Jeśli chcesz wprowadzić zmiany w pliku w witrynie programu SharePoint i mieć pewność, że nikt inny nie będzie mógł go edytować, wyewidencjonuj ten plik. Po wyewidencjonowaniu pliku możesz go edytować w trybie online lub offline i zapisać — w razie potrzeby wiele razy.
Gdy zakończysz edytowanie pliku i ponownie go zaewidencjonujesz w bibliotece, inne osoby będą mogły zobaczyć Twoje zmiany i edytować plik, jeśli mają odpowiednie uprawnienia. Jeśli nie chcesz wprowadzać ani zapisywać zmian w pliku, możesz po prostu odrzucić wyewidencjonowanie, dzięki czemu historia wersji się nie zmieni.
Porada
Jeśli chcesz edytować dokument pakietu Office jednocześnie z innymi osobami (jest to również nazywane współtworzeniem), nie wyewidencjonowuj dokumentu. Po prostu otwórz go i edytuj. Zalecamy jednak włączenie najpierw przechowywania wersji dla biblioteki, na wypadek, gdyby ktoś popełnił później błąd i trzeba przywrócić wcześniejszą wersję dokumentu. Aby uzyskać więcej informacji na temat współtworzenia, zobacz Współpraca nad dokumentami i współtworzenie.
Gdy chcesz wyewidencjonować i edytować dokument — niezależnie od tego, czy jest on uruchamiany w trybie online, czy jest pobierany, wykonaj następujące czynności:
- Wyewidencjonowywanie dokumentu
- Otwórz dokument w obsługiwanej aplikacji lub pobierz go
- Edytowanie dokumentu
- Zapisywanie lub przekazywanie dokumentu
- Ewidencjonowanie dokumentu
Wybierz nagłówek poniżej, aby go otworzyć i wyświetlić szczegółowe instrukcje.
Wyewidencjonowywanie plików
W niektórych bibliotekach skonfigurowano wymaganie wyewidencjonowywania plików. Jeśli wyewidencjonowanie jest wymagane, zostanie wyświetlony monit o wyewidencjonowanie plików, które chcesz edytować. Po zakończeniu pracy nad plikiem należy go ponownie zaewidencjonować lub odrzucić wyewidencjonowanie.
Jeśli wyewidencjonowanie biblioteki nie jest wymagane, nie musisz jej wyewidencjonowywać, o ile nie masz nic przeciwko umożliwieniu innym osobom edytowania w tym samym czasie.
Porada
Jeśli Twój zespół planuje korzystać z możliwości współtworzenia, zalecamy włączenie w bibliotece przynajmniej wersji głównych na wypadek, gdyby ktoś popełnił błąd i przekazał dokument o tej samej nazwie do biblioteki, w której wszyscy uczestniczą we współtworzeniu. Dzięki temu w przypadku utraty zmian będzie można przywrócić poprzednią wersję dokumentu. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Włączanie i konfigurowanie przechowywania wersji dla listy lub biblioteki.
Przejdź do biblioteki dokumentów, w której zapisano plik. Jeśli wyświetlasz widok biblioteki na innej stronie, może być konieczne kliknięcie najpierw tytułu biblioteki. Na przykład w celu przejścia do biblioteki Dokumenty może być konieczne wybranie pozycji Dokumenty.
Zaznacz plik lub pliki, które chcesz wyewidencjonować.
Powyżej listy dokumentówwybierz menuWięcej..., a następnie wybierz pozycję Wyewidencjonuj.
Gdy plik jest wyewidencjonowany, mała ikona
jest wyświetlany po prawej stronie nazwy pliku. To oznacza dla Ciebie lub innych osób, że plik jest wyewidencjonowany.
Uwaga
- Gdy wskażesz myszą nazwę pliku, zobaczysz szczegóły dotyczące pliku, w tym imię i nazwisko osoby, która go wyewidencjonowała.
- W środowisku klasycznym wyewidencjonowanie znajduje się na Files karcie wstążki.
Ewidencjonowanie plików
Wyewidencjonowany plik i wszelkie wprowadzone w nim zmiany nie będą dostępne dla współpracowników do momentu ponownego zaewidencjonowania pliku w bibliotece dokumentów.
Jeśli dokument został pobrany do pracy lokalnej, należy go przekazać przed zaewidencjonowaniem. Aby dowiedzieć się, jak to zrobić, zobacz Przekazywanie plików i folderów do biblioteki.
Zaewidencjonowywanie z biblioteki dokumentów programu SharePoint
Przejdź do biblioteki dokumentów, w której zapisano plik. Jeśli wyświetlasz widok biblioteki na innej stronie, może być konieczne wybranie najpierw tytułu biblioteki. Na przykład w celu przejścia do biblioteki Dokumenty może być konieczne wybranie pozycji Dokumenty.
Zaznacz plik lub pliki, które chcesz zaewidencjonować.
Powyżej listy dokumentówwybierz menuWięcej..., a następnie wybierz pozycję Zaewidencjonuj.
