Als projectmanager communiceer je met veel belanghebbenden bij het project, van teamleden die projecttaken uitvoeren tot leidinggevenden in de organisatie en projectklanten. Omdat communicatie van cruciaal belang is voor het succes van uw project, en omdat u verschillende soorten informatie communiceert met verschillende soorten belanghebbenden, hebt u een solide projectcommunicatieplan nodig. U kunt Project Web App gebruiken via uw Project Online-abonnement om allerlei aspecten van uw communicatieplan te implementeren en om de juiste soorten informatie uit te wisselen met de juiste mensen.
In dit artikel
- Waarom is projectcommunicatie zo belangrijk?
- Aanbevolen procedures voor communicatie in een project
- Het communicatieplan posten in Project Online
- Teamleden laten zien hoe ze toegang krijgen tot de projectplanning
- De juiste rapporten identificeren en opzetten
Waarom is projectcommunicatie zo belangrijk?
Met zoveel mensen die betrokken zijn bij één project, groot of klein, speelt communicatie een grote rol bij het slagen of mislukken van een project. Wanneer communicatie ontbreekt, kan uw project misstappen ervaren zoals aannames, dubbel werk of het tegenovergestelde, hiaten in de inspanning. Bovendien kunnen belanghebbenden het gevoel hebben dat ze zich in geïsoleerde silo's bevinden, niet gehoord en niet ondersteund, wat kan leiden tot een slecht moreel en een dalende productiviteit.
Aan de andere kant, wanneer de communicatie goed is, kan uw project efficiëntie in het proces ervaren, problemen en risico's identificeren en voorkomen, innovatieve probleemoplossing en besluitvorming op basis van degelijke feiten. Goede communicatie binnen een project vergroot de kans dat uw project op schema blijft en binnen het budget blijft.
Wat is goede communicatie eigenlijk? Het is het uitwisselen van de juiste informatie met de juiste mensen. Ervoor zorgen dat belanghebbenden op alle niveaus worden gehoord. Er zijn kanalen aanwezig voor formele en informele gesprekken die het project vooruit helpen.
Naar boven
Aanbevolen procedures voor communicatie in een project
Het juiste moment om na te denken over projectcommunicatie is wanneer u zich in de planningsfase van uw project bevindt. Door de ontwikkeling van communicatieprocessen toe te voegen aan de eerste taken van uw project, kan dit het team laten weten dat effectief communiceren de taak is van elk teamlid en de sleutel is tot het succes van het project.
In de volgende secties worden vier vragen beschreven die u in overweging moet nemen over hoe communicatie gedurende uw project wordt afgehandeld en hoe u uw antwoorden kunt samenvoegen in een communicatieplan dat voor iedereen werkt.
Met wie moet u communiceren?
U moet communiceren met iedereen die belang of belang heeft bij het succes van het project, dus met alle belanghebbenden van het project. Denk na over wie die belanghebbenden zijn. Ze bevinden zich waarschijnlijk op verschillende niveaus in de organisatie en sommigen buiten uw organisatie. Hier volgen enkele mogelijke belanghebbenden bij het project:
- Leden van het projectteam. Deze personen doen het eigenlijke werk van het project.
- Project Portfolio Manager. Als uw organisatie een grotere organisatie is die veel projecten tegelijk uitvoert, moet u mogelijk communiceren met een portfoliomanager.
- Resourcemanager. Net als bij een portfoliomanager geldt dat als uw organisatie grotendeels projectmatig werkt, u nauw moet samenwerken met een resourcemanager die ervoor zorgt dat de mensen met de juiste vaardigheden voor de verschillende projecten beschikbaar zijn.
- Uitvoerend management. Het hoger management moet doorgaans weten hoe het project verloopt, vooral wat betreft de planning en kosten.
- Sponsor of klant. Mogelijk is er een sponsor of klant die afwijkt van het management en die betaalt voor het project.
- Vertegenwoordiger van de eindgebruiker. Deze persoon vertegenwoordigt degenen die waarschijnlijk voordeel of invloed hebben op het project wanneer het is voltooid.
Welke soorten informatie hebben ze nodig?
Omdat de eerste regel van communicatie het kennen van uw publiek is, haalt u het meeste rendement uit uw communicatie-investering wanneer u uw communicatie afstemt op wat elke groep belanghebbenden moet weten.
Leden van projectteamleden moeten bijvoorbeeld weten aan welke taken ze zijn toegewezen en wie afhankelijk van hun taken is om hun werk te doen. Waarschijnlijk moeten ze ook af en toe de volledige projectplanning doornemen om een goed gevoel voor bereik en gerichte richting te behouden.
In tegenstelling tot teamleden die de essentiële details nodig hebben, hebben leidinggevenden of projectsponsors een samenvatting op hoog niveau nodig van hoe het project verloopt. Ze zijn het meest geïnteresseerd in de prestaties ten opzichte van de projectplanning en het budget en willen weten of het project op schema ligt om de doelstellingen te halen.
Bekijk uw lijst met belanghebbenden en beschouw het project vanuit hun standpunt. Zo kunt u bepalen welke informatie u met hen wilt uitwisselen en welke vorm die communicatie moet aannemen. Praat ook met uw belanghebbenden en ontdek wat en hoe zij het liefst communiceren.
Hoe vaak moeten de verschillende soorten communicatie plaatsvinden?
Probeer de juiste balans te vinden: te weinig communicatie en het project riskeert meer ongelukken dan zou moeten; Te veel communicatie en geïrriteerde belanghebbenden vinden dat de inspanningen drukke taken zijn die de tijd om het project uit te voeren of te overzien verstoren.
