Używanie szablonu witryny zespołu Zarządzanie umowami obsługiwanej przez Microsoft Syntex

Najpierw postępuj zgodnie z instrukcjami dotyczącymi dodawania szablonu witryny do nowej lub istniejącej witryny programu SharePoint.

Eksploruj wstępnie wypełnioną zawartość witryny, składniki Web Part i strony oraz zdecyduj, jakie dostosowania witryn będą konieczne, aby dostosować się do marki, głosu i ogólnego celu biznesowego Organizacji. 

Wstępnie wypełnione strony witryny:

• Strona główna — zapewnia odwiedzającym miejsce do przeglądania wiadomości na temat bieżących kryzysów, aktualizacji reakcji, informacji o politykach i procedurach oraz pomocnych zasobów.

• Klienci — ta strona zawiera informacje o klientach w jednej dogodnej lokalizacji.

• Listy potwierdzające — śledź korespondencję, która formalizuje warunki umów między Twoimi klientami a Twoją organizacją. 

• Szablony umów — wybierz odpowiedni szablon umowy dla typu umowy, na przykład umowy o zachowaniu poufności, umowy o świadczenie usług i oświadczenia o pracy. 

• Żądania umów — użyj wstępnie wbudowanej listy, aby śledzić żądane umowy i ich status lub wysyłać żądanie bezpośrednio do zespołu. Dostosuj ten szablon listy, edytjąc pola tekstowe listy.

• Modele — przechowuj bibliotekę modeli w celu wyodrębniania metadanych i klasyfikowania informacji z dokumentów przy użyciu Microsoft Syntex. Zawiera dwa wstępnie sformatowane modele kontraktów. 

• Regiony — ta przebudowana biblioteka umożliwia klasyfikowanie dokumentów kontraktowych według obszaru geograficznego, kraju lub regionu.

• Umowy o świadczenie usług — zawiera wstępnie wbudowaną listę ułatwiającą śledzenie stanu umów o świadczenie usług oraz przegląd szczegółów umowy.

• Instrukcje pracy — zawiera niestandardową wstępnie skonfigurowaną listę ułatwiającą organizowanie instrukcji pracy w widoku tablicy.

• Kosz — zapewnia dostęp do niedawno odrzuconej zawartości zespołu.

Po dodaniu szablonu witryny zespołu Zarządzanie umowami nadszedł czas, aby go dostosować i spersonalizować. 

Skorzystaj z samouczka dotyczącego Microsoft Syntex  — pokazuje, jak obsługuje witrynę zarządzania umowami, dzięki czemu możesz nauczyć się sposobów używania i tworzenia własnych modeli dokumentów. Używa składników Web Part Tekst i Obraz do udostępniania atrakcyjnej zawartości i można je edytować lub usuwać.  Zaprezentuj ważne wiadomości i ogłoszenia — Za pomocą składnika Web Part Element główny wyróżniaj ważne zasady, aktualizacje i inne przydatne zasoby. Nadaj linkom przycisk, aby się wyróżniał — użyj składnika Web Part przycisku, aby ułatwić wyróżnianie się ważnych linków w witrynie.  Zapewnianie łatwego dostępu do dokumentów — użyj składnika Web Part biblioteki dokumentów, aby zapewnić szybki dostęp do szablonów umów i dokumentów. Przejrzyj ostatnie działania w witrynie zespołu — użyj składnika Web Part Aktywność witryny, aby wyświetlić ostatnio używaną zawartość przez innych członków zespołu. Wyróżnianie linków do często używanych zasobów — użyj składnika Web Part Szybkie linki, aby zapewnić łatwy dostęp do zasobów. Zapewnij dostęp do kluczowych kontaktów — użyj składnika Web Part Osoby, aby wyświetlić listę kluczowych kontaktów dla zespołu zarządzającego umowami.

Dostosuj wygląd witryny, nawigację po witrynie, składniki Web Part i zawartość zgodnie z potrzebami odbiorców i organizacji. Podczas wprowadzania dostosowań upewnij się, że witryna jest w trybie edycji, wybierając pozycję Edytuj w prawym górnym rogu witryny. Podczas pracy zapisz jako wersję roboczą lub ponownie opublikuj zmiany, aby zmiany były widoczne dla osób przeglądających.

