Przekształcanie ofert w płatne faktury za pomocą szablonu bazy danych sieci Web Usługi

Szablon bazy danych sieci Web usług programu Access 2010 umożliwia utworzenie gotowej do użycia bazy danych, która umożliwia śledzenie ofert, faktur, klientów i innych danych związanych z prowadzeniem firmy usługowej.

W poniższym klipie wideo przedstawiono krótki scenariusz, w jaki sposób ten szablon może być używany.

Przeglądarka nie obsługuje klipu wideo.

Jeśli jeszcze tego nie zrobić, pobierz szablon Usługi.

Przeczytaj ten temat, aby dowiedzieć się, jak za pomocą tego szablonu samodzielnie wykorzystać bazę danych do prowadzenia firmy.

W tym artykule

Uruchamianie bazy danych po raz pierwszy

Zostanie wyświetlone okno dialogowe, w którym można wybrać, czy zachować dane przykładowe, czy je usunąć, aby można było rozpocząć wprowadzanie własnych danych:

Formularz początkowy szablonu bazy danych sieci Web Usługi

1. Kliknij przycisk po lewej stronie, aby otworzyć bazę danych i pracować z danymi przykładowymi. Program Access wypełni bazę danych Usług danymi fikcyjnej firmy Northwind Traders.

2. Kliknij przycisk po prawej stronie, aby usunąć dane przykładowe, aby rozpocząć wprowadzanie własnych danych.

Usunięcie przykładowych danych zapobiega także późniejszemu pojawianiu się okna dialogowego uruchamiania.

3. Wyczyść to pole wyboru, aby zapobiec późniejszemu pojawianiu się tego okna dialogowego.

Uwaga: Wszystkie pola i kontrolki w szablonie Usługi, w których są wyświetlane dane waluty, używają znaku dolara ($) jako symbolu waluty. Jeśli w ustawieniach regionalnych jest używany inny symbol waluty, należy rozważyć dostosowanie pól i kontrolek, których dotyczy problem, przed usunięciem danych przykładowych.

Wprowadzenie: dodawanie istniejących danych do bazy danych usług

Karta Wprowadzenie zawiera następujące inne karty, które ułatwiają przygotowanie danych biznesowych do pracy:

Karty Wprowadzenie

Funkcje

Welcome

Linki do przydatnych zasobów

Informacje o firmie

Pola do przechowywania informacji o firmie do użycia na fakturach i innych raportach

Pracownicy

Widok arkusza danych pracowników. Zalogowany pracownik jest zarejestrowany w nowych ofertach i fakturach

Usługi

Widok arkusza danych usług, które można dodawać do ofert i faktur

Produkty

Widok arkusza danych materiałów, które odsprzedaw się lub których używasz. Możesz dodać te produkty do ofert i faktur

Oferty & faktur

Dwa widoki arkusza danych: oferty i faktury

Po kliknięciu przycisku Rozpocznij wprowadzanie danych w oknie dialogowym uruchamiania w programie Access zostanie uruchomiona karta Powitanie Wprowadzenie, na której można rozpocząć proces wprowadzania danych do nowej bazy danych usług.

Karta Wprowadzenie szablonu bazy danych sieci Web Usługi

Nie musisz wprowadzać wszystkich danych za pomocą karty Wprowadzenie. Ta karta jest dla Twojej wygody w szybkich rozpoczynania pracy. Większość informacji, które można wprowadzić na poniższych kartach Wprowadzenie, można również wprowadzić na kartach głównych, takich jak karta Oferty lub Faktury. Za pomocą karty Informacje o firmie można jednak wprowadzić tylko informacje o firmie (które będą wyświetlane w cudzysłowach i fakturach).

Karta Powitanie: Pomoc i inne zasoby

Linki na karcie Zapraszamy wskazują najnowsze zasoby, które pomogą Ci w jak najczęściej korzystać z bazy danych usług. Łącza nie zmieniają się, ale cele łączenia są aktualizowane w związku z dostępnymi nowymi zasobami.

