Przepływy pracy programu SharePoint to wstępnie zaprogramowane miniaplikacje, które usprawniają i automatyzują wiele różnych procesów biznesowych. Przepływy pracy mogą obejmować zbieranie podpisów, opinii lub zatwierdzeń planu lub dokumentu oraz śledzenie bieżącego stanu rutynowej procedury. Przepływy pracy programu SharePoint są zaprojektowane tak, aby zaoszczędzić czas i wysiłek oraz zapewnić spójność i wydajność regularnie wykonywanych zadań.
Uwaga
- Przepływy pracy programu SharePoint 2010 zostały wycofane od 1 sierpnia 2020 r. dla nowych dzierżaw i usunięte z istniejących dzierżaw 1 listopada 2020 r. Jeśli korzystasz z przepływów pracy programu SharePoint 2010, zalecamy migrację do usługi Power Automate lub innych obsługiwanych rozwiązań. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Wycofanie przepływu pracy programu SharePoint 2010.
- Przepływ pracy programu SharePoint 2013 jest przestarzały od kwietnia 2023 r. i został wyłączony dla nowych dzierżaw od 2 kwietnia 2024 r. Zostanie ona usunięta z istniejących dzierżaw i zostanie całkowicie wycofana 2 kwietnia 2026 r. Jeśli korzystasz z przepływu pracy programu SharePoint 2013, zalecamy migrację do usługi Power Automate lub innych obsługiwanych rozwiązań. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Wycofanie przepływu pracy programu SharePoint 2013.
Co to jest przepływ pracy programu SharePoint?
Prawdopodobnie wiesz już, co to jest schemat blokowy. Jest to mapa graficzna procesu z instrukcjami dotyczącymi tego, co się dzieje na każdym etapie.
Przepływ pracy programu SharePoint przypomina zautomatyzowany schemat blokowy, który eliminuje część pracochłonności, domysłów i przypadkowości ze standardowych procesów pracy.
Na przykład spójrz na proces zatwierdzania dokumentu przedstawiony na ilustracji. Ręczne uruchamianie tego procesu może oznaczać wiele pracy sprawdzania i śledzenia, przesyłania dalej dokumentów i wysyłania przypomnień — a każde z tych zadań musi być wykonane przez Ciebie lub przez co najmniej jednego z Twoich współpracowników. Oznacza to dużo dodatkowej pracy i ciągły strumień przerw.
Jeśli jednak uruchamiasz ten proces za pomocą przepływu pracy zatwierdzania dokumentów programu SharePoint, całe to sprawdzanie, śledzenie, przypominanie i przesyłanie dalej jest wykonywane automatycznie przez przepływ pracy. Jeśli ktoś spóźni się z wykonaniem zadania lub wystąpi inny problem, większość dołączonych przepływów pracy generuje powiadomienie z informacją o tym. Monitorowanie procesu jest ograniczone.
Uruchamianie przepływu pracy programu SharePoint jest łatwe. Wybierz typ przepływu pracy, wybierz opcje i pozwól mu działać. W razie potrzeby anuluj lub zakończ przepływ pracy.
Jakie procesy można zautomatyzować przy użyciu przepływu pracy programu SharePoint?
Każdy z zawartych typów przepływów pracy pełni rolę szablonu. Wystąpienie przepływu pracy dodaje się dla pojedynczej listy, biblioteki lub dla całego zbioru witryn przy użyciu formularza inicjowania w celu określenia opcji i wyborów wymaganych dla wystąpienia. Te opcje i opcje obejmują osoby, którym przepływ pracy przydziela zadania, terminy ostateczne, jak i kto może uruchomić przepływ pracy, a także instrukcje, które mają być zawarte w powiadomieniach o zadaniach. Utwórz nowy przepływ pracy, przechodząc do pozycji Ustawienia>listy Ustawienia> przepływu pracy Dodajprzepływ pracy. Jeśli chcesz, przeczytaj więcej o przepływach pracy w wersjach 2010 i 2013.
