Er zijn verschillende manieren om berichten in Outlook te archiveren. De methoden die u kunt gebruiken, zijn afhankelijk van het type e-mailaccount dat u in Outlook hebt ingesteld.

U kunt ook items op elk gewenst moment handmatig archiveren. Zodoende kunt u bepalen welke items u wilt archiveren, waar u deze wilt opslaan en hoe oud items moeten zijn voordat ze kunnen worden gearchiveerd.

Uw Postvak IN organiseren met Archiveren, Opruimen en andere hulpmiddelen in de webversie van Outlook. Schoon uw Postvak IN op en orden de berichten met automatisch filteren en sorteren en door hulpmiddelen op de opdrachtbalk zoals Opruimen, Archiveren en Verplaatsen naar te gebruiken.

Outlook-gegevensbestanden (.PST) op de computer maken om Outlook-items per account of project op te slaan of om oudere items te archiveren.

Als u een back-up van de berichtenmappen lokaal wilt maken (terwijl u deze ook opslaat op de server), kunt u automatisch oudere items verplaatsen of verwijderen met AutoArchiveren of de items exporteren naar een PST-bestand dat u later zo nodig kunt terugzetten en gebruiken via importeren.

Druk in de weergave Postvak IN lang op het bericht en tik vervolgens op het pictogram Archief. Tik op dit pictogram om het bericht te archiveren. U kunt Archiveren ook instellen als een veegoptie (Instellingen > Veegopties) en vervolgens met uw vinger over de e-mail vegen die u wilt archiveren.

Houd uw Postvak IN en andere mappen van Outlook onder controle door oudere berichten die u wilt bewaren, te verplaatsen naar een archief. Gebruik AutoArchiveren om dit automatisch te doen.

Als u ervoor kiest om items te archiveren, kunnen de items niet worden verwijderd door AutoArchiveren. Als items eenmaal zijn gearchiveerd, kunnen ze alleen nog handmatig worden verwijderd.

U kunt berichten archiveren in een van de e-mailaccounts die u hebt verbonden met Outlook voor Mac. Dit geldt voor Exchange (versie 2016 en hoger), Microsoft 365, Outlook.com, Hotmail, iCloud, Google en Yahoo! Kies een of meer te archiveren berichten in de map. Selecteer Archief op het lint.

U kunt een afzonderlijke Outlook-gegevensbestand (.pst) maken die u op elk gewenst moment kunt openen vanuit Outlook. Standaard Outlook items automatisch met een regelmatig interval archiveren. U kunt items ook handmatig archiveren wanneer u maar wilt.