Przewodnik administratora dotyczący Grupy Microsoft 365 w programie Outlook

Grupy Microsoft 365 w programie Outlook oferują zaawansowane rozwiązanie do komunikacji i współpracy z osobami z firmy i spoza niej. Utwórz grupę, aby udostępniać skrzynkę odbiorczą, kalendarz, usługę OneDrive, witrynę programu SharePoint, notes programu OneNote i nie tylko. Możesz również zaprosić gości spoza firmy, aby mogli współpracować przy użyciu tych samych zasobów.

Po utworzeniu grupy platformy Microsoft 365 program Outlook automatycznie tworzy udostępnioną skrzynkę odbiorczą programu Outlook, udostępniony kalendarz i bibliotekę dokumentów do współpracy nad plikami. Możesz również utworzyć zespół Microsoft izintegrować zadania z aplikacją Planner w usłudze Teams. Nie musisz martwić się o ręczne przypisywanie uprawnień do tych wszystkich zasobów, ponieważ dodanie członków do grupy automatycznie nadaje im potrzebne uprawnienia do narzędzi zapewnianych przez grupę.

Grupy Microsoft 365 zapewniają członkom:

  • Udostępniona skrzynka odbiorcza — jest miejscem, w którym są prowadzone konwersacje tradycyjnie prowadzone na listach dystrybucyjnych. Tę udostępnioną skrzynkę odbiorczą można w pełni przeszukiwać, dzięki czemu tworzy żywe archiwum wiadomości grupy. Nowi członkowie grupy mogą przeszukiwać lub przewijać historię, aby szybko nadążyć za tym, co zostało wcześniej opublikowane w grupie. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Wysyłanie wiadomości e-mail do grupy w programie Outlook.
  • Biblioteka plików udostępnionych — miejsce, w którym użytkownicy mogą przechowywać, udostępniać i współpracować nad dokumentami, skoroszytami, prezentacjami, obrazami i dowolnym innym rodzajem pliku, nad którym muszą pracować. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Udostępnianie plików grupie w programie Outlook.
  • Udostępniony kalendarz — grupa otrzymuje udostępniony kalendarz w celu publikowania zdarzeń związanych z grupą. Każdy członek, który zasubskrybował grupę, jest automatycznie zapraszany do udziału w wydarzeniach publikowanych w kalendarzu, dzięki czemu wydarzenia te mogą być wyświetlane w jego kalendarzach osobistych, jeśli zechce. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Planowanie i edytowanie zdarzeń przy użyciu kalendarza grupy w programie Outlook.
  • Udostępniony notes programu OneNote — grupa automatycznie ma udostępniony notes programu OneNote, w którym członkowie grupy mogą gromadzić informacje i współpracować nad nimi. Wiele grup używa notesu do tworzenia dynamicznej witryny typu wiki z często zadawanymi pytaniami i innymi zasobami.
  • Dostęp dla gościa — kontakty zewnętrzne można było dodawać do grup dystrybucyjnych, ale mogły one tylko otrzymywać wiadomości e-mail. Za pomocą grup możesz oferować gościom dostęp do konwersacji e-mail, plików, a nawet udostępnionego notesu programu OneNote. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Korzystanie z grup w programie Outlook jako gość.
  • Zawartość jest wykrywalna — grupy w programie Outlook są domyślnie publiczne, co oznacza, że inne osoby w organizacji mogą je łatwo odnajdować i dołączać do nich, a także przeglądać zawartość grupy i udostępnione materiały. Jeśli zawartość grupy jest bardziej poufna, możesz przełączyć grupę na prywatną, co spowoduje ukrycie zawartości przed osobami niebędącymi jej członkami i złożenie wniosku o dołączenie do niej będzie wymagało zatwierdzenia przez właściciela grupy.
  • Tworzenie samoobsługowe — dział IT nie musi być obciążony żądaniami od użytkowników dotyczącymi tworzenia grup. Użytkownicy mogą tworzyć własne grupy zgodnie z potrzebami. Jeśli chcesz kontrolować, którzy użytkownicy w organizacji mogą tworzyć grupy, zobacz Zarządzanie tym, kto może tworzyć Grupy Microsoft 365.

