"Możesz mieć to dobrze, szybko lub tanio. Wybierz dwa.
Inżynierowie mówią to kierownikom projektów od dziesięcioleci.
Innymi słowy, każdy projekt wymaga zrównoważenia "trójkąta" czasu, pieniędzy i zakresu — nie można zmienić jednego aspektu bez wpływu na jeden z pozostałych. Zadaniem menedżera projektu jest utrzymanie tego trójkąta w całości.
Jak? Po pierwsze, gdy pojawia się problem, zlokalizuj go w trójkącie projektu — czy chodzi o czas (harmonogram), pieniądze (budżet) czy zakres? Po drugie, zastanów się, które boki trójkąta możesz zmienić, a które są "stałe" na swoim miejscu. Po trzecie, dostosuj wszystko, co możesz, aby rozwiązać problem i zoptymalizować projekt. Po czwarte, zakończ projekt i świętuj!
W tym artykule
- Czas + pieniądze + zakres = jakość
- Wiedza o tym, czego nie można zmienić
- Optymalizowanie harmonogramu
- Optymalizowanie budżetu
- Optymalizowanie zakresu
- Więcej informacji na temat zarządzania projektami
Czas + pieniądze + zakres = jakość
Trójkąt projektu jest również znany jako "żelazny trójkąt" i, mniej poetycko, "potrójne ograniczenia". Jakkolwiek by tego nie nazwać, oznacza to to samo: nie można zmienić budżetu, harmonogramu ani zakresu projektu bez wpływu na co najmniej jedną z dwóch pozostałych części
Oto kilka przykładów, jak to działa:
- Aby przybliżyć datę (godzinę) zakończenia, można wydać więcej zasobów (pieniędzy), aby szybciej ukończyć pracę lub zmniejszyć liczbę funkcji (zakres), aby było mniej pracy do wykonania przed nowym terminem ostatecznym.
- Aby zakończyć projekt w ramach budżetu (kosztu), można zrezygnować z nadgodzin i ukończyć projekt później (czas) lub wyciąć funkcje (zakres).
- Aby dodać funkcje do produktu (zakres), możesz wydłużyć termin ostateczny, aby zrobić czas na nową pracę (czas) lub dodać ludzi, aby wykonać ją szybciej (koszt). Możesz także zrobić jedno i drugie!
Jakość to czwarta część trójkąta projektu. Znajduje się w centrum, gdzie wpływa na niego każda zmiana w którąkolwiek stronę.
Na przykład, jeśli wyprzedzasz harmonogram, możesz zastąpić elementy cięcia lub zezwolić na więcej czasu na istniejące zadania. Dzięki temu dodatkowemu czasowi i zakresowi efekt końcowy może być lepszym produktem.
Jedna kluczowa kwestia: nie ma uniwersalnego standardu jakości. Dla każdego projektu jakość jest definiowana w samym projekcie. W przypadku niektórych firm utrzymanie projektu w ramach budżetu jest najważniejszą miarą jakości. Dla innych ważniejsze jest dostarczenie go na rynek na czas. Menedżer projektu musi wiedzieć, jak definiuje się jakość dla organizacji i konkretnego projektu.
W poprzednim przykładzie można było po prostu wcześniej ukończyć produkt z mniejszą liczbą funkcji, dzięki czemu wprowadziłby go na rynek przed konkurencją. To może być definicja jakości dla tego projektu w Twojej firmie.
Wiedza o tym, czego nie można zmienić
W większości projektów co najmniej jeden bok trójkąta jest ustalony na swoim miejscu. Nie możesz go zmienić.
Być może budżet nie podlega negocjacjom. (Brzmi znajomo?) A może produkt koniecznie musi trafić do sprzedaży w określonym terminie. Być może jedno i drugie jest prawdziwe.
Często jednak nie zawsze ustalone elementy projektu są dyktowane z góry menedżera projektu. Czasami to na Twoich barkach spoczywa decyzja, który element jest najważniejszy dla powodzenia projektu. I naprawdę musisz mieć jasność co do tego, gdy pojawiają się problemy (a zawsze się pojawiają).