1. Użyj składników Web Part Tekst i Obraz, aby dostarczać atrakcyjną zawartość 

1. Zacznij od wybrania składnika Web Part Tekst i wybierz pozycję Edytuj składnik Web Part .

2. Edytuj tekst bezpośrednio w składniku Web Part. 

3. Wybierz składnik Web Part obrazu i wybierz pozycję Edytuj składnik Web Part .

4. Wybierz pozycję Zmień i wybierz źródło obrazu. 

5. Po wybraniu obrazu wybierz pozycję Wstaw.  

Dowiedz się więcej o edytowaniu składników Web Part Teksti Obraz.

2. Użyj składnika Web Part Element główny, aby wyróżnić ważne zasady, aktualizacje i inne przydatne zasoby

1. Zacznij od wybrania składnika Web Part Element główny i wybierz pozycję Edytuj składnik Web Part .

2. Następnie wybierz opcje Warstwy i Kafelki, które najlepiej odpowiadają potrzebom organizacji.

Zobacz różne układy i dowiedz się więcej o edytowaniu składnika Web Part Element główny.

3.  Używanie składnika Web Part przycisku w celu wyróżnienia ważnych linków w witrynie

1. Wybierz składnik Web Part Przycisk i wybierz pozycję Edytuj składnik Web Part .

2. Wprowadź zmiany w etykiecie przycisku, linku i wyrównaniu.

Dowiedz się więcej o używaniu składnika Web Part Przycisk. 

4. Używanie składnika Web Part biblioteki dokumentów w celu zapewnienia szybkiego dostępu do szablonów umów i dokumentów

1. Aby zmienić widok lub źródło folderów składnika Web Part Biblioteki dokumentów, wybierz  Edytuj składnik Web Part .

2. Aby edytować foldery biblioteki dokumentów, etykiety, zawartość, przejdź do biblioteki w zawartości witryny, wprowadź zmiany, a następnie zobaczysz aktualizację zawartości w składniku Web Part.

Dowiedz się więcej o edytowaniu składnika Web Part Biblioteki dokumentów.

5. Użyj składnika Web Part Aktywność witryny, aby być na bieżąco z aktywnością zespołu

1. Zacznij od wybrania składnika Web Part Aktywność witryny i wybierz pozycję Edytuj składnik Web Part .

2. Wprowadź liczbę w przyborniku w obszarze Pokaż tyle elementów jednocześnie.

Dowiedz się więcej o używaniu składnika Web Part Aktywność witryny.

6. Użyj składnika Web Part Szybkie linki, aby zapewnić łatwy dostęp do zasobów

1. Przejdź do składnika Web Part Szybkie linki, wybierz link, a następnie wybierz pozycję Edytuj składnik Web Part .

2. W razie potrzeby edytuj link, tytuł, ikonę i opis.

3. Aby dodać link, wybierz pozycję + Dodaj linki.

Zobacz różne układy i dowiedz się więcej o edytowaniu składnika Web Part Szybkie linki.

7.  Użyj składnika Web Part Osoby, aby wyświetlić listę kluczowych kontaktów dla zespołu zarządzającego umowami

1. Zacznij od usunięcia symbolu zastępczego Osoby składnika Web Part.

2. Następnie dodaj składnik Web Part Osoby, zaznaczając linię zakreślaną symbolem +:

3. Wybierz pozycję Edytuj składnik Web Part .

4. Dostosuj układ i wprowadź imię i nazwisko osoby lub grupy, a następnie wybierz pozycję Zapisz.

Dowiedz się więcej o składniku Web Part Osoby.

Dostosowywanie następujących stron w witrynie 

• Klienci — przechowuj listę informacji o klientach, aby mieć do nich łatwy dostęp. Dostosuj tę listę, edytjąc szablon listy. 

• Listy z potwierdzeniem — organizowanie ważnej dokumentacji między klientami a organizacją.  Edytuj bibliotekę dokumentów, aktualizując nazwy folderów i przesyłając zasoby.

• Szablony umów — Skorzystaj z niektórych dostępnych szablonów umów lub zapisz niestandardowe szablony, które są łatwo dostępne dla zespołu zarządzającego umowami. Edytuj bibliotekę dokumentów, aktualizując nazwy folderów i przesyłając zasoby.