  • Po zakończeniu wyświetlania informacji na karcie Zapraszamy kliknij przycisk Dalej, aby przejść do karty Informacje o firmie.

Karta Informacje o firmie: Wprowadzanie informacji o firmie

Na karcie Informacje o firmie możesz wprowadzić informacje o firmie, takie jak nazwa, lokalizacja, telefon i adres e-mail. Te informacje będą wyświetlane na fakturach i innych raportach utworzonych przez bazę danych.

Karta Informacje o firmie szablonu bazy danych Usługi

  • Wpisz informacje o firmie w polach, a następnie kliknij przycisk Dalej.

Karta Pracownicy: Wprowadzanie informacji o pracownikach

Na karcie Pracownicy możesz rozpocząć dodawanie pracowników do bazy danych. Pomoże Ci to śledzić, do czego do czego dodał się pracownik. Na przykład po utworzeniu nowej oferty zalogowany pracownik jest rejestrowany w ramach nowej oferty.

  • Wpisz informacje o poszczególnych pracownikach w arkuszu danych, a następnie kliknij przycisk Dalej.

    Możesz również wyświetlać, edytować i dodawać pracowników na głównej karcie Pracownicy.

Karta Usługi: wprowadzanie informacji o usłudze

Na karcie Usługi dodaj informacje o zapewnianych usługach, takie jak stawka godzinowa dla każdego z nich. Możesz również usunąć usługi, usuwając je lub oznaczając je jako wycofane. Możesz usunąć usługę tylko wtedy, gdy nie jest ona wyświetlana w żadnym cudzysłowie ani fakturach.

Po dodaniu usługi do oferty lub faktury do oferty lub faktury jest dodawana domyślna stawka godzinowa dla tej usługi. Możesz jednak dostosować stawkę godzinową dla dowolnej usługi przed przesłaniem określonej oferty lub faktury. Dostosowanie stawki dla oferty lub faktury nie ma wpływu na domyślną stawkę godzinową dla usługi.

Dodawanie danych usług przechowywanych w programie Excel

Dane z programu Excel można kopiować i wklejać do arkusza danych programu Access. Skopiowanie i wklejenie tych danych może zaoszczędzić czas, zwłaszcza jeśli dane w programie Excel znajdują się już w wierszach lub kolumnach, które są takie same lub bardzo podobne do kolumn w arkuszu danych.

Podczas przygotowywania się do skopiowania danych programu Excel i wklejenia ich do programu Access należy uwzględnić dwie główne kwestie:

  • Jeśli dane programu Excel są rozmieszczone w wierszach (a nie w kolumnach), transponuj dane w programie Excel przed wklejeniem ich do programu Access.

  • Jeśli kolumny programu Excel nie są w tej samej kolejności co kolumny w arkuszu danych programu Access, przed wklejeniami ich do programu Access należy zmienić ich rozmieszczenie w programie Excel.

Ważne: Kod usługi kolumny musi mieć wartość dla każdej usługi, a wartość musi być unikatowa — tzn. dwie lub więcej usług nie może mieć tej samej nazwy.

Uwaga: W procedurach w tej sekcji założono, że masz dane dla wszystkich czterech kolumn w arkuszu danych usługi. Jeśli nie masz danych dla nich wszystkich, możesz skopiować posiadane dane. Jedyną kolumną, która jest wymagana i musi mieć unikatowe wartości, jest Kod usługi.

Transponowanie danych programu Excel z wierszy do kolumn

Porada: Jeśli kolejność danych nie jest taka sama jak w przypadku kolumn w arkuszu danych programu Access, rozważ wstawienie arkusza w programie Excel i transponowanie danych do nowego arkusza. Użycie nowego arkusza może ułatwić rozmieszczanie danych w takiej samej kolejności jak kolumny arkusza danych programu Access.

  1. W programie Excel zaznacz dane, a następnie naciśnij klawisze CTRL+C.

    Porada: Aby zaznaczyć kilka niesącnych grup komórek, naciśnij i przytrzymaj klawisz CTRL podczas zaznaczania.