Wekelijkse statusrapporten en roosters zijn een standaardrapport voor updates van het projectteam van de planning, hoewel vaak de voorkeur wordt gegeven aan dagelijkse stand-upvergaderingen van 20 minuten. Op dezelfde manier willen sponsors en klanten mogelijk ook een wekelijks overzicht van de projectplanning en kostenprestaties. Als u incheckt bij een portfoliomanager of een vertegenwoordiger van de eindgebruiker, kan dit maandelijks of zelfs elk kwartaal zijn.
Elk project en de communicatiebehoeften zijn anders. Denk goed na over de frequentie waarmee met de verschillende belanghebbenden wordt gecommuniceerd over uw project. Nogmaals, praat met uw belanghebbenden over wat ze nodig hebben en wees bereid om aanpassingen aan te brengen die passen bij het project en de mensen.
Welke technologie zal worden gebruikt om informatie uit te wisselen?
Krijg inzicht in de technologische middelen van de organisatie die beschikbaar zijn voor u en uw belanghebbenden. Periodieke ontmoetingen en het uitwisselen van informatie via e-mail zijn vaak de norm. Maar vergaderen met een hulpprogramma als Skype voor Bedrijven kan essentieel zijn voor geografisch verspreide belanghebbenden en kan audio, video, gedeelde schermen en een virtueel whiteboard omvatten. Chatberichten kunnen directer en bondiger zijn dan e-mail, en kunnen belanghebbenden helpen sneller aan de benodigde informatie te komen. Met een hulpprogramma als Yammer kan uw team met elkaar in contact komen in een privé sociaal netwerk. U kunt informatie delen, chatten over processen, problemen oplossen en beslissingen nemen.
Wat je ook beslist, probeer de technologische hulpmiddelen te gebruiken waar iedereen vertrouwd mee is. Maar wees niet terughoudend om een nieuwe technologie uit te proberen als deze aansluit bij de behoeften van het project en het team, of om terug te keren naar een 'ouderwetse' communicatiemethode als dat het beste is. Het gaat erom een betere samenwerking in uw projectteam mogelijk te maken.
Een projectcommunicatieplan maken
Nadat u de belanghebbenden hebt bepaald en hebt bepaald welke soorten informatie-uitwisseling met hen nodig zijn en hoe vaak, bent u klaar om het projectcommunicatieplan te maken. Het hoeft niet uitgebreid te zijn. Het kan een samenvatting van één pagina zijn of een eenvoudige tabel waarin u kunt samenvatten wat u hebt geleerd en die u voorbereidt op goede communicatie gedurende de levenscyclus van het project.
Post het communicatieplan met uw project, zodat alle belanghebbenden er op elk moment toegang toe hebben. Bekijk deze regelmatig opnieuw. Veranderende omstandigheden in het project kunnen een wijziging van uw reguliere communicatiestrategieën noodzakelijk maken. Bij het schakelen tussen projectfasen, bijvoorbeeld van planning naar uitvoering of van uitvoering naar afsluiting, kunnen ook verschillende communicatiebehoeften nodig zijn.
Naar boven
Het communicatieplan posten in Project Online
U hebt diverse keuzemogelijkheden om goede communicatie mogelijk te maken wanneer u werkt met Project Web App in Project Online. U kunt om te beginnen het communicatieplan (en eventuele andere documenten die aan uw project zijn gekoppeld) toevoegen aan de documentbibliotheek van het project.
- Kies op de werkbalk Snel starten de optie Projecten.
- Kies in Projecten de naam van het project waaraan u het communicatieplan wilt toevoegen.
- Kies op de werkbalk Snel starten de optie Documenten. De pagina Documenten voor het project wordt geopend.
- Kies Uploaden op de menubalk.
- Navigeer door uw bestandssysteem om het communicatieplan te zoeken en te kiezen en kies vervolgens Openen. Het bestand wordt toegevoegd aan de documentbibliotheek voor het project.
Naar boven
Teamleden laten zien hoe ze toegang krijgen tot de projectplanning
Uw teamleden gebruiken Project Online voornamelijk om hun roosters in te dienen of de voortgang van taken in te voeren. Maar ze hebben ook toegang tot de volledige planning, wat essentieel is om het grote geheel van het project te zien en te begrijpen wie er wacht tot hun taken zijn voltooid.
- Kies op de werkbalk Snel starten de optie Projecten.
- Kies de naam van het project in Projecten. Het project wordt geopend en toont alle taken, aan wie is toegewezen aan de taken, wanneer ze zijn gepland om te beginnen en te eindigen, welke taken van elkaar afhankelijk zijn en meer.
Naar boven
De juiste rapporten identificeren en opzetten
Een belangrijk aspect van projectcommunicatie is rapportage. U identificeert, stelt rapporten op die nodig zijn voor teamleden, de portfoliomanager, resourcemanager, hoger management, klanten en andere belanghebbenden, en voert deze periodiek uit.
Project Web App wordt geleverd met een set voorbeeldrapporten zodat u aan de slag kunt met enkele basisprincipes van rapportage. Deze voorbeeldrapporten zijn:
- Dashboard Projectoverzicht
- Projectoverzicht
- Resourceoverzicht
- Kies Rapporten op de werkbalk Snel starten om de voorbeeldrapporten weer te geven.
- Kies uw taal op de pagina PWA-rapporten die wordt weergegeven. De drie voorbeeldrapporten worden weergegeven.
- Klik op een rapportnaam om het rapport in webversie van Excel te openen.
Naar boven
Zie ook
Wat kunnen teamleden doen in Project Online?
Voorbeeldrapporten in Project Online
Welke hulpprogramma's voor rapportage kan ik voor projectgegevens gebruiken?