Czy podczas korzystania Office produktów należy używać programu Excel czy programu Access do zarządzania danymi tabelarykimi? Towarzyszący artykuł, używanie programu Access Exceldo zarządzania danymi , omawia korzyści płynące z każdego produktu i to, co one wprowadzają do tabeli. Ale po co wybierać jeden lub drugi? Jeśli przechowujesz dane w programie Access i łączysz się z nich Excel, zyskasz korzyści z obu tych usług. Oto dziesięć powodów, dla których wspólne Excel programu Access mają wiele sens.

Chociaż Excel nie jest bazą danych, jest ona powszechnie używana do przechowywania danych i często jest używana do rozwiązywania prostych problemów z bazą danych. Jednak Excel jest bazą danych z pliku płaskiego, a nie relacyjną bazą danych. Gdy proste tabele muszą przekształcić się w wiele tabel powiązanych danych, program Access stanowi dla pracowników przetwarzaujących informacje pierwszy wybór w celu szybkiego utworzenia aplikacji bazy danych. Program Access zawsze stanowił doskonałe miejsce do gromadzenia i konsolidowania różnych danych w całym przedsiębiorstwie, z których większość znajduje się Excel skoroszytach. Po dodaniu danych do programu Access możesz dodać więcej tabel i je połączyć, utworzyć zapytania (czyli widoki danych), strukturyzować dane i definiować typy danych, aby zapewnić integralność danych, udostępniać i aktualizować dane wielu użytkowników oraz tworzyć zaawansowane raporty i formularze.

W Excel programu Access, inaczej niż w przypadku prostego układu arkusza kalkulacyjnego, program Access jest uporządkowany inaczej z kilkoma powiązanymi obiektami, które na początku mogą wydawać się nie dostojne. Nie musisz jednak być ekspertem, aby korzystać z programu Access. Program Access jest przeznaczony dla wszystkich użytkowników i możesz korzystać z niego na tyle, na ile potrzebujesz.

Złuszczaj jednocześnie warstwę programu Access.

Warstwy programu Access

1. Program Access można wykorzystać na trzy sposoby: jako użytkownik okazjonalne, użytkownik zasilania lub deweloper.

2. Tabele, zapytania, formularze i raporty bazuje na sobie nawzajem i stanowi centrum aplikacji bazy danych.

3. Użytkownicy czasami mają kreatorów, konstruktorów właściwości, Office Fluent interfejs użytkownika i Excel podobne funkcje, aby szybko wykonać zadanie.

4. Użytkownicy korzystający z aplikacji power power mają makra, okienko właściwości, wyrażenia i narzędzia do projektowania baz danych, które pozwalają uzyskać więcej informacji i nie tylko.

5. Deweloperzy mogą pracować z modułami i opracowywać kod języka VBA w celu tworzenia niestandardowych rozwiązań baz danych i wdrażania aplikacji środowiska uruchomieniowego.

Kopiowanie danych programu Excel do programu Access

Dobrym sposobem na wprowadzenie jest skopiowanie danych z programu Excel Access. Tabelę programu Access można utworzyć i wyświetlić w widoku arkusza danych, który bardzo przypomina Excel arkusza danych. Bezpośrednio w widoku arkusza danych można wykonywać typowe zadania związane z tworzeniem tabel, takie jak definiowanie typu danych, nazwy pola lub nowego pola. Jeśli na przykład w polu zostanie wprowadzeniu daty, program Access ustawia dla tego pola typ danych Data/Godzina. W przypadku wprowadzenia tekstu, takiego jak nazwa, program Access stosuje do pola typ danych Tekst. Jeśli chcesz przenieść pole, po prostu kliknij je i przeciągnij.

Gdy kopiujesz dane z programu Excel i wklejasz je do programu Access, nie musisz nawet najpierw tworzyć tabeli ani otwierać tabeli w widoku arkusza danych. Program Access automatycznie zapyta, czy dane mają nagłówki, daje dobre przypuszczenia w przypadku używania właściwego typu danych i tworzy tabelę programu Access. Nie da się tego łatwiej.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Otwieranie pustego arkusza danych.

Łączenie danych programu Excel z programem Access

Jednym z najłatwiejszych sposobów uzyskania korzyści wynikających Excel programu Access jest połączenie arkusza Excel z tabelą programu Access. Link programu Access umożliwia zachowanie danych w programie Excel, ale także regularne korzystanie z niektórych funkcji programu Access, takich jak raportowanie i wykonywanie zapytań. Łączenie danych z programu Access, a nie z Excel.