  2. Kliknij prawym przyciskiem myszy komórkę spoza zaznaczonych danych (na przykład komórkę poniżej najniższego wiersza zaznaczenia), a następnie w obszarze Opcje wklejania kliknij przycisk Transpozycja:
    Wklejanie transpozycji

Ponowne rozmieszczanie kolumn danych programu Excel w innej kolejności niż arkusz danych Usługi
  1. Otwórz skoroszyt programu Excel zawierający dane dotyczące usług.

  2. Wstawianie nowego arkusza. Aby uzyskać pomoc na temat tego kroku, zobacz artykuł programu Excel Wstawianie lub usuwanie arkusza.

  3. W nowym arkuszu:

    1. Wpisz lub wklej kod usługi w komórce A1.

    2. Wpisz lub wklej opis usługi w komórce B1.

    3. Wpisz lub wklej domyślną stawkę godzinową w komórce C1.

    4. Wpisz lub wklej notatki w komórce D1.

  4. Skopiuj nazwy lub kody usług do kolumny A:

    1. Kliknij kartę arkusza, na której znajdują się nazwy lub kody.

    2. Zaznacz listę nazw lub kodów, a następnie naciśnij klawisze CTRL+C.

    3. Kliknij kartę nowego arkusza.

    4. Zaznacz komórkę A2, a następnie naciśnij klawisze CTRL+V.

  5. Skopiuj opisy usług do kolumny B:

    1. Kliknij komórkę B2, a następnie wpisz znak równości (=).

    2. Kliknij kartę arkusza, w którym znajdują się opisy.

    3. Kliknij komórkę zawierającą pierwszy opis, a następnie naciśnij klawisz ENTER.
      Program Excel wkleja odwołanie do komórki B2 w nowym arkuszu.

    4. W nowym arkuszu kliknij ponownie komórkę B2, a następnie kliknij dwukrotnie uchwyt wypełniania Uchwyt wypełniania .
      Program Excel wkleja odwołania do pozostałych komórek listy do kolumny B.

  6. Powtórz krok 5, ale użyj kolumny C i skopiuj domyślne stawki godzinowe dla usług.

  7. Powtórz krok 5, ale użyj kolumny D i skopiuj notatki dla swoich usług.

Wklejanie danych z kolumn, które są w tej samej kolejności co kolumny w arkuszu danych usługi
  1. W programie Excel zaznacz dane, a następnie naciśnij klawisze CTRL+C.

    Aby zaznaczyć wiele niesądnych grup komórek, naciśnij i przytrzymaj klawisz CTRL podczas zaznaczania.

  2. W programie Access na karcie Usługi kliknij prawym przyciskiem myszy gwiazdkę w arkuszu danych, a następnie kliknij polecenie Wklej.
    Menu skrótów w arkuszu danych Usługi

Dodawanie usług po jednym na raz

  • Kliknij pozycję Dodaj nową usługę, aby otworzyć formularz Szczegóły usługi i wprowadzić informacje o usłudze.
    — lub —

  • Wprowadź dane do arkusza danych na karcie Usługi.

Karta Produkty: Wprowadzanie informacji o produktach

Na karcie Produkty dodaj informacje o produktach, które odsprzedajesz lub których używasz podczas usługi.

Po dodaniu produktu do oferty lub faktury cena jednostkowa jest rejestrowana jako część oferty lub faktury. Możesz jednak dostosować cenę jednostkową dowolnego produktu przed przesłaniem konkretnej oferty lub faktury. Dostosowanie ceny oferty lub faktury nie ma wpływu na cenę jednostkową produktu.

Dodawanie danych produktu przechowywanych w programie Excel

Dane z programu Excel można kopiować i wklejać do arkusza danych programu Access. Skopiowanie i wklejenie tych danych może zaoszczędzić czas, zwłaszcza jeśli dane w programie Excel znajdują się już w wierszach lub kolumnach, które są takie same lub bardzo podobne do kolumn w arkuszu danych.

