Alles over werkstromen voor het verzamelen van handtekeningen

De werkstromen in SharePoint-producten zijn functies die u kunt gebruiken om uw bedrijfsprocessen te automatiseren, waardoor ze consistenter en efficiënter worden. U kunt een SharePoint-werkstroom Handtekeningen verzamelen gebruiken om documenten die in Excel, Word of InfoPath zijn gemaakt, te routeren naar een of meer personen voor hun handtekeningen.

Zie Overzicht van werkstromen die zijn opgenomen in SharePoint voor meer informatie.

Als u alleen een werkstroomtaak Handtekeningen verzamelen hoeft te voltooien Ga naar het segment COMPLETE en vouw het uit. Mogelijk hebt u momenteel geen van de andere segmenten nodig.

SharePoint-werkstromen zijn:

• Efficiënt en consistent Met een werkstroom Handtekeningen verzamelen wordt het document automatisch gerouteerd, worden handtekeningtaken toegewezen en wordt de voortgang bijgehouden. De activiteit in de werkstroom kan worden bewaakt en aangepast vanaf een centrale statuspagina en de geschiedenis van gebeurtenissen in de uitvoering van de werkstroom wordt 60 dagen na voltooiing bijgehouden.
• Minder werk voor u Een werkstroom Handtekeningen verzamelen bespaart u en uw collega's tijd en moeite, en stroomlijnt en standaardiseert tegelijkertijd uw handtekeningproces.

Hier volgt een diagram van een zeer eenvoudige versie van de werkstroom Handtekeningen verzamelen.

Tips voor het gebruik van dit artikel

De informatie in dit artikel wordt weergegeven in uitbreidbare segmenten.

Als u alleen een werkstroomtaak Handtekeningen verzamelen hoeft te voltooien Ga naar het segment COMPLETE en vouw het uit. Mogelijk hebt u momenteel geen van de andere segmenten nodig.

Als u werkstromen wilt toevoegen, starten, bewaken en onderhouden Als u nog niet bekend bent met deze taken, is het misschien handig om dit artikel te lezen, segmenteren per segment, de eerste keer dat u een werkstroom ontwerpt en toevoegt. Zodra u bekend bent met de informatie en de indeling van het artikel, kunt u direct naar het segment gaan dat u nodig hebt bij eventuele terugkeerbezoeken.

Een opmerking over de afbeeldingen Schermafbeeldingen en conceptuele diagrammen in deze reeks werkstroomartikelen zijn over het algemeen gebaseerd op het werkstroomtype Goedkeuring. Waar dat nodig is voor conceptuele of instructiehelderheid, zijn afbeeldingen en diagrammen in dit artikel echter aangepast voor werkstromen voor het verzamelen van handtekeningen.

Een woord over het afdrukken van dit artikel Dit is een lang artikel. Als u alleen geselecteerde segmenten wilt afdrukken, moet u ervoor zorgen dat alleen die segmenten worden uitgevouwen wanneer u afdrukt. (Als u de volledige afbeeldingen wilt opnemen in uw afgedrukte kopie, drukt u af in de afdrukstand liggend en niet staand.)

En een woord over zoeken Voordat u naar een tekst of term in dit artikel zoekt, moet u ervoor zorgen dat alle segmenten waarin u wilt zoeken, zijn uitgevouwen.

Meer informatie over werkstromen voor het verzamelen van handtekeningen

Een werkstroom Handtekeningen verzamelen is een functie voor SharePoint-producten waarmee een document of formulier dat in Word, Excel of InfoPath is gemaakt, wordt doorgestuurd naar een of meer personen voor hun handtekening. De werkstroom automatiseert, stroomlijnt en standaardiseert het hele proces.

De basiswerkstroom Handtekeningen verzamelen die deel uitmaakt van SharePoint-producten, fungeert als een sjabloon. Met deze sjabloon kunt u een of meer werkstromen voor het verzamelen van handtekeningen toevoegen aan uw sites. Elke werkstroom die u toevoegt, is een unieke versie van de basiswerkstroom Handtekeningen verzamelen, elk met een eigen gespecialiseerde manier van werken, op basis van de instellingen die u opgeeft wanneer u deze toevoegt.

Wat kan een werkstroom handtekeningen verzamelen voor mij doen?

• Wanneer u voor het eerst een werkstroom Handtekeningen verzamelen toevoegt aan uw lijst, bibliotheek of siteverzameling, kunt u opgeven hoeveel deelnemers u wilt opnemen en kunt u aangeven of hun taken achter elkaar (serieel) of allemaal tegelijk (parallel) worden toegewezen. U kunt zelfs beslissen of u de taken van de deelnemers wilt verdelen in twee of meer afzonderlijke fasen. En telkens wanneer u de werkstroom handmatig start voor een document, kunt u deze instellingen wijzigen.
• De werkstroom wijst een taak toe aan elke opgegeven deelnemer. Elke deelnemer kiest uit verschillende mogelijke antwoorden: het document ondertekenen (of niet ondertekenen), de handtekeningtaak opnieuw toewijzen of de taak verwijderen.
• Terwijl de werkstroom wordt uitgevoerd, kunt u de voortgang bewaken en (indien nodig) aanpassingen aanbrengen vanaf één centrale pagina Werkstroomstatus.
• Gedurende 60 dagen nadat de werkstroom is voltooid, is de lijst met alle werkstroomgebeurtenissen die zijn opgetreden tijdens deze uitvoering (of instantie) van de werkstroom nog steeds beschikbaar op de pagina Werkstroomstatus, voor informele referentie.

Wat kan een werkstroom handtekeningen verzamelen niet doen?

De werkstroom Handtekeningen verzamelen is niet ontworpen om goedkeuringen en afwijzingen voor een document te verzamelen of om het publiceren van webpagina's voor een website te beheren. Als u een werkstroom wilt toevoegen waarin deelnemers het document goedkeuren of afwijzen dat ze controleren, raadpleegt u het artikel Alles over goedkeuringswerkstromen.

Bovendien zijn werkstromen voor het verzamelen van handtekeningen niet ontworpen om feedback te verzamelen. Als u een werkstroom wilt gebruiken om feedback over een document te verzamelen, raadpleegt u het artikel Alles over werkstromen voor het verzamelen van feedback.

U kunt ook Microsoft SharePoint Designer 2013 gebruiken om de werkstromen in SharePoint-producten verder aan te passen.

Wie kan dit type werkstroom gebruiken?

Een werkstroom toevoegenStandaard moet u de machtiging Lijsten beheren hebben om een werkstroom toe te voegen . (De groep Eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, de groep Leden en de groep Bezoekers niet.)

Een werkstroom startenStandaard moet u ook de machtiging Items bewerken hebben om een werkstroom te starten die al is toegevoegd. (De groep Leden en de groep Eigenaren hebben standaard de machtiging Items bewerken; de groep Bezoekers niet.)

Eigenaren kunnen er ook voor kiezen om specifieke werkstromen te configureren, zodat ze alleen kunnen worden gestart door leden van de groep Eigenaren. (Hiervoor schakelt u het selectievakje Machtigingen voor het beheren van lijsten vereisen om deze werkstroom te starten in op de eerste pagina van het koppelingsformulier.)

Wat zijn de voordelen van het gebruik van digitale handtekeningen?

Steeds meer zakelijke transacties worden elektronisch uitgevoerd. Daarom worden digitale handtekeningen steeds vaker gebruikt om relying party's juridisch te binden aan hun transacties. Een digitale handtekening wordt gebruikt om de identiteit te verifiëren van de persoon die het document heeft ondertekend en bevestigt dat de inhoud niet is gewijzigd nadat de digitale handtekening op het document is toegepast. Digitale handtekeningen bieden beveiliging die is gebaseerd op versleutelingstechnologieën en helpen risico's in verband met elektronische zakelijke transacties te beperken. Met verbeteringen in digitale ondertekening wil Office voldoen aan de informatiebeveiligingsbehoeften van ondernemingen en entiteiten in de publieke sector wereldwijd.

Als u een digitale handtekening wilt maken, moet u een digitaal certificaat hebben dat uw identiteit aan relying party's bewijst en dat moet worden verkregen van een betrouwbare certificeringsinstantie (CA). Als u geen digitaal certificaat hebt, heeft Microsoft ook partners die digitale certificaten en andere geavanceerde handtekeningen leveren.

Hoe kunt u dit type werkstroom plannen, toevoegen, uitvoeren en onderhouden?

Dit zijn de basisfasen:

• VOORdat de werkstroom wordt uitgevoerd (plannen, toevoegen, starten)
  Voordat u een werkstroom toevoegt, plant u waar u deze wilt toevoegen (voor één lijst of bibliotheek of voor de hele siteverzameling) en hoe deze werkt. Nadat u de werkstroom hebt toegevoegd en geconfigureerd, kan iedereen met de benodigde machtigingen de werkstroom voor een specifiek document starten. De werkstroom kan ook worden ingesteld om automatisch te worden uitgevoerd. Automatische uitvoeringen kunnen worden geactiveerd op basis van twee of beide triggerende gebeurtenissen: wanneer een document wordt toegevoegd aan of gemaakt in een lijst of bibliotheek, of wanneer een document in een lijst of bibliotheek wordt gewijzigd.
• TERWIJL de werkstroom wordt uitgevoerd (voltooien, bewaken, aanpassen)
  Terwijl de werkstroom wordt uitgevoerd, voltooien afzonderlijke deelnemers hun toegewezen taken. Ondertussen kan de voortgang van de werkstroom worden bewaakt vanaf een centrale pagina Werkstroomstatus voor dat specifieke exemplaar van de werkstroom. Aanpassingen in de werkstroom tijdens het uitvoeren van de werkstroom kunnen vanaf dezelfde pagina worden aangebracht; en, indien nodig, kan de werkstroom daar worden geannuleerd of beëindigd.
• NADAT de werkstroom is uitgevoerd (controleren, rapporteren, wijzigen)
  Wanneer de werkstroom is voltooid, kan de hele geschiedenis van die uitvoering (of instantie) maximaal 60 dagen worden gecontroleerd op de pagina Werkstroomstatus. Als u iets wilt wijzigen in de manier waarop de werkstroom werkt, kunt u het koppelingsformulier openen en bewerken dat u hebt ingevuld toen u de werkstroom voor het eerst toevoegde.

Het volgende stroomdiagram illustreert deze fasen vanuit het perspectief van de persoon die een nieuwe werkstroom toevoegt.

Een nieuwe werkstroom handtekeningen verzamelen plannen

In dit segment identificeren we de beslissingen die u moet nemen en de informatie die u moet verzamelen voordat u een versie van de werkstroom Handtekeningen verzamelen toevoegt.

Als u al bekend bent met het toevoegen van dit type werkstroom en alleen een herinnering nodig hebt over de specifieke stappen, kunt u rechtstreeks naar het juiste ADD-segment (lijst/bibliotheek of siteverzameling) van dit artikel gaan.

Sjablonen en versies

De werkstromen in SharePoint-producten fungeren als hoofdsjablonen waarop de specifieke, afzonderlijke werkstromen die u toevoegt aan uw lijsten, bibliotheken en siteverzameling, zijn gebaseerd.

Telkens wanneer u bijvoorbeeld een werkstroom Handtekeningen verzamelen toevoegt, voegt u in feite een versie van de algemene werkstroomsjabloon Handtekeningen verzamelen toe. U geeft elke versie een eigen naam en eigen instellingen, die u opgeeft in het koppelingsformulier wanneer u die specifieke versie toevoegt. Op die manier kunt u meerdere werkstromen toevoegen, elk een versie op basis van de hoofdsjabloon Handtekeningen verzamelen, maar elke versie met de naam en afgestemd op de specifieke manier waarop u deze wilt gebruiken.

