|
Zmiany wprowadzone w harmonogramie projektu spowodowały zbytnie opóźnienie daty zakończenia. Aby skorygować datę zakończenia projektu, dostosuj zadania, które mają największy wpływ na datę zakończenia. Te zadania znajdują się na ścieżce krytycznej projektu. Aby zapoznać się z innymi artykułami z serii przewodników po zarządzaniu projektami, zobacz Przewodnik po projektach. |
|---|
Przed rozpoczęciem pracy: porady dotyczące zarządzania projektami
Gdy wprowadzasz zmiany w harmonogramie, musisz uwzględnić trzy czynniki: koszt projektu, zakres elementów dostarczanych i czas. Są one przeważnie przedstawiane w postaci trójkąta. Nie możesz zmienić jednego wierzchołka trójkąta bez wpływu na pozostałe.
Poniżej przedstawiono przykłady znaczenia tych czynników dla daty zakończenia projektu.
- W przypadku przybliżenia planowanej daty zakończenia koszty mogą wzrosnąć, a zakres może się zmniejszyć.
- Jeśli nie planujesz zmieniać kosztów projektu, czas realizacji może się wydłużyć, a zakres może się zmniejszyć.
- Jeśli zwiększysz zakres lub liczbę elementów dostarczanych, realizacja projektu może potrwać dłużej lub kosztować więcej z powodu zatrudnienia dodatkowych pracowników lub użycia dodatkowych zasobów.
Jeśli nie znasz zarządzania projektami Niezależnie od tego, jak dobrze planujesz projekt, wszystko pójdzie nie tak. Warto spróbować rozpoznać je już teraz, ponieważ później mogą okazać się znacznie poważniejsze.
Poniżej przedstawiono kilka sposobów monitorowania i rozwiązywania problemów z projektem.
- Najpierw przyjrzyj się najważniejszym zadaniom Niektóre zadania są ważniejsze niż inne, gdy trzeba rozwiązać problemy w projekcie. Zadania mające wpływ na harmonogram są zadaniami krytycznymi i musisz poświęcić im najwięcej uwagi.
- Uzyskiwanie właściwego widoku projektu Program Project ma wiele widoków i raportów ułatwiających ustalenie, co jest nie tak z projektem. W przypadku prostych projektów obserwuj datę zakończenia projektu przy użyciu wykresu Gantta. W przypadku złożonych projektów sprawdź tabele odchyleń i raporty wartości wypracowanej.
- Uzyskiwanie tygodniowych raportów o stanie Wysyłanie raportów o stanie pracy nie jest łatwe. Informacje o stanie można uzyskać najłatwiej podczas cotygodniowych spotkań zespołu. Gromadzenie informacji o stanie częściej niż co tydzień może przynieść efekt przeciwny do zamierzonego.
Jeśli jesteś doświadczonym menedżerem projektu Jesteś menedżerem projektu od dłuższego czasu, ale teraz masz do czynienia z projektem, który wymaga ścisłego monitorowania, aby utrzymać się w granicach budżetu.
Ponadto Twój sponsor wymaga miesięcznych raportów dla kierownictwa.
Poniżej przedstawiono kilka sposobów monitorowania, raportowania i rozwiązywania problemów z projektem.
- Tworzenie planu bazowego projektu Po utworzeniu harmonogramu zapisz wersję planu bazowego. Plan bazowy to oryginalna wersja projektu, której możesz użyć do porównania postępu prac nad zadaniami.
- Uzyskiwanie właściwego widoku projektu Program Project ma wiele widoków i raportów ułatwiających ustalenie, co jest nie tak z projektem. W przypadku bardziej złożonych projektów sprawdź tabele odchyleń i raporty wartości wypracowanej, aby zidentyfikować problem.
- Uzyskiwanie tygodniowych raportów o stanie W miarę komplikowania projektów możesz używać bardziej zaawansowanych metod do zbierania tygodniowych raportów o stanie. Członkowie zespołu mogą wprowadzać informacje o stanie na liście zadań programu SharePoint, którą można następnie zsynchronizować z programem Microsoft Project. Jeśli używasz programu Project Professional, możesz również zbierać raporty o stanie od zespołu za pomocą aplikacji Project Web App. Gromadzenie informacji o stanie częściej niż co tydzień może przynieść efekt przeciwny do zamierzonego.
- Opis analizy wartości wypracowanej Analiza wartości wypracowanej pomaga ustalić, czy projekt jest w dobrej drodze.