Podczas przygotowywania się do skopiowania danych programu Excel i wklejenia ich do programu Access należy uwzględnić dwie główne kwestie:

  • Jeśli dane programu Excel są rozmieszczone w wierszach (a nie w kolumnach), transponuj dane w programie Excel przed wklejeniem ich do programu Access.

  • Jeśli kolumny programu Excel nie są w tej samej kolejności co kolumny w arkuszu danych programu Access, przed wklejeniami ich do programu Access należy zmienić ich rozmieszczenie w programie Excel.

Ważne: Kolumna Kod produktu musi mieć wartość dla każdej usługi, a wartość musi być unikatowa — tzn. dwie lub więcej usług nie może mieć tej samej nazwy.

Uwaga: W procedurach w tej sekcji założono, że masz dane dla wszystkich czterech kolumn w arkuszu danych Produkty. Jeśli nie masz danych dla nich wszystkich, możesz skopiować posiadane dane. Jedyną kolumną, która jest wymagana i musi mieć unikatowe wartości, jest Kod produktu.

Transponowanie danych programu Excel z wierszy do kolumn

Jeśli dane są w wierszach (a nie w kolumnach), przetransponuj dane w programie Excel przed wklejeniem ich do programu Access.

Porada: Jeśli kolejność danych nie jest taka sama jak w przypadku kolumn w arkuszu danych programu Access, rozważ wstawienie arkusza w programie Excel i transponowanie danych do nowego arkusza. Użycie nowego arkusza może ułatwić rozmieszczanie danych w takiej samej kolejności jak kolumny arkusza danych programu Access.

  1. W programie Excel zaznacz dane, a następnie naciśnij klawisze CTRL+C.

    Aby zaznaczyć kilka niesącnych grup komórek, naciśnij i przytrzymaj klawisz CTRL podczas zaznaczania.

  2. Kliknij prawym przyciskiem myszy komórkę spoza zaznaczonych danych (na przykład komórkę poniżej najniższego wiersza zaznaczenia), a następnie w obszarze Opcje wklejania kliknij przycisk Transpozycja:
    Wklejanie transpozycji

Ponowne rozmieszczanie kolumn programu Excel w innej kolejności niż arkusz danych Produkty
  1. Otwórz skoroszyt programu Excel zawierający dane dotyczące produktów.

  2. Wstawianie nowego arkusza. Aby uzyskać pomoc na temat tego kroku, zobacz artykuł programu Excel Wstawianie lub usuwanie arkusza.

  3. W nowym arkuszu:

    1. Wpisz lub wklej kod produktu w komórce A1.

    2. Wpisz lub wklej opis produktu w komórce B1.

    3. Wpisz lub wklej cenę jednostkową w komórce C1.

    4. Wpisz lub wklej ilość na jednostkę w komórce D1.

    5. Wpisz lub wklej notatki w komórce E1.

  4. Skopiuj nazwy lub kody produktów do kolumny A:

    1. Kliknij kartę arkusza, na której znajdują się nazwy lub kody.

    2. Zaznacz listę nazw lub kodów, a następnie naciśnij klawisze CTRL+C.

    3. Kliknij kartę nowego arkusza.

    4. Zaznacz komórkę A2, a następnie naciśnij klawisze CTRL+V.

  5. Skopiuj opisy produktów do kolumny B:

    1. Kliknij komórkę B2, a następnie wpisz znak równości (=).

    2. Kliknij kartę arkusza, w którym znajdują się opisy.

    3. Kliknij komórkę zawierającą pierwszy opis, a następnie naciśnij klawisz ENTER.
      Program Excel wkleja odwołanie do komórki B2 w nowym arkuszu.

    4. W nowym arkuszu kliknij ponownie komórkę B2, a następnie kliknij dwukrotnie uchwyt wypełniania Uchwyt wypełniania .
      Program Excel wkleja odwołania do pozostałych komórek listy do kolumny B.