In deze afbeelding zijn drie werkstromen op basis van de werkstroomsjabloon Goedkeuring toegevoegd: één voor alle inhoudstypen in één bibliotheek, één voor één inhoudstype in één bibliotheek en één voor één inhoudstype in een hele siteverzameling.

Inleiding tot het koppelingsformulier

Wanneer u een nieuwe werkstroomversie toevoegt op basis van een van de opgenomen werkstroomsjablonen, vult u een koppelingsformulier in om op te geven hoe u de nieuwe versie wilt laten werken.

In de volgende sectie vindt u een lijst met vragen waarmee u het koppelingsformulier kunt invullen. Neem eerst echter even de tijd om het formulier en de bijbehorende velden te bekijken.

Eerste pagina van het koppelingsformulier

Tweede pagina van het koppelingsformulier

De velden op deze tweede pagina worden ook weergegeven in het startformulier, dat telkens wordt weergegeven wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart en op dat moment alleen voor die ene uitvoering kan worden bewerkt.

Negen vragen om te beantwoorden

Zodra u de antwoorden hebt op alle vragen in deze sectie, kunt u uw werkstroom toevoegen.

Is dit het juiste werkstroomtype?

Dit artikel heeft betrekking op de werkstroomsjabloon die in het menu wordt weergegeven als Handtekeningen verzamelen – SharePoint 2010. Als u niet zeker weet of dit werkstroomtype de beste keuze voor u is, raadpleegt u het LEARN-segment van dit artikel. Zie het artikel Over de werkstromen die zijn opgenomen in SharePoint voor meer informatie over de andere beschikbare werkstroomsjablonen.

Het is belangrijk om te weten dat handtekeningregels van het type dat we hier bespreken alleen kunnen worden ingevoegd in documenten die zijn gemaakt in Word, Excel of InfoPath.

Eén lijst of bibliotheek, of de hele siteverzameling? (en) Eén inhoudstype of alle inhoudstypen?

Wat is een inhoudstype?

Elk document of ander item dat is opgeslagen in een SharePoint-lijst of -bibliotheek behoort tot een of ander inhoudstype. Een inhoudstype kan zo eenvoudig en algemeen zijn als document of Excel-werkblad, of zo gespecialiseerd als juridisch contract of productontwerpspecificatie. Sommige inhoudstypen zijn standaard beschikbaar in SharePoint-producten, maar u kunt deze zowel aanpassen als anderen toevoegen die u zelf hebt gemaakt.

U kunt uw nieuwe versie van de werkstroom Handtekeningen verzamelen alleen beschikbaar maken in één lijst of bibliotheek, of u kunt deze beschikbaar maken in de hele siteverzameling.

• Als u de werkstroom voor één lijst of bibliotheek toevoegt, kunt u instellen dat deze wordt uitgevoerd op alle inhoudstypen of op één inhoudstype.
• Als u de werkstroom voor de hele siteverzameling toevoegt, moet u deze echter zo instellen dat deze alleen op één site-inhoudstype wordt uitgevoerd.
• In alle gevallen moet elk document waarop de werkstroom Handtekeningen verzamelen wordt uitgevoerd, een bestand zijn dat is gemaakt in Word, Excel of InfoPath.

Wat is een goede naam?

Geef uw werkstroomversie een naam die:

• Geeft duidelijk aan waarvoor het wordt gebruikt.
• Onderscheidt het duidelijk van andere werkstromen.

Een voorbeeld

Stel dat u lid bent van een groep editors. Uw groep wil twee verschillende werkstromen voor het verzamelen van feedback gebruiken:

• U voert de eerste werkstroom uit voor elk document dat is ingediend door een lid van uw eigen groep. Deze werkstroom verzamelt alleen feedback van de manager van uw groep.
• U voert de tweede werkstroom uit voor elk document dat wordt ingediend door personen buiten uw eigen groep. Deze werkstroom verzamelt feedback van een lid van uw groep.

U kunt de eerste werkstroom binnen inzendingsfeedback en de tweede buiten inzendingsfeedback noemen.

Takenlijsten en geschiedenislijsten: bestaand of nieuw?

U kunt uw werkstroom de standaardlijst Taken en Geschiedenis van de site laten gebruiken, andere bestaande lijsten gebruiken of nieuwe lijsten alleen voor deze werkstroom aanvragen.

• Als uw site meerdere werkstromen heeft of als sommige werkstromen meerdere taken bevatten, kunt u overwegen om voor elke werkstroom nieuwe lijsten aan te vragen. (Het beheren van te lange lijsten is een van de dingen die de prestaties kunnen vertragen. Het is sneller en gemakkelijker voor het systeem om verschillende kortere lijsten bij te houden dan één zeer lange.)
• Als de taken en geschiedenis voor deze werkstroom gevoelige of vertrouwelijke gegevens bevatten die u gescheiden wilt houden van de algemene lijsten, moet u zeker aangeven dat u nieuwe, afzonderlijke lijsten voor deze werkstroom wilt. Nadat u de werkstroom hebt toegevoegd, moet u ervoor zorgen dat de juiste machtigingen zijn ingesteld voor de nieuwe lijsten.

Wie voegt de handtekeningregels toe en wanneer?

U kunt op twee manieren handtekeningregels invoegen in het document:

• Voordat de werkstroom wordt gestart voor het document.
• Nadat de werkstroom is gestart, maar voordat de eerste deelnemer zijn handtekening toevoegt aan een handtekeningregel.

Het toevoegen van een digitale handtekening aan een document bestaat uit twee stappen:

1. Eerst voegt iemand een tekenlijn in de hoofdtekst van het document in.
   
2. Vervolgens voegt iemand zijn/haar handtekening toe aan de ingevoegde regel.
   

Houd hier rekening mee Vanaf het moment dat de eerste deelnemer zijn handtekening aan het document toevoegt, is het document vergrendeld voor bewerken. Elke verdere wijziging van het document na dat punt, met uitzondering van andere ondertekenaars die hun handtekeningen toevoegen, maakt alle toegevoegde handtekeningen ongeldig of verwijdert . En omdat de invoeging van een handtekeningregel telt als een wijziging in het document, moeten alle handtekeningregels al aanwezig zijn in het document voordat de eerste deelnemer de werkelijke handtekening toevoegt aan een van deze regels.

Er zijn dus drie eenvoudige manieren om deze vraag te beantwoorden:

• Voor beide soorten start Het document is gebaseerd op een sjabloon of formulier met al handtekeningregels, zodat niemand deze hoeft toe te voegen voor elke afzonderlijke werkstroomuitvoering.
• Voor een handmatige start De persoon die de werkstroom start, voegt alle benodigde handtekeningregels in voordat de werkstroom wordt gestart.
• Voor een automatische start De eerste deelnemer die het document opent, voegt alle benodigde handtekeningregels in voordat hij of zij een eigen handtekening toevoegt.

Hier volgt een beknopte grafische samenvatting van het belangrijkste punt.

Hoe (en door wie) kan deze werkstroom worden gestart?

Een werkstroom kan worden ingesteld om alleen handmatig, alleen automatisch of op een van de volgende manieren te worden gestart:

• Wanneer u handmatig een werkstroom Handtekeningen verzamelen voor een specifiek document start, wordt een ander formulier, het startformulier, weergegeven. Het startformulier bevat alleen de instellingen van de tweede pagina van het koppelingsformulier . Op die manier kan de persoon die de werkstroom start een van deze instellingen wijzigen (alleen voor het huidige exemplaar), dit doen voordat hij op Start klikt.
• Bij een automatische start is er natuurlijk geen mogelijkheid om een startformulier te presenteren, dus de standaardinstellingen die in het koppelingsformulier zijn opgegeven, worden zonder enige wijziging gebruikt.

In de volgende afbeelding ziet u het verschil tussen handmatig starten en automatisch starten.

Wijzigingen die u in het startformulier aanbrengt, worden alleen toegepast tijdens het huidige exemplaar van de werkstroom. Als u de permanente standaardinstellingen van de werkstroom wilt wijzigen, bewerkt u het oorspronkelijke koppelingsformulier , zoals uitgelegd in het segment WIJZIGEN van dit artikel.

Handmatig starten

Als u handmatig starten toestaat, kan iedereen met de benodigde machtigingen de werkstroom op elk in aanmerking komend document op elk gewenst moment starten.

De voordelen van een handmatige start zijn dat u en uw collega's de werkstroom alleen kunnen uitvoeren wanneer en als u dat wilt, en dat u elke keer dat u de werkstroom uitvoert, de kans krijgt om bepaalde instellingen te wijzigen met behulp van het startformulier.

Natuurlijk moet iemand bij een handmatige start onthouden om de werkstroom uit te voeren wanneer dat nodig is.

Automatisch starten

U kunt instellen dat de werkstroom automatisch wordt gestart door een van de volgende gebeurtenissen of elk van de volgende gebeurtenissen:

• Er wordt een nieuw document gemaakt in of geüpload naar de lijst of bibliotheek.
• Een document dat al in de lijst of bibliotheek is opgeslagen, wordt gewijzigd.

Het voordeel van een automatische start is dat niemand hoeft te onthouden om de werkstroom te starten. Deze wordt telkens uitgevoerd wanneer er een triggerende gebeurtenis optreedt.

Speciale overwegingen voor het automatisch starten met werkstromen voor het verzamelen van handtekeningen

In tegenstelling tot sommige van de andere opgenomen werkstromen is het niet mogelijk om meer taken toe te voegen nadat een werkstroom Handtekeningen verzamelen is gestart. Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, worden alleen de handtekeningtaken toegewezen die al zijn opgegeven in de standaardinstellingen. Elk van deze taken kan inderdaad opnieuw worden toegewezen tijdens het uitvoeren van de werkstroom, maar er kunnen geen extra taken worden gemaakt en toegewezen. Met andere woorden, een werkstroom Handtekeningen verzamelen moet alleen automatisch worden uitgevoerd wanneer de identiteit, of ten minste het aantal deelnemers, vooraf bekend is.

Na een automatische start kunt u taken verwijderen of annuleren die al zijn toegewezen, maar houd er rekening mee dat als u een taak annuleert, de bijbehorende handtekeningregel niet uit het document wordt verwijderd.

Hier volgen drie scenario's waarin een automatische start wordt gebruikt. U ziet dat in elk scenario:

• De werkstroom wordt uitgevoerd op een bibliotheek waarnaar personen documenten uploaden die moeten worden ondertekend.
• De set handtekeningtaken waaraan personen zijn toegewezen, is in de loop van de tijd stabiel en hoeft niet telkens te worden gecontroleerd of bewerkt wanneer de werkstroom wordt gestart.

Als het geüploade item in elk van deze scenario's een document of formulier is dat al de juiste handtekeningregels bevat, hoeven de deelnemers aan de werkstroom geen handtekeningregels in te voegen tijdens de uitvoering van de werkstroom.

Scenario 1: Enkele taak, eenmalige ondertekenaar

Nieuwe onkostenclaims moeten worden ondertekend door Anna, dus Anna maakt een bibliotheek met de naam Nieuwe onkostenclaims. Iedereen in de organisatie kan een claim maken of uploaden.

