Com o Assistente de Exportação, pode exportar dados de uma base de dados Access para um formato de ficheiro que pode ser lido por Excel. Este artigo mostra-lhe como preparar e exportar os seus dados para Excel e também lhe dá algumas sugestões de resolução de problemas comuns que podem ocorrer.
Neste artigo
Exportar dados para Excel: as noções básicas
Quando exporta dados para Excel, Access cria uma cópia dos dados selecionados e, em seguida, armazena os dados copiados num ficheiro que pode ser aberto no Excel. Se copiar dados de Access para Excel frequentemente, pode guardar os detalhes de uma operação de exportação para utilização futura e até agendar a operação de exportação para ser executada automaticamente em intervalos definidos.
Cenários comuns para exportar dados para Excel
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O seu departamento ou grupo de trabalho utiliza Access e Excel para trabalhar com dados. Armazena os dados em bases de dados Access, mas utiliza Excel para analisar os dados e distribuir os resultados da sua análise. Atualmente, a sua equipa exporta dados para Excel como e quando é necessário, mas quer tornar este processo mais eficiente.
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É um utilizador de longa data do Access, mas o seu gestor prefere trabalhar com dados no Excel. Em intervalos regulares, faz o trabalho de copiar os dados para Excel, mas quer automatizar este processo para poupar tempo.
Acerca da exportação de dados para Excel
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Access não inclui um comando "Guardar Como" para o formato Excel. Para copiar dados para Excel, tem de utilizar a funcionalidade Exportar descrita neste artigo ou pode copiar Access dados para a área de transferência e, em seguida, colá-lo numa folha de cálculo Excel.
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É possível exportar uma tabela, consulta, formulário ou relatório. Também é possível exportar registros selecionados em uma exibição de vários registros, como uma folha de dados.
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Excel inclui um comando para importar dados de uma base de dados Access. Pode utilizar esse comando em vez do comando de exportação no Access; no entanto, o comando Excel importar só lhe permite importar tabelas ou consultas. Para obter mais informações, veja o artigo da Ajuda do ExcelLigar a (importar) dados externos.
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Não pode exportar macros ou módulos para Excel. Ao exportar um formulário ou uma folha de dados que contenha subformulários ou subfolhas de dados, somente o formulário ou a folha de dados principal é exportada. Tem de repetir a operação de exportação para cada subformulário, sub-relatório e subfolha de dados que pretende exportar para Excel.
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Só é possível exportar um objeto de banco de dados em uma única operação de exportação. No entanto, pode intercalar várias folhas de cálculo no Excel depois de concluir as operações de exportação individuais.
Preparar-se para a operação de exportação
Antes de executar um procedimento de exportação, é uma boa ideia examinar os dados que você deseja exportar para garantir que eles não contenham quaisquer indicadores ou valores de erro. Se existirem erros, tente resolve-los antes de exportar os dados para Excel. Caso contrário, podem ocorrer problemas durante a operação de exportação e podem ser inseridos valores nulos em células na folha de cálculo Excel. Para obter mais informações sobre problemas que podem ocorrer ao exportar para Excel, consulte a secção Resolver problemas de valores em falta e incorretos.
Se o objeto de origem for uma tabela ou uma consulta, decida se deseja exportar os dados com ou sem a formatação. Essa decisão afetará três aspectos da pasta de trabalho resultante — a quantidade de dados exportados e o formato de exibição desses dados. A tabela a seguir descreve o resultado da exportação de dados formatados e não formatados.
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Exportação |
Objeto de origem |
Campos e registros |
Formatação |
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Sem formatação |
Tabela ou consulta Observação: Formulários e relatórios não podem ser exportados sem a respectiva formatação. |
Todos os campos e registros no objeto subjacente são exportados. |
As configurações da propriedade Formato são ignoradas durante a operação. Com relação aos campos de pesquisa, somente os valores de identificação de pesquisa são exportados. Com relação a campos de hiperlink, o conteúdo é exportado como uma coluna de texto que exibe os links no formato displaytext#address#. |
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Com formatação |
Tabela, consulta, formulário ou relatório |
Somente campos e registros mostrados no modo de exibição ou no objeto atual são exportados. Registros filtrados, colunas ocultas em uma folha de dados e campos não exibidos em um formulário ou relatório não são exportados. |
O assistente respeita as configurações da propriedade Formato. Com relação aos campos de pesquisa, os valores de pesquisa são exportados. Com relação aos campos de hiperlink, os valores são exportados como hiperlinks. Com relação aos campos rich text, o texto é exportado, mas o formato não é. |
Escolha a pasta de trabalho de destino e o formato de arquivo. Observe que os relatórios só podem ser exportados no formato de arquivo *.xls antigo e não no formato de arquivo xlsx mais recente.