Administrowanie grupami

Platforma Microsoft 365 oferuje wiele przydatnych narzędzi i możliwości ułatwiających zarządzanie grupami i administrowanie nimi.

Porada

Dodaj zakładkę do Grupy Microsoft 365 — typowe zadania zapewniające łatwy dostęp do informacji administratora na temat tworzenia, delegowania grup, zarządzania pocztą e-mail, przepływu poczty, przywracania i przydatnych skryptów.

Zarządzanie katalogami

Kontrolowanie katalogu to problem każdego administratora. Oto niektóre z narzędzi oferowanych przez platformę Microsoft 365, które mogą to ułatwić:

  • Zasady nazewnictwa — zasady nazewnictwa umożliwiają określanie, jakie nazwy są akceptowalne, a jakie są nie. Uniemożliwia to użytkownikom nadawanie grupom wulgarnych lub zabronionych nazw. Ponadto można wymuszać stosowanie standardowych firmowych prefiksów lub sufiksów w nazwach grup.
  • Członkostwo dynamiczne — członkostwo dynamiczne umożliwia ustawienie członkostwa w grupie według reguły, która dodaje (lub usuwa) członków grupy na podstawie metadanych (takich jak dział lub rola) w usłudze Active Directory. Więcej informacji na temat tworzenia członkostwa dynamicznego zawiera sekcja Tworzenie reguł zaawansowanych za pomocą atrybutów .
  • Ukryte członkostwo — jeśli masz powód, aby członkostwo w grupie było poufne, na przykład jeśli członkowie są uczniami, możesz ukryć członkostwo przed osobami spoza organizacji.
  • Uprawnienia do tworzenia — być może niektóre osoby w organizacji nie powinny mieć możliwości tworzenia nowych grup. Istnieje kilka metod zarządzania uprawnieniami do tworzenia w katalogu. Zobacz Zarządzanie tworzeniem grup platformy Microsoft 365.
  • Dzienniki inspekcji — możesz bez obaw zezwolić użytkownikom na tworzenie grup i zarządzanie członkostwem w grupach, ponieważ dzienniki inspekcji grup platformy Grupy Microsoft 365 umożliwiają śledzenie, kto utworzył lub usunął grupę, a także kto wprowadził zmiany w jej członkostwie. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Przeszukiwanie dziennika inspekcji w Centrum zabezpieczeń & zgodności platformy Microsoft 365.

Zarządzanie dostarczaniem

Zarządzanie dostarczaniem udostępnia kilka metod obsługi sposobu, w jaki wiadomości powinny być wysyłane lub odbierane przez grupę. Ponadto istnieją narzędzia do monitorowania przepływu tych wiadomości. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Grupy Microsoft 365 — typowe zadania.

  • Wyślij jako lub Wyślij w imieniu — te ustawienia umożliwiają określonym użytkownikom wysyłanie wiadomości e-mail, tak jakby pochodziły z grupy lub były w jej imieniu.
  • Ograniczenia dotyczące nadawców — te ustawienia umożliwiają kontrolowanie, kto może wysyłać wiadomości do grupy. Grupę można skonfigurować w taki sposób, aby zezwalała na wiadomości e-mail od osób spoza organizacji, ale możesz ograniczyć to tylko do określonych stron zewnętrznych.
  • Obsługa użytkowników zewnętrznych — zapraszając gości do grupy, możesz uwzględnić ich w konwersacjach e-mail w grupie. Zobacz Dodawanie gości do grup w programie Outlook , aby dowiedzieć się, jak dodawać gości.
  • Reguły transportu — reguły transportu działają dla grup tak samo jak dla serwera programu Exchange. Reguły mogą wyszukiwać wiadomości spełniające określone warunki, a następnie podejmować działania na podstawie tych wiadomości.
  • Porady dotyczące poczty — porady dotyczące poczty to komunikaty informacyjne wyświetlane użytkownikom podczas redagowania wiadomości. Mogą one pomóc w zmniejszeniu liczby raportów o niedostarczeniu, ostrzegając użytkownika w przypadku prawdopodobieństwa wysłania jego wiadomości do stron zewnętrznych lub przekroczenia limitu przydziału wiadomości.
  • Wiele adresów serwerów proxy — grupa może mieć aliasy, podobnie jak skrzynka pocztowa użytkownika. Dodatkowe adresy serwerów proxy mogą być przydatne w celu akceptowania wiadomości wysyłanych na te inne aliasy lub w celu ułatwienia dostępu do grupy, której nazwa jest długa lub trudna do przeliterowania. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Wybieranie domeny do użycia podczas tworzenia grup platformy Microsoft 365.
  • Maksymalny rozmiar wysyłania/odbierania — te przydziały mogą pomóc ograniczyć problemy z grupą odbierającą (lub wysyłającą) bardzo duże wiadomości w celu lepszego zarządzania wymaganiami dotyczącymi miejsca do magazynowania i przepustowości.