Anna maakt een werkstroom en geeft deze dezelfde naam: Nieuwe onkostenclaims. De werkstroom wordt automatisch uitgevoerd op elk nieuw document, waarbij slechts één handtekeningtaak wordt toegewezen, natuurlijk aan Anna.

Scenario 2: Meerdere taken, meerdere ondertekenaars

Deze keer moeten de contracten worden ondertekend door Anna en Sean en Frank , door alle drie.

Sean maakt een bibliotheek met de naam Contracts for Signatures. Ze maakt een werkstroom Handtekeningen verzamelen met de naam Signatures (annaANDseanANDfrank). De werkstroom wordt automatisch uitgevoerd op elk nieuw document, waarbij één handtekeningtaak wordt toegewezen aan elk van de drie personen.

De eerste ondertekenaar die het document opent, voegt de handtekeningregels voor alle drie de ondertekenaars in voordat ze hun eigen handtekening toevoegen.

Scenario 3: Meerdere taken, eenmalige ondertekenaar

In deze versie moeten contracten worden ondertekend door Anna of Sean of Frank - door slechts één van de drie.

Sean maakt een bibliotheek met de naam Contracts for Signature en een werkstroom met de naam Signature (annaORseanORfrank). Ze maakt ook een adressenlijst of distributiegroep, ook wel annaORseanORfrank genoemd, die alle drie deze bevat.

Opnieuw wordt de werkstroom automatisch uitgevoerd op elk nieuw document in de bibliotheek, maar deze keer wordt slechts één handtekeningtaak toegewezen aan de groep annaORseanORfrank .

Dit soort taak wordt een groepstaak genoemd en werkt als volgt: De werkstroom verzendt een e-mailmelding over een taak naar elk lid van de groep, maar maakt slechts één taak, die elk afzonderlijk lid van de groep kan claimen en namens de hele groep kan voltooien.

Zie het segment COMPLETE van dit artikel voor instructies voor het claimen en voltooien van een groepstaak.

Krijgen inhoudstypen die van deze overerving ook deze werkstroom?

Wanneer u een werkstroom toevoegt aan een inhoudstype voor de hele siteverzameling, kunt u de werkstroom ook toevoegen aan alle andere inhoudstypen in de siteverzameling die overnemen van het inhoudstype waaraan u de werkstroom toevoegt. (Als u een werkstroom toevoegt voor één lijst of bibliotheek, wordt deze optie niet weergegeven.)

Deelnemers: Welke personen, in welke volgorde?

U moet de naam of het e-mailadres opgeven voor elke persoon aan wie een handtekeningtaak wordt toegewezen.

Groepstaken of individueel? Als u een taak toewijst aan een groep of distributielijst, wordt een groepstaak toegewezen: elk lid van de groep ontvangt een taakmelding, maar slechts één lid hoeft de taak te claimen en te voltooien. Zie het segment COMPLETE van dit artikel voor instructies voor het claimen en voltooien van een groepstaak.

Eén fase of meerdere fasen?U kunt ervoor kiezen om slechts één fase van handtekeningtaken of meerdere fasen te hebben. Als u meer dan één fase hebt, worden de fasen achter elkaar uitgevoerd.

Parallelle of seriële beoordelingen?Voor de deelnemers in één fase kunt u ervoor kiezen om hun handtekeningtaken allemaal tegelijk (parallel) toe te wijzen of om hun taken achter elkaar toe te wijzen (serieel) in de volgorde die u aangeeft. De seriële optie kan handig zijn als een van de ondertekenaars bijvoorbeeld de echte besluitvormer is met betrekking tot het document en het niet zinvol is voor een van de andere ondertekenaars om hun handtekeningtaken te voltooien als de besluitvormer besluit niet te ondertekenen.

Een voorbeeld

In dit eenvoudige scenario ziet u enkele voordelen van zowel meerdere fasen als seriële taaktoewijzingen:

Stel dat Frank een nieuwe werkstroom Handtekeningen verzamelen toevoegt voor een contractbibliotheek. Omdat Frank de echte besluitvormer is, wil hij de eerste zijn die elk contract ondertekent. Als hij besluit niet te ondertekenen, krijgen Anna en Sean geen handtekeningtaak toegewezen. Frank kan dit op twee manieren instellen:

• Met behulp van een seriële beoordelingFrank zet één seriefase op waarin hij de eerste deelnemer is en Anna en Sean de tweede en de derde zijn.
  Zo stelt Frank zijn seriebeoordeling in één fase in.
  
• Door gebruik te maken van twee fasenAls Frank wil dat Anna en Sean tegelijkertijd hun taken toegewezen krijgen, zodat Sean niet hoeft te wachten tot Anna haar handtekening heeft toegevoegd voordat ze haar eigen handtekening kan toevoegen, kan hij twee fasen in de werkstroom instellen. De eerste fase bevat alleen zijn eigen handtekeningtaak, en de tweede is een parallelle fase met de taken van Anna en Sean. Als de eerste fase niet is voltooid, wordt de tweede fase niet gestart.
  Zo stelt Frank zijn parallelle beoordeling in twee fasen in.
  

Hier volgen diagrammen van beide oplossingen. Als Frank in beide versies zijn handtekeningtaak niet voltooit, worden taken nooit toegewezen aan Anna of Sean.

Wie moet op de hoogte worden gesteld?

In het veld CC , op de tweede pagina van het koppelingsformulier, kunt u namen of adressen invoeren voor iedereen die op de hoogte moet worden gesteld wanneer deze werkstroom wordt gestart of beëindigd.

• Als u hier een naam invoert, resulteert dit niet in de toewijzing van een werkstroomtaak aan die persoon.
• Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom start de meldingen voor starten en stoppen zonder dat deze in dit veld hoeft te worden opgegeven.
• Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd de meldingen voor starten en stoppen zonder dat deze in dit veld hoeft te worden opgegeven.

Een werkstroom Handtekeningen verzamelen toevoegen (voor slechts één lijst of bibliotheek)

Als u nog niet bekend bent met het toevoegen van werkstromen, is het misschien handig om de voorgaande segmenten LEARN en PLAN in dit artikel te bekijken voordat u verdergaat met de stappen in dit segment.

Voordat u begint

Er moeten twee zaken op orde zijn voordat u een werkstroom kunt toevoegen:

Email De werkstroom kan alleen e-mailmeldingen verzenden als e-mail is ingeschakeld voor uw SharePoint-site. Als u niet zeker weet of dit al is gedaan, neemt u contact op met uw SharePoint-beheerder.

Machtigingen Voor de standaardinstellingen voor SharePoint-producten moet u de machtiging Lijsten beheren hebben om werkstromen toe te voegen voor lijsten, bibliotheken of siteverzamelingen. (De groep Eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, de groep Leden en de groep Bezoekers niet. Zie het LEARN-segment van dit artikel voor meer informatie over machtigingen.)

De werkstroom toevoegen

Voer de volgende stappen uit:

1. Open de lijst of bibliotheek waarvoor u de werkstroom wilt toevoegen.

2. Klik op het lint op het tabblad Lijst of Bibliotheek.
   De naam van het tabblad kan variëren afhankelijk van het type lijst of bibliotheek. In een agendalijst heeft dit tabblad bijvoorbeeld de naam Calendar.

3. Klik in de groep Instellingen op Werkstroominstellingen.

4. Geef op de pagina Werkstroominstellingen één inhoudstype op waarop de werkstroom moet worden uitgevoerd of Alle (voor alle inhoudstypen) en klik vervolgens op Een werkstroom toevoegen.

   Opmerking

   Werkstromen voor het verzamelen van handtekeningen kunnen alleen worden uitgevoerd op documenten die zijn gemaakt in Word, Excel of InfoPath.

   

   1. Vul de eerste pagina van het koppelingsformulier in.
      (Instructies volgen op de afbeelding.)

	Inhoudstype Houd de standaardselectie op Alle of selecteer een specifiek inhoudstype.
	Werkstroom Selecteer de sjabloon Handtekeningen verzamelen – SharePoint 2010 . Opmerking: Als de sjabloon Handtekeningen verzamelen – SharePoint 2010 niet wordt weergegeven in de lijst, neemt u contact op met de SharePoint-beheerder om te weten te komen of deze kan worden geactiveerd voor uw siteverzameling of werkruimte. Zie SharePoint-werkstroomsjablonen inschakelen als u machtigingen voor siteverzamelingen hebt.
	Name Typ een naam voor deze werkstroom. De naam identificeert deze werkstroom voor gebruikers van deze lijst of bibliotheek. Zie het segment PLAN van dit artikel voor suggesties over het benoemen van uw werkstroom.
	Takenlijst Selecteer een takenlijst voor gebruik met deze werkstroom. U kunt een bestaande takenlijst selecteren of op Taken (nieuw) klikken om een nieuwe lijst te maken. Zie het segment PLAN van dit artikel voor informatie over de redenen voor het maken van een nieuwe takenlijst (in plaats van een bestaande taaklijst te kiezen).
	Geschiedenisoverzicht Selecteer een geschiedenislijst voor gebruik met deze werkstroom. U kunt een bestaande geschiedenislijst selecteren of op Nieuwe geschiedenislijst klikken om een nieuwe lijst te maken. Zie het segment PLAN van dit artikel voor informatie over de redenen voor het maken van een nieuwe geschiedenislijst (in plaats van het kiezen van een bestaande geschiedenislijst).
	Startopties Geef de manier of manieren op waarop deze werkstroom kan worden gestart. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over de verschillende opties.

1. Wanneer alle instellingen in dit formulier naar wens zijn, klikt u op Volgende.
2. Vul de tweede pagina van het koppelingsformulier in.
   (Instructies volgen op de afbeelding.)
   In SharePoint-producten ziet u alle opties op deze tweede pagina van het koppelingsformulier telkens wanneer u de werkstroom handmatig start, zodat u wijzigingen kunt aanbrengen in deze opties voor alleen dat ene exemplaar.

	Toewijzen aan Voer namen of adressen in voor de personen aan wie u de werkstroom taken wilt toewijzen. Als de taken één voor één worden toegewezen (serieel) Voer de namen of adressen in de volgorde in waarin u de taken wilt toewijzen. Als alle taken tegelijkertijd worden toegewezen (parallel) De volgorde van de namen of adressen maakt niet uit. Als u een groep of distributielijst opneemt Er wordt een groepstaak toegewezen: elk lid van de groep ontvangt een taakmelding, maar slechts één lid hoeft de taak te claimen en te voltooien. Zie het segment COMPLETE van dit artikel voor instructies voor het claimen en voltooien van een groepstaak.
	volgorde Geef op of de taken één voor één moeten worden toegewezen (serieel) of allemaal tegelijk (parallel). Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële en parallelle fasen.
	Een nieuwe fase toevoegen Voeg alle gewenste fasen toe die verder gaan dan de eerste fase die u zojuist hebt geconfigureerd. Als u een hele fase wilt verwijderen , klikt u in het veld Toewijzen aan voor die fase en drukt u vervolgens op Ctrl+Delete. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere fasen.
	CC Voer de namen of e-mailadressen in van iedereen die een melding moet ontvangen wanneer de werkstroom wordt gestart of beëindigd. Als u hier een naam invoert, resulteert dit niet in de toewijzing van een werkstroomtaak. Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom start de meldingen voor starten en stoppen zonder dat deze in dit veld hoeft te worden opgegeven. Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd de meldingen voor starten en stoppen zonder dat deze in dit veld hoeft te worden opgegeven.

1. Wanneer u alle instellingen op deze pagina op de gewenste manier hebt, klikt u op Opslaan om de werkstroom te maken.

Met SharePoint-producten maakt u uw nieuwe werkstroomversie.