Durante a operação de exportação, Access pede-lhe para especificar o nome do livro de destino. A tabela a seguir resume quando uma pasta de trabalho é criada (se ainda não existir) e quando é sobrescrita (se já existir).
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Se a pasta de trabalho de destino |
E o objeto de origem for |
E você desejar exportar |
Então |
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Não existe |
Uma tabela, uma consulta, um formulário ou ou relatório |
Os dados, com ou sem a formatação |
A pasta de trabalho é criada durante a operação de exportação. |
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Já existe |
Uma tabela ou consulta |
Os dados, mas não a formatação |
A pasta de trabalho não é sobrescrita. Uma nova planilha é adicionada à pasta de trabalho e recebe o nome do objeto a partir do qual os dados estão sendo exportados. Se já existir uma folha de cálculo com esse nome no livro, Access pede-lhe para substituir o conteúdo da folha de cálculo correspondente ou especificar outro nome para a nova folha. |
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Já existe |
Uma tabela, uma consulta, um formulário ou ou relatório |
Os dados, incluindo a formatação |
A pasta de trabalho é sobrescrita pelos dados exportados. Todas as planilhas existentes são removidas, e uma nova planilha com o mesmo nome do objeto exportado é criada. Os dados na folha de cálculo Excel herdam as definições de formato do objeto de origem. |
Os dados são sempre adicionados a uma nova planilha. Não é possível acrescentar os dados a nenhuma planilha nem intervalo nomeado existente.
Executar a operação de exportação
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Se o destino Excel livro estiver aberto, feche-o antes de continuar.
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No Painel de Navegação do banco de dados de origem, selecione o objeto que você deseja exportar.
Exportar somente uma parte dos dados
Se o objeto for uma tabela, uma consulta ou um formulário e você quiser exportar somente uma parte dos dados, abra esse objeto no modo Folha de Dados e selecione os registros desejados.
Para abrir um formulário no modo Folha de Dados:
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Clique duas vezes no formulário para abri-lo.
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Clique com o botão direito do mouse no formulário e selecione Modo Folha de Dados. Se essa opção não estiver disponível:
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Clique em Modo Design.
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Pressione F4 para exibir o painel de tarefas Folha de Propriedades.
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Selecione Formulário na lista suspensa localizada na parte superior da Folha de Propriedades.
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Na guia Formato da Folha de Propriedades, defina a propriedade Permitir Modo de Folha de Dados como Sim.
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Na guia Design, no grupo Modos de Exibição, clique em Modo Folha de Dados.
Observação: Não é possível exportar uma parte de um relatório. No entanto, você pode selecionar ou abrir a tabela ou a consulta na qual esse relatório está baseado e então exportar uma parte dos dados nesse objeto.
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No separador Dados Externos , no grupo Exportar , clique emExcel.
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Na caixa de diálogo Exportar - Excel Folha de Cálculo , reveja o nome de ficheiro sugerido para o livro de Excel (Access utiliza o nome do objeto de origem). Se desejar, você poderá modificar esse nome de arquivo.
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Na caixa Formato de Arquivo, selecione o formato de arquivo desejado.
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Se estiver exportando uma tabela ou consulta e quiser exportar dados formatados, selecione Exportar dados com formatação e layout. Para obter mais informações, consulte a seção Preparar-se para a operação de exportação.
Observação: Se estiver exportando um formulário ou um relatório, essa opção estará sempre marcada, porém, indisponível (ela aparece esmaecida).
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Para ver o destino Excel livro após a conclusão da operação de exportação, selecione a caixa Abrir o ficheiro de destino após a conclusão da operação de exportação marcar.