Zasady dotyczące zawartości

Platforma Microsoft 365 udostępnia również narzędzia do zarządzania rodzajem zawartości udostępnianej w grupie. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Grupy Microsoft 365 — typowe zadania.

  • Wskazówki dotyczące użycia — będziesz mieć możliwość zdefiniowania wytycznych dotyczących użycia dla Grupy Microsoft 365 — aby poinformować użytkowników o najlepszych rozwiązaniach, które pomogą zapewnić efektywność ich grup i poinformować ich o wewnętrznych zasadach dotyczących zawartości.
  • Klasyfikacja danych — będzie można utworzyć dostosowywalny system klasyfikacji danych dla Grupy Microsoft 365, który umożliwia rozdzielenie grup według typu zasad (na przykład "niesklasyfikowane", "poufne firmowe" lub "ściśle tajne"). Dzięki temu w grupach będą mogły być wyświetlane zasady innej zawartości w organizacji. Zasady rozszerzalne umożliwiają organizacji skonfigurowanie punktu końcowego, który jest wywoływany za każdym razem, gdy jest tworzona lub zmieniana grupa, a następnie można wdrożyć własne zasady tworzenia lub zmieniania grup.

Wymagania dotyczące konta

Dowolna subskrypcja platformy Microsoft 365, która zawiera usługi Exchange Online i SharePoint Online, będzie obsługiwać grupy. Obejmuje to plany Business Essentials i Business Premium oraz plany Enterprise E1, E3 i E5.

Jeśli korzystasz z planu zawierającego tylko program Exchange, nadal możesz uzyskać funkcje udostępnionej skrzynki odbiorczej i udostępnionego kalendarza grup w programie Outlook, ale nie otrzymasz biblioteki dokumentów, usługi Planner ani żadnych innych możliwości.

Zarządzanie zmianą w Grupy Microsoft 365

Użytkownicy czasami czują się niekomfortowo z powodu zmian, dlatego ważne jest, aby komunikować się z istniejącymi członkami list dystrybucyjnych, aby poinformować ich, czego mogą się spodziewać. Oto niektóre z informacji, które należy zawrzeć w tej wiadomości, oraz odpowiedzi, które mogą okazać się pomocne:

Co to są grupy w programie Outlook?

Grupy platformy Microsoft 365 w programie Outlook to pojedyncze rozwiązanie do współpracy dla zespołów/grup, które chcą udostępniać dyskusje, pliki, kalendarze i notatki w ujednolicony sposób, łatwy do znalezienia. Prawdopodobnie największą zaletą jest to, że w skrzynce odbiorczej grupy jest przechowywana historia dyskusji, co ułatwia przeszukiwanie wcześniejszych dyskusji.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Środowisko grup w programie Outlook.

Dlaczego wprowadzamy tę zmianę?

Użytkownicy usługi People często prosili o możliwość przeszukiwania wiadomości publikowanych na naszej liście dystrybucyjnej w celu znalezienia informacji, które były omawiane w przeszłości. Dzięki uaktualnieniu listy dystrybucyjnej do grupy użytkownicy nie muszą ciągle zadawać tych samych pytań ani odpowiadać na nie.