Volgende stappen

Als u klaar bent om uw nieuwe werkstroom te starten en te testen, gaat u naar het segment START van dit artikel.

In het segment INSERT van dit artikel vindt u instructies voor het invoegen van handtekeningregels in een document.

Een werkstroom Handtekeningen verzamelen toevoegen (voor een hele siteverzameling)

Als u nog niet bekend bent met het toevoegen van werkstromen, is het misschien handig om de segmenten LEARN en PLAN in dit artikel te bekijken voordat u verdergaat met de stappen in dit segment.

Voordat u begint

Er moeten twee zaken op orde zijn voordat u een werkstroom kunt toevoegen:

Email In de werkstroom e-mailmeldingen wilt laten verzenden, moet e-mail zijn ingeschakeld voor uw site. Als u niet zeker weet of dit al is gedaan, neemt u contact op met uw SharePoint-beheerder.

Machtigingen Voor de standaardinstellingen voor SharePoint-producten moet u de machtiging Lijsten beheren hebben om werkstromen toe te voegen voor lijsten, bibliotheken of siteverzamelingen. (De groep Eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, de groep Leden en de groep Bezoekers niet. Zie het LEARN-segment van dit artikel voor meer informatie over machtigingen.)

De werkstroom toevoegen

Voer de volgende stappen uit:

1. Ga naar de startpagina voor de siteverzameling (niet de startpagina voor een site of subsite in de verzameling).

2. Klik op en klik vervolgens op Site-instellingen.
   Klik in SharePoint in Microsoft 365 op de en klik vervolgens op Site-inhoud. Klik in Site-inhoud op Site-instellingen.

3. Klik op de pagina Site-instellingen onder Galerieën voor webontwerp op Site-inhoudstypen.
   

4. Klik op de pagina Site-inhoudstypen op de naam van het site-inhoudstype waarvoor u een werkstroom wilt toevoegen.

   Opmerking

   Werkstromen voor het verzamelen van handtekeningen kunnen alleen worden uitgevoerd op documenten die zijn gemaakt in Word, Excel of InfoPath.

   

   1. Klik op de pagina voor het geselecteerde inhoudstype onder Instellingen op Werkstroominstellingen.
      
   2. Klik op de pagina Werkstroominstellingen op de koppeling Een werkstroom toevoegen .
      
   3. Vul de eerste pagina van het koppelingsformulier in.
      (Instructies volgen op de afbeelding.)

	Werkstroom Selecteer de sjabloon Handtekeningen verzamelen – SharePoint 2010 . Opmerking: Als de sjabloon Handtekeningen verzamelen – SharePoint 2010 niet wordt weergegeven in de lijst, neemt u contact op met de SharePoint-beheerder om te weten te komen of deze kan worden geactiveerd voor uw siteverzameling of werkruimte. Zie SharePoint-werkstroomsjablonen inschakelen als u machtigingen voor siteverzamelingen hebt.
	Name Typ een naam voor deze werkstroom. De naam identificeert deze werkstroom voor gebruikers van deze siteverzameling. Zie het segment PLAN van dit artikel voor suggesties over het benoemen van uw werkstroom.
	Takenlijst Selecteer een takenlijst voor gebruik met deze werkstroom. U kunt een bestaande takenlijst selecteren of op Taken (nieuw) klikken om een nieuwe lijst te maken. Zie het segment PLAN van dit artikel voor informatie over de redenen voor het maken van een nieuwe takenlijst (in plaats van een bestaande taaklijst te kiezen).
	Geschiedenisoverzicht Selecteer een geschiedenislijst voor gebruik met deze werkstroom. U kunt een bestaande geschiedenislijst selecteren of op Nieuwe geschiedenislijst klikken om een nieuwe lijst te maken. Zie het segment PLAN van dit artikel voor informatie over de redenen voor het maken van een nieuwe geschiedenislijst (in plaats van het kiezen van een bestaande geschiedenislijst).
	Startopties Geef de manier of manieren op waarop deze werkstroom kan worden gestart. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over de verschillende opties.
	Lijst- en site-inhoudstypen bijwerken? Geef op of deze werkstroom moet worden toegevoegd aan (gekoppeld aan) alle andere site- en lijstinhoudstypen die van dit inhoudstype worden overgenomen. De bewerking waarmee alle extra toevoegingen worden voltooid, kan lang duren. Als de overname is verbroken voor sites of subsites waaraan u deze werkstroom wilt toevoegen aan het overnemen van inhoudstypen, moet u ervoor zorgen dat u lid bent van de groep Eigenaren op elk van deze sites of subsites voordat u deze bewerking uitvoert.

1. Wanneer alle instellingen op deze pagina naar wens zijn, klikt u op Volgende.
2. Vul de tweede pagina van het koppelingsformulier in.
   (Instructies volgen op de afbeelding.)
   In SharePoint-producten ziet u alle opties op deze tweede pagina van het koppelingsformulier telkens wanneer u de werkstroom handmatig start, zodat u wijzigingen kunt aanbrengen in deze opties voor slechts dat ene exemplaar.

	Toewijzen aan Voer namen of adressen in voor de personen aan wie u de werkstroom taken wilt toewijzen. Als de taken één voor één worden toegewezen (serieel) Voer de namen of adressen in de volgorde in waarin u de taken wilt toewijzen. Als alle taken tegelijkertijd worden toegewezen (parallel) De volgorde van de namen of adressen maakt niet uit. Als u een groep of distributielijst opneemt Er wordt een groepstaak toegewezen: elk lid van de groep ontvangt een taakmelding, maar slechts één lid hoeft de taak te claimen en te voltooien. Zie het segment COMPLETE van dit artikel voor instructies voor het claimen en voltooien van een groepstaak.
	volgorde Geef op of de taken in deze fase één voor één (serieel) of allemaal tegelijk (parallel) moeten worden toegewezen. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële en parallelle fasen.
	Een nieuwe fase toevoegen Voeg alle gewenste fasen toe die verder gaan dan de eerste fase die u zojuist hebt geconfigureerd. Als u een hele fase wilt verwijderen , klikt u in het veld Toewijzen aan voor die fase en drukt u vervolgens op Ctrl+Delete. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere fasen.
	CC Voer de namen of e-mailadressen in van iedereen die een melding moet ontvangen wanneer de werkstroom wordt gestart of beëindigd. Als u hier een naam invoert, resulteert dit niet in de toewijzing van een werkstroomtaak. Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom start de meldingen voor starten en stoppen zonder dat deze in dit veld hoeft te worden opgegeven. Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd de meldingen voor starten en stoppen zonder dat deze in dit veld hoeft te worden opgegeven.

1. Wanneer u alle instellingen op deze pagina op de gewenste manier hebt, klikt u op Opslaan om de werkstroom te maken.

Met SharePoint-producten maakt u uw nieuwe werkstroomversie.

Volgende stappen

Als u klaar bent om uw nieuwe werkstroom te starten en te testen, gaat u naar het segment START van dit artikel.

In het segment INSERT van dit artikel vindt u instructies voor het invoegen van handtekeningregels in een document.

Handtekeningregels invoegen

Voordat een deelnemer aan een werkstroom zijn handtekening kan toevoegen, moet er een handtekeningregel in het document worden ingevoegd. Het invoegen van de regel en het toevoegen van de handtekening zelf zijn twee afzonderlijke acties.

Het is belangrijk om te onthouden dat:

• Zodra een handtekening is toegevoegd aan een handtekeningregel, wordt het document vergrendeld voor alle verdere wijzigingen , met uitzondering van het toevoegen van verdere handtekeningen aan bestaande handtekeningregels.
• Als er een wijziging wordt aangebracht nadat de eerste handtekening is toegevoegd, worden alle reeds toegevoegde handtekeningen ongeldig gemaakt of verwijderd uit het document.
• Invoegingen en verwijderingen van handtekeningregels worden behandeld als wijzigingen in het document.
• Daarom moeten alle toevoegingen en verwijderingen van handtekeningregels al zijn voltooid voordat de eerste deelnemer zijn handtekeningtoevoegt .

Hier volgt een beknopt grafisch overzicht van dit alles.

Een handtekeningregel invoegen of verwijderen (Word of Excel)

Een handtekeningregel invoegen in Word of Excel:

1. Klik in het document of werkblad om de cursor te zoeken waar u een handtekeningregel wilt invoegen.

2. Klik op het tabblad Invoegen in de groep Tekst op Handtekeningregel.

3. Vul in het dialoogvenster Handtekening instellen een van deze vier velden in, alle of geen van deze vier velden:

   • Voorgestelde ondertekenaar
     De volledige naam van de ondertekenaar.
     (Weergegeven in de voltooide handtekening.)
   • Functie van de voorgestelde ondertekenaar
     (Weergegeven in de voltooide handtekening.)
   • E-mailadres van de voorgestelde ondertekenaar
     (Niet weergegeven in de voltooide handtekening.)
   • Instructies voor de ondertekenaar
     Alle nuttige of noodzakelijke informatie voor de ondertekenaar.
     (Niet weergegeven in de voltooide handtekening.)
     

4. Schakel in hetzelfde dialoogvenster de volgende selectievakjes in of uit:

   • De ondertekenaar mag opmerkingen toevoegen aan het ondertekenvenster
     Sta de ondertekenaar toe om het doel van de ondertekening te typen.
     (De typen ondertekenaar worden niet weergegeven in de voltooide handtekening.)
   • Datum van ondertekening weergeven op handtekeninglijn
     De datum waarop de handtekening wordt toegevoegd.
     (Weergegeven in de voltooide handtekening.)

5. Klik op OK.

Herhaal dezelfde procedure om meer handtekeningregels toe te voegen.

Een handtekeningregel verwijderen in Word of Excel:

1. Klik op de handtekeningregel om deze te selecteren.
2. Druk op Delete.

Een handtekeningregel invoegen of verwijderen (InfoPath)

Een handtekeningregel invoegen in InfoPath:

1. Klik in het formulier om de cursor te zoeken op de plaats waar u een handtekeningregel wilt invoegen.

2. Klik op het tabblad Start van het lint in de groep Besturingselementen op Handtekeningregel.

3. Klik op de handtekeningregel om deze te selecteren, klik er met de rechtermuisknop op en klik in het snelmenu op Eigenschappen van handtekeningregel.

4. Vul in het dialoogvenster Eigenschappen van handtekeningregel op het tabblad Algemeen een, alle of geen van deze vier velden in:

   • Bericht dat ondertekenaars zien voordat ze ondertekenen
     Alle nuttige of noodzakelijke informatie voor de ondertekenaar.
     (Niet weergegeven in de voltooide handtekening.)
   • Naam van ondertekenaar
     (Weergegeven in de voltooide handtekening.)
   • Titel van ondertekenaar
     (Weergegeven in de voltooide handtekening.)
   • E-mailadres van ondertekenaar
     (Niet weergegeven in de voltooide handtekening.)
     

5. Breng de gewenste aanpassingen aan op het tabblad Grootte en het tabblad Geavanceerd .

6. Klik op OK.

Een handtekeningregel verwijderen in InfoPath:

• Klik op het besturingselement om het te selecteren en druk vervolgens op Delete.

Volgende stappen

Als u klaar bent om uw nieuwe werkstroom te testen, gaat u naar het segment START van dit artikel.

Als u een werkstroomtaak voltooit, gaat u (of keert u terug) naar het segment COMPLETE van dit artikel.

