Importar ou vincular dados em uma pasta de trabalho do Excel

Cenários comuns para importar dados Excel para Access

• É um utilizador de longa data do Excel mas, daqui para a frente, quer utilizar Access para trabalhar com estes dados. Quer mover os dados nas suas folhas de cálculo Excel para uma ou mais bases de dados de Access novas.

• O seu departamento ou grupo de trabalho utiliza Access, mas ocasionalmente recebe dados no formato Excel que têm de ser intercalados com as bases de dados Access. Quer importar estas folhas de cálculo Excel para a base de dados à medida que as recebe.

• Utiliza Access para gerir os seus dados, mas os relatórios semanais que recebe do resto da sua equipa são Excel livros. Você gostaria de dinamizar o processo de importação para garantir que os dados sejam importados toda semana em um horário específico no banco de dados.

Se esta for a primeira vez que está a importar dados de Excel

• Não é possível guardar um livro Excel como uma base de dados Access. Excel não fornece funcionalidades para criar uma base de dados Access a partir de dados Excel.

• Quando abre um livro Excel no Access (na caixa de diálogo Abrir Ficheiro , altere a caixa de listagem Ficheiros do Tipo para MicrosoftOfficeExcel Ficheiros e selecione o ficheiro que pretende), Access cria uma ligação para o livro em vez de importar os respetivos dados. A ligação a um livro é fundamentalmente diferente da importação de uma folha de cálculo para uma base de dados. Para obter mais informações sobre a ligação, consulte a secção Vincular a dados no Excel, mais adiante neste artigo.

Preparar a planilha

1. Localize o ficheiro de origem e selecione a folha de cálculo que contém os dados que pretende importar para Access. Se quiser importar apenas parte de uma planilha, você poderá definir um intervalo nomeado que inclua somente as células que você deseja importar.
   
   Definir um intervalo nomeado (opcional)   

   1. Mude para Excel e abra a folha de cálculo que contém os dados que pretende importar.

   2. Selecione o intervalo de células que contém os dados que você deseja importar.

   3. Clique com o botão direito do mouse no intervalo selecionado e, em seguida, clique em Nomear Intervalo ou Definir Nome.

   4. Na caixa de diálogo Novo nome, especifique um nome para o intervalo na caixa Nome e clique em OK.

      Lembre-se de que é possível importar apenas uma planilha por vez durante uma operação de importação. Para importar dados de várias planilhas, repita a operação de importação para cada planilha.