Program Access obsługuje dwa podstawowe sposoby tworzenia tabel bazy danych. Użytkownicy mogą tworzyć nowe tabele natywne do przechowywania danych w bazie danych programu Access lub mogą tworzyć linki do istniejących danych poza bazą danych programu Access. Dane w tabelach połączonych są wyświetlane i działają pod wieloma względami, podobnie jak w tabelach natywnych. Kreator Menedżera tabel połączonych ułatwia śledzenie, znajdowanie i aktualizowanie arkusza Excel lub innego źródła danych, jeśli zostanie przeniesiony, oraz podziały linków.

W przypadku łączenia z arkuszem Excel lub nazwanego zakresu program Access tworzy nową tabelę, która jest połączona z Excel danych. Jeśli chcesz dodać, edytować lub usunąć dane, możesz wprowadzić zmiany w Excel i odświeżyć dane (lub ponownie wykonać zapytanie) w tabeli programu Access. Nie można jednak edytować zawartości tabeli w programie Access. Dzięki połączonym z Excel w programie Access możesz tworzyć raporty, zapytania i formularze tylko do odczytu.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Importowanie lub łączenie danych w Excel skoroszycie.

Importowanie danych z programu Excel do programu Access

Jeśli zdecydujesz się wyciąć przewód danych, możesz przenieść dane do Excel, importując je do programu Access. Zauważ, że import wyrazu ma dwa różne znaczenia między programem Excel a programem Access. Podczas Excel importowania (lub łączenia) należy nawiązać trwałe połączenie z danymi, które można odświeżać. W programie Access można zaimportować dane do programu Access raz, ale bez trwałego połączenia danych. Podczas importowania danych program Access przechowuje dane w nowej lub istniejącej tabeli, nie zmieniając ich w Excel. W programie Access można zaimportować dowolne lub wszystkie arkusze w jednym skoroszycie programu Excel jednej operacji.

Kreator importu przeprowadzi Cię przez kolejne kroki importowania i ułatwia podejmowanie ważnych decyzji dotyczących zmieniania typów danych i dodawania nagłówków. Jeśli wystąpią błędy podczas importowania danych, program Access ostrzega o nich i zapisuje te błędy w tabeli, aby można było je szybko znaleźć i poprawić. Na przykład alfanumeryczny kod pocztowy może być zasypany całą kolumną lub został wykryty zduplikowany identyfikator w przypadku pola klucza podstawowego. Możesz wprowadzić zmiany w skoroszycie Excel i ponownie zaimportować dane lub wprowadzić zmiany w nowej tabeli programu Access. Po ukończeniu operacji możesz zapisać użyte kroki, a nawet utworzyć zadanie Outlook przypominające o tym, kiedy należy regularnie wykonać operację importowania.

Po zaimportowaniu danych są już natywne w programie Access, a do dodawania, edytowania i usuwania danych można używać arkuszy danych i formularzy. Po zaimportowaniu danych możesz zdecydować, czy mają zostać usunięte z Excel. Zwykle dobrym pomysłem jest mieć tylko jedną lokalizację aktualizacji danych.

Uwaga: Importowanie danych z programu Excel do programu Access nie powoduje zaimportowania formuł, a jedynie wyników tych formuł.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz:

Łączenie z danymi programu Access z programu Excel

Możesz także ponownie połączyć dane programu Access z Excel. W tym celu należy utworzyć połączenie w programie Excel, często przechowywane w pliku połączenia danych programu Office (odc), z bazą danych programu Access i pobrać wszystkie dane z tabeli lub zapytania. Po nawiązania połączenia z danymi można także automatycznie odświeżać (lub aktualizować) skoroszyty Excel z oryginalnej bazy danych programu Access przy każdej aktualizacji bazy danych z nowymi informacjami.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz:

Raport dotyczący pracowników utworzony w układzie tabelarycznym

Gdy dane są już w programie Access, możesz korzystać z wspaniałej tablicy narzędzi do tworzenia i dostosowywania raportów. Chcesz utworzyć raport za pomocą zaledwie kilku kliknięć? Użyj Kreatora raportów. Chcesz zaprojektować i zmodyfikować układ raportu w czasie rzeczywistym przy użyciu danych na żywo, przenosić bloki danych i zmieniać ich rozmiar, dodawać i usuwać pola, a także błyskawicznie widzieć zmiany podczas ich tworzenia? Użyj widoku układu. Chcesz wchodzić w interakcje z raportem w celu wyszukiwania, filtrowania i sortowania danych na żywo? Użyj widoku Raport. Chcesz samodzielnie dodać przyciski poleceń, numery stron, obrazy, hiperlinki i profesjonalnie wyglądające style? Użyj wielu kreatorów kontrolek i galerii w grupach Kontrolki i układ na karcie Projektowanie na Wstążce. Za pomocą programu Access można łatwo tworzyć proste raporty, raporty grupowe i podsumowujące, etykiety wysyłkowe, raporty graficzne i podwydajki.