  6. Powtórz krok 5, ale użyj kolumny C i skopiuj cenę jednostkową produktów.

  7. Powtórz krok 5, ale użyj kolumny D i skopiuj ilość na jednostkę swoich produktów.

  8. Powtórz krok 5, ale użyj kolumny E i skopiuj notatki dotyczące produktów.

Wklejanie danych z kolumn, które są w tej samej kolejności co kolumny w arkuszu danych Produkty
  1. W programie Excel zaznacz dane, a następnie naciśnij klawisze CTRL+C.

    Aby zaznaczyć wiele niesądnych grup komórek, naciśnij i przytrzymaj klawisz CTRL podczas zaznaczania.

  2. W programie Access na karcie Produkty kliknij prawym przyciskiem myszy gwiazdkę w arkuszu danych, a następnie kliknij polecenie Wklej.
    Menu skrótów w arkuszu danych Usługi

Dodawanie produktów po jednym na raz

  • Kliknij pozycję Dodaj nowy produkt, aby otworzyć formularz Szczegóły produktu i wprowadzić informacje o produkcie.
    — lub —

  • Wprowadź dane do arkusza danych na karcie Produkty.

Karta & Oferty: Wprowadzanie ofert i faktur

Jeśli masz już pod ręką niektóre oferty i faktury, możesz je wprowadzić w arkuszach danych na karcie & Faktury.

  1. Aby wprowadzić ofertę, kliknij pozycję Dodaj nową ofertę. Aby wprowadzić fakturę, kliknij pozycję Dodaj nową fakturę.

  2. W formularzu szczegółów, który zostanie otwarty, wprowadź posiadane informacje, takie jak stan, pracownik, który wystawił ofertę lub fakturę, i klient.

  3. W przypadku wprowadzenia klienta, który nie znajduje się w bazie danych, w programie Access zostanie wyświetlony monit o wprowadzenie nowego klienta. Kliknij przycisk Tak,a następnie wprowadź informacje o nowym kliencie. Po zamknięciu arkusza danych klient będzie dostępny na liście rozwijanej Klient.

  4. Po zakończeni & u każdej oferty lub faktury kliknij przycisk Zapisz i zamknij. Dane zostaną zapisane, a formularz zostanie zamknięte.

  5. Po zakończeniu dodawania istniejących ofert i faktur kliknij przycisk Dalej.

Początek strony

Pulpit nawigacyjny: śledzenie aktywnych ofert i faktur

Karta Pulpit nawigacyjny to wygodne miejsce do śledzenia otwartych ofert i niezapłaconych faktur oraz dodawania nowej oferty lub faktury.

Karta Pulpit nawigacyjny szablonu bazy danych Usługi

Wyświetlanie szczegółów oferty lub faktury

  • Kliknij wartość w obszarze Quote#, aby otworzyć formularz Szczegóły oferty dla tej oferty.

    Szczegóły oferty można edytować przed jej przesłaną ofertą, na przykład jeśli jest to stanNowy.

  • Kliknij wartość w obszarze Faktura#, aby otworzyć formularz Szczegóły faktury dla tej faktury

Tworzenie nowej oferty lub faktury

  • Kliknij pozycję Nowa oferta lub Nowa faktura,a następnie wypełnij wyświetlony formularz.

    Uwaga: Jeśli nie zalogowano się do bazy danych, wybierz swoje imię i nazwisko z listy rozwijanej Sprzedawca, aby dodać swoje imię i nazwisko do oferty lub faktury.

Początek strony

Cudzysłowy: zarządzaj wszystkimi swoimi ofertami

Karta Cudzysłowy udostępnia widoki, które ułatwiają zarządzanie ofertami na podstawie ich stanu.

Karta Oferty szablonu bazy danych Usługi

Cudzysłowy są wyświetlane na następujących kartach:

  • Aktywny    Zawiera oferty, które nie zostały nafasowane, odrzucone ani wygasły.

  • Zatwierdzono    Zawiera ofertę, które zostały zatwierdzone lub zostały na podstawie faktury.