2. Revise os dados de origem e execute a ação conforme descrito nesta tabela.

   Elemento	Descrição
   Número de colunas	O número de colunas de origem que pretende importar não pode exceder 255, porque Access não suporta mais de 255 campos numa tabela.
   Ignorar colunas e linhas	É recomendável incluir apenas as linhas e colunas da planilha de origem, ou o intervalo nomeado, que deseja importar. lins    Não é possível filtrar ou ignorar linhas durante a operação de importação. Colunas    Não é possível ignorar colunas durante a operação, caso escolha adicionar os dados a uma tabela existente.
   Formato tabular	Certifique-se de que as células estejam em formato tabular. Se a planilha ou intervalo nomeado incluir células mescladas, o conteúdo da célula é colocado no campo que corresponde à coluna mais à esquerda, e os outros campos são deixados em branco.
   Colunas, linhas e células em branco	Exclua todas as colunas e linhas em branco desnecessárias na planilha ou no intervalo. Se houver células em branco na planilha ou intervalo nomeado, tente adicionar os dados ausentes. Se estiver planejando acrescentar os registros a uma tabela existente, certifique-se de o campo correspondente na tabela aceite valores nulos (ausentes ou desconhecidos). Um campo aceitará valores desconhecidos se a sua propriedade de campo Obrigatório for definida como Não e sua configuração de propriedade RegraDeValidação não evite valores nulos.
   Valores de erro	Se uma ou mais células na planilha ou no intervalo contiver valores de erro, como #NUM e #DIV, corrija-os antes de iniciar a operação de importação. Se uma folha de cálculo ou intervalo de origem contiver valores de erro, Access coloca um valor nulo nos campos correspondentes na tabela. Para obter mais informações sobre modos de corrigir esses erros, consulte a seção Solucionar problemas de valores ausentes ou incorretos, mais adiante neste artigo.
   Tipo de dados	Para evitar erros durante a importação, verifique se cada coluna de origem contém o mesmo tipo de dados em cada linha. Access analisa as primeiras oito linhas de origem para determinar o tipo de dados dos campos na tabela. É altamente recomendável que você se certifique de que as primeiras oito linhas de origem não misturem valores de tipos de dados diferentes em qualquer uma das colunas. Caso contrário, Access poderá não atribuir o tipo de dados correto à coluna. Além disso, é uma boa prática formatar cada coluna de origem no Excel e atribuir um formato de dados específico a cada coluna antes de iniciar a operação de importação. A formatação é altamente recomendável, caso a coluna inclua valores de tipos de dados diferentes. Por exemplo, a coluna NúmeroDoVoo em uma planilha pode conter valores numéricos e de texto, como 871, AA90 e 171. Para evitar valores ausentes ou incorretos, faça o seguinte: Clique com o botão direito do mouse no cabeçalho da coluna e, em seguida, clique em Formatar Células. Na guia Número, em Categoria, selecione um formato. Para a coluna NúmeroDoVoo, você provavelmente escolheria Texto. Clique em OK. Se as colunas de origem estiverem formatadas, mas ainda contiverem valores mistos nas linhas seguintes à oitava linha, a operação de importação ainda poderá ignorar valores ou converter valores incorretamente. Para obter informações sobre a solução de problemas, consulte a seção Solucionar problemas de valores ausentes ou incorretos.
   Primeira linha	Se a primeira linha na folha de cálculo ou intervalo com nome contiver os nomes das colunas, pode especificar que Access tratar os dados na primeira linha como nomes de campos durante a operação de importação. Se a planilha o intervalo de origem não incluir os nomes, é uma boa opção adicioná-los à origem antes de iniciar a operação de importação. Observação: Se você planeja acrescentar os dados a uma tabela existente, certifique-se de o nome de cada coluna coincida totalmente ao nome no campo correspondente. Se o nome de uma coluna for diferente do nome no campo correspondente na tabela, a operação de importação falhará. Para ver os nomes dos campos, abra a tabela na vista Estrutura no Access.

3. Feche a pasta de trabalho de origem, se estiver aberta. Manter o arquivo de origem aberto poderá resultar em erros na conversão de dados durante a operação de importação.

Preparar o banco de dados de destino

1. Abra a base de dados Access onde os dados importados serão armazenados. Certifique-se de que o banco de dados não seja somente leitura e que você tenha permissões para fazer alterações no banco de dados.

   – ou –

   Se não desejar armazenar os dados em qualquer um dos bancos de dados existentes, crie um banco de dados em branco. Para isso:

   Clique na guia Arquivo, clique em Novo e clique em Banco de Dados em Branco.

2. Antes de iniciar a operação de importação, escolha entre armazenar os dados em uma tabela nova ou em uma tabela existente.

   Criar uma nova tabela    Se optar por armazenar os dados numa nova tabela, Access cria uma tabela e adiciona os dados importados a esta tabela. Se já existir uma tabela com o nome especificado, Access substitui o conteúdo da tabela pelos dados importados.

   Anexar a uma tabela existente    Se você optar por adicionar os dados a uma tabela existente, as linhas na planilha Excel serão anexadas à tabela especificada.

   Lembre-se de que a maioria das falhas durante as operações de acréscimo ocorrem porque os dados de origem não coincidem com as configurações da estrutura e dos campos da tabela de destino. Para evitar isso, abra a tabela de destino no modo Design e revise o seguinte:

   • Primeira linha    Se a primeira linha da planilha ou intervalo nomeado de origem não contiver títulos de coluna, certifique-se de que a posição e o tipo de dado de cada coluna coincida com os do campo correspondente na planilha de origem. Se a primeira linha contiver títulos de coluna, não é necessário que a ordem das colunas e dos campos coincida, mas o nome e o tipo de dados de cada coluna deverá coincidir totalmente com os do campo correspondente.