Ważne
Przepływy pracy Zatwierdzanie, Zbieranie opinii i Zbieranie podpisów domyślnie nie są aktywowane i nie są wyświetlane w polu listy Wybierz szablon przepływu pracy formularza skojarzenia. Aby udostępnić je do użytku, administrator witryny musi je aktywować na poziomie zbioru witryn. Przejdź do pozycji Ustawienia> witryny, Funkcje> zbioru witryn, Aktywuj przepływy pracy. Ponadto program SharePoint 2013 udostępnia szablony przepływów pracy oparte na programie SharePoint 2010. Jeśli chcesz utworzyć przepływ pracy oparty na programie SharePoint 2013 z podobną logiką, użyj narzędzia takiego jak program SharePoint Designer 2013.
Istnieje pięć wstępnie zaprogramowanych typów przepływów pracy.
Zatwierdzenie (rozesłanie dokumentu lub elementu do zatwierdzenia lub odrzucenia)
Przepływ pracy Zatwierdzanie rozsyła dokument lub inny element do wyznaczonych osób w celu zatwierdzenia lub odrzucenia. Za pomocą przepływu pracy Zatwierdzanie można również sterować zatwierdzaniem zawartości listy lub biblioteki. Aby dowiedzieć się więcej i uzyskać instrukcje krok po kroku, zobacz Wszystko o przepływach pracy Zatwierdzanie.
Zbieranie opinii (rozsyłanie dokumentu lub elementu w celu uzyskania opinii)
Przepływ pracy Zbieranie opinii rozsyła dokument lub inny element do wyznaczonych osób w celu uzyskania ich opinii. Przepływ pracy Zbieranie opinii konsoliduje wszystkie opinie od uczestników dla właściciela przepływu pracy i zapewnia zapis procesu przeglądu. Aby dowiedzieć się więcej i uzyskać instrukcje krok po kroku, zobacz Wszystko o przepływach pracy Zbieranie opinii.
Zbieranie podpisów (rozsyłanie dokumentu, skoroszytu lub formularza w celu uzyskania podpisów cyfrowych)
Przepływ pracy Zbieranie podpisów rozsyła dokument pakietu Microsoft Office do wyznaczonych osób w celu złożenia podpisu cyfrowego. Należy zauważyć, że przepływ pracy Zbieranie podpisów działa tylko w przypadku dokumentów programu Word, skoroszytów programu Excel i formularzy programu InfoPath. Aby dowiedzieć się więcej i uzyskać instrukcje krok po kroku, zobacz Wszystko o przepływach pracy Zbieranie podpisów.
Three-State (śledzenie problemu, projektu lub zadania w trzech stanach lub fazach)
Trójstanowy przepływ pracy służy do śledzenia stanu elementu listy w trzech stanach (fazach). Może być używany do zarządzania procesami biznesowymi, które wymagają od organizacji śledzenia dużej liczby problemów lub elementów. Przykłady: problemy z obsługą klienta, potencjalni klienci lub zadania w projekcie.
Przy każdym przejściu między stanami przepływ pracy przydziela zadanie osobie i wysyła tej osobie alert e-mail z informacją o zadaniu. Po wykonaniu tego zadania przepływ pracy aktualizuje stan elementu i przechodzi do następnego stanu. Trójstanowy przepływ pracy jest przeznaczony do pracy z szablonem listy śledzenia problemów, ale można go używać z dowolną listą zawierającą kolumnę wyboru zawierającą co najmniej trzy wartości.
Aby dowiedzieć się więcej i uzyskać instrukcje krok po kroku, zobacz Korzystanie z trójstanowego przepływu pracy.
