Instellingen voor de planning van je team configureren in Diensten

Dit artikel is van toepassing op eerstelijnsmanagers.

U configureert en beheert instellingen voor de planning van uw team op Shifts, web en desktop.

Ga in Diensten naar het tabblad Instellingen . Van hieruit kunt u uw planningsinstellingen definiëren en de Shifts-mogelijkheden kiezen die u voor uw team wilt inschakelen. 

In dit artikel

• De tijdzone instellen
• Het begin van de week instellen
• Shifts kopiëren
• Openstaande diensten
• Aanvragen om diensten te wisselen
• Aanvragen voor diensten aanbieden
• Verlofaanvragen
• Verlofredenen toevoegen of bewerken
• Tijdklok
• Privacybesturingselementen instellen voor zichtbaarheid van diensten

De tijdzone instellen

Stel de tijdzone in om ervoor te zorgen dat de diensten van uw team worden weergegeven in de juiste tijdzone op basis van de locatie van uw team. Selecteer onder Teamtijdzone de tijdzone van de locatie van uw team en kies vervolgens onder Dichtstbijzijnde stad de stad die het dichtst bij de locatie van uw team ligt.  

Het begin van de week instellen

Afhankelijk van de specifieke kenmerken van uw organisatie, kan het nodig zijn om het begin van de werkweek op een andere dag te plaatsen. Kies onder Begin van de week de dag van de week waarop u de planning wilt laten beginnen.

Shifts kopiëren

Bij het instellen van uw planningen wilt u mogelijk diensten (inclusief open diensten) van de ene op de andere dag kopiëren en plakken.  

Kies of u activiteiten wilt opnemen wanneer u diensten kopieert. Als deze optie op Aan staat, worden activiteiten die u hebt toegevoegd aan de oorspronkelijke diensten automatisch opgenomen en gekopieerd naar de nieuwe diensten.

Openstaande diensten

Kies of u open diensten in de planning wilt publiceren voor werknemers om aan te vragen.

Open diensten voor werknemers op jouw locatie

Wanneer Open dienstenis ingeschakeld:

• U kunt:

  • Open diensten toevoegen en delen met uw team. 
  • Open dienstaanvragen van uw team weergeven en goedkeuren of afwijzen. U ontvangt ook meldingen wanneer werknemers daarom verzoeken. 

• Uw werknemers kunnen:

  • Open diensten weergeven en aanvragen die worden gedeeld met het team.
  • Hun eigen openstaande dienstaanvragen bijhouden, inclusief de aanvragen die in behandeling zijn en wachten op goedkeuring door de manager. Werknemers krijgen ook een melding wanneer openstaande diensten aan hen worden toegewezen. 

Als Open dienstenis uitgeschakeld:

• U kunt geen open diensten maken voor uw team. U kunt nog steeds openstaande dienstaanvragen bekijken en beheren die zijn gedaan voordat u deze instelling uitschakelde.
• Uw werknemers kunnen geen open diensten bekijken of aanvragen. Ze kunnen nog steeds openstaande dienstaanvragen bijhouden die ze hebben gedaan voordat deze instelling werd uitgeschakeld.

Openstaande shifts op verschillende locaties

Wanneer Open diensten op verschillende locaties ook is ingeschakeld:

• U kunt:

  • Open diensten toevoegen en delen voor werknemers in andere teams (locaties) in uw regio die deze functie ook gebruiken om aanvragen in te dienen.
  • Open dienstaanvragen van werknemers in andere teams in uw regio die deze functie ook gebruiken, weergeven en goedkeuren of afwijzen. U ontvangt ook meldingen wanneer werknemers daarom verzoeken.

• Werknemers in andere teams in uw regio kunnen:

  • Open diensten die je hebt gedeeld, weergeven en aanvragen.
  • Hun eigen openstaande dienstaanvragen bijhouden, inclusief de aanvragen die in behandeling zijn en wachten op goedkeuring door de manager. Werknemers krijgen ook een melding wanneer hun openstaande ploegendienst is goedgekeurd of afgewezen.

