U kunt ook items op elk gewenst moment handmatig archiveren. Zodoende kunt u bepalen welke items u wilt archiveren, waar u deze wilt opslaan en hoe oud items moeten zijn voordat ze kunnen worden gearchiveerd.

Er zijn verschillende manieren om berichten in Outlook te archiveren. De methoden die u kunt gebruiken, zijn afhankelijk van het type e-mailaccount dat u in Outlook hebt ingesteld.

Outlook-gegevensbestanden (.PST) op de computer maken om Outlook-items per account of project op te slaan of om oudere items te archiveren.

Uw Postvak IN organiseren met Archiveren, Opruimen en andere hulpmiddelen in de webversie van Outlook. Schoon uw Postvak IN op en orden de berichten met automatisch filteren en sorteren en door hulpmiddelen op de opdrachtbalk zoals Opruimen, Archiveren en Verplaatsen naar te gebruiken.

Houd uw Postvak IN en andere mappen van Outlook onder controle door oudere berichten die u wilt bewaren, te verplaatsen naar een archief. Gebruik AutoArchiveren om dit automatisch te doen.

Als u ervoor kiest om items te archiveren, kunnen de items niet worden verwijderd door AutoArchiveren. Als items eenmaal zijn gearchiveerd, kunnen ze alleen nog handmatig worden verwijderd.

Als u een back-up van de berichtenmappen lokaal wilt maken (terwijl u deze ook opslaat op de server), kunt u automatisch oudere items verplaatsen of verwijderen met AutoArchiveren of de items exporteren naar een PST-bestand dat u later zo nodig kunt terugzetten en gebruiken via importeren.

De map Archief wordt nooit automatisch geleegd. E-mailberichten die u in de prullenbak of archiefmap ziet, kunnen terug worden verplaatst naar uw Postvak IN.

In een Outlook In-Place Archief of Online Archief, kunnen oudere e-mailberichten worden opgeslagen waar ze geen ruimte in uw primaire postvak in beslag nemen. Dit speciale postvak wordt weergegeven naast uw andere postvakmappen in Outlook.

Druk in de weergave Postvak IN lang op het bericht en tik vervolgens op het pictogram Archief. Tik op dit pictogram om het bericht te archiveren. U kunt Archiveren ook instellen als een veegoptie (Instellingen > Veegopties) en vervolgens met uw vinger over de e-mail vegen die u wilt archiveren.