   • Campos ausentes ou adicionais    Se um ou mais campos não estiverem na planilha de origem, adicione-os antes de iniciar a operação de importação. No entanto, se a tabela contiver campos que não existem na origem, não será necessário excluí-los da tabela, se aceitarem valores nulos.

     Dica: Um campo aceitará valores nulos se a sua propriedade Obrigatório estiver definida como Não e a sua configuração de propriedade RegraDeValidação não evitar valores nulos.

   • Chave primária    Se a chave contiver um campo de chave primária, a planilha ou o intervalo de origem deve ter uma coluna que contenha valores que sejam compatíveis com o campo de chave primária, e os valores de chave primária importados devem ser exclusivos. Se um registro importado contiver um valor de chave primária que já existe na tabela de destino, a operação de importação exibirá uma mensagem de erro.

   • Campos Indexados    Se a propriedade Indexado de um campo em uma tabela for definido como Sim (Duplicação não autorizada), a coluna correspondente na planilha ou no intervalo de origem deve conter valores exclusivos.

     Vá para as próximas etapas para executar a operação de importação.

Iniciar a operação de importação

1. O local do assistente de importação/link difere ligeiramente dependendo da sua versão do Access. Escolha as etapas que correspondem à sua versão Access:

   • Se você estiver usando a versão mais recente do Microsoft 365, Acesso 2021 ou Access 2019, na guia Dados Externos , no grupo Importar & Link , clique em Nova Fonte de Dados > Do Arquivo > Excel.

   • Se você estiver usando Access 2016, na guia Dados Externos , no grupo Importar & Link , clique emExcel.

   Observação: A guia Dados externos não estará disponível, a menos que um banco de dados esteja aberto.

2. Na caixa de diálogo Obter Dados Externos – Excel Planilha , na caixa Nome do arquivo , especifique o nome do arquivo Excel que contém os dados que você deseja importar.

   – ou –

   Clique em Procurar e use a caixa de diálogo Abrir Arquivo para localizar o arquivo que você deseja importar.

3. Especifique como quer armazenar os dados importados.

   Para armazenar os dados em uma nova tabela, selecione Importar os dados de origem em uma nova tabela, no banco de dados atual. Você será solicitado a nomear essa tabela posteriormente.

   Para acrescentar dados a uma tabela existente, selecione Acrescentar uma cópia dos registros à tabela e selecione uma tabela na lista suspensa. Essa opção não estará disponível se o banco de dados não contiver tabelas.

   Para vincular à fonte de dados, criando uma tabela vinculada, confira a seção Vincular a dados no Excel, mais adiante neste artigo.

4. Clique em OK.

   O assistente de importação de planilha é iniciado, e guiará você no processo de importação. Vá para o próximo conjunto de etapas.

Usar o assistente de Importação de planilha

1. Na primeira página do assistente, selecione a planilha ou que contém os dados que deseja importar. Em seguida, clique em Avançar.

2. Na segunda página, clique em Mostrar Planilhas ou Mostrar Intervalos Nomeados, escolha a planilha ou intervalo nomeado que deseja importar e clique em Avançar.

3. Se a primeira linha da planilha ou do intervalo de origem contiver os nomes dos campos, selecione A Primeira Linha Contém Títulos de Coluna e clique em Avançar

   Se você estiver importando os dados para uma nova tabela, Access usará esses títulos de coluna para nomear os campos na tabela. É possível alterar esses nomes durante ou depois da operação de importação. Se você estiver anexando dados a uma tabela existente, certifique-se de que os títulos de coluna na planilha de coluna coincidam exatamente com os nomes dos campos na tabela de destino.

   Se estiver anexando dados a uma tabela existente, avance para a etapa 6. Se estiver adicionando os dados a uma nova tabela, siga as próximas etapas.

4. O assistente solicita a você que revise as propriedades de campo. Clique em uma coluna na parte inferior da página para exibir as propriedades do campo correspondente. Em seguida, siga um destes procedimentos:

   • Revise e altere, se desejar, o nome e o tipo de dados do campo de destino.

