Ao configurar o SharePoint no Microsoft 365 no Microsoft 365, você provavelmente tem documentos e arquivos que deseja adicionar ao seu Site de Equipe. Aqui estão algumas maneiras de adicionar diferentes tipos de conteúdo ao seu site.
Observação
Para obter um artigo sobre como configurar o OneDrive corporativo ou de estudante e os sites de equipe para que você possa usá-los juntos, confira Configurar o compartilhamento e o armazenamento de arquivos do Office 365.
Neste artigo
- Antes de você começar
- Criar pastas, bibliotecas e subsites
- Carregar documentos, imagens e arquivos
- Considere criar listas do SharePoint para contatos, calendários e planilhas
- Considere soluções do SharePoint para necessidades de negócios comuns
- Ajudar os usuários do site a encontrar seu conteúdo
Antes de começar
Antes de começar a mover arquivos, Marque quanto armazenamento você tem para o SharePoint no Microsoft 365 no Microsoft 365. Para encontrar informações sobre limites de armazenamento do SharePoint no Microsoft 365, consulte Limites do SharePoint.
Dica
É importante lembrar que, no Microsoft 365, os limites de armazenamento do SharePoint no Microsoft 365 (seu site de equipe) diferem dos limites de armazenamento do Exchange Online (para contas de email). Para obter mais informações sobre os limites de armazenamento da caixa de correio, consulte Destinatários, nas Descrições de serviço do Microsoft 365 para o Exchange Online.
A próxima etapa é analisar o conteúdo que você tem atualmente. Isso inclui documentos, imagens, formulários e assim por diante.
Dica
No Explorador de Arquivos, pesquise seus arquivos existentes por tamanho e por data. Isso pode ajudá-lo a identificar rapidamente os arquivos que foram usados recentemente ou que são muito grandes.
Pense em quanto do conteúdo é usado regularmente e se você deseja armazená-lo todo no Microsoft 365. Assim como você faria quando se muda para uma casa menor, o objetivo é decidir o que se encaixará no novo local. Por exemplo, se sua organização agora usa mais armazenamento do que o limite do Microsoft 365 para SharePoint no Microsoft 365, você precisa tomar decisões como estas:
- Quais arquivos você deseja mover?
- Deseja comprar mais espaço de armazenamento?
- Você deve planejar ter espaço para o crescimento do seu site? (Definitivamente vai)
Se sua organização for grande ou complexa, considere a possibilidade de convidar um especialista para ajudá-lo. Você pode encontrar assistência confiável no Microsoft Pinpoint. O Pinpoint é uma maneira rápida e fácil para empresas de todo o mundo encontrarem especialistas e serviços profissionais certificados da Microsoft
Criar pastas, bibliotecas e subsites
Depois de identificar o conteúdo que você deseja mover, pense em como você deseja organizá-lo. Você pode querer começar carregando arquivos para a biblioteca de documentos em seu Site de Equipe. É uma boa ideia organizar o conteúdo, especialmente se você espera que eventualmente terá muitos arquivos. À medida que o volume de conteúdo aumenta, você pode criar bibliotecas de documentos, bibliotecas de formulários e bibliotecas de imagens adicionais para armazenar esse conteúdo. Você também pode criar subsites para diferentes tipos de documentos ou projetos.
Para obter mais informações sobre como planejar uma estrutura para organizar o conteúdo em seu site, consulte Planejar o conteúdo do seu Site de Equipe.
Carregar documentos, imagens e arquivos
Para carregar arquivos, como documentos do Word, arquivos PDF ou fotos JPG, carregue-os em uma biblioteca ou pasta em uma biblioteca.
Observação
Atualmente, o tamanho máximo de arquivo para um único arquivo que pode ser carregado para uma biblioteca do SharePoint no Microsoft 365 é de 2 GB. Além disso, você só pode carregar 100 ou menos arquivos por vez.
A melhor maneira de fazer isso depende do número de arquivos. Primeiro, navegue até a biblioteca de destino e, em seguida, use esta tabela para escolher um método:
| Número de arquivos | Método de upload |
|---|---|
| Documento único | Selecione Novo Documento>CARREGAR ARQUIVO EXISTENTE e, em seguida, procure o arquivo em seu computador. |
| Muitos documentos e pastas | Selecione o botão Abrir com o Explorer na guia Biblioteca da faixa de opções. Em seguida, arraste e solte os arquivos usando o Explorador de Arquivos. |
Para obter mais informações, consulte Carregar, criar ou excluir arquivos em uma biblioteca.
Observação
Há determinados tipos de arquivo que não podem ser carregados em uma biblioteca. Para obter uma lista deles, consulte o artigo Tipos de arquivos que não podem ser adicionados a uma lista ou biblioteca.