Uwaga
W środowisku klasycznym znajdziesz pozycję Zaewidencjonuj na karcie Files na wstążce.
W obszarze komentarza dodaj komentarz opisujący wprowadzone zmiany. Ten krok jest opcjonalny, ale zalecany jako najlepsze rozwiązanie. Komentarze ewidencjonowania są szczególnie przydatne, jeśli nad plikiem pracuje kilka osób. Co więcej, jeśli w Twojej organizacji są śledzone wersje, komentarze stają się częścią historii wersji, co może być istotne dla Ciebie w przyszłości, gdy zechcesz przywrócić wcześniejszą wersję pliku.
Wybierz przycisk OK. Mała ikona wyewidencjonowania znika po ponownym zaewidencjonowaniu pliku.
Ewidencjonowanie z programu Excel
Jeśli korzystasz z programu Excel dla sieci Web, możesz zaewidencjonować tylko z biblioteki dokumentów programu SharePoint. Po zakończeniu wprowadzania zmian w skoroszycie zamknij kartę przeglądarki dla pliku, przełącz się do biblioteki dokumentów i postępuj zgodnie z instrukcjami w obszarze "Zaewidencjonowywanie z biblioteki dokumentów programu SharePoint".
Jeśli korzystasz z klasycznej wersji programu Excel dla systemu Windows, możesz zaewidencjonować skoroszyt z poziomu aplikacji.
- Wybierz pozycjęZaewidencjonujinformacje o>pliku>.
- Dodaj opis zmian w oknie dialogowym Zaewidencjonuj .
- Wybierz przycisk OK.
Odrzucanie wyewidencjonowania
Jeśli wyewidencjonujesz plik i nie wprowadzisz w nim zmian lub wprowadzisz zmiany, których nie chcesz zachować, możesz po prostu odrzucić wyewidencjonowanie, zamiast zapisywać plik. Jeśli organizacja śledzi wersje, nowa wersja jest tworzona za każdym razem, gdy plik jest ponownie ewidencjonowany w bibliotece. Odrzucając wyewidencjonowanie, można uniknąć wprowadzania nowych wersji, gdy nie wprowadzono jeszcze żadnych zmian w pliku.
Przejdź do biblioteki, w której zapisano plik. (Jeśli patrzysz na widok biblioteki na innej stronie, może być konieczne wcześniejsze kliknięcie tytułu biblioteki. Na przykład w celu przejścia do biblioteki Dokumenty może być konieczne kliknięcie pozycji Dokumenty.
Zaznacz plik lub pliki, których zmiany chcesz odrzucić.
Powyżej listy dokumentówwybierz menuWięcej..., a następnie wybierz pozycję Odrzuć wyewidencjonowanie.
Wybierz przycisk Tak , aby zakończyć odrzucanie wyewidencjonowania. Mała ikona wyewidencjonowania znika po ponownym zaewidencjonowaniu pliku.
Zastępowanie wyewidencjonowania innej osoby
Jeśli masz odpowiednie uprawnienia, możesz ponownie zaewidencjonować plik, który został wyewidencjonowany przez inną osobę. Postępuj zgodnie z procedurą opisaną w sekcji "Ewidencjonowanie plików".
Po zaewidencjonowaniu pliku zostanie wyświetlone okno dialogowe z ostrzeżeniem, że jest on wyewidencjonowany do innej osoby. Jeśli chcesz zastąpić wyewidencjonowanie innej osoby, wybierz przycisk OK.
Sprawdzanie, kto wyewidencjonował plik
Jeśli musisz uzyskać dostęp do pliku, ale jest on wyewidencjonowany, możesz sprawdzić, który użytkownik go wyewidencjonował, aby się z nim skontaktować:
W przeglądarce internetowej przejdź do biblioteki dokumentów programu SharePoint, w której jest przechowywany plik.
Znajdź plik na liście plików.
Wskaż myszą nazwę pliku. Zostanie wyświetlone małe okno zawierające szczegółowe informacje o pliku, łącznie z informacjami o tym, kto go wyewidencjonował.
Aby zaewidencjonować wiele plików jednocześnie
Pliki można zaewidencjonować pojedynczo lub partiowo. W przypadku zaewidencjonowania wielu plików wszystkie będą miały to samo ustawienie zachowywania wyewidencjonowania i komentarzy. Wykonaj poniższe czynności.
W bibliotece dokumentów zaznacz wszystkie pliki, które chcesz zaewidencjonować, klikając po lewej stronie ikony każdego dokumentu.
Powyżej listy dokumentówwybierz menuWięcej..., a następnie wybierz pozycję Zaewidencjonuj.
Uwaga
W środowisku klasycznym znajdziesz pozycję Zaewidencjonuj na karcie Files na wstążce.
W obszarze komentarza dodaj komentarz opisujący wprowadzone zmiany. Ten komentarz będzie używany do wszystkich plików, które ewidencjonujesz.
Wybierz przycisk OK. Mała ikona wyewidencjonowania znika po ponownym zaewidencjonowaniu pliku.