     Access revisa as oito primeiras linhas em cada coluna para sugerir o tipo de dados para o campo correspondente. Se a coluna na planilha contiver tipos diferentes de valores, como texto e números, nas primeiras oito linhas de uma coluna, o assistente sugerirá um tipo de dados que seja compatível com todos os valores da coluna — na maior parte das vezes, o tipo de dados texto. Embora seja possível selecionar um tipo de dados diferente, é importante lembrar que os valores que não forem compatíveis com o tipo de dados selecionado serão ignorados ou convertidos incorretamente durante o processo de importação. Para obter mais informações sobre como corrigir valores ausentes ou incorretos, consulte a seção Solucionar problemas de valores ausentes ou incorretos, mais adiante neste artigo.

   • Para criar um índice no campo, defina Indexado como Sim.

   • Para ignorar totalmente uma coluna de origem, marque a caixa de seleção Não importar campo (Ignorar).

     Clique em Avançar quando terminar de selecionar as opções.

5. Na tela seguinte, especifique uma chave primária para a tabela. Se você selecionar Deixar Access adicionar chave primária, Access adicionará um campo AutoNumber como o primeiro campo na tabela de destino e a preencherá automaticamente com valores de ID exclusivos, começando com 1. Clique em Avançar.

6. Na tela do assistente final, especifique um nome para a tabela de destino. Na caixa Importar para Tabela, digite um nome para ela. Se a tabela já existir, Access exibirá um prompt que pergunta se você deseja substituir o conteúdo existente da tabela. Clique em Sim para continuar ou Não para especificar um nome diferente para a tabela de destino e clique em Concluir para importar os dados.

   Se Access foi capaz de importar alguns ou todos os dados, o assistente exibirá uma página que mostra a status da operação de importação. Além disso, também é possível salvar os detalhes da operação para uso futuro como uma especificação. Por outro lado, se a operação falhou completamente, Access exibirá a mensagem Ocorreu um erro ao tentar importar o arquivo.

7. Clique em Sim para salvar os detalhes da operação para uso futuro. Salvar os detalhes ajuda você a repetir a operação posteriormente, sem a necessidade de consultar o assistente novamente.

Confira Salvar os detalhes de uma operação de importação ou exportação como uma especificação para saber como salvar seus detalhes de especificação.

Confira executar uma importação salva ou especificação de exportação para saber como executar as especificações de importar ou vincular salvas.

Confira Agendar uma especificação de importação ou exportação para saber como agendar tarefas de importação e vinculação para que sejam executadas em horários específicos.

Cadeias de erros e dicas de solução de problemas

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Cenários comuns para vincular a uma planilha Excel de dentro de Access

Normalmente, você vincula a uma planilha Excel (em vez de importar) pelos seguintes motivos:

• Você deseja continuar mantendo seus dados em planilhas Excel, mas pode usar os recursos avançados de consulta e relatório do Access.

• Seu departamento ou grupo de trabalho usa Access, mas dados de fontes externas com as quais você trabalha estão em planilhas Excel. Você não deseja manter cópias de dados externos, mas deseja poder trabalhar com ele em Access.

Se essa for a primeira vez que você estiver vinculando a uma planilha Excel

• Você não pode criar um link para um banco de dados Access de dentro de Excel.

• Quando você vincula a um arquivo Excel, Access cria uma nova tabela, geralmente chamada de tabela vinculada. A tabela mostra os dados na planilha de origem ou do intervalo nomeado, mas não armazena, de fato, os dados no banco de dados.

• Você não pode vincular Excel dados a uma tabela existente no banco de dados. Isso significa que os dados não podem ser acrescentados a uma tabela existente executando-se uma operação de vinculação.

• Um banco de dados pode conter várias tabelas vinculadas.

• Todas as alterações efetuadas aos dados no Excel são refletidas automaticamente na tabela ligada. No entanto, os conteúdos e a estrutura de uma tabela ligada no Access são só de leitura.

• Quando abre um livro Excel no Access (na caixa de diálogo Abrir Ficheiro , altere a caixa de listagem Ficheiros do Tipo para Excele selecione o ficheiro pretendido), Access cria uma base de dados em branco e inicia automaticamente o Assistente de Ligação de Folha de Cálculo.