Ponadto nowa grupa będzie zawierać kalendarz wydarzeń naszej grupy, bibliotekę plików udostępnionych i notes programu OneNote, w którym będziemy mogli współpracować i gromadzić informacje do wykorzystania w przyszłości.

Czy muszę cokolwiek robić, aby dołączyć do tej grupy, jeśli byłem już członkiem listy dystrybucyjnej?

Nie, jeśli byłeś już członkiem listy dystrybucyjnej, automatycznie staniesz się członkiem nowej grupy.

Jak mogę uzyskać dostęp do nowej grupy w programie Outlook? Co z aplikacją Outlook w sieci Web?

Aby uzyskać dostęp do nowej grupy w programie Outlook, po prostu przejdź do kategorii Grupy u dołu okienka nawigacji po lewej stronie. Jeśli często korzystasz z tej grupy, rozważ przypięcie jej jako ulubionej, klikając ją prawym przyciskiem myszy i wybierając pozycję Pokaż jako ulubioną.

Ponadto są dostępni darmowi klienci mobilni dla Grupy Microsoft 365 na każdej platformie mobilnej (iOS, Android itp.), dzięki czemu można łatwo uzyskiwać dostęp do grupy w podróży.

Czy nadal nie mogę po prostu wysłać wiadomości e-mail?

Oczywiście, że tak. Ten sam alias e-mail, który został użyty dla listy dystrybucyjnej, będzie nadal dobrze działać dla grupy w programie Outlook.

Dodatkowe porady

Pamiętaj, aby poinformować ich, kiedy ta zmiana zostanie wprowadzona i z kim powinna się skontaktować, jeśli będzie mieć dalsze pytania.

Migrowanie list dystrybucyjnych (list kontaktów)

Firma Microsoft nie udostępnia narzędzia do konwertowania udostępnionej skrzynki pocztowej na grupę platformy Microsoft 365 lub na odwrót. Możesz jednak uaktualnić listy dystrybucyjne do grup platformy Microsoft 365. Jest to doskonały sposób na udostępnienie listom dystrybucyjnym organizacji wszystkich funkcji grup platformy Microsoft 365. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Grupy Microsoft 365 — typowe zadania.

Których list dystrybucyjnych nie można uaktualnić do grup platformy Microsoft 365?

Do grup platformy Microsoft 365 można uaktualniać tylko zarządzane w chmurze, proste, niezagnieżdżone listy dystrybucyjne. Zobacz Nie można uaktualnić list dystrybucyjnych do grup platformy Microsoft 365.

Po przeprowadzeniu migracji listy kontaktów

Po uaktualnieniu grupy dystrybucyjnej do grupy platformy Microsoft 365 możesz wykonać kilka dodatkowych zadań, aby zapewnić jej bezproblemowy przebieg.

  • Kontakt z użytkownikami — skontaktuj się z nimi natychmiast po zakończeniu uaktualniania, a następnie ponownie kilka dni później. Pokazanie, że słuchasz i odpowiadasz na wszelkie pytania, które mogą mieć, znacznie przyczyni się do tego, że będą zadowoleni i poczują się komfortowo ze zmianą.
  • Monitorowanie raportów zaangażowania — portal Administracja Microsoft 365 ma kilka dobrych raportów, które pokazują, ilu użytkowników korzysta z grupy, jak często i jakich funkcji używają. Na podstawie tych raportów można zaprojektować działania następcze i szkolenia użytkowników, a także wskazać obszary, w których użytkownicy uzyskują największą korzyść z nowej grupy. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Raporty aktywności w Centrum administracyjne platformy Microsoft 365.
  • Podziel się swoją opinią — powiadom inne zespoły w firmie o uaktualnieniu grupy dystrybucyjnej i o krokach, które podjęto, aby odnieść sukces! Udostępnienie tych informacji może ułatwić innym zespołom pójście za Twoim przykładem i pomyślne przeprowadzenie własnego uaktualnienia.