Se o objeto de origem estiver aberto e você tiver selecionado um ou mais registros no modo de exibição antes de iniciar a operação de exportação, será possível selecionar Exportar somente os registros selecionados. Para exportar todos os registros exibidos, deixe essa caixa de seleção desmarcada.
Observação: Essa caixa de seleção permanecerá indisponível (esmaecida) se nenhum registro for selecionado.
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Clique em OK.
Se a operação de exportação falhar devido a um erro, Access apresenta uma mensagem que descreve a causa do erro. Caso contrário, Access exporta os dados e, dependendo da sua seleção no passo 7, abre o livro de destino no Excel. Access, em seguida, apresenta uma caixa de diálogo na qual pode criar uma especificação que utiliza os detalhes da operação de exportação.
O que mais devo saber sobre exportação?
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Para saber mais sobre como salvar os detalhes de sua exportação em uma especificação que você pode reutilizar posteriormente, veja o artigo Salvar os detalhes de uma operação de importação ou exportação como uma especificação.
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Para saber mais sobre como executar especificações de exportações salvas, veja o artigo Executar uma operação de importação ou exportação salva.
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Saiba mais sobre como agendar especificações para serem executadas em períodos específicos no artigo Programar uma operação de importação ou exportação.
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Saiba mais sobre como alterar um nome de especificação, excluir especificações ou atualizar os nomes dos arquivos de origem nas especificações no artigo Como gerenciar tarefas de dados.
Solucionar problemas de valores ausentes e incorretos
A tabela a seguir descreve várias maneiras de solucionar problemas comuns.
Dica: Se descobrir que faltam apenas alguns valores, corrija-os no livro Excel. Caso contrário, corrija o objeto de origem na base de dados Access e, em seguida, repita a operação de exportação.
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Problema |
Descrição e resolução |
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Campos calculados |
Os resultados dos campos calculados são exportados; as expressões subjacentes que executam os cálculos não. |
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Campos com múltiplos valores |
Campos que dão suporte a vários valores são exportados como uma lista de valores separados por ponto-e-vírgula (;). |
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Imagens, objetos e anexos |
Elementos gráficos (como logotipos, conteúdo de campos de objeto OLE e anexos que fazem parte dos dados de origem) não são exportados. Adicione-os à planilha manualmente, após a conclusão da operação de exportação. |
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Gráfico |
Quando exporta um formulário ou relatório que contém um objeto do Microsoft Graph, o objeto de gráfico não é exportado. |
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Dados na coluna errada |
Os valores nulos na planilha resultante são substituídos às vezes pelos dados que deveriam constar na coluna seguinte. |
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Valores de data ausentes |
Os valores de data anteriores a 1º de janeiro de 1900 não são exportados. As células correspondentes na planilha conterão um valor nulo. |
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Expressões ausentes |
As expressões utilizadas para calcular valores não são exportadas para Excel. Somente os resultados dos cálculos são exportados. Adicione manualmente a fórmula à folha de cálculo Excel depois de concluir a operação de exportação. |
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Subformulários, sub-relatórios e subfolhas de dados ausentes |
Ao exportar um formulário, um relatório ou uma folha de dados, somente o formulário, o relatório ou a folha de dados principal será exportado. Repita a operação de exportação para cada subformulário, sub-relatório e subfolha de dados que desejar exportar. |
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Colunas formatadas incorretamente ou ausentes |
Se nenhuma das colunas parecer formatada na planilha resultante, repita a operação de exportação, certificando-se de marcar a caixa de seleção Exportar dados com formatação e layout do assistente. Por outro lado, se apenas algumas colunas aparecerem formatadas de forma diferente das versões no objeto de origem, aplique a formatação que pretende manualmente no Excel. Formatar uma coluna no Excel
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Valor "#" em uma coluna |
Você poderá ver o valor # em uma coluna que corresponde a um campo Sim/Não em um formulário. Isso poderá ocorrer se a operação de exportação for iniciada no Painel de Navegação ou no modo Formulário. Para resolver o problema, abra o formulário no modo Folha de Dados antes de exportar os dados. |
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Indicadores de erros ou valores de erros |
Marque as células de indicadores de erros (triângulos verdes nos cantos) ou valores de erros (cadeias de caracteres que começam com o caractere # no lugar dos dados apropriados). |