  • Faktura    Lista ofert, które zostały nafasowane. Możesz wyświetlić fakturę dla podanej oferty.

  • Wygasła    Lista ofert, które wygasły bez wystawienia faktury.

  • Odrzucone    Zawiera cudzysłowy, które zostały odrzucone. Odrzuconą ofertę można zatwierdzić, aby była dostępna dla fakturowania.

Wyświetlanie szczegółów oferty

  • Kliknij wartość w obszarze Quote#, aby otworzyć formularz Szczegóły oferty dla tej oferty.

    Szczegóły oferty można edytować przed jej przesłaną ofertą, na przykład jeśli jest to stanNowy.

Formularz Szczegóły oferty

Formularz Szczegóły oferty

1. Numer i stan oferty zostaną wyświetlone w lewym górnym rogu formularza Szczegóły oferty.

2. Użyj przycisków u góry formularza Szczegóły oferty, aby przesłać, zatwierdzić, odrzucić lub wystawieć ofertę, utworzyć duplikat oferty i wyświetlić ofertę w ramach przygotowań do drukowania.

3. Ogólne informacje o cudzysłowie znajdują się w polach poniżej przycisków u góry formularza Szczegóły oferty.

4. Karty w środku formularza Szczegóły oferty zawierają szczegółowe informacje o ofercie: pozycje (usługi i produkty), lokalizację usługi, podatki i terminy oraz uwagi. Możesz dostosować stawki i ceny jednostek dla pozycji w dowolnej ofercie bez wpływu na wartość domyślną skojarzonej usługi lub produktu.

5. Łączne kwoty usług, produktów i podatku są wyświetlane w prawym dolnym rogu formularza Szczegóły oferty. Jeśli zaktualizujemy szczegóły na karcie Elementy wiersza lub na karcie & Postanowienia, kliknij pozycję Odśwież sumy, aby zaktualizować kwoty pokazane w tym obszarze.

Tworzenie nowej oferty

  • Na karcie Oferty kliknij pozycję Nowy cudzysłów,a następnie wypełnij formularz Szczegóły oferty.

    Uwaga: Jeśli nie zalogowano się do bazy danych, wybierz swoją nazwę z listy rozwijanej Sprzedawca, aby dodać swoje imię i nazwisko do oferty.

Prześlij ofertę do zatwierdzenia

Oferty, które nie zostały przesłane, nie mają numeru cudzysłowu; wartość [...] jest wyświetlana w obszarze Quote#.

  1. Na karcie Oferty kliknij przycisk [...] w wierszu zawierającym ofertę, którą chcesz przesłać.
    Program Access otworzy formularz Szczegóły oferty i wyświetli ofertę.

  2. Przejrzyj ogólne informacje i szczegóły oferty i w razie potrzeby dokonaj zmian, takich jak dodanie lub usunięcie pozycji, dostosowanie stawki lub ceny jednostkowej pozycji lub dodanie notatek.

  3. U góry formularza Szczegóły oferty kliknij przycisk Prześlij.

Zatwierdzanie lub odrzucanie przesłanej oferty

  1. Na karcie Oferty kliknij wartość w obszarze Oferta#, aby otworzyć formularz Szczegóły oferty i wyświetlić ofertę.

  2. Przejrzyj informacje o ofercie i wykonaj jedną z następujących czynności:

    • Jeśli oferta jest akceptowana, kliknij przycisk Zatwierdź u góry formularza Szczegóły oferty.

    • Jeśli cudzysłów będzie akceptowany z niewielkimi zmianami, kliknij pozycję Duplikuj u góry formularza Szczegóły oferty. Program Access utworzy nową ofertę na podstawie oryginału. Następnie możesz poprawić i przesłać nową ofertę, a następnie ją zatwierdzić.

    • Jeśli cytat jest nieakceptowalny, kliknij przycisk Odrzuć u góry formularza Szczegóły oferty.