Zatwierdzanie publikowania (automatyzacja kierowania zawartości do recenzji i zatwierdzenia)
Przepływ pracy zatwierdzania publikowania jest podobny do innych przepływów pracy programu SharePoint — umożliwia automatyczne rozsyłanie zawartości ekspertom w danej dziedzinie i uczestnikom projektu do sprawdzenia i zatwierdzenia. Wyjątkową cechą przepływu pracy Zatwierdzanie publikowania jest to, że został on opracowany specjalnie z myślą o witrynach publikowania, gdzie publikowanie nowych i zaktualizowanych stron sieci Web jest ściśle kontrolowane. W takich witrynach nie można opublikować żadnej nowej zawartości, dopóki nie zostanie ona zatwierdzona przez wszystkie osoby zatwierdzające w ramach przepływu pracy. Aby dowiedzieć się więcej i uzyskać instrukcje krok po kroku, zobacz Praca z przepływem pracy Zatwierdzanie publikowania.
Kto może dodać i uruchomić przepływ pracy programu SharePoint?
Aby dodać lub uruchomić przepływ pracy, musisz mieć odpowiednie uprawnienia do listy, biblioteki lub zbioru witryn, w którym ten przepływ został uruchomiony:
- Aby dodać przepływ pracy Domyślnie w celu dodania przepływu pracy musisz mieć uprawnienie Zarządzanie listami. (Grupy Właściciele i Członkowie mają domyślnie uprawnienie Zarządzanie listami, natomiast grupa Odwiedzający go nie ma).
-
Aby uruchomić przepływ pracy Także domyślnie musisz mieć uprawnienie Edytowanie elementów, aby uruchomić przepływ pracy, który został już dodany. (Zarówno grupa Właściciele, jak i grupa Członkowie domyślnie mają uprawnienie Edytowanie elementów, natomiast grupa Odwiedzający go nie ma).
Właściciele mogą również skonfigurować określone przepływy pracy, tak aby mogły być uruchamiane tylko przez członków grupy Właściciele. W przypadku podwitryny z unikatowymi uprawnieniami właściciele muszą zadbać o jawne przypisanie wymaganych uprawnień do użytkowników przepływu pracy. Zobacz Dostosowywanie uprawnień dla biblioteki lub listy programu SharePoint.
Jak mogę dodać i uruchomić przepływ pracy programu SharePoint?
Poniższy diagram przedstawia najważniejsze etapy planowania, dodawania, uruchamiania i modyfikowania przepływu pracy programu SharePoint. Poniżej opisano poszczególne sekcje poświęcone poszczególnym krokom.
- Zaplanuj wdrożenie Upewnij się, że wiesz, jakie opcje będą potrzebne i jakie informacje będą potrzebne, gdy będziesz dodawać swoją wersję przepływu pracy za pomocą formularza inicjowania.
- Dodać Wypełnij formularz inicjowania, aby dodać wersję przepływu pracy do listy, biblioteki lub zbioru witryn.
- Ekran startowy Uruchom nowy przepływ pracy, automatycznie lub ręcznie, w dokumencie lub innym elemencie na liście lub w bibliotece. Jeśli uruchomisz go ręcznie, będziesz mieć możliwość zmiany niektórych ustawień formularza skojarzenia przepływu pracy w krótszym formularzu inicjowania. Po uruchomieniu przepływ pracy tworzy zadania, wysyła powiadomienia i rozpoczyna śledzenie akcji i zdarzeń.
- Monitorowanie Gdy przepływ pracy jest uruchomiony, można wyświetlić stronę Stan przepływu pracy , aby zobaczyć, które zadania zostały ukończone oraz jakie inne akcje nastąpiły. Jeśli to konieczne, możesz tu dostosować bieżące i przyszłe zadania, a nawet anulować lub zakończyć ten przebieg przepływu pracy.
- Recenzja Po zakończeniu przebiegu można przejrzeć całą jego historię na stronie Stan przepływu pracy . Również na stronie stanu można tworzyć raporty statystyczne dotyczące ogólnej wydajności tego przepływu pracy.
- Zmiana Jeśli przepływ pracy nie działa zgodnie z oczekiwaniami, możesz otworzyć oryginalny formularz skojarzenia, który został użyty do jego dodania, i wprowadzić w nim zmiany.