Przepływy pracy programu SharePoint to wstępnie zaprogramowane mini aplikacje, które usprawniają i automatyzują różnorodne procesy biznesowe. Przepływy pracy mogą się wahać od zbierania podpisów, opinii lub zatwierdzeń dla planu lub dokumentu, po śledzenie bieżącego stanu procedury rutynowej. Przepływy pracy programu SharePoint zaprojektowano tak, aby zaoszczędzić czas i wysiłek oraz zapewnić spójność i wydajność zadań wykonywanych regularnie.
Uwaga
- Przepływy pracy programu SharePoint 2010 zostały wycofane od 1 sierpnia 2020 r. dla nowych dzierżaw i usunięte z istniejących dzierżaw 1 listopada 2020 r. Jeśli korzystasz z przepływów pracy programu SharePoint 2010, zalecamy migrację do usługi Power Automate lub innych obsługiwanych rozwiązań. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Wycofywanie przepływu pracy programu SharePoint 2010.
- Przepływ pracy programu SharePoint 2013 jest przestarzały od kwietnia 2023 r. i został wyłączony dla nowych dzierżaw od 2 kwietnia 2024 r. Zostanie ona usunięta z istniejących dzierżaw i zostanie w pełni wycofana od 2 kwietnia 2026 r. Jeśli korzystasz z przepływu pracy programu SharePoint 2013, zalecamy przeprowadzenie migracji do usługi Power Automate lub innych obsługiwanych rozwiązań. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Wycofywanie przepływu pracy programu SharePoint 2013.
Co to jest przepływ pracy programu SharePoint?
Prawdopodobnie wiesz już, co to jest schemat blokowy. Jest to graficzna mapa procesu z instrukcjami dotyczącymi tego, co dzieje się na każdym etapie.
Przepływ pracy programu SharePoint przypomina zautomatyzowany schemat blokowy, który wymaga dużej ilości pracy, zgadywania i losowości ze standardowych procesów roboczych.
Na przykład na ilustracji przyjrzyj się procesowi zatwierdzania dokumentu. Ręczne uruchomienie tego procesu może oznaczać dużą ilość sprawdzania i śledzenia, przesyłania dalej dokumentów i wysyłania przypomnień — każde z tych zadań musi zostać wykonane przez Ciebie lub co najmniej jednego współpracownika. Oznacza to dużo dodatkowej pracy i ciągły strumień przerw.
Jednak w przypadku korzystania z przepływu pracy zatwierdzania dokumentów programu SharePoint w celu uruchomienia tego procesu przepływ pracy automatycznie wykonuje to sprawdzanie, śledzenie, przypominanie i przesyłanie dalej. Jeśli ktoś spóźni się na wykonanie zadania lub wystąpi inny problem, większość uwzględnionych przepływów pracy generuje powiadomienie o tym. Monitorowanie procesu jest ograniczone.
Uruchamianie przepływu pracy programu SharePoint jest łatwe. Wybierz typ przepływu pracy, wybierz odpowiednie opcje i pozwól na uruchomienie przepływu pracy. Jeśli chcesz, możesz anulować lub zakończyć przepływ pracy.
Jakie procesy można zautomatyzować przy użyciu przepływu pracy programu SharePoint?
Każdy z uwzględnionych typów przepływów pracy działa jak szablon. Wystąpienie przepływu pracy można dodać dla jednej listy lub biblioteki albo dla całego zbioru witryn za pomocą formularza inicjowania w celu określenia odpowiednich opcji i zaznaczeń dla danego wystąpienia. Te opcje i opcje obejmują osoby, do których przepływ pracy przydziela zadania, terminy ostateczne zadań, sposób uruchamiania przepływu pracy i według kogo oraz instrukcje dołączane do powiadomień o zadaniach. Utwórz nowy przepływ pracy, przechodząc do pozycji Ustawienia> listyUstawienia> przepływupracy Dodawanie przepływu pracy. Jeśli chcesz, przeczytaj więcej o przepływach pracy 2010 i 2013.