Ucz się od społeczności technicznej Grupy Microsoft 365

Masz pytania dotyczące Grupy Microsoft 365? Odwiedź społeczność techniczną Grupy Microsoft 365.

Tworzenie grup z różnych aplikacji

Porada

Domyślnie wszyscy użytkownicy mogą tworzyć grupy platformy Microsoft 365. Dowiedz się więcej na stronie Zarządzanie tym, kto może tworzyć Grupy Microsoft 365.

Możesz tworzyć Grupy Microsoft 365 za pomocą różnych narzędzi, takich jak Outlook, Outlook w sieci Web, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams i więcej. Wybór narzędzia do rozpoczęcia zależy od rodzaju grupy, z którą pracujesz. Na przykład w firmie Microsoft zwykle zaczynamy od programu Outlook podczas tworzenia grupy skupionej wokół poczty e-mail i kalendarza. Jeśli grupa służy do komunikacji w całej firmie, zwykle zaczynamy od rozwiązania Viva Engage. W przypadku współpracy opartej na czacie rozpoczynamy grupę z poziomu aplikacji Microsoft Teams.

Ani grupy publiczne, ani prywatne nie są widoczne ani dostępne dla osób spoza organizacji, chyba że te osoby zostały specjalnie zaproszone jako goście. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Dodawanie gości do grup w programie Outlook .

Najlepsze rozwiązania dotyczące Grupy Microsoft 365

Zarządzanie właścicielami, członkami i gośćmi

Właściciele grupy są moderatorami grupy. Mogą oni dodawać lub usuwać członków i mają unikatowe uprawnienia, takie jak możliwość usuwania konwersacji z udostępnionej skrzynki odbiorczej lub zmieniania różnych ustawień dotyczących grupy. Właściciele grupy mogą zmienić nazwę grupy, zaktualizować jej opis lub obraz i nie tylko. Jeśli znasz role programu SharePoint, właściciel grupy jest odpowiednikiem administratora zbioru witryn.

Porada

Najlepszym rozwiązaniem jest posiadanie co najmniej dwóch właścicieli grupy, jeśli to możliwe. Dzięki temu jeden z właścicieli będzie mógł wprowadzać zmiany w grupie, jeśli drugi właściciel jest niedostępny.

Członkowie grupy to zwykli użytkownicy w organizacji, którzy używają grupy do współpracy. Mają oni dostęp do wszystkich elementów w grupie, ale nie mogą zmieniać ustawień grupy. W świecie programu SharePoint są oni członkami witryny. Aby uzyskać informacje na temat dodawania lub usuwania członków grupy, zobacz Dodawanie, edytowanie i usuwanie członków grup w programie Outlook.

Goście są jak członkowie grupy, ale znajdują się poza organizacją. Domyślnie Twoi użytkownicy mogą zapraszać gości do dołączenia do grupy, a Ty możesz kontrolować to ustawienie. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Dodawanie gości do grup w programie Outlook.

Korzystanie z aplikacji Microsoft Teams w celu zapewnienia trwałej przestrzeni roboczej opartej na czacie

Doskonałym sposobem na utrzymywanie kontaktu z grupą jest usługa Microsoft Teams. Usługa Microsoft Teams to wewnętrzna pętla dla Twojego zespołu — trwały, oparty na czacie obszar roboczy, gdzie można prowadzić nieformalne konwersacje w czasie rzeczywistym związane z bardzo specyficznymi tematami lub określonymi podgrupami w grupie. Mimo że integracja z aplikacją Teams nie jest dostępna automatycznie, możesz łatwo utworzyć grupę usługi Teams na podstawie Grupy platformy Microsoft 365.

Gdy po spełnieniu określonego celu grupa nie będzie już potrzebna, możesz ją usunąć, aby nie była wyświetlana oraz w celu zwolnienia zasobów systemowych. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Edytowanie lub usuwanie grupy w programie Outlook . Jeśli nie chcesz pamiętać o usuwaniu przestarzałych grup, administrator może ustawić zasady wygasania, które spowodują wygaśnięcie starych grup i ich automatyczne usunięcie po upływie określonego przedziału czasu. Zobacz też: Zasady wygasania grupy platformy Microsoft 365.

