Ciclo de vida de um modelo de formulário

Neste artigo

• Fase 1: plano

• Fase 2: estruturar

• Fase 3: implementar

• Fase 4: manter

• Fase 5: arquivar

Fase 1: plano

Quanto tempo passa o planejamento depende da complexidade do seu modelo de formulário, da sua função na sua organização e dos processos e requisitos da sua organização.

Se o seu modelo de formulário apenas for utilizado por membros da sua equipa imediata, a fase de planeamento pode ser muito informal. Se o seu modelo de formulário for mais complexo, a fase de planeamento será, provavelmente, um processo mais formal e envolvido e poderá ter de consultar vários stakeholders. Por exemplo, se o seu modelo de formulário for um parte de um sistema empresarial maior e empresarial, tal como um relatório de despesas ou sistema de planeamento de recursos empresariais, provavelmente terá de criar documentos de planeamento formal, tais como especificações funcionais.

Em qualquer dos casos, antes de começar a estruturar o seu modelo de formulário, deverá ter em consideração o seguinte:

• Objetivos dos utilizadores    O que os seus utilizadores têm de fazer com o seu modelo de formulário? De que cenários necessita de suporte? De que forma irá medir o sucesso na reunião dos objetivos dos seus utilizadores?

• Considerações sobre a compatibilidade    O seu modelo de formulário tem de estar acessível para utilizadores fora da sua organização, agora ou no futuro? Por exemplo, pretende que o seu modelo de formulário esteja disponível no Web site externo da sua organização para clientes que não têm o InfoPath instalado nos seus computadores? Se for o caso, pode estruturar uma modelo de formulário compatível com o browser em vez de um modelo de formulário apenas do InfoPath padrão. Alguns utilizadores na sua organização têm de conseguir preencher o seu formulário no InfoPath 2003? Se for esse o caso, poderá pretender estruturar um modelo de formulário compatível com versões anteriores. Pretende que os utilizadores consigam preencher formulários enquanto estão fora do escritório ou de outro modo offline? Se for o caso, pode adicionar funcionalidades ao modelo de formulário que irá ativá-lo para funcionar de forma eficaz no modo offline.

• Formulários de utilizador existentes    Está actualmente a utilizar documentos do Microsoft Office Word ou livros do Microsoft Office Excel para recolher dados de utilizadores? Se for o caso, pode converter facilmente esses ficheiros em modelos de formulário do InfoPath. 

• Requisitos de integração    De que outros produtos ou tecnologias irá trabalhar no seu modelo de formulário? Por exemplo, poderá ter de armazenar os dados no seu modelo de formulário numa base de dados do Microsoft SQL Server ou pode decidir basear a estrutura do seu modelo de formulário num serviço Web para que possa submeter dados a uma base de dados que não seja diretamente suportada pelo InfoPath.

• Requisitos da interface de utilizador    Precisa de aderir às diretrizes de identidade visual da empresa? De que forma pretende que o modelo de formulário fique? Que tipo de controlos irá utilizar e como irá organizá-los?

• Requisitos de processo    O seu modelo de formulário fará parte de um processo empresarial maior, tal como o processo de aprovação de um relatório de despesas? Em caso afirmativo, que tipo de vistas precisa e como implementará as regras que regem a forma como os dados são movidos para a organização e são processados por pessoas e sistemas empresariais diferentes? Irá aproveitar as funcionalidades de fluxo de trabalho noutros programas, como o Microsoft Office SharePoint Server 2007 ? O modelo de formulário precisa de código ou script geridos? Se for esse o caso, irá utilizar os programadores internos ou este trabalho será terceirizado?

• Requisitos de armazenamento de dados    O que pretende fazer com os dados nos formulários de utilizador? Por exemplo, se os utilizadores precisarem de enviar rapidamente dados de formulário para trás e para a frente e não precisar de reutilizar os dados, poderá querer utilizar mensagens de e-mail para armazenar os dados. Se for necessário que os utilizadores possam aceder e partilhar os dados do formulário, poderá querer armazenar coleções de formulários do InfoPath relacionados em bibliotecas num servidor com o Microsoft Windows SharePoint Services. Se os utilizadores tiverem de aceder aos dados de formulário noutras aplicações ou sistemas empresariais, tais como as aplicações de relatório de despesas ou de contabilidade, poderá querer armazenar os dados em bases de dados empresariais. Isto é freqüentemente obtido ao ligar o modelo de formulário a um serviço Web, que serve como um intermediário entre o modelo de formulário e a base de dados ou sistema empresarial.