Ważne
Domyślnie przepływy pracy Zatwierdzanie, Zbieranie opinii i Zbieranie podpisu nie są aktywowane i nie są wyświetlane w polu listy Wybierz szablon przepływu pracy formularza skojarzenia. Aby udostępnić je do użytku, administrator witryny musi aktywować je na poziomie zbioru witryn. Przejdź do obszaru Ustawienia> witrynyFunkcje> zbioru witrynAktywuj funkcje przepływów pracy. Ponadto program SharePoint 2013 udostępnia szablony przepływów pracy oparte na programie SharePoint 2010. Jeśli chcesz utworzyć przepływ pracy oparty na programie SharePoint 2013 z podobną logiką, użyj narzędzia takiego jak SharePoint Designer 2013.
Istnieje pięć wstępnie zaprogramowanych typów przepływów pracy.
Zatwierdzanie (kierowanie dokumentu lub elementu do zatwierdzenia lub odrzucenia)
Przepływ pracy Zatwierdzanie rozsyła dokument lub inny element do wyznaczonych osób do zatwierdzenia lub odrzucenia. Przepływ pracy Zatwierdzanie umożliwia również kontrolowanie zatwierdzania zawartości na liście lub w bibliotece. Aby dowiedzieć się więcej i uzyskać instrukcje krok po kroku, zobacz Wszystko o przepływach pracy Zatwierdzanie.
Zbieranie opinii (kierowanie dokumentu lub elementu w celu zebrania opinii)
Przepływ pracy Zbieranie opinii rozsyła dokument lub inny element do wyznaczonych osób do przesyłania opinii. Przepływ pracy Zbieranie opinii konsoliduje wszystkie opinie uczestników dla właściciela przepływu pracy i zapisuje proces przeglądu. Aby dowiedzieć się więcej i uzyskać instrukcje krok po kroku, zobacz Wszystko o przepływach pracy Zbieranie opinii.
Zbieranie podpisów (kierowanie dokumentu, skoroszytu lub formularza na potrzeby podpisów cyfrowych)
Przepływ pracy Zbieranie podpisów rozsyła dokument pakietu Microsoft Office do wyznaczonych osób do podpisów cyfrowych. Zwróć uwagę, że przepływ pracy Zbieranie podpisów działa tylko w przypadku dokumentów Word, skoroszytów programu Excel i formularzy programu InfoPath. Aby dowiedzieć się więcej i uzyskać instrukcje krok po kroku, zobacz Wszystko o przepływach pracy Zbieranie podpisów.
Three-State (śledzenie problemu, projektu lub zadania przez trzy stany lub fazy)
Przepływ pracy Trójstanowy służy do śledzenia stanu elementu listy przez trzy stany (fazy). Może służyć do zarządzania procesami biznesowymi, które wymagają od organizacji śledzenia dużej liczby problemów lub elementów. Przykłady: Problemy z obsługą klienta, potencjalni klienci lub zadania w projekcie.
Po każdym przejściu między stanami przepływ pracy przydziela zadanie osobie i wysyła tej osobie alert e-mail o zadaniu. Po wykonaniu tego zadania przepływ pracy aktualizuje stan elementu i postępuje do następnego stanu. Przepływ pracy Trójstanowy jest przeznaczony do pracy z szablonem listy Śledzenie problemów, ale może być używany z dowolną listą zawierającą kolumnę Wybór zawierającą co najmniej trzy wartości.
Aby dowiedzieć się więcej i uzyskać instrukcje krok po kroku, zobacz Korzystanie z trójstanowego przepływu pracy.