Po utworzeniu raportu należy użyć programu Access do elektronicznej dystrybucji raportu. Raport można na przykład wysłać przy użyciu wiadomości e-mail lub zapisać go w różnych formatach, takich jak migawka programu Access lub plik PDF, w celu dodania go do strony sieci Web SharePoint sieci Web.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz:

Przykładowy formularz

Po dostosowań danych w programie Access można korzystać z wielu narzędzi do tworzenia i dostosowywania formularzy. Chcesz utworzyć formularz za pomocą zaledwie kilku kliknięć? Użyj Kreatora formularzy. Chcesz zaprojektować i zmodyfikować układ formularza w czasie rzeczywistym przy użyciu danych rzeczywistych, przenosić i zmieniać rozmiar bloków danych, dodawać i usuwać pola, a także błyskawicznie widzieć zmiany podczas ich tworzenia? Użyj widoku układu. Chcesz samodzielnie dodać przyciski poleceń, pola list, pola kombi, grupy opcji, obrazy, maski wprowadzania, wykresy, hiperlinki i profesjonalnie wyglądające style? Użyj wielu kreatorów kontrolek i galerii w grupach Kontrolki i układ na karcie Projektowanie na Wstążce. Za pomocą programu Access można łatwo tworzyć proste formularze, formularze kartowe, formularze ciągłe, formularze podręczne, modalne okna dialogowe i podformularze.

W programie Access można łatwo utworzyć formularz dzielony, który wyświetla zsynchronizowany arkusz danych i widok formularza, dzięki czemu można w pełni korzystać z obu tych widoków. Po utworzeniu formularza można łatwo przewijać, filtrować, a nawet przeszukiwać dane w formularzu za pomocą standardowych przycisków nawigacyjnych i pola wyszukiwania u dołu formularza.

Formularz dzielony

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz:

Autofiltr

Niezależnie od tego, którego produktu używasz, filtruj dane, aby pracować z podzbiorami danych, i sortuj dane, aby uporządkować je w taki sposób, jak chcesz. W programie Access Excel użytkownicy mogą filtrować i sortować dane w widoku arkusza danych bez konieczności ponownego poznania całkowicie nowego interfejsu użytkownika. Ikony, menu poleceń, polecenia, kryteria i okna dialogowe są bardzo podobne, niezależnie od tego, czy pracujesz z tekstem, liczbami, datami, czy pustymi polami. Filtry i sortowania można nawet zapisywać razem z widokiem arkusza danych.

W programie Access można utworzyć zapytanie, a nawet nie wiedzieć, SQL co oznacza. Cztery kreatory zapytań ułatwiają tworzenie prostych zapytań, znajdowanie duplikatów, znajdowanie niedopasowanych rekordów i tworzenie zapytań krzyżowych. Nie trzeba nawet tworzyć zapytania. Wystarczy po prostu przefiltrować i posortować dane w taki sposób, jak chcesz, aby wyglądały, i zostały zapisane w arkuszu danych.

Kryteria KrajRegion

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz:

Pierwsza strona Kreatora etykiet

Teraz, gdy Twoja rodzina się rozrosła, lista kartek świątecznych nagle się rozrosła i musisz śledzić o wiele więcej urodzin i rocznic. Żaden problem. Możesz użyć tabeli lub zapytania programu Access jako źródła danych korespondencji seryjnej i utworzyć operację korespondencji seryjnej w przypadku listów, kart, wiadomości e-mail i kopert przy użyciu Kreatora korespondencji seryjnej programu Word. Jeśli chcesz tylko utworzyć etykiety wysyłkowe, użyj Kreatora etykiet w programie Access, aby utworzyć i wydrukować etykiety z tworzyć raporty. Możesz nawet automatycznie dodać kod słupkowy odpowiadający każdemu adresowi klienta.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz:

Zarówno program Access, Excel i inne, zawierają polecenia umożliwiające łączenie się z danymi na SharePoint listach. Excel udostępnia jednokierunkowe połączenie tylko do odczytu z połączonymi SharePoint listami; natomiast program Access umożliwia odczytywanie i pisanie danych (dwukierunkowych) na połączonych SharePoint listach. Listy dostępu i SharePoint działają dobrze ze sobą. Typy danych programu Access i SharePoint — takie jak tekst sformatowany, tylko dołączanie (w celu obsługi śledzenia historii poprawek w polu noty), załączniki, autonumerowanie, odnośniki i pola wielo wartości — zapewnia płynną integrację i kilka niespójności danych (jeśli istnieją).