Een werkstroom handtekeningen verzamelen starten

Een herinnering over het handtekeningenproces: alle wijzigingen moeten in het document worden aangebracht, inclusief alle invoegingen en verwijderingen van handtekeningregels , voordat de eerste deelnemer zijn handtekening toevoegt aan een handtekeningregel. (Zie het segment PLAN in dit artikel voor meer informatie.)

Zorg er ook voor dat de personen aan wie de werkstroom taken toewijst, begrijpen hoe ze hun handtekeningen kunnen toevoegen en hun taakformulieren kunnen invullen. Mogelijk vinden ze het segment COMPLETE in dit artikel nuttig.

Twee manieren om een werkstroom te starten Een werkstroom kan worden ingesteld om alleen handmatig, alleen automatisch of op een van de volgende manieren te worden gestart:

• Handmatig op elk gewenst moment, door iedereen die over de benodigde machtigingen beschikt.
• Automatisch wanneer een opgegeven triggerende gebeurtenis optreedt, dat wil gezegd, wanneer een document wordt toegevoegd aan de lijst of bibliotheek en/of wanneer een document dat al in de lijst staat, op een of andere manier wordt gewijzigd.
  (De activerende gebeurtenis of gebeurtenissen worden opgegeven op de eerste pagina van het koppelingsformulier, tijdens het oorspronkelijk toevoegen en configureren van de werkstroom. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie.)

Een werkstroom kan niet worden gestart voor documenten die momenteel zijn uitgecheckt. (Een document kan worden uitgecheckt nadat een werkstroom erop is gestart, maar nadat het is uitgecheckt, kunnen er geen verdere werkstromen voor dat document worden gestart totdat het opnieuw is ingecheckt.)

De werkstroom automatisch starten

Als de werkstroom is geconfigureerd om automatisch te worden gestart, wordt de werkstroom uitgevoerd op het document dat de werkstroom heeft geactiveerd.

Wanneer deze wordt gestart, wijst de werkstroom de eerste taak of taken toe en verzendt een taakmelding naar elke toegewezen gebruiker. Ondertussen worden er ook startmeldingen (anders dan taakmeldingen) verzonden naar de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd en naar iedereen die wordt vermeld in het veld CC van de tweede pagina van het koppelingsformulier.

Als de benodigde handtekeningregels nog niet aanwezig zijn in het document voordat de activerende actie de werkstroom start, moeten ze worden ingevoegd voordat de eerste handtekening aan het document wordt toegevoegd.

De werkstroom handmatig starten

Een opmerking over machtigingen Normaal gesproken moet u de machtiging Items bewerken hebben om een werkstroom te starten. (Standaard hebben de groep Leden en de groep Eigenaren beide deze machtiging, maar de groep Bezoekers niet. Een eigenaar kan er echter ook voor kiezen om per werkstroom de machtiging Lijsten beheren te vereisen voor personen die de werkstroom starten. Door deze optie te kiezen, kunnen eigenaren in feite opgeven dat alleen zij en andere eigenaren een bepaalde werkstroom kunnen starten. Zie het learn-segment van dit artikel voor meer informatie.)

Twee plaatsen om van te beginnen

U kunt een werkstroom handmatig starten vanaf een van de volgende twee locaties:

• Uit de lijst of bibliotheek waarin het document is opgeslagen.
• Vanuit het document zelf, geopend in het Microsoft Office-programma waarin het is gemaakt. (Houd er rekening mee dat dit het volledige geïnstalleerde programma moet zijn en geen webtoepassingsversie.)

De overige twee secties in dit segment bevatten instructies voor beide methoden.

Handmatig starten vanuit de lijst of bibliotheek

1. Voeg alle benodigde handtekeningregels toe aan het document of regel het met de deelnemers aan de werkstroom om ervoor te zorgen dat alle handtekeningregels aanwezig zijn in het document voordat een deelnemer zijn handtekening toevoegt aan een van de regels.

2. Ga naar de lijst of bibliotheek waarin het document waarop u de werkstroom wilt uitvoeren, is opgeslagen.

3. Klik op het pictogram voor de itemnaam om het item te selecteren en klik vervolgens op het tabblad Files van het lint in de groep Werkstromen op Werkstromen.
    

4. Klik op de pagina Werkstromen: Documentnaam onder Nieuwe werkstroom starten op de werkstroom die u wilt uitvoeren.
   

5. Breng in het startformulier de wijzigingen aan die u wilt toepassen op dit specifieke exemplaar van de werkstroom.

   Opmerking

   Wijzigingen die hier in het startformulier zijn aangebracht, worden alleen gebruikt tijdens het huidige exemplaar van de werkstroom. Als u wijzigingen wilt aanbrengen die van toepassing zijn telkens wanneer de werkstroom wordt uitgevoerd, of als u werkstroominstellingen wilt wijzigen die niet in dit formulier worden weergegeven, raadpleegt u het segment WIJZIGEN van dit artikel.

	Toewijzen aan Breng eventuele wijzigingen aan in de lijst met personen waaraan u de werkstroom taken wilt toewijzen. Als de taken één voor één worden toegewezen Voer de namen of adressen in de volgorde in waarin de taken moeten worden toegewezen. Als alle taken tegelijkertijd worden toegewezen De volgorde van de namen of adressen maakt niet uit. Als u een groep of distributielijst opneemt Er wordt een groepstaak toegewezen: elk lid van de groep ontvangt een taakmelding, maar slechts één lid hoeft de taak te claimen en te voltooien. Zie het segment COMPLETE van dit artikel voor instructies voor het claimen en voltooien van een groepstaak.
	volgorde Zorg ervoor dat de specificaties voor het toewijzen van de taken in elk segment één voor één (serieel) of allemaal tegelijk (parallel) zijn zoals u wilt. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële en parallelle fasen.
	Een nieuwe fase toevoegen Voeg alle gewenste fasen toe die verder gaan dan de fase of de fasen die momenteel zijn geconfigureerd. Als u een hele fase wilt verwijderen , klikt u in het veld Toewijzen aan voor die fase en drukt u vervolgens op Ctrl+Delete. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere fasen.
	CC Maak de gewenste toevoegingen of verwijderingen. Houd er rekening mee dat: Als u hier een naam invoert, resulteert dit niet in de toewijzing van een werkstroomtaak. Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom start de meldingen voor starten en stoppen zonder dat deze in dit veld hoeft te worden opgegeven. Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd de meldingen voor starten en stoppen zonder dat deze in dit veld hoeft te worden opgegeven.

1. Wanneer u alle instellingen in het startformulier op de gewenste manier hebt, klikt u op Start om de werkstroom te starten.

De werkstroom wijst de eerste taak of taken toe en verzendt ondertussen startmeldingen naar u en naar iedereen die wordt vermeld in het cc-veld van het startformulier.

Handmatig starten vanuit een Microsoft Office-programma

1. Voeg alle benodigde handtekeningregels toe aan het document of regel het met de deelnemers aan de werkstroom om ervoor te zorgen dat alle handtekeningregels aanwezig zijn in het document voordat een deelnemer zijn handtekening toevoegt aan een van de regels.

2. Open het document in het geïnstalleerde Office-programma op uw computer.

   Opmerking

   Deze methode kan niet worden gebruikt wanneer het document is geopend in een webtoepassingsversie van het Microsoft Office-programma. Deze moet zijn geopend in de volledige, geïnstalleerde versie van het programma op uw computer.

3. Klik in het geopende document op het tabblad Bestand , klik op Opslaan & Verzenden en klik vervolgens op de werkstroom die u voor het document wilt uitvoeren.

4. Als u het volgende bericht ziet waarin wordt aangegeven dat het bestand moet worden ingecheckt voor de werkstroom, klikt u op de knop Check In.
   (Als u dit bericht niet ziet, gaat u verder met stap 5.)

5. Klik op de grote knop Werkstroom starten .

6. Breng op de pagina Een werkstroom wijzigen in het startformulier de wijzigingen aan die u wilt toepassen op dit specifieke exemplaar van de werkstroom.

   Opmerking

   Wijzigingen die hier in het startformulier zijn aangebracht, worden alleen gebruikt tijdens het huidige exemplaar van de werkstroom. Als u wijzigingen wilt aanbrengen die van toepassing zijn telkens wanneer de werkstroom wordt uitgevoerd, of als u werkstroominstellingen wilt wijzigen die niet in dit formulier worden weergegeven, raadpleegt u het segment WIJZIGEN van dit artikel.

	Toewijzen aan Breng eventuele wijzigingen aan in de lijst met personen waaraan u de werkstroom taken wilt toewijzen. Als de taken één voor één worden toegewezen Voer de namen of adressen in de volgorde in waarin de taken moeten worden toegewezen. Als alle taken tegelijkertijd worden toegewezen De volgorde van de namen of adressen maakt niet uit. Als u een groep of distributielijst opneemt Er wordt een groepstaak toegewezen: elk lid van de groep ontvangt een taakmelding, maar slechts één lid hoeft de taak te claimen en te voltooien. Zie het segment COMPLETE van dit artikel voor instructies voor het claimen en voltooien van een groepstaak.
	volgorde Zorg ervoor dat de specificaties voor het toewijzen van de taken in elk segment één voor één (serieel) of allemaal tegelijk (parallel) zijn zoals u wilt. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële en parallelle fasen.
	Een nieuwe fase toevoegen Voeg alle gewenste fasen toe die verder gaan dan de fase of de fasen die momenteel zijn geconfigureerd. Als u een hele fase wilt verwijderen , klikt u in het veld Toewijzen aan voor die fase en drukt u vervolgens op Ctrl+Delete. Zie het segment PLAN van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere fasen.
	CC Maak de gewenste toevoegingen of verwijderingen. Houd er rekening mee dat: Als u hier een naam invoert, resulteert dit niet in de toewijzing van een werkstroomtaak. Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom start de meldingen voor starten en stoppen zonder dat deze in dit veld hoeft te worden opgegeven. Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd de meldingen voor starten en stoppen zonder dat deze in dit veld hoeft te worden opgegeven.

1. Wanneer u de instellingen in het startformulier op de gewenste manier hebt, klikt u op Start om de werkstroom te starten.

De werkstroom wijst de eerste taak of taken toe en verzendt ondertussen startmeldingen naar u en naar iedereen die wordt vermeld in het cc-veld van het startformulier.

Volgende stappen

• Als dit de eerste keer is dat deze werkstroom wordt uitgevoerd, hebben de andere deelnemers dan informatie en hulp nodig om hun toegewezen taken te voltooien? (Mogelijk vinden ze het segment COMPLETE van dit artikel nuttig.)
• Het is ook een goed idee om te controleren of deelnemers hun e-mailmeldingen ontvangen en met name of de meldingen niet verkeerd worden afgehandeld door hun filters voor ongewenste e-mail.
• En natuurlijk kunt u een of meer werkstroomtaken zelf voltooien. Ga naar het segment COMPLETE van dit artikel voor de details.
• Als u wilt zien hoe u de voortgang van het huidige exemplaar van de werkstroom kunt bijhouden, gaat u naar het SEGMENT MONITOR van dit artikel.

Een werkstroomtaak Handtekeningen verzamelen voltooien

Als dit de eerste keer is dat u een taak hebt toegewezen in een werkstroom Handtekeningen verzamelen, is het mogelijk handig om dit segment van het artikel volledig te bekijken voordat u de taak voltooit. Op die manier bent u op de hoogte van alle opties die mogelijk voor u beschikbaar zijn.