• Requisitos de segurança    Que tipo de desafios e vulnerabilidades de segurança é enfrentado? O seu modelo de formulário precisa de ser instalado nos computadores dos utilizadores ou os seus utilizadores podem aceder ao mesmo a partir de um recurso de rede? Pretende que os utilizadores consigam assinar digitalmente os seus formulários ou determinados conjuntos de dados nos seus formulários? Irá ligar o modelo de formulário diretamente a uma base de dados ou irá utilizar ficheiros de ligação de dados em bibliotecas de ligação de dados, que são normalmente geridas por um administrador?

• Requisitos de teste    Que processo utilizar para testar o aspecto e comportamento do seu modelo de formulário? Precisa de criar um plano de teste formal?

• Requisitos de implementação    Como pretende partilhar o seu modelo de formulário com outras pessoas? Onde irá publicar o modelo de formulário? Se pretender publicá-lo num servidor a executar o InfoPath Forms Services, pretende publicá-lo numa biblioteca ou como um tipo de conteúdo de site? Como irá notificar os utilizadores sobre a disponibilidade do modelo de formulário? Qual é o seu plano para libertar novas versões de modelos de formulário?

• Requisitos de manutenção    Pretende arquivar modelos de formulário, formulários de utilizador ou ambos? Por quanto tempo tem de manter os dados? Que tipo de arquivamento e políticas de retenção de dados são necessárias para a sua organização?

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Fase 2: estruturar

Após concluir a fase de planeamento, pode começar o processo de estruturação. É recomendado que siga a ordem das tarefas indicadas abaixo ao criar o modelo de formulário. No enTanto, pode desviar-se do pedido, se for necessário. Por exemplo, pode preferir definir a validação de dados, a formatação condicional e as regras para controlos à medida que adiciona esses controlos ao modelo de formulário, em vez de o fazer posteriormente no processo de estrutura.

• Passo 1: criar o modelo de formulário

• Passo 2: criar ou especificar a origem de dados principal

• Passo 3: definir esquema

• Passo 4: adicionar controlos

• Passo 5: Adicionar ligações de dados

• Passo 6: adicionar a validação de dados, regras e outras funcionalidades de lógica empresarial

• Passo 7: criar vistas personalizadas

• Passo 8: ativar o comportamento de envio

• Passo 9: ativar funcionalidades de segurança

• Passo 10: testar a aparência e o comportamento

Passo 1: criar o modelo de formulário

Ao criar o modelo de formulário, poderá ter de importar um formulário existente, como um documento do Word ou um livro do Excel, para o InfoPath ou especificar definições de compatibilidade para o modelo de formulário, de forma a que os formulários resultantes possam ser preenchidos no InfoPath 2003 ou num browser. A maior parte destas opções está disponível na caixa de diálogo estruturar um modelo de formulário . Por exemplo, se pretender estruturar um modelo de formulário que possa ser aberto e preenchido no Microsoft Office InfoPath ou num browser, pode selecionar a caixa de verificação ativar apenas funcionalidades compatíveis com o browser na caixa de diálogo estruturar um modelo de formulário .

Os seguintes recursos fornecem detalhes adicionais sobre o processo de criação de um modelo de formulário.

Passo 2: criar ou especificar a origem de dados principal

Todos os modelos de formulário baseiam-se numa origem de dados, que armazena os dados recolhidos num formulário. Esta origem de dados pode ser uma base de dados empresarial, um serviço Web ou um ficheiro XML existente utilizado em toda a sua organização para padronizar os dados, como um ficheiro Esquema XML (. xsd). Se não tiver uma origem de dados existente, pode permitir que o InfoPath crie uma para si à medida que adiciona controlos ao modelo de formulário.