Zatwierdzanie publikowania (automatyzowanie rozsyłania zawartości do recenzji i zatwierdzenia)
Przepływ pracy zatwierdzania publikowania jest podobny do innych przepływów pracy programu SharePoint, ponieważ automatyzuje rozsyłanie zawartości do ekspertów w danej dziedzinie i uczestników projektu do przeglądu i zatwierdzenia. To, co sprawia, że przepływ pracy zatwierdzania publikowania jest unikatowy, to to, że został on zaprojektowany specjalnie dla witryn publikowania, w których publikowanie nowych i zaktualizowanych stron sieci Web jest ściśle kontrolowane. W tego rodzaju witrynach żadna nowa zawartość nie może zostać opublikowana, dopóki nie zostanie zatwierdzona przez każdego osobę zatwierdzająca w przepływie pracy. Aby dowiedzieć się więcej i uzyskać instrukcje krok po kroku, zobacz Praca z przepływem pracy zatwierdzania publikowania.
Kto może dodawać i uruchamiać przepływ pracy programu SharePoint?
Aby dodać lub uruchomić przepływ pracy, musisz mieć odpowiednie uprawnienia do listy, biblioteki lub zbioru witryn, w którym przepływ pracy jest uruchamiany:
- Aby dodać przepływ pracy Domyślnie musisz mieć uprawnienie Zarządzaj listami, aby dodać przepływ pracy. (Grupa Właściciele i członkowie mają domyślnie uprawnienie Zarządzaj listami; grupa Odwiedzający nie.
-
Aby uruchomić przepływ pracy Ponadto domyślnie musisz mieć uprawnienie Edytuj elementy, aby uruchomić przepływ pracy, który został już dodany. (Zarówno grupa Właściciele, jak i Członkowie mają domyślnie uprawnienie Edytuj elementy; grupa Odwiedzający nie jest).
Właściciele mogą także skonfigurować określone przepływy pracy tak, aby mogły być uruchamiane tylko przez członków grupy Właściciele. W przypadku podwitryny z unikatowymi uprawnieniami właściciele muszą mieć pewność, że wymagane uprawnienia zostaną jawnie przypisane do użytkowników przepływu pracy. Zobacz Dostosowywanie uprawnień do listy lub biblioteki programu SharePoint.
Jak mogę dodać i uruchomić przepływ pracy programu SharePoint?
Poniższy diagram zawiera ogólny widok podstawowych etapów planowania, dodawania, uruchamiania i modyfikowania przepływu pracy programu SharePoint. Poszczególne sekcje dotyczące poszczególnych kroków są następujące.
- Plan Upewnij się, że wiesz, jakie opcje i jakie informacje muszą być dostępne podczas dodawania wersji przepływu pracy za pomocą formularza inicjowania.
- Dodaj Wypełnij formularz inicjowania, aby dodać wersję przepływu pracy do listy, biblioteki lub zbioru witryn.
- Uruchomić Uruchom nowy przepływ pracy ręcznie lub automatycznie na dokumencie lub innym elemencie na liście lub w bibliotece. (Jeśli uruchomisz go ręcznie, będziesz mieć możliwość zmiany niektórych ustawień formularza skojarzenia przepływu pracy w formularzu inicjowania briefer). Po uruchomieniu przepływu pracy tworzy zadania, wysyła komunikaty o powiadomieniach i zaczyna śledzić akcje i zdarzenia.
- Monitor Gdy przepływ pracy jest uruchomiony, możesz wyświetlić stronę Stan przepływu pracy , aby sprawdzić, które zadania są ukończone i jakie inne akcje miały miejsce. W razie potrzeby możesz stąd dostosować bieżące i przyszłe zadania, a nawet anulować lub zakończyć uruchamianie tego przepływu pracy.
- Który napisze recenzję Po zakończeniu uruchamiania można przeglądać całą jego historię na stronie Stan przepływu pracy . Ponadto na stronie stanu można tworzyć raporty statystyczne dotyczące ogólnej wydajności tego przepływu pracy.
- Zmienić Jeśli przepływ pracy nie działa tak, jak chcesz, możesz otworzyć oryginalny formularz skojarzenia, którego użyto do jego dodania, i wprowadzić w nim zmiany.