Controleer eerst of u het juiste artikel hebt

Voor verschillende typen werkstromen zijn verschillende taakacties vereist.

Zorg er dus voordat u begint voor dat de taak die aan u is toegewezen inderdaad een werkstroomtaak Handtekeningen verzamelen is en niet een taak voor een ander type werkstroom.

Zoek naar de tekst Voor dit document is uw handtekening vereist op een van de volgende locaties:

• In de onderwerpregel van de taakmelding
  
• Op de berichtenbalk in het document dat moet worden gecontroleerd
  
• In de taaktitel op de pagina Werkstroomstatus
  

Als u de tekst Voor dit document is uw handtekening vereist op deze locaties niet wordt weergegeven, vraagt u de persoon die de werkstroom heeft gestart of de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd om erachter te komen op welke werkstroomsjabloon deze is gebaseerd of of het een aangepaste werkstroom is.

Als uw taak echter een taak Handtekeningen verzamelen is , blijft u direct lezen.

Een overzicht van het proces

Wanneer u een taak in een werkstroom hebt toegewezen, komt u meestal op drie manieren meer te maken met de taak:

• U ontvangt een e-mailmelding over een taak.
• U opent een Microsoft Office-document en ziet een berichtenbalk waarin wordt aangegeven dat aan u een gerelateerde taak is toegewezen.
• U controleert de SharePoint-site en ontdekt dat er momenteel een of meer taken aan u zijn toegewezen.

Wanneer u erachter komt dat aan u een werkstroomtaak Handtekeningen verzamelen is toegewezen, doet u meestal twee dingen:

• Het document controleren U opent en bekijkt het document en ondertekent het (of niet).
• De taak voltooien U vult het taakformulier in en verzendt het.

Vaak zijn daarom de volgende drie items betrokken bij het voltooien van de taak:

• Het meldingsbericht (dat u ontvangt als e-mail)
• Het document dat u hebt verzonden voor uw handtekening (dat u opent en vervolgens ondertekent, of niet)
• Het taakformulier (dat u opent, invult en indient)

Deze drie items zien er als volgt uit.

Naar het document en het taakformulier gaan vanuit het taakmeldingsbericht

(Houd er rekening mee dat als de taak niet aan u persoonlijk is toegewezen, maar aan een hele groep of distributielijst waarvan u lid bent, u de taak moet claimen voordat u deze voltooit. Zie de sectie Een groepstaak claimen voordat u deze voltooit in dit segment voor meer informatie.)

Voer de volgende stappen uit:

1. Klik in het meldingsbericht van de taak in de instructies voor deze taak op de koppeling naar het document.
2. Klik in het geopende document op de knop Deze taak openen op de berichtenbalk.

Het document en het taakformulier openen vanuit de lijst of bibliotheek

(Houd er rekening mee dat als de taak niet aan u persoonlijk is toegewezen, maar aan een hele groep of distributielijst waarvan u lid bent, u de taak moet claimen voordat u deze voltooit. Zie de sectie Een groepstaak claimen voordat u deze voltooit in dit segment voor meer informatie.)

Voer de volgende stappen uit:

1. Klik in de lijst of bibliotheek waarin het te controleren document is opgeslagen op de koppeling In uitvoering die is gekoppeld aan het document en de werkstroom.
2. Klik op de pagina Werkstroomstatus op de titel van uw taak.
3. Klik in het taakformulier in de berichtenbalk Deze werkstroomtaak is van toepassing op de koppeling naar het document.

Het document ondertekenen

Houd er rekening mee dat als de taak niet aan u persoonlijk is toegewezen, maar aan een hele groep of distributielijst waarvan u lid bent, u de taak moet claimen voordat u deze voltooit. Zie de sectie Een groepstaak claimen voordat u deze voltooit in dit segment voor meer informatie.

Houd er ook rekening mee dat als de handtekeningregel is ingesteld voor een specifieke gebruiker en u deze aanmeldt terwijl u bent aangemeld als een andere gebruiker, de discrepantie mogelijk zichtbaar is in de handtekeningregel. In dit voorbeeld is de handtekeningregel ingesteld voor Frank Martinez, maar de handtekening is toegevoegd door iemand die is aangemeld als Anna Lidman.

In het volgende voorbeeld is het document gemaakt in Word.

U ziet de drie gele berichtenbalken boven aan het document:

Gemarkeerd als definitiefDeze berichtenbalk geeft aan dat ten minste één persoon al een handtekening heeft toegevoegd aan een handtekeningregel.

Handtekeningen U kunt op de knop Handtekeningen weergeven klikken om het deelvenster Handtekeningen te openen. Klik onder Aangevraagde handtekeningen op de pijl naast uw naam en klik vervolgens in de vervolgkeuzelijst op Ondertekenen.

Als u een bericht ziet over externe serviceproviders voor digitale handtekeningen, klikt u op OK om door te gaan. (Als u wilt voorkomen dat het bericht in de toekomst wordt weergegeven, schakelt u het selectievakje in.)

Het dialoogvenster Ondertekenen wordt geopend.

Als u het document wilt ondertekenen, typt u uw naam in het vak naast de grote X, klikt u op Ondertekenen en klikt u vervolgens op OK in het dialoogvenster Handtekeningbevestiging .

Let op: als uw naam meer dan één keer voorkomt in de lijst Aangevraagde handtekeningen , kunt u uw handtekening aan meerdere handtekeningen toevoegen. Gebruik dezelfde procedure om elke handtekening toe te voegen.

WerkstroomtaakWanneer u klaar bent om het taakformulier te voltooien en te verzenden, klikt u op de knop Deze taak openen in de berichtenbalk Werkstroomtaak .

Het taakformulier invullen en verzenden

Het taakformulier voor een werkstroomtaak Handtekeningen verzamelen ziet er ongeveer als volgt uit.

Houd er rekening mee dat de eerste twee besturingselementen (Item verwijderen en Deze werkstroomtaak is van toepassing op documenttitel) niet worden weergegeven in het taakformulier wanneer deze wordt geopend vanuit het document dat moet worden ondertekend. Ze worden alleen weergegeven wanneer het taakformulier rechtstreeks vanuit het taakmeldingsbericht of de takenlijst op de pagina Werkstroomstatus wordt geopend.

	Item verwijderen Als u deze taak wilt verwijderen uit het huidige exemplaar van de werkstroom, klikt u hier op de koppeling. Als u de taak verwijdert, wordt het te ondertekenen document niet verwijderd. Een taak die is verwijderd, wordt niet meer weergegeven in het gebied Taken van de pagina Werkstroomstatus. (De verwijdering wordt echter nog steeds vastgelegd in het gebied Geschiedenis van de pagina.) Opmerking: Als u dit exemplaar van de werkstroom niet hebt gestart, kunt u contact opnemen met de persoon die de werkstroom heeft gestart, of, als het automatisch is gestart, de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, voordat u de taak verwijdert.
	Deze werkstroomtaak is van toepassing op documenttitel Klik hier op de koppeling om het te ondertekenen document te openen.
	Status, Aangevraagd door, Geconsolideerde opmerkingen, Vervaldatum U kunt geen vermeldingen in deze vier velden bewerken of wijzigen, maar mogelijk vindt u de informatie in deze velden nuttig. U ziet dat het vak Geconsolideerde opmerkingen alle opmerkingen bevat die in het formulier zijn ingediend door deelnemers die hun taken al in hetzelfde exemplaar van de werkstroom hebben voltooid. Op dezelfde manier wordt, nadat u uw eigen formulier hebt ingediend, alle tekst die u in het vak Opmerkingen (4) opneemt, ook weergegeven in het vak Geconsolideerde opmerkingen voor volgende deelnemers.
	Opmerkingen Tekst die u hier invoert, wordt vastgelegd in de werkstroomgeschiedenis en wordt ook weergegeven in het veld Geconsolideerde opmerkingen (3) voor volgende deelnemers.
	Teken Wanneer u het document hebt ondertekend en feedback hebt getypt die u wilt bijdragen in het veld Opmerkingen , klikt u op deze knop om het formulier in te dienen en uw taak te voltooien.
	Annuleren Als u het taakformulier wilt sluiten zonder wijzigingen of antwoorden op te slaan, klikt u op deze knop. De taak blijft onvolledig en aan u toegewezen.
	Taak opnieuw toewijzen Als u deze taak opnieuw wilt toewijzen aan iemand anders, klikt u op deze knop. Voor een afbeelding van de pagina waar u de details van de hertoewijzing invoert, en voor verdere instructies gaat u naar sectie 7 in dit segment, Uw taak opnieuw toewijzen aan iemand anders. Opmerking: Deze optie is mogelijk uitgeschakeld voor sommige werkstroomtaken.

Een groepstaak claimen voordat u deze voltooit (optioneel)

Als slechts één taak is toegewezen aan een hele groep waartoe u behoort, kan elk lid van de groep die ene taak namens de hele groep claimen en voltooien.

Claim de taak voordat u het document opent en ondertekent. Zodra u de taak claimt, wordt deze aan u toegewezen en kan geen ander lid van de groep deze voltooien. (Op deze manier doet slechts één persoon het benodigde werk.)

1. Wijs op de pagina Werkstroomstatus de naam aan van de taak die aan uw groep is toegewezen totdat er een pijl wordt weergegeven.
2. Klik op de pijl, klik op Item bewerken en klik vervolgens in het taakformulier op de knop Claimtaak .
   

Wanneer de pagina Werkstroomstatus is vernieuwd, ziet u dat de taak niet meer is toegewezen aan de groep, maar nu specifiek aan u.

Als u de taak later opnieuw wilt vrijgeven voor de groep zonder deze te voltooien, gebruikt u dezelfde stappen om terug te keren naar het taakformulier, maar klikt u nu op de knop Taak vrijgeven .

Uw taak opnieuw toewijzen aan iemand anders (optioneel)

Als u wilt dat iemand anders een werkstroomtaak voltooit die aan u is toegewezen, klikt u op de knop Taak opnieuw toewijzen in het formulier voor de werkstroomtaak.

Dit formulier wordt weergegeven.

	Taak opnieuw toewijzen aan Voer de naam of het adres in van de persoon aan wie u deze taak wilt toewijzen. Als u deze taak wilt toewijzen aan de persoon die de werkstroom heeft gestart, of, als de werkstroom automatisch is gestart, aan de persoon die deze werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, laat u dit veld leeg.
	Nieuwe aanvraag Geef alle informatie op die de persoon aan wie u de taak toewijst, nodig heeft om de taak te voltooien. (Alle tekst die u hier invoert, wordt toegevoegd in het gebied Geconsolideerde opmerkingen .)
	Nieuwe duur Doe een van de volgende drie dingen: De bestaande vervaldatum behouden Laat dit veld leeg. De einddatum volledig verwijderen Typ het getal 0. Een nieuwe einddatum opgeven Typ hier een getal en geef de duureenheden in het volgende veld op. Samen geven de twee vermeldingen de periode aan voordat de wijzigingstaak moet worden uitgevoerd. Houd er rekening mee dat taken voor het verzamelen van handtekeningen standaard geen einddatums of taakduur zijn toegewezen.
	Nieuwe duureenheden Als u een nieuwe taakduur opgeeft, gebruikt u dit veld in combinatie met het veld Nieuwe duur om de periode te identificeren voordat de taak moet worden uitgevoerd. (Bijvoorbeeld: 3 dagen of 1 maand of 2 weken.)

