Als u wilt voorkomen dat uw postvak volloopt, kunt u oude items die u wilt bewaren, verplaatsen naar een archief, een apart Outlook-gegevensbestand (.PST) dat u kunt openen in Outlook zodra u het nodig hebt.

Er zijn verschillende manieren om berichten in Outlook te archiveren. De methoden die u kunt gebruiken, zijn afhankelijk van het type e-mailaccount dat u in Outlook hebt ingesteld. Alle accounts hebben toegang tot een map Archief.

U kunt een afzonderlijke Outlook-gegevensbestand (.pst) maken die u op elk gewenst moment kunt openen vanuit Outlook. Standaard Outlook items automatisch met een regelmatig interval archiveren. U kunt items ook handmatig archiveren wanneer u maar wilt.

Er zijn verschillende manieren om een e-mail te archiveren. Druk in de weergave Postvak IN lang op het bericht en tik vervolgens op het pictogram Archief. Tik op dit pictogram om het bericht te archiveren.

Houd uw Postvak IN en andere mappen van Outlook onder controle door oudere berichten die u wilt bewaren, te verplaatsen naar een archief. Gebruik AutoArchiveren om dit automatisch te doen.

Outlook-gegevensbestanden (.PST) worden op uw computer opgeslagen in de map Documenten\Outlook-bestanden. Oudere berichten en items die u niet regelmatig gebruikt, kunnen worden gearchiveerd in een Outlook-gegevensbestand (.pst). Zie Oudere items automatisch archiveren voor meer informatie.

AutoArchiveren kan u helpen bij het beheren van de ruimte in uw postvak of op de e-mailserver die u gebruikt door items automatisch naar een archieflocatie te verplaatsen. Afhankelijk van de opties, voert AutoArchiveren een of meer van de volgende acties uit:

Als u een back-up van de berichtenmappen lokaal wilt maken (terwijl u deze ook opslaat op de server), kunt u automatisch oudere items verplaatsen of verwijderen met AutoArchiveren of de items exporteren naar een PST-bestand dat u later zo nodig kunt terugzetten en gebruiken via importeren.

By default, Outlook uses AutoArchive to archive items at a regular interval. To learn more, see Archive older items automatically. You can also archive items manually whenever you want. That way, you can control which items to archive, where to store them, and how old an item needs to be before it can be archived.

There are several ways to archive messages in Outlook. The methods that you can use depend on the type of email accounts that you have set up in Outlook. All accounts have access to an Archive folder.