Zamieć zatwierdzoną ofertę w fakturę

  1. Na karcie Cytaty kliknij kartę Zatwierdzone.
    Program Access wyświetla zatwierdzone cudzysłowy, łącznie z już fakturami.

  2. Kliknij wartość w obszarze Quote#, aby otworzyć formularz Szczegóły oferty dla tej oferty.

  3. Przejrzyj informacje o cudzysłowie.

    Uwaga: Nie można zmienić żadnych szczegółów oferty, która została zatwierdzona. Można jednak utworzyć zduplikowaną ofertę, klikając pozycję Duplikuj, poprawić i przesłać zduplikowaną ofertę, a następnie zatwierdzić tę ofertę i użyć jej do utworzenia faktury.

  4. U góry formularza Szczegóły oferty kliknij pozycję Faktura.

Drukowanie lub wysyłanie oferty pocztą e-mail

  1. Na karcie Oferty kliknij wartość w obszarze Oferta#, aby otworzyć formularz Szczegóły oferty i wyświetlić ofertę.

  2. U góry formularza Szczegóły oferty kliknij pozycję Wyświetl ofertę.
    Program Access otworzy ofertę w formularzu, w którym zostanie wydrukowana.

    Uwaga: Przyciski u góry cytatu nie są widoczne w ostatecznej kopii.

  3. Kliknij odpowiedni przycisk u góry oferty.

Początek strony

Faktury: zarządzaj wszystkimi fakturami

Na karcie Faktury możesz tworzyć nowe faktury i przeglądać je według stanu.

Karta Faktury szablonu bazy danych Usługi

Faktury są wyświetlane na następujących kartach:

  • Nieopłacona    Zawiera faktury, które nie zostały opłacone, ale nie zostały jeszcze zafałszowane.

  • Zaszłe    faktury z listą należnej płatności, które nie zostały zapłacone i których termin mił.

  • Lista    zapłaconych faktur, które zostały opłacone.

Wyświetlanie szczegółów faktury

  • Kliknij wartość w obszarze Faktura#, aby otworzyć formularz Szczegóły faktury.

    Szczegóły faktury możesz edytować przed jej przesłaną fakturą, na przykład jeśli masz statusNowy.

Formularz Szczegóły faktury

Formularz Szczegóły faktury

1. Numer i status faktury są wyświetlane w lewym górnym rogu formularza Szczegóły faktury.

2. Użyj przycisków u góry formularza Szczegóły faktury, aby przesłać fakturę lub oznaczyć ją jako zapłaconą, utworzyć duplikat faktury, wyświetlić wygląd faktury po wydrukowaniu oraz zapisać zmiany na fakturze i zamknąć formularz Szczegóły faktury.

3. Ogólne informacje o fakturze znajdują się w polach poniżej przycisków u góry formularza Szczegóły faktury. Jeśli faktura została utworzona na podstawie oferty, dziedziczy te informacje po tej ofertie, ale możesz wprowadzić zmiany na fakturze bez wpływu na ofertę autoryzacyjną.

4. Karty w środku formularza Szczegóły faktury zawierają szczegółowe informacje o fakturze: pozycje (usługi i produkty), lokalizacja usługi, podatki i postanowienia oraz uwagi. Jeśli faktura została utworzona na podstawie oferty, dziedziczy ona te szczegóły po tej ofercie, ale możesz wprowadzić zmiany w szczegółach faktury bez wpływu na ofertę autoryzacyjną. Możesz również dostosować stawki i ceny jednostkowe pozycji na dowolnej fakturze bez wpływu na wartość domyślną skojarzonej usługi lub produktu.

5. Łączna kwota usług, produktów i podatku jest wyświetlana w prawym dolnym rogu formularza Szczegóły faktury. Jeśli zaktualizujemy szczegóły na karcie Elementy wiersza lub na karcie & Postanowienia, kliknij pozycję Odśwież sumy, aby zaktualizować kwoty pokazane w tym obszarze.

Utwórz nową fakturę

  • Kliknij pozycję Nowafaktura, a następnie wypełnij formularz Szczegóły faktury.