Monitorowanie projektu
| Śledzenie postępu harmonogramu | Wyświetlaj aktualizacje zadań od członków zespołu, aby zlokalizować problemy. Możesz szybko śledzić postęp przy użyciu wykresu Gantta lub użyć zaawansowanej analizy wartości wypracowanej. Pomaga to sprawdzić, czy postęp pracy nad projektem jest zgodny z oczekiwaniami. |
| Wyświetlanie informacji o planowaniu zadań w celu poznania harmonogramu projektu | Dowiedz się, jak jest planowany projekt. Możesz zobaczyć, jak zmiany harmonogramu zadań wpływają na datę zakończenia projektu. |
| Wyświetlanie ścieżki krytycznej projektu | Wyświetl zadania, które mają największy wpływ na datę zakończenia projektu. Przejrzyj te zadania w pierwszej kolejności, aby rozwiązać problemy dotyczące harmonogramu. |
| Wybieranie właściwego widoku harmonogramu projektu | Użyj widoków i raportów w programie Project, aby zlokalizować potencjalne problemy i łatwiej wprowadzać zmiany w harmonogramie. |
| Ustawianie i zapisywanie planu bazowego | W celu rozpoczęcia śledzenia od początku utwórz nowy plan bazowy, aby móc porównywać postęp w późniejszym czasie. |
| Wyświetlanie raportu o potencjalnych problemach | Utwórz i dostosuj raporty graficzne dotyczące postępu projektu. W programie Project możesz wyświetlić te raporty lub wyeksportować je do innych aplikacji, takich jak program PowerPoint, Word lub Excel. |
| Znajdowanie problemów przy użyciu analizy wartości wypracowanej | Wartość wypracowana pomaga znaleźć odpowiedź na pytania, takie jak: „Patrząc na ilość pracy wykonanej do tej pory w projekcie, ile pieniędzy należało wydać?” lub „Czy ukończymy projekt w terminie?”. |
Rozwiązywanie problemów
| Zmienianie daty rozpoczęcia lub daty zakończenia | Wybierz datę, która rozpoczyna się lub kończy w dniu starszym niż data bieżącego planu. Jeśli jest to opcja dla projektu, spróbuj najpierw zmienić datę rozpoczęcia. |
|---|---|
| Zmienianie czasu trwania zadania | Skróć czas trwania zadań, aby przybliżyć datę zakończenia. Upewnij się, że skracasz czas trwania zadań krytycznych, które mają największy wpływ na datę zakończenia projektu. |
| Ponowne przydzielanie pracy nad zadaniem | Jeśli osoby pracują jednocześnie nad zbyt dużą liczbą przydziałów, pozwól, aby program Project automatycznie rozdzielił pracę bardziej równomiernie przez zbilansowanie przydziałów zasobów. |
| Dzielenie zadania | Pojedyncze zadanie można podzielić, jeśli składa się ono z wielu elementów, nad których mogą pracować jednocześnie różne zasoby. Jeśli podzielisz zadanie ścieżki krytycznej na te różne elementy z różnymi przydziałami, być może uda Ci się dotrzymać daty zakończenia. |
| Dodawanie kolejnych osób do projektu | Dodaj osoby do pracy nad zadaniami, które powodują odroczenie daty zakończenia. |
| Usuwanie osoby z zespołu | Innym sposobem na przybliżenie daty zakończenia projektu jest usunięcie osób z zadań. Zbyt wiele osób lub nieodpowiednie osoby przydzielone do zadania mogą być przyczyną problemów komunikacyjnych powodujących wydłużenie czasu trwania zadania. |
| Zmienianie dni roboczych w kalendarzu projektu | Datę zakończenia projektu możesz przybliżyć, zmieniając kalendarze służbowe pracowników. Możesz dodać dodatkowe dni pracy do harmonogramów pracowników lub przydzielić im nadgodziny. |
| Zadaj pytanie na forum programu Project | Poznaj odpowiedzi ekspertów na pytania dotyczące programu Project. Na forum poświęconym programowi Project w serwisie Answers.com spotkasz doświadczonych użytkowników i konsultantów programu Project gotowych, aby udzielić odpowiedzi na Twoje pytania. |
| Przekazywanie informacji o projekcie | Po wprowadzeniu zmian w harmonogramie określonej osoby powiadom ją o tym, aby te informacje nie zostały utracone. |
| Zrozumienie kompromisów podczas zarządzania projektem | Każda zmiana w projekcie odbywa się kosztem czasu, pieniędzy lub zakresu. To są czynniki, które żonglujesz każdego dnia, aby utrzymać plan programu Project zgodnie z planem. Dowiedz się, jak pracować z tymi ograniczeniami. |
| Jak planowane są zadania w programie Project | Gdy program Project dostosowuje harmonogram, zadania mogą nieoczekiwanie się przemieszczać. Opis wielkiego ciągu "Dlaczego?" za zaawansowanym aparatem planowania programu Project. |