Er zijn verschillende manieren om berichten in Outlook te archiveren. De methoden die u kunt gebruiken, zijn afhankelijk van het type e-mailaccount dat u in Outlook hebt ingesteld. Alle accounts hebben toegang tot een map Archief.

Als u wilt voorkomen dat uw postvak volloopt, kunt u oude items die u wilt bewaren, verplaatsen naar een archief, een apart Outlook-gegevensbestand (.PST) dat u kunt openen in Outlook zodra u het nodig hebt.

Houd uw Postvak IN en andere mappen van Outlook onder controle door oudere berichten die u wilt bewaren, te verplaatsen naar een archief. Gebruik AutoArchiveren om dit automatisch te doen.

Schoon uw Postvak IN op en orden de berichten met automatisch filteren en sorteren en door hulpmiddelen op de opdrachtbalk zoals Opruimen, Archiveren en Verplaatsen naar te gebruiken. U kunt ook uw e-mail met behulp van regels voor Postvak IN ordenen.

Er zijn verschillende manieren om een e-mail te archiveren. Druk in de weergave Postvak IN lang op het bericht en tik vervolgens op het pictogram Archief. Tik op dit pictogram om het bericht te archiveren.

Kies in OutlookHulpprogramma's voor bestand> > Postvak opschonen. U kunt het volgende doen: De totale grootte van uw postvak en van afzonderlijke mappen erin bekijken. Items zoeken die ouder zijn dan een bepaalde datum of groter zijn dan een bepaalde grootte. Items archiveren met AutoArchiveren.

AutoArchiveren kan u helpen bij het beheren van de ruimte in uw postvak of op de e-mailserver die u gebruikt door items automatisch naar een archieflocatie te verplaatsen. Afhankelijk van de opties, voert AutoArchiveren een of meer van de volgende acties uit:

Als u een back-up van de berichtenmappen lokaal wilt maken (terwijl u deze ook opslaat op de server), kunt u automatisch oudere items verplaatsen of verwijderen met AutoArchiveren of de items exporteren naar een PST-bestand dat u later zo nodig kunt terugzetten en gebruiken via importeren.

Als u in Outlook 2016 en Outlook voor Microsoft 365kiest voor Archiveren, wordt uw bericht verplaatst naar de map Archief. U kunt ook berichten archiveren door ze te selecteren en vervolgens op de Toets Backspace te drukken.

In een Outlook In-Place Archief of Online Archief, kunnen oudere e-mailberichten worden opgeslagen waar ze geen ruimte in uw primaire postvak in beslag nemen. Dit speciale postvak wordt weergegeven naast uw andere postvakmappen in Outlook.