Po połączeniu danych listy programu SharePoint z bazą danych programu Access możesz nawet przełączyć dane listy programu SharePoint do trybu offline w lokalnej bazie danych programu Access, pracować z danymi lokalnie, a następnie ponownie nawiązać połączenie z witryną programu SharePoint, aby przekazać zmiany. Wszelkie zmiany danych powodujące konflikty wprowadzone przez innych użytkowników będą obsługiwane przez kreatora rozwiązywania konfliktów. Formularze i raporty utworzone w programie Access są oparte na tych samych danych, ale są połączone SharePoint listami.

Excel zapewnia następujące punkty integracji z programem SharePoint Server.

Punkty integracji programu Excel oparte na danych

1. Jednorazowe importowanie danych arkusza programu Excel do listy programu SharePoint lub eksportowanie danych arkusza programu Excel do listy programu SharePoint w celu utworzenia trwałego, jednokierunkowego połączenia danych.

2. Odświeżanie danych arkusza programu Excel z listy programu SharePoint za pomocą trwałego, jednokierunkowego połączenia danych.

3. Publikowanie Excel skoroszytów w programie Usługi programu Excel oraz wyświetlanie danych i interakcja z nimi przy użyciu składników Web Part programu Excel Web Access na stronie składników Web Part.

4. Importowanie (łączenie) danych do skoroszytu programu Excel z serwerów OLAP, SQL Server baz danych programu Access i plików płaskich.

Program Access udostępnia następujące punkty integracji z programem SharePoint Server.

1. Wykonywanie jednorazowego importu lub eksportu danych między widokami programu Access a listą programu SharePoint.

2. Łączenie danych między tabelami programu Access a listą SharePoint przez utworzenie trwałego połączenia dwukierunkowego. Zaktualizowane dane listy są widoczne w tabeli programu Access, a zaktualizowane dane tabeli programu Access są widoczne na liście.

3. Przełączanie danych listy do trybu offline, aktualizowanie ich w programie Access, przełączanie ich z powrotem do trybu online, synchronizowanie aktualizacji i rozwiązywanie konfliktów.

4. Wyświetlanie i edytowanie danych listy w widokach arkusza danych, formularza i raportu programu Access.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz:

Możesz tworzyć całkiem zaawansowane aplikacje baz danych dla komputerów stacjonarnych bez konieczności wypisania jednego wiersza kodu VBA. Każdy obiekt programu Access ma obszerny zestaw właściwości i zdarzeń dostępnych w arkuszu właściwości, które ułatwiają dostosowanie rozwiązania. Każdy obiekt zawiera szczegółowych projektantów, którzy pokazują wszystkie dostępne dla Ciebie funkcje. Dodatkowe szablony baz danych są dostępne w Office online. Szablony pól i tabel ułatwiają szybkie tworzenie i dostosowywanie nowych tabel. Możesz zaprojektować nową bazę danych od podstaw, dzięki wbudowanym narzędziom do projektowania baz danych.

Makra programu Access używają środowiska deklaracyjne, które nie wymaga pisania kodu VBA, więc nie musisz być programistą. Każda akcja makra służy do wykonywania zadań, takich jak otwieranie formularza, uruchamianie zapytania, znajdowanie rekordów lub wyświetlanie komunikatu. Makra można osadzać w dowolnym przypadku raportu, formularza lub kontrolki. Większość makr ma argumenty i można do nich dodać logikę warunkową, aby wykonać to, co chcesz. Możesz nawet definiować zmienne i sprawdzać błędy ponownie bez pisania kodu VBA.

Zaprojektuj prototyp i uruchom go przez dział IT. Utwórz rozwiązanie dla swojego zespołu, gdy będzie potrzebny, jak najszybciej i robisz to na natrętnych natrętnych pracowników. Umożliwia śledzenie biletów sprzedanych na przyjęcie firmowe, śledzenie półkłoń materiałów produkcyjnych lub drukowanie tagów akceptacji części. Śledź zadania, problemy i produkty deliverable w projektach zespołu. Tworzenie bazy danych potoków sprzedaży w celu monitorowania potencjalnej sprzedaży w małej grupie sprzedawcy.

Więcej informacji

Początek strony

Potrzebna dalsza pomoc?

Rozwijaj swoje umiejętności
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów Microsoft Office

Czy te informacje były pomocne?

Jaka jest jakość tłumaczenia?
Co wpłynęło na Twoje wrażenia?

Dziękujemy za opinię!

×