Kiedy problem pojawia się po ustalonej stronie, kierunek działania jest często jasny. Jeśli na przykład odkryjesz, że ukończenie funkcji oprogramowania zajmie więcej czasu niż przewidywano, a podpisano kontrakt zobowiązujący Cię do dostarczenia tej funkcji (zakresu), musisz przesunąć datę zakończenia lub dodać zasoby, aby ukończyć tę funkcję w terminie.
Jeślistrona stała i strona problematyczna są różne, nie poddawaj się. Na tym polega piękno trójkąta projektu; Zawsze jest miejsce na zmiany Jeśli na przykład projekt ma zostać ukończony w terminie i jego zakres rośnie, nadal możesz dostosować koszty, dodając zasoby.
Jeśli wszystkie trzy boki trójkąta utkną, nie panikuj. Projekt może mieć kłopoty, ale przynajmniej wiesz , że są w tarapatach i masz dobry punkt wyjścia do ponownego przemyślenia celów projektu lub standardów jakości.
Optymalizowanie harmonogramu
Prędzej czy później spotkasz się z projektem, w którym nastąpi przekroczenie sztywnego terminu ostatecznego.
Niezawodnym sposobem na skrócenie harmonogramu jest skrócenie ścieżki krytycznej, czyli serii zadań, z których ostatnie kończy się w dniu zakończenia projektu. Zmiana innych zadań nie może spowodować skrócenia harmonogramu, ale zmiana zadań ścieżki krytycznej już tak. Aby skrócić ścieżkę krytyczną, można wykonać następujące czynności:
- Skrócenie czasu trwania zadań (zmniejszenie zakresu lub dodanie zasobów).
- Przyspiesz tworzenie harmonogramu: nakładaj zadania, aby umożliwić jednoczesną pracę nad nimi osobom (dodawanie zasobów). Tę taktykę najlepiej stosować bliżej początku projektu.
- "Rozwal" harmonogram: dodawanie zasobów w celu szybszego kończenia zadań (pieniądze).
- Usuwanie zadań (zmniejszanie zakresu).
Oczywiście ustalenie harmonogramu w ten sposób może mieć znaczący wpływ na budżet, zakres i jakość projektu.
Optymalizowanie budżetu
W większości projektów największą część budżetu stanowią koszty zasobów — oparte na stawkach i stałe koszty personelu, sprzętu i materiałów. Zmieszczenie się w budżecie może wymagać bardzo trudnych wyborów:
- Ogranicz zakres projektu, aby było mniej krótszych zadań wymagających zasobów.
- Usuwanie zasobów.
- Upewnij się, że stawki, opłaty i opłaty za pracę w nadgodzinach są odpowiednie.
- Sprawdź, czy te zasoby są najlepiej dopasowane do danego zadania.
- Kosztowny zasób można zastąpić tańszym zasobem.
Opanowanie kosztów może wymusić przesunięcie terminu lub wymagać cięć w zakresie projektu. Jeśli na przykład nie zezwalasz na pracę w nadgodzinach w odniesieniu do zadań, może się okazać, że data zakończenia przypada miesiąc później. W przypadku wycięcia zakresu data zakończenia może zostać przesunięta.
Optymalizowanie zakresu
Czy rozważyłbyś zaoszczędzenie pieniędzy, budując most o kilka stóp krótszy niż rzeka, którą przecina? Oczywiście, że nie. Czasami zakres projektu nie może się zmienić, więc trzeba podjąć inne działania:
- Dodaj zasoby, aby upewnić się, że wszystkie zadania zostały wykonane (koszt).
- Ogranicz zadania, które nie znajdują się na ścieżce krytycznej, jeśli takie istnieją (koszt).
- Dodawanie zadań lub dodawanie czasu trwania do zadań (kosztu).
- Wydłuż termin ostateczny, aby zapewnić czas dla wszystkich zadań z bieżącym poziomem zasobów (czasu).