Considere criar listas do SharePoint para contatos, calendários e planilhas
Toda empresa tem dados em várias formas, como calendários, tarefas e planilhas. Para esse tipo de dados, você pode mover ou converter esse conteúdo em uma lista em seu site. Por exemplo, você pode converter sua lista de contatos comerciais em uma lista de Contatos. Além disso, você pode frequentemente converter calendários em um SharePoint Calendar, que é um tipo especial de lista.
- Para saber como criar um calendário de grupo no SharePoint no Microsoft 365, assista a este vídeo: Vídeo: Criar seu próprio calendário.
Se você usa planilhas do Microsoft Excel para controlar informações, pode carregar essas planilhas diretamente em uma biblioteca de documentos no SharePoint no Microsoft 365. Ou você pode importar uma planilha como listas do SharePoint. Como muitas pessoas podem atualizar uma lista ao mesmo tempo, as listas do SharePoint ajudam a incentivar a colaboração. Você pode criar diferentes modos de exibição de listas para expor exatamente as informações desejadas.
- Para saber mais sobre como trabalhar com listas, consulte Treinamento: Criar e configurar uma lista.
Considere soluções do SharePoint para necessidades de negócios comuns
Outra maneira de mover o conteúdo é usar uma solução do SharePoint para gerenciar melhor uma tarefa existente. Por exemplo, a maioria das organizações deseja capturar e compartilhar o conhecimento diário das pessoas que trabalham lá. Um wiki em seu site pode ser ótimo exatamente para esse tipo de compartilhamento.
Esta tabela descreve os recursos do SharePoint que podem ajudá-lo a gerenciar processos comerciais.
| Processo empresarial | Descrição |
|---|---|
| Use um wiki para compartilhar conhecimento da equipe e colaborar | Wikis são sites especiais onde uma comunidade de usuários cria e mantém informações. Os wikis podem ser uma ótima ferramenta para capturar e compartilhar informações de processo ou informações de referência geral importantes para o seu trabalho.
|
| Mover o agendamento de recursos para calendários de grupo do SharePoint | Um calendário de grupo pode ser uma boa maneira de agendar recursos comuns, como salas de conferência, equipamentos audiovisuais e assim por diante. Como um calendário de grupo reside em um site do SharePoint no Microsoft 365, todos em sua equipe podem exibi-lo facilmente no SharePoint ou no Outlook.
|
| Converter programas de banco de dados em um aplicativo do Access | Você pode usar o Microsoft Access 2013 para projetar e publicar um banco de dados e, em seguida, criar um aplicativo do Access para usar o banco de dados em seu site de equipe. |
| Automatize processos de negócios com fluxos de trabalho | Os fluxos de trabalho automatizam e rastreiam as principais tarefas em um processo empresarial. Eles são ótimos para tarefas como processos de aprovação ou coleta de comentários. |
Ajudar os usuários do site a encontrar seu conteúdo
Depois de mover os seus documentos e ficheiros para o Site de Equipa, informe os outros utilizadores do site. Pode oferecer várias formas diferentes que podem utilizar para encontrar conteúdo no site.
Esta tabela descreve diferentes métodos que pode utilizar.
| Método | Descrição |
|---|---|
| Utilizar a pesquisa para localizar conteúdo | A forma mais fácil de localizar conteúdos num site do SharePoint no Microsoft 365 é através da funcionalidade de pesquisa.
|
| Configurar vistas em listas e bibliotecas para tornar o conteúdo detetável | Pode selecionar os elementos que aparecem numa vista. Por exemplo, numa vista, pode mostrar o título e o autor. Numa vista diferente, poderá querer mostrar apenas os itens que foram adicionados após uma certa data.
|
| Personalizar navegação no site | Pode personalizar a navegação do seu Site de equipa para facilitar aos utilizadores do site a localização de conteúdos. |
| Procurar conteúdo online quando estiver offline | Pode utilizar o OneDrive para o trabalho ou escola ou o Outlook para procurar conteúdos que estão no site do SharePoint no Microsoft 365 quando está offline
|
| Acompanhe as atualizações de conteúdo |
Para saber mais sobre as formas de ajudar os utilizadores do site a localizar conteúdo facilmente, consulte o artigo do Guia de Planeamento Planear o conteúdo dos seus Sites de equipa .
Deixe um comentário
Este artigo foi útil? Caso tenham sido, fale conosco na parte inferior desta página. Se ele não foi útil, informe o que estava confuso ou faltando. Usaremos seus comentários para verificar os fatos, adicionar informações e atualizar este artigo.