een virtueel whiteboard omvatten. Chatberichten kunnen directer en to-the-point zijn dan e-mail en kunnen belanghebbenden helpen sneller de informatie te krijgen die ze nodig hebben. Met een hulpprogramma als Yammer kan uw team met elkaar verbinding maken in een privé sociaal netwerk. U kunt informatie delen, chatten over processen, problemen oplossen en beslissingen nemen.
Wat u ook besluit, probeer de technologische hulpprogramma's te gebruiken waarmee iedereen vertrouwd is. Maar wees niet aarzelen om een nieuwe technologie uit te proberen als deze past bij de behoeften van het project en het team, of om terug te keren naar een 'ouderwetse' communicatiemethode als dat het beste is. Het gaat erom een betere samenwerking in uw projectteam mogelijk te maken.
Een projectcommunicatieplan maken
Nadat u uw belanghebbenden hebt geïdentificeerd en hebt bepaald welke soorten informatie-uitwisseling met hen nodig zijn en hoe vaak, bent u klaar om het projectcommunicatieplan te maken. Het hoeft niet uitgebreid te zijn. Het kan gewoon een samenvatting van één pagina zijn of een eenvoudige tabel waarmee wordt gedestilleerd wat u hebt geleerd en het podium wordt ingesteld voor goede communicatie tijdens de levenscyclus van het project.
Post het communicatieplan met uw project, zodat alle belanghebbenden er op elk moment toegang toe hebben. Ga regelmatig opnieuw naar het bestand. Veranderende omstandigheden in het project kunnen een wijziging van uw reguliere communicatiestrategieën rechtvaardigen. Het schakelen tussen projectfasen, bijvoorbeeld van planning naar uitvoering of van uitvoering naar afsluiting, kan ook verschillende communicatiebehoeften met zich meebrengen.
Naar boven
Plaats het communicatieplan in Project Online
U hebt veel keuzemogelijkheden voor het faciliteren van goede communicatie wanneer u werkt met Project Web App in Project Online. Om te beginnen kunt u het communicatieplan, evenals eventuele andere documenten die aan uw project zijn gekoppeld, toevoegen aan de documentbibliotheek voor het project.
- Kies in Snel starten de optie Projecten.
- Kies in projecten de naam van het project waaraan u het communicatieplan wilt toevoegen.
- Kies in Snel starten de optie Documenten. De pagina Documenten voor het project wordt geopend.
- Kies Uploaden op de menubalk.
- Navigeer door uw bestandssysteem om het communicatieplan te zoeken en te kiezen en kies vervolgens Openen. Het bestand wordt toegevoegd aan de documentbibliotheek voor het project.
Naar boven
Teamleden laten zien hoe ze toegang hebben tot de projectplanning
Uw teamleden gebruiken Project Online meestal om hun roosters in te dienen of de voortgang van taken in te voeren. Maar ze hebben ook toegang tot de volledige planning, essentieel om het grote geheel van het project te zien en te begrijpen wie er wacht op de voltooiing van hun taken.
- Kies in Snel starten de optie Projecten.
- Kies in projecten de naam van het project. Het project wordt geopend en toont alle taken, wie aan de taken is toegewezen, wanneer ze zijn gepland om te beginnen en te eindigen, welke taken afhankelijk zijn van elkaar, en meer.
Naar boven
De juiste rapporten identificeren en instellen
Een belangrijk aspect van projectcommunicatie is rapportage. U identificeert, stelt rapporten in en voert deze periodiek uit die nodig zijn voor teamleden, de portfoliomanager, resourcemanager, het hoogste management, klanten en andere belanghebbenden.
Project Web App wordt geleverd met een set voorbeeldrapporten om u op weg te helpen met enkele basisbeginselen van rapportage. Deze voorbeeldrapporten zijn:
- Dashboard Projectoverzicht
- Projectoverzicht
- Resourceoverzicht
- Als u de voorbeeldrapporten wilt bekijken, kiest u op de werkbalk Snel starten de optie Rapporten.
- Kies uw taal op de pagina PWA-rapporten die wordt weergegeven. De drie voorbeeldrapporten worden weergegeven.
- Als u het rapport in webversie van Excel wilt openen, klikt u op een rapportnaam.
Naar boven
Zie ook
Wat kunnen teamleden doen in Project Online?
Voorbeeldrapporten in Project Online
Welke hulpprogramma's voor rapportage kan ik voor projectgegevens gebruiken?