Er zijn verschillende manieren om berichten in Outlook te archiveren. De methoden die u kunt gebruiken, zijn afhankelijk van het type e-mailaccount dat u in Outlook hebt ingesteld.

In Outlook wordt standaard AutoArchiveren gebruikt om items regelmatig te archiveren. Zie Oudere items automatisch archiveren voor meer informatie. U kunt ook items op elk gewenst moment handmatig archiveren.

Uw Postvak IN organiseren met Archiveren, Opruimen en andere hulpmiddelen in de webversie van Outlook. Schoon uw Postvak IN op en orden de berichten met automatisch filteren en sorteren en door hulpmiddelen op de opdrachtbalk zoals Opruimen, Archiveren en Verplaatsen naar te gebruiken.

Outlook-gegevensbestanden (.PST) op de computer maken om Outlook-items per account of project op te slaan of om oudere items te archiveren.

De map Archief wordt nooit automatisch geleegd. E-mailberichten die u in de prullenbak of archiefmap ziet, kunnen terug worden verplaatst naar uw Postvak IN.

Als u ervoor kiest om items te archiveren, kunnen de items niet worden verwijderd door AutoArchiveren. Als items eenmaal zijn gearchiveerd, kunnen ze alleen nog handmatig worden verwijderd.

Houd uw Postvak IN en andere mappen van Outlook onder controle door oudere berichten die u wilt bewaren, te verplaatsen naar een archief. Gebruik AutoArchiveren om dit automatisch te doen.

U kunt een afzonderlijke Outlook-gegevensbestand (.pst) maken die u op elk gewenst moment kunt openen vanuit Outlook. Standaard Outlook items automatisch met een regelmatig interval archiveren. U kunt items ook handmatig archiveren wanneer u maar wilt.

Druk in de weergave Postvak IN lang op het bericht en tik vervolgens op het pictogram Archief. Tik op dit pictogram om het bericht te archiveren. U kunt Archiveren ook instellen als een veegoptie (Instellingen > Veegopties) en vervolgens met uw vinger over de e-mail vegen die u wilt archiveren.

Outlook voor Mac bevat een nieuwe functie genaamd archiveren met één klik. Met deze functie kunt u snel een item vanuit uw Postvak IN of een andere map naar een archiefmap verplaatsen. Een gearchiveerd item (of items) blijft toegankelijk, maar maakt uw Postvak IN niet overzichtelijk.