• Wnioski o umowę — użyj listy prebuild do śledzenia żądanych umów i ich statusu. Dostosuj tę listę, edytjąc szablon listy. 

• Modele — wyodrębniaj i klasyfikuj informacje z dokumentów za pomocą wstępnie skonfigurowanych modeli przykładowych. Zawiera dwa wstępnie sformatowane modele kontraktów. Dowiedz się więcej o korzystaniu z Microsoft Syntex tutaj. 

• Regiony — przechowywanie dokumentów umów według obszaru geograficznego, kraju lub regionu. Edytuj bibliotekę dokumentów, aktualizując nazwy folderów i przesyłając zasoby.

• Umowy o świadczenie usług — zawiera wstępnie wbudowaną listę ułatwiającą śledzenie stanu umów o świadczenie usług oraz przegląd szczegółów umowy. Dostosuj tę listę, edytjąc szablon listy. 

• Instrukcje listy roboczej — zawiera niestandardową wstępnie skonfigurowaną listę ułatwiającą organizowanie instrukcji pracy w widoku tablicy. Dostosuj tę listę, edytjąc szablon listy. 

Dostosowywanie wyglądu i nawigacji witryny

Zanim udostępnisz witrynę innym osobom, dokończ swoją witrynę, upewniając się, że użytkownicy mogą znaleźć witrynę, łatwo przechodzić między linkami i stronami oraz szybko uzyskiwać dostęp do zawartości witryny.

• Edytuj biblioteki dokumentów , aktualizując nazwy folderów i przesyłając zasoby.

• Edytuj i dostosuj nawigację w witrynie.

• Wygląd witryny możesz zmienić, dostosowując motyw, logo, układy nagłówków i wygląd witryny.

• Dodaj lub usuń strony do tej witryny lub nawigacji po witrynie , aby uwzględnić istniejącą zawartość.

• Skojarz tę witrynę z witryną centrum w organizacji lub w razie potrzeby dodaj tę witrynę do istniejącej nawigacji po witrynie centrum .

Udostępnij witrynę innym osobom po dostosowaniu jej, przejrzeniu i opublikowaniu ostatecznej wersji roboczej. 

1. Wybierz pozycję Ustawienia , a następnie Uprawnienia witryny.

   

2. Wybierz pozycję Dodaj członków, a następnie wybierz pozycję Dodaj członków do grupy.

   

3. Wybierz pozycję Dodaj członków , a następnie wprowadź nazwy wszystkich użytkowników, którym chcesz udzielić pełnego dostępu do zawartości witryny zespołu, udostępnionych zasobów, takich jak kalendarz zespołu programu Outlook i prawa do edycji witryny. 

4. Po zakończeniu dodawania członków i ustawiania uprawnień wybierz pozycję Zapisz.

Dowiedz się więcej o zarządzaniu ustawieniami witryny zespołu, informacjami o witrynie i uprawnieniami.

Kolejnym ważnym etapem po utworzeniu i uruchomieniu witryny jest zachowanie zawartości witryny. Upewnij się, że masz plan dbania o aktualność zawartości i składników Web Part. 

Najważniejsze wskazówki dotyczące konserwacji witryn:

• Planowanie konserwacji witryny — ustal harmonogram przeglądania zawartości witryny tak często, jak to konieczne, aby upewnić się, że zawartość jest nadal dokładna i istotna.

• Regularne publikowanie wiadomości — rozpowszechnianie najnowszych ogłoszeń, informacji i stanu w całej organizacji.  Dowiedz się, jak dodać wpis Wiadomości w witrynie zespołu lub witrynie do komunikacji oraz pokazywać innym osobom, które będą publikować ogłoszenia, w jaki sposób mogą korzystać z wiadomości programu SharePoint.

• Sprawdzanie linków i składników Web Part — dbaj o aktualność linków i składników Web Part, aby upewnić się, że korzystasz z pełnej wartości witryny.

• Skorzystaj z analizy, aby zwiększyć zaangażowanie — wyświetl użycie witryny za pomocą wbudowanego raportu danych użycia, aby uzyskać informacje o popularnej zawartości, odwiedzinach witryn i nie tylko.

• Okresowo przeglądaj ustawienia witryny — po utworzeniu witryny w programie SharePoint możesz wprowadzać zmiany w ustawieniach, informacjach o witrynie i uprawnieniach witryny.