Wanneer het formulier is voltooid, klikt u op Verzenden. Uw taak is gemarkeerd als Voltooid, er wordt een nieuwe taak toegewezen aan de persoon die nu verantwoordelijk is voor de taak en er wordt een taakmelding verzonden.

Alle nieuwe informatie die u hebt opgegeven, wordt opgenomen in de gedelegeerde tekst in de nieuwe taakmelding (nummer 1 in de volgende afbeelding).

Ondertussen worden al deze wijzigingen bijgehouden en zichtbaar in de secties Taken en geschiedenis van de pagina Werkstroomstatus, zoals hier wordt weergegeven.

Een actieve werkstroom Handtekeningen verzamelen bewaken, aanpassen of stoppen

De centrale locatie van waaruit u een actieve werkstroom kunt bewaken, aanpassen of stoppen, is de pagina Werkstroomstatus voor dat exemplaar van de werkstroom.

Eerst laten we u zien hoe u naar die pagina gaat en vervolgens laten we u zien hoe u de opties en informatie kunt gebruiken die u daar vindt. Ten slotte laten we u twee andere pagina's zien waar u aanvullende bewakingsinformatie kunt krijgen.

Naar de pagina Werkstroomstatus gaan

Klik in de lijst of bibliotheek waar het item zich bevindt op de koppeling In uitvoering voor het gewenste item en de gewenste werkstroom.

In dit voorbeeld is het item het document met de naam Keynote Draft en de werkstroom Goedkeuring 3.

De pagina Werkstroomstatus wordt geopend.

• Als uw lijst of bibliotheek een groot aantal items bevat, kunt u sorteren en/of filteren gebruiken om het item dat u zoekt sneller te vinden. Als u merkt dat u herhaaldelijk op dezelfde manier sorteert en/of filtert, kan het handig zijn om een aangepaste weergave te maken waarmee die specifieke rangschikking wordt geautomatiseerd.
• Als u naar de pagina Werkstroomstatus wilt gaan, kunt u ook klikken op de koppeling De status van deze werkstroom weergeven in een e-mailmelding 'is gestart' of op de koppeling De werkstroomgeschiedenis weergeven in een e-mailmelding 'is voltooid' voor het specifieke exemplaar waarin u geïnteresseerd bent.

De pagina Werkstroomstatus gebruiken om de voortgang van de werkstroom te controleren

Hier vindt u, onder de afbeelding van elke sectie van de pagina Werkstroomstatus, de bewakingsvragen waarop de sectie antwoord geeft.

Sectie Werkstroomgegevens

Beantwoorde vragen:

• Wie heeft dit exemplaar van de werkstroom gestart?
• Wanneer is dit exemplaar gestart?
• Wanneer heeft de laatste actie in dit exemplaar plaatsgevonden?
• Op welk item wordt dit exemplaar uitgevoerd?
• Wat is de huidige status van dit exemplaar?

Sectie Taken

Beantwoorde vragen:

• Welke taken zijn al gemaakt en toegewezen en wat is hun huidige status?
• Welke taken zijn al voltooid en wat was het resultaat voor elk van deze taken?
• Wat is de einddatum voor elke taak die al is gemaakt en toegewezen? (Houd er rekening mee dat aan taken voor het verzamelen van handtekeningen standaard geen einddatums of taakduur zijn toegewezen.)

Taken die zijn verwijderd en taken die nog niet zijn toegewezen, worden niet weergegeven in deze sectie.

Sectie Werkstroomgeschiedenis

Beantwoorde vragen:

• Welke gebeurtenissen zijn er al opgetreden in dit exemplaar van de werkstroom?
• Houd er rekening mee dat achterstallige taken en achterstallige taakmeldingen niet worden weergegeven in dit gebied.

Deze werkstroomuitvoering annuleren of beëindigen

Er zijn twee manieren waarop u een actief werkstroomexemplaren kunt stoppen voordat deze normaal is voltooid:

• De werkstroom annuleren Alle taken worden geannuleerd, maar blijven behouden in het gebied Taken van de pagina Werkstroomstatus.
• Deze werkstroom beëindigen Alle taken worden geannuleerd en verwijderd uit het gebied Taken van de pagina Werkstroomstatus. (Ze worden echter nog steeds weergegeven in het gebied Werkstroomgeschiedenis.)

Instructies voor beide methoden volgen.

Annuleren (alle taken zijn geannuleerd, maar behouden in zowel de takenlijst als de geschiedenis)

Als het huidige exemplaar van een werkstroom niet meer nodig is, kan deze worden geannuleerd.

Standaard kan deze procedure worden uitgevoerd door de persoon die dit exemplaar van de werkstroom heeft gestart of door iedereen die de machtiging Lijsten beheren heeft. (Ook hier heeft de groep Eigenaren standaard de machtiging Lijsten beheren; de groep Leden en de groep Bezoekers niet.)

• Klik op de pagina Werkstroomstatus in het gebied net onder de werkstroomvisualisatie op de koppeling Alle taken voor het verzamelen van handtekeningen annuleren .

Alle huidige taken worden geannuleerd en de werkstroom eindigt met de status Geannuleerd. De geannuleerde taken worden nog steeds weergegeven in het gebied Taken en in het gebied Werkstroomgeschiedenis .

Einde (alle taken die zijn verwijderd uit de takenlijst, maar worden bewaard in geschiedenis)

Als er een fout optreedt of als de werkstroom stopt en niet reageert, kan deze worden beëindigd.

Deze procedure kan standaard alleen worden uitgevoerd door iemand die de machtiging Lijsten beheren heeft. (Ook hier heeft de groep Eigenaren standaard de machtiging Lijsten beheren; de groep Leden en de groep Bezoekers niet.)

• Klik op de pagina Werkstroomstatus in het gebied net onder de werkstroomvisualisatie op de koppeling Deze werkstroom beëindigen .

Alle taken die door de werkstroom zijn gemaakt, worden geannuleerd en verwijderd uit het gebied Taken op de pagina Werkstroomstatus, hoewel ze nog steeds worden weergegeven in het gebied Werkstroomgeschiedenis . De werkstroom eindigt met de status Geannuleerd.

Nagaan welke werkstromen voor een item worden uitgevoerd

Op de pagina Werkstromen voor een item vindt u een lijst met de werkstromen die momenteel voor dat item worden uitgevoerd.

1. Ga naar de lijst of bibliotheek waarin het item is opgeslagen.
2. Wijs de naam van het item aan, klik op de pijl die wordt weergegeven en klik vervolgens op Werkstromen in de vervolgkeuzelijst.
3. Op de pagina Werkstromen: Itemnaam vindt u onder Actieve werkstromen een lijst met werkstroomexemplaren die momenteel voor het item worden uitgevoerd.

Werkstromen voor de hele siteverzameling bewaken

Beheerders van siteverzamelingen kunnen in één oogopslag bekijken:

• Hoeveel werkstromen op basis van elke werkstroomsjabloon momenteel in de siteverzameling bestaan.
• Of elke werkstroomsjabloon zelf momenteel actief of inactief is in de siteverzameling.
• Hoeveel exemplaren van werkstroomversies op basis van elke werkstroomsjabloon momenteel in de siteverzameling worden uitgevoerd.

Dit doet u als volgt:

1. Open de startpagina voor de siteverzameling (niet de startpagina voor een site of subsite in de verzameling).
2. Klik op het pictogram Instellingen voor en klik vervolgens op Site-instellingen.
   Klik op de pagina Site-instellingen onder Sitebeheer op Werkstromen.
   

De pagina Werkstromen wordt geopend, met de informatie.

Volgende stappen

Als dit de eerste keer is dat deze werkstroomversie wordt uitgevoerd, kunt u de instructies in het segment CONTROLEREN van dit artikel gebruiken om de gebeurtenissen in het exemplaar te bekijken en te ontdekken of de werkstroom werkt zoals u wilt.

Werkstroomresultaten voor het verzamelen van handtekeningen bekijken en rapporten maken

Nadat uw werkstroomexemplaren zijn voltooid, kunt u de gebeurtenissen bekijken die in de geschiedenis zijn vastgelegd. (U hebt tot 60 dagen nadat het exemplaar is voltooid toegang tot de record voor elk exemplaar.)

U kunt ook rapporten uitvoeren over de algehele prestaties van de werkstroom in verschillende exemplaren.

Gebeurtenissen in het meest recente exemplaar controleren

Zolang een item in dezelfde lijst of bibliotheek blijft en totdat dezelfde werkstroom opnieuw wordt uitgevoerd op hetzelfde item, kan de geschiedenis van het meest recente exemplaar worden geopend vanuit de lijst of bibliotheek.

De pagina Werkstroomstatus weergeven voor het meest recente exemplaar van een werkstroom die op een item wordt uitgevoerd:

• Klik in de lijst of bibliotheek waar het item zich bevindt op de statuskoppeling voor het gewenste item en de gewenste werkstroom.

In dit voorbeeld is het item het document met de titel Keynote-concept en is de werkstroom Nieuwe documentgoedkeuring.

Op de pagina Werkstroomstatus bevindt de sectie Werkstroomgeschiedenis zich onderaan.

Toegang tot exemplaargeschiedenis gedurende maximaal 60 dagen

Wat gebeurt er als u de geschiedenis van een exemplaar wilt controleren nadat u dezelfde werkstroom opnieuw hebt uitgevoerd voor hetzelfde item?

In feite kunt u dit maximaal 60 dagen doen, vanaf een van de twee toegangspunten: de lijst of bibliotheek, of de voltooiingsmelding van de werkstroom. (Zestig dagen is hoe lang SharePoint-producten de taakgeschiedenis voor werkstromen bewaren.)

Uit de lijst of bibliotheek

1. Ga naar de lijst of bibliotheek waarin het item is opgeslagen.
2. Klik op het pictogram voor de itemnaam om het item te selecteren en klik vervolgens op het tabblad Files van het lint in de groep Werkstromen op Werkstromen.
3. Klik op de pagina Werkstromen: Itemnaam onder Voltooide werkstromen op de naam of status van het werkstroomexemplaren dat u wilt controleren.
   
   De pagina Werkstroomstatus voor dat exemplaar wordt geopend.

Vanuit de voltooiingsmelding van de werkstroom

• Open de voltooiingsmelding voor de werkstroom voor het exemplaar dat u wilt controleren en klik vervolgens op de koppeling De werkstroomgeschiedenis weergeven .

De pagina Werkstroomstatus voor dat exemplaar wordt geopend.

Als u al uw voltooiingsmeldingen wilt behouden, kunt u een Outlook-regel maken. Stel de regel in om alle binnenkomende berichten waarvoor de tekst is voltooid in de onderwerpregel te kopiëren naar hun eigen, afzonderlijke map. (Zorg ervoor dat de Outlook-regel de inkomende berichten kopieert en niet alleen verplaatst , anders worden ze niet ook weergegeven in uw Postvak IN.)

Prestatierapporten voor werkstroom maken

Als u wilt weten hoe een van uw werkstroomversies in het algemeen presteert, na verloop van tijd en over meerdere exemplaren, kunt u twee vooraf gedefinieerde rapporten of beide maken:

• Rapport activiteitsduur Gebruik dit rapport om te zien hoe lang het duurt voordat elke activiteit binnen een werkstroom is voltooid, en hoe lang het duurt voordat elke volledige uitvoering of instantie van die werkstroom is voltooid.
• Annulerings- en foutrapport Gebruik dit rapport om te zien of een werkstroom vaak wordt geannuleerd of fouten ondervindt voordat deze wordt voltooid.

