Dit artikel is van toepassing op eerstelijnsmanagers.
Ga aan de slag met Diensten voor uw personeelsplanning. Hier leest u hoe u voor het eerst uw teamplanning maakt en instelt.
Alleen teameigenaren kunnen een planning maken. In Diensten krijgt elk team in Teams één schema om mee te werken en kunt u een planning maken en beheren voor elk team waarvan u eigenaar bent.
In dit artikel
Stap 1: De Diensten-app openen
Stap 2: Maak een planning voor uw team
Stap 3: Planningsgroepen toevoegen
Stap 4: Teamleden toevoegen aan planningsgroepen
Stap 5: Planningsinstellingen configureren voor uw team
Stap 6: Schakel op shift-gebaseerde tags in Teams in (optioneel)
Stap 1: De Diensten-app openen
Selecteer Diensten aan de linkerkant van het bureaublad of web van Teams. Als je daar geen Diensten ziet, ga je naar Meer apps weergeven
en zoek je Diensten in de lijst met apps.
Stap 2: Maak een planning voor uw team
Selecteer in de linkerbovenhoek van Diensten de knop Kies of maak een planning
en selecteer vervolgens Nieuwe planning.Selecteer in het dialoogvenster Een teamplanning maken de optie Maken naast het team waarvoor u een planning wilt maken.
Opmerking
De knop Maken is alleen beschikbaar voor teams waarvan u eigenaar bent. Neem contact op met uw IT-beheerder als u geen teameigenaar bent van een team waarvoor u een planning wilt maken.
Stel de tijdzone in voor de locatie van uw team, selecteer de dichtstbijzijnde plaats en kies vervolgens Bevestigen.
Stap 3: Planningsgroepen toevoegen
Als u een nieuwe planning wilt instellen, maakt u eerst planningsgroepen en voegt u vervolgens teamleden toe aan elke groep. Planningsgroepen organiseren personen in de planning op basis van algemene kenmerken binnen een team, zoals functie of afdeling. Een winkel kan bijvoorbeeld de volgende groepen hebben: Verkoopmedewerkers, Kassiers, Leidinggevenden.
Een nieuwe planning bevat standaard één groep met de naam Naamloze groep. Wijzig de naam van deze groep en voeg indien nodig meer groepen toe.
Ga als volgt te werk om een groep toe te voegen:
Selecteer Groep toevoegen in de planning.
Selecteer Meer opties
Kies naast de nieuwe groep Naam van groep wijzigen en geef vervolgens de groep een naam.Tip
De naam kan worden gebruikt in @mentions chats en kanaalposts in Teams, dus zorg ervoor dat u een naam kiest die u gemakkelijk herkent. Zie de sectie 'Op shift gebaseerde tags inschakelen in Teams van dit artikel' voor meer informatie.
Kies Opslaan.
Stap 4: Teamleden toevoegen aan planningsgroepen
Nadat u uw planningsgroepen hebt toegevoegd, voegt u mensen toe aan elke groep.
- Selecteer Personen toevoegen naast de planningsgroep waaraan u teamleden wilt toevoegen.
- Voer de naam of het e-mailadres van de persoon in, selecteer de naam in de lijst en selecteer vervolgens Toevoegen.
- Ga door met het toevoegen van personen, indien nodig.
- Selecteer Sluiten wanneer u klaar bent.
Opmerking
- U kunt een teamlid toevoegen aan meer dan een planningsgroep.
- Een planning hoort bij een team in Teams, dus u kunt alleen leden van dat team toevoegen aan de planning. Als u de persoon die u wilt toevoegen niet kunt vinden, gebruikt u de koppeling Team beheren om deze persoon lid of eigenaar te maken. (Teameigenaren kunnen planningen maken en beheren.)
- Wijzigingen die je aanbrengt in een team in Teams, zijn mogelijk niet meteen beschikbaar in Shifts. Als u het nieuwe teamlid dat u aan de planning wilt toevoegen niet kunt vinden, wacht u even en probeert u het opnieuw.
Stap 5: Planningsinstellingen configureren voor uw team
Pas de planningsopties en de Shifts-mogelijkheden die uw team moet gebruiken aan en bevestig deze.
Ga in Diensten naar het tabblad Instellingen . Definieer hier uw planningsinstellingen en kies de Shifts-mogelijkheden die u voor uw team wilt inschakelen. U kunt bijvoorbeeld:
- Stel de dag van de week in waarop u de planning wilt laten beginnen.
- Schakel open diensten in het rooster in waar werknemers om kunnen vragen.
- Kies of werknemers diensten kunnen wisselen en diensten kunnen aanbieden aan collega's.
- Stel in of werknemers verlof kunnen aanvragen en verlofredenen kunnen toevoegen of bewerken.
- Schakel de tijdklok in zodat werknemers kunnen in- en uitklokken voor diensten en pauzes kunnen opnemen.
- Stel privacycontroles in voor zichtbaarheid in ploegen om te bepalen hoe ver werknemers naar achteren elkaars diensten kunnen zien en hoeveel details er zijn.
Zie Instellingen configureren voor de planning van uw team in Diensten voor meer informatie over elke instelling.
Stap 6: Schakel op shift-gebaseerde tags in Teams in (optioneel)
Met op shift gebaseerde tags kunt u in realtime mensen bereiken die in dienst zijn. Met deze functie krijgen teamleden automatisch tags toegewezen die overeenkomen met de naam van hun planningsgroep in Diensten.
De tags kunnen door iedereen in het team worden gebruikt in @mentions om een chat te starten of in een kanaalbericht te posten. Meldingen worden alleen verzonden naar die personen die in dienst zijn op het moment dat een tag wordt gebruikt.
Kies of u op shift gebaseerde tags voor uw team wilt inschakelen in de Teams-instellingen. Zie Tags op basis van shift inschakelen in Teams voor meer informatie.
Volgende stappen
Nu u uw planningsgroepen en -instellingen hebt ingesteld, kunt u uw planning invullen. Wijs diensten toe aan uw teamleden en voeg indien nodig open diensten toe in elke groep. Zie Diensten toevoegen aan de planning in Diensten voor meer informatie.