Als Open diensten op verschillende locatiesis uitgeschakeld:

• De openstaande diensten die u deelt, kunnen niet worden aangevraagd door werknemers van andere teams in uw regio. U kunt nog steeds openstaande dienstaanvragen bekijken en beheren van werknemers in andere teams die zijn gemaakt voordat u deze instelling uitschakelde.
• Werknemers van andere teams in uw regio kunnen geen open diensten op uw locatie weergeven of aanvragen. Ze kunnen nog steeds openstaande dienstaanvragen bijhouden die ze op uw locatie hebben gedaan voordat deze instelling werd uitgeschakeld.

Aanvragen om diensten te wisselen

Kies of werknemers aanvragen kunnen maken voor het wisselen van diensten met collega's. 

Wanneer Diensten wisselen is ingeschakeld:

• U kunt alle aanvragen van uw team voor wisseldiensten bekijken en goedkeuren of afwijzen. U ontvangt ook meldingen wanneer werknemers daarom verzoeken. 

• Uw werknemers kunnen:

  • Maak aanvragen om diensten te wisselen met een collega in het team.
  • Beheer en ontvang meldingen voor aanvragen voor wisseldiensten die op hen afkomen van een collega.
  • Hun eigen aanvragen voor wisseldiensten bijhouden, inclusief de aanvragen die in behandeling zijn en wachten op goedkeuring door de manager.

Als Diensten wisselenis uitgeschakeld:

• U kunt aanvragen voor dienstwisseling beheren die zijn gedaan voordat u deze instelling uitschakelde.
• Uw werknemers kunnen geen aanvragen maken om diensten te wisselen. Ze kunnen nog steeds alle aanvragen voor wisseldiensten bijhouden die ze hebben ingediend en de aanvragen beheren die ze van andere collega's hebben ontvangen voordat deze instelling werd uitgeschakeld.   

Aanvragen voor diensten aanbieden

Kies of werknemers aanvragen kunnen maken om hun diensten aan collega's aan te bieden.

Wanneer Aanbieding dienstenis ingeschakeld:

• U kunt aanvragen voor aanbiedingsdiensten van uw team bekijken en goedkeuren of afwijzen. U ontvangt ook meldingen wanneer werknemers daarom verzoeken. 

• Uw werknemers kunnen:

  • Maak aanvragen om hun diensten aan een collega in het team aan te bieden.
  • Beheer en ontvang meldingen voor aanvragen voor aanbiedingsdiensten die op hen afkomen van een andere collega.
  • Hun eigen aanvragen voor aanbiedingsdiensten bijhouden, inclusief aanvragen die in behandeling zijn en wachten op goedkeuring door de manager.

Als de dienst Aanbieding isuitgeschakeld:

• U kunt alle aanvragen voor aanbiedingsdiensten beheren die zijn gedaan voordat u deze instelling uitschakelde.
• Uw werknemers kunnen geen aanvragen maken om diensten aan te bieden. Ze kunnen nog steeds aanvragen voor aangeboden diensten bijhouden die ze hebben ingediend en de aanvragen beheren die ze van collega's hebben ontvangen voordat deze instelling werd uitgeschakeld.

Verlofaanvragen

Kies of werknemers verlofaanvragen kunnen maken.

Wanneer verlofaanvragenzijn ingeschakeld:

• U kunt:

  • Verlof toewijzen en delen met alle werknemers in uw team.
  • Verlofaanvragen van uw team bekijken en goedkeuren of afwijzen. U kunt ook meldingen ontvangen wanneer werknemers een aanvraag indienen.

Uw werknemers kunnen:

• Bekijk en ontvang meldingen voor verlof dat aan hen is toegewezen.
• Verlofaanvragen maken.
• Hun eigen verlofaanvragen bijhouden, inclusief de aanvragen die in behandeling zijn en wachten op goedkeuring door de manager.