Inicjowanie, nazewnictwo i ochrona informacji

Istnieją trzy podstawowe modele inicjowania obsługi Grupy Microsoft 365: otwarty, prowadzony przez IT lub kontrolowany. Każdy ma swoje zalety.

Model Zalety
Otwarty (domyślny) Użytkownicy mogą tworzyć własne grupy odpowiednio do potrzeb bez konieczności czekania na informatyków lub zajmowania ich czasu.
Przeprowadzany przez informatyków Użytkownicy żądają grupy od informatyków. Informatycy mogą ułatwić im wybór narzędzi do współpracy najlepiej dostosowanych do ich potrzeb.
Kontrolowany Tworzenie grup ograniczone do konkretnych osób, zespołów lub usług (zobacz: Sterowanie tym, kto może tworzyć Grupy Microsoft 365)

Jeśli chcesz kontrolować sposób nadawania nazw Grupy Microsoft 365, możesz użyć zasad nazewnictwa, aby wymusić przestrzeganie przez nazwy grup określonych standardów, w tym prefiksów lub sufiksów, a także blokować niestosowne nazwy. Zobacz Zasady nazewnictwa Grupy Microsoft 365, aby uzyskać więcej informacji.

Każda grupa ma co najmniej jednego właściciela, który może dodawać i usuwać członków oraz wykonywać pewne podstawowe zadania dotyczące grupy i jej zawartości. Jeśli właściciel (lub właściciele) grupy z jakiegokolwiek powodu odejdzie z organizacji, administrator może przypisać do grupy nowego właściciela.

Ponadto, jeśli masz uprawnienia administratora Exchange Online, możesz administrować grupami z poziomu Centrum Administracja Microsoft 365 (zobacz Zarządzanie członkostwem w grupie na Centrum administracyjne platformy Microsoft 365) lub programu PowerShell (zobacz Zarządzanie Grupy Microsoft 365 za pomocą programu PowerShell).

Może się zdarzyć, że zechcesz usunąć grupę z dzierżawy. Aby uzyskać informacje na temat usuwania grupy, zobacz: Usuwanie grupy w programie Outlook. Jeśli grupa zostanie przypadkowo usunięta, administratorzy mogą ją przywrócić przez maksymalnie 30 dni. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Przywracanie usuniętej grupy platformy Microsoft 365.

Jeśli preferujesz bardziej zautomatyzowany sposób zarządzania cyklem życia Grupy Microsoft 365, możesz użyć zasad wygasania, aby grupy wygasały w określonym przedziale czasu. Właściciele grupy otrzymają wiadomość e-mail na 30, 15 i 1 dzień przed wygaśnięciem grupy, co pozwoli im łatwo odnowić grupę, jeśli będzie ona nadal potrzebna. Zobacz: Zasady wygasania grupy platformy Microsoft 365.

Limity grupy platformy Microsoft 365

Znajdź limity grup na stronie Omówienie Grupy Microsoft 365 dla administratorów.

Jeśli planujesz używanie funkcji „Zapisywanie zwrotne grup” z narzędzia Azure Active Directory Connect, maksymalna długość to 448 znaków związanych z atrybutem „Opis”.

Aby uzyskać więcej informacji na temat miejsca do magazynowania w usłudze SharePoint Online, zobacz Limity usługi SharePoint Online.

Zarządzanie Grupy Microsoft 365 jest bardziej skuteczne, gdy masz przydatne informacje o użyciu grup. Administracja Microsoft 365 — Centrum administracyjne platformy Microsoft 365 udostępnia narzędzie do raportowania, które umożliwia wyświetlanie informacji, takich jak wykorzystanie przestrzeni dyskowej, liczba aktywnych grup, a nawet sposób, w jaki użytkownicy korzystają z grup. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Raporty platformy Microsoft 365 w centrum administracyjnym.

Grupy Microsoft 365 udostępniają szereg narzędzi zapewniających zgodność, ochronę informacji i zbieranie elektronicznych materiałów dowodowych.

Zobacz też