    Uwaga: Jeśli nie zalogowano się do bazy danych, wybierz swoją nazwę z listy rozwijanej Sprzedawca, aby dodać swoje imię i nazwisko do oferty.

Prześlij fakturę do zapłaty

Faktury, które nie zostały przesłane, nie mają numeru faktury; Wartość [...] jest wyświetlana w obszarze Faktura#.

  1. Na karcie Faktury kliknij pozycję [...] w wierszu zawierającym fakturę, którą chcesz przesłać do zapłaty.
    Program Access otworzy formularz Szczegóły faktury i wyświetli fakturę.

  2. Zapoznaj się z ogólnymi informacjami i szczegółami faktury i w razie potrzeby dokonaj zmian, takich jak dodawanie lub usuwanie pozycji, dostosowywanie stawki lub ceny jednostkowej pozycji lub dodawanie notatek.

  3. U góry formularza Szczegóły faktury kliknij przycisk Prześlij.

Drukowanie lub wysyłanie faktury pocztą e-mail

  1. Na karcie Faktury kliknij wartość w obszarze Faktura#, aby otworzyć formularz Szczegóły faktury i wyświetlić fakturę.

  2. U góry formularza Szczegóły faktury kliknij pozycję Wyświetl fakturę.
    Program Access otworzy fakturę w formularzu, w którym zostanie wydrukowana.

    Uwaga: Przyciski u góry faktury nie są widoczne w ostatecznej kopii.

  3. Kliknij odpowiedni przycisk u góry faktury.

Oznaczanie zapłaconej faktury

  1. Na karcie Faktury na karcie Nieopłacone kliknij wartość w obszarze Faktura#, aby otworzyć formularz Szczegóły faktury i wyświetlić fakturę.

  2. U góry formularza Szczegóły faktury kliknij pozycję Oznacz zapłacono.

Początek strony

Centrum raportów: wyświetlanie i drukowanie raportów

Szablon bazy danych Usługi zawiera cztery raporty: listę klientów i trzy raporty sprzedaży (miesięczne, kwartalne i roczne).

Centrum raportów szablonu bazy danych Usługi

Aby wyświetlić podgląd raportu:

  • Kliknij kartę Centrum raportów, a następnie w obszarzeWybierz raport kliknij raport, który chcesz wyświetlić.
    Program Access wyświetli raport w okienku podglądu.

Możesz dostosować podgląd za pomocą opcji wyświetlanych w górnej części okienka podglądu. Wyświetlone opcje zależą od tego, który raport jest wyświetlany w podglądzie.

Aby wydrukować raport:

  1. Wyświetl podgląd raportu, który chcesz wydrukować.

  2. Na karcie Centrum raportów kliknij pozycję Otwórz na nowej karcie,a następnie naciśnij klawisze CTRL+P.

Zaawansowane: zarządzanie usługami, produktami, pracownikami i klientami

Karta Zaawansowane to wygodne miejsce do zarządzania następującymi listami:

  • Klienci

  • Pracownicy

  • Produkty

  • Usługi

Każda lista jest wyświetlana jako arkusz danych, gdzie łatwiej jest wykryć niespójności i wprowadzić zmiany zbiorcze w danych.

Karta Zaawansowane szablonu bazy danych Usługi

Dalsze kroki

Gdy zaczniesz zarządzać swoją firmą za pomocą bazy danych Usługi, najprawdopodobniej myślisz o nowych sposobach wykonywania zapytań lub filtrowania danych. Może się również okazać, że trzeba zmodyfikować bazę danych, aby lepiej odpowiadała Twoim potrzebom. Linki w tej sekcji zawierają więcej informacji na temat typowych zadań i modyfikacji, które można wykonywać.

Potrzebna dalsza pomoc?

Rozwijaj umiejętności związane z pakietem Office
Poznaj szkolenia
Uzyskuj nowe funkcje w pierwszej kolejności
Dołącz do niejawnych testerów pakietu Office

Czy te informacje były pomocne?

×