Als Verlofaanvragenzijn uitgeschakeld:

• U kunt nog steeds verlof toewijzen en delen met alle werknemers in uw team en verlofaanvragen beheren die zijn ingediend voordat u deze instelling uitschakelde.
• Uw werknemers kunnen geen verlofaanvragen maken. Ze ontvangen nog steeds meldingen wanneer ze verlof krijgen. Ze kunnen ook nog steeds verlofaanvragen bijhouden die ze hebben ingediend voordat deze instelling werd uitgeschakeld. 

Verlofredenen toevoegen of bewerken

U kunt verlofredenen toevoegen of wijzigen die u en uw team zien in Diensten.

U gebruikt deze opties wanneer u verlof toewijst aan werknemers in uw team, en werknemers kiezen uit deze opties wanneer ze verlof aanvragen.  

Shifts bevat de volgende standaard verlofredenen: Vakantie, Ziektedag, Vrij, Ouderschapsverlof en Onbetaald. U kunt de namen ervan wijzigen, de pictogrammen wijzigen of verwijderen, en u kunt uw eigen aangepaste verlofredenen maken.

Tijdklok

Met een tijdklok kan uw team in- en uitklokken voor diensten, pauzes opnemen tijdens diensten en, wanneer ze Shifts Mobile gebruiken, hun urenstaatrecords bewerken en bevestigen. Zie In- en uitklokken met Shifts voor meer informatie. 

U kunt het tijdrapport van uw team voor een bepaalde periode exporteren en bekijken. 

Wanneer u een tijdklok instelt, kunt u locatiedetectie (optioneel) opnemen om te registreren of werknemers in- en uitklokken vanaf de locatie die u hebt ingesteld. 

Tijdklok inschakelen:

1. Selecteer Tijdklok inschakelen.  

2. Als u locatiedetectie wilt opnemen, selecteert u Locatiedetectie opnemen voor de mobiele app en vult u de coördinaten in voor de locatie waar u verwacht dat werknemers in- en uitklokken.  
   Om de coördinaten op te halen, hebt u een kaartsysteem nodig, zoals Bing Kaarten of Google Maps. 

   • Ga naar Bing Kaarten en voer het adres in waarvan u de coördinaten wilt opvragen. Wanneer het resultaat wordt weergegeven, gaat u naar het informatievenster aan de linkerkant. Onder In de buurt ziet u informatie zoals het land of de regio van het adres. De coördinaten bevinden zich daar vlak onder. 
   • Ga naar Google Maps en voer het adres in waarvan u de coördinaten wilt opvragen. Wanneer het resultaat wordt weergegeven, klikt u met de rechtermuisknop op de rode pin op de kaart om de coördinaten te bekijken.

3. Nadat u de tijdklok hebt ingeschakeld, kunt u Exporteren selecteren om het urenstaatrapport van uw team te exporteren en weer te geven.

   

Privacybesturingselementen instellen voor zichtbaarheid van diensten

Bepaal hoe ver terug in het verleden werknemers elkaars diensten kunnen zien en hoeveel details ze zien.  

Gebruik de volgende instellingen om het zichtbaarheidsniveau te regelen:

• Toestaan dat werknemers alle diensten in het verleden zien: Schakel deze optie in om werknemers toe te staan alle diensten van collega's in het verleden te zien. Als u de zichtbaarheid van eerdere diensten wilt beperken, schakelt u deze instelling uit en selecteert u vervolgens een tijdsduur (in maanden).
• Toestaan dat werknemers zien waarom andere werknemers verlof hebben aangevraagd en welke opmerkingen ze in hun verlofaanvraag hebben opgenomen: Schakel deze optie uit als u wilt dat werknemers het verlof van hun collega's op een algemene manier zien, zonder toegang tot notities of specifieke redenen. 
• Toestaan dat werknemers de dienstnotities, activiteiten en pauzes zien die zijn opgenomen in de diensten van andere werknemers: Schakel deze optie uit om de mate van details te beperken die werknemers kunnen zien in elkaars diensten.

Voor IT-beheerders

Shifts voor uw frontlinieorganisatie