De beschikbare rapporten voor een werkstroom maken

1. Klik in de lijst of bibliotheek in de kolom Status voor die werkstroom op een koppeling met statusgegevens.
   
2. Klik op de pagina Werkstroomstatus onder Werkstroomgeschiedenis op Werkstroomrapporten weergeven.
   
3. Zoek de werkstroom waarvoor u een rapport wilt weergeven en klik vervolgens op de naam van het rapport dat u wilt weergeven.
   
4. Behoud of wijzig op de pagina Aanpassen de locatie waar het rapportbestand wordt gemaakt en klik vervolgens op OK.
   
   Het rapport wordt gemaakt en opgeslagen op de opgegeven locatie.
5. Wanneer het rapport is voltooid, kunt u op de koppeling in de volgende afbeelding klikken om het weer te geven. Klik anders op OK om het dialoogvenster te voltooien en te sluiten. (Later, wanneer u klaar bent om het rapport te bekijken, vindt u het op de locatie die u in de vorige stap hebt opgegeven.)
   

Volgende stappen

Als uw werkstroom werkt zoals u dat wilt, kunt u deze gaan gebruiken.

Als u iets wilt wijzigen over hoe het werkt, raadpleegt u het segment WIJZIGEN van dit artikel.

Prestatierapporten voor werkstroom maken

Als u wilt weten hoe een van uw werkstroomversies in het algemeen presteert, na verloop van tijd en over meerdere exemplaren, kunt u twee vooraf gedefinieerde rapporten of beide maken:

• Rapport activiteitsduur Gebruik dit rapport om te zien hoe lang het duurt voordat elke activiteit binnen een werkstroom is voltooid, en hoe lang het duurt voordat elke volledige uitvoering of instantie van die werkstroom is voltooid.
• Annulerings- en foutrapport Gebruik dit rapport om te zien of een werkstroom vaak wordt geannuleerd of fouten ondervindt voordat deze wordt voltooid.

De beschikbare rapporten voor een werkstroom maken

1. Klik in de lijst of bibliotheek in de kolom Status voor die werkstroom op een koppeling met statusgegevens.
   
2. Klik op de pagina Werkstroomstatus onder Werkstroomgeschiedenis op Werkstroomrapporten weergeven.
   
3. Zoek de werkstroom waarvoor u een rapport wilt weergeven en klik vervolgens op de naam van het rapport dat u wilt weergeven.
   
4. Behoud of wijzig op de pagina Aanpassen de locatie waar het rapportbestand wordt gemaakt en klik vervolgens op OK.
   
   Het rapport wordt gemaakt en opgeslagen op de opgegeven locatie.
5. Wanneer het rapport is voltooid, kunt u op de koppeling in de volgende afbeelding klikken om het weer te geven. Klik anders op OK om het dialoogvenster te voltooien en te sluiten. (Later, wanneer u klaar bent om het rapport te bekijken, vindt u het op de locatie die u in de vorige stap hebt opgegeven.)
   

Volgende stappen

Als uw werkstroom werkt zoals u dat wilt, kunt u deze gaan gebruiken.

Als u iets wilt wijzigen over hoe het werkt, raadpleegt u het segment WIJZIGEN van dit artikel.

Een werkstroom handtekeningen verzamelen wijzigen, uitschakelen of verwijderen

Nadat u het eerste exemplaar van de nieuwe werkstroom Handtekeningen verzamelen hebt uitgevoerd en de resultaten hebt bekeken, kunt u een of meer wijzigingen aanbrengen in de manier waarop de werkstroom is geconfigureerd.

U kunt ook op verschillende momenten in de toekomst verdere wijzigingen aanbrengen in de configuratie.

Ten slotte kunt u op een bepaald moment de werkstroom voor een kortere of langere periode uitschakelen, maar niet verwijderen, of u kunt er zelfs voor kiezen om de werkstroom volledig te verwijderen.

Permanente instellingen voor een werkstroom wijzigen

Als u permanente wijzigingen wilt aanbrengen in de instellingen voor een bestaande werkstroom, opent en bewerkt u het koppelingsformulier dat oorspronkelijk is gebruikt om het toe te voegen.

Als de werkstroom slechts in één lijst of bibliotheek wordt uitgevoerd

1. Open de lijst of bibliotheek waarin de werkstroom wordt uitgevoerd.

2. Klik op het lint op het tabblad Lijst of Bibliotheek .

   Opmerking

   De naam van het tabblad kan variëren afhankelijk van het type lijst of bibliotheek. In een agendalijst heeft dit tabblad bijvoorbeeld de naam Calendar.

3. Klik in de groep Instellingen op Werkstroominstellingen.

4. Klik op de pagina Werkstroominstellingen onder Werkstroomnaam (klik om instellingen te wijzigen) op de naam van de werkstroom waarvoor u de instellingen wilt wijzigen.

   Opmerking

   Als de gewenste werkstroom Handtekeningen verzamelen niet in de lijst wordt weergegeven, is deze mogelijk aan slechts één inhoudstype gekoppeld. Welke werkstromen in deze lijst worden weergegeven, wordt bepaald door het besturingselement Werkstroomkoppelingen van dit type weergeven , dat zich net boven de lijst bevindt. (Zie de afbeelding.) Klik door de opties voor inhoudstypen in de vervolgkeuzelijst om te zien welke de gewenste werkstroom weergeeft. Wanneer de gewenste werkstroom in de lijst wordt weergegeven, klikt u op de naam van de werkstroom.

5. In hetzelfde koppelingsformulier met twee pagina's dat oorspronkelijk werd gebruikt om de werkstroom toe te voegen, kunt u de gewenste wijzigingen aanbrengen en opslaan.
   Zie het segment PLAN en het juiste ADD-segment (Lijst/bibliotheek of Siteverzameling) van dit artikel voor meer informatie over de velden en besturingselementen in het koppelingsformulier.

Als de werkstroom wordt uitgevoerd in alle lijsten en bibliotheken in de siteverzameling

1. Open de startpagina voor de siteverzameling (niet de startpagina voor een site of subsite in de verzameling).
2. Klik op het pictogram Instellingen voor en klik vervolgens op Site-instellingen.

Klik op de pagina Site-instellingen onder Galerieën op Site-inhoudstypen.

1. Klik op de pagina Site-inhoudstypen op de naam van het site-inhoudstype waarop de werkstroom wordt uitgevoerd.
   
2. Klik op de pagina voor het geselecteerde inhoudstype onderInstellingen opWerkstroominstellingen.
   
3. Klik op de pagina Werkstroominstellingen onder Werkstroomnaam (klik om instellingen te wijzigen) op de naam van de werkstroom waarvoor u de instellingen wilt wijzigen.
4. In hetzelfde koppelingsformulier met twee pagina's dat oorspronkelijk werd gebruikt om de werkstroom toe te voegen, kunt u de gewenste wijzigingen aanbrengen en opslaan.
   Zie het segment PLAN en het juiste ADD-segment (Lijst/bibliotheek of Siteverzameling) van dit artikel voor meer informatie over de velden en besturingselementen in het koppelingsformulier.

Een werkstroom uitschakelen of verwijderen

Als de werkstroom slechts in één lijst of bibliotheek wordt uitgevoerd

1. Open de lijst of bibliotheek waarin de werkstroom wordt uitgevoerd.
2. Klik op het lint op het tabblad Lijst of Bibliotheek .
   De naam van het tabblad kan variëren afhankelijk van het type lijst of bibliotheek. In een agendalijst heeft dit tabblad bijvoorbeeld de naam Calendar.
3. Klik in de groep Instellingen op Werkstroominstellingen
4. Klik op de pagina Werkstroominstellingen op de koppeling Een werkstroom verwijderen .
5. Gebruik het formulier op de pagina Werkstromen verwijderen om werkstromen uit te schakelen, opnieuw in te schakelen of te verwijderen.
   

Het formulier bevat vijf kolommen:

• Workflow Naam van de werkstroom.
• Exemplaren Het aantal exemplaren van de werkstroom dat momenteel wordt uitgevoerd voor items.
• Toestaan Optie waarmee de werkstroom normaal kan blijven werken.
• Geen nieuwe exemplaren Optie waarmee alle momenteel actieve exemplaren van de werkstroom kunnen worden voltooid, maar de werkstroom wordt uitgeschakeld door deze niet beschikbaar te maken voor het uitvoeren van nieuwe exemplaren. (Deze actie is omkeerbaar. Als u de werkstroom later opnieuw wilt inschakelen, gaat u terug naar deze pagina en selecteert u Toestaan.)
• Verwijderen Optie waarmee de werkstroom helemaal uit de lijst of bibliotheek wordt verwijderd. Alle actieve exemplaren worden onmiddellijk beëindigd en de kolom voor die werkstroom wordt niet meer weergegeven op de pagina voor de lijst of bibliotheek. (Deze actie is niet omkeerbaar.)

Als de werkstroom wordt uitgevoerd in alle lijsten en bibliotheken in de siteverzameling

1. Open de startpagina voor de siteverzameling (niet de startpagina voor een site of subsite in de verzameling).
2. Klik op de en klik vervolgens op Site-instellingen.
   Klik in SharePoint in Microsoft 365 op de , klik op Site-inhoud en klik vervolgens op Site-instellingen.
3. Klik op de pagina Site-instellingen onder Web-Designer-galerieën op Site-inhoudstypen.
   
4. Klik op de pagina Site-inhoudstypen op de naam van het site-inhoudstype waarop de werkstroom wordt uitgevoerd.
   
5. Klik op de pagina voor het geselecteerde inhoudstype onderInstellingen op Werkstroominstellingen.
6. Klik op de pagina Werkstroominstellingen op de koppeling Een werkstroom verwijderen .
7. Gebruik het formulier op de pagina Werkstromen verwijderen om werkstromen uit te schakelen, opnieuw in te schakelen of te verwijderen.
   

Volgende stappen

Als u wijzigingen hebt aangebracht, voert u een testexemplaren van de werkstroom uit om de effecten van de wijzigingen te controleren.

Het formulier bevat vijf kolommen:

• Workflow Naam van de werkstroom.
• Exemplaren Het aantal exemplaren van de werkstroom dat momenteel wordt uitgevoerd voor items.
• Toestaan Optie waarmee de werkstroom normaal kan blijven werken.
• Geen nieuwe exemplaren Optie waarmee alle momenteel actieve exemplaren van de werkstroom kunnen worden voltooid, maar de werkstroom wordt uitgeschakeld door deze niet beschikbaar te maken voor het uitvoeren van nieuwe exemplaren. (Deze actie is omkeerbaar. Als u de werkstroom later opnieuw wilt inschakelen, gaat u terug naar deze pagina en selecteert u Toestaan.)
• Verwijderen Optie waarmee de werkstroom helemaal uit de siteverzameling wordt verwijderd. Alle actieve exemplaren worden onmiddellijk beëindigd en de kolom voor die werkstroom wordt niet meer weergegeven op de pagina voor de lijst of bibliotheek. (Deze actie is niet omkeerbaar.)

Verder aanpassen

Er zijn verschillende manieren om de werkstromen in SharePoint-producten verder aan te passen.

U kunt zelfs helemaal zelf aangepaste werkstromen maken.

U kunt een of meer van de volgende programma's gebruiken:

• SharePoint Designer 2013 Werkstroomformulieren, acties en gedrag aanpassen.
• Microsoft Visual Studio Bouw uw eigen aangepaste werkstroomacties.

Zie het Microsoft Software Developer Network (MSDN) Help-systeem voor meer informatie.