Pode ver uma representação da origem de dados para o seu modelo de formulário no painel de tarefas origem de dados :

Quando criar o seu modelo de formulário pela primeira vez, tem de decidir qual das seguintes abordagens pode utilizar:

• Permitir que o InfoPath crie a origem de dados    Se criar um modelo de formulário em branco, o InfoPath cria a origem de dados para si à medida que adiciona controlos ao modelo de formulário. Isto pode ser útil quando estiver a estruturar um modelo de formulário que será utilizado de forma informada por membros de uma pequena equipa, quando não tiver acesso a uma origem de dados existente na sua organização ou quando não precisar de armazenar os dados que recolhe fora do formulário. Isto também pode ser útil quando partilha formulários numa biblioteca do SharePoint ou numa mensagem de e-mail e pretende apresentar informações do formulário em colunas na biblioteca ou numa pasta formulários do InfoPath , em vez de o guardar numa base de dados ou outra localização externa.

• Utilizar uma origem de dados existente    Se basear a estrutura do seu modelo de formulário numa origem de dados existente, tal como uma base de dados ou serviço Web, o InfoPath estabelece um ligação de dados principal para essa origem de dados. Só pode haver uma ligação de dados principal num modelo de formulário. Posteriormente, no processo de estrutura, pode criar ligações de dados a origens de dados secundárias para preencher caixas de listagem com dados externos ou submeter dados de formulário a mais do que uma origem de dados. Para obter mais informações sobre origens de dados secundárias, consulte "passo 5: Adicionar ligações de dados" mais à frente neste artigo.

Os seguintes recursos fornecem detalhes adicionais que podem ajudá-lo a determinar que tipo de origem de dados utilizar e quando deve adicionar ligações de dados adicionais ao modelo de formulário.

Passo 3: definir esquema

A maioria dos modelos de formulário incluem pelo menos uma tabela de esquema, que é uma estrutura para organizar e dispor conteúdos de formulário, incluindo controlos, secções de um formulário, logótipos e outros tipos de imagens.

Pode encontrar tabelas de esquema prontas no painel de tarefas esquema :

Os seguintes recursos fornecem detalhes adicionais sobre as opções de estrutura visual para o seu modelo de formulário.

Passo 4: adicionar controlos

Os controlos permitem que os utilizadores introduzam e selecionem dados no modelo de formulário. Também podem ser utilizados para apresentar dados de origens de dados existentes, tais como bases de dados ou serviços Web. Depois de criar o esquema do modelo de formulário, pode inserir qualquer controlo necessário no modelo de formulário. O painel de tarefas controlos fornece acesso a todos os controlos que estão disponíveis no InfoPath, incluindo quaisquer controlos personalizados que tenham sido adicionados ao painel de tarefas, como controlos ActiveX ou partes de modelos.

Pode adicionar um controlo ao seu modelo de formulário ao clicar no nome do mesmo na lista Inserir controlos ou ao arrastá-lo do painel de tarefas para a área de trabalho de modelos de formulário. Consoante o tipo de controlo que adicionar ao seu modelo de formulário, os utilizadores que preenchem o formulário poderão escrever texto em campos de texto, ver dados em controlos de repetição, fazer seleções a partir de botões de opção e caixas de verificação, selecionar entradas de listas e clicar no comando botões para executar comandos. Os dados que os utilizadores inserem num controlo estão armazenados na origem de dados do formulário.

Os seguintes recursos fornecem detalhes adicionais sobre como utilizar controlos no InfoPath.

Passo 5: Adicionar ligações de dados

Todos os modelos de formulário têm uma origem de dados primária, que é referida como origem de dados principal. Se estruturar um modelo de formulário com base numa origem de dados externa, como uma base de dados ou serviço Web, o InfoPath cria a origem de dados principal com base na origem de dados externa. Em alternativa, se estruturar um modelo de formulário em branco, o InfoPath cria a origem de dados principal para si à medida que adiciona controlos ao modelo de formulário.

À medida que cria o modelo de formulário, também pode adicionar ligações de dados a uma ou mais origens de dados secundárias. Uma origem de dados secundária é um ficheiro de dados XML, base de dados ou serviço Web que é utilizado por um formulário para as entradas numa caixa de listagem ou para as ações de script. Isto permite-lhe preencher caixas de listagem e outros controlos com dados externos ao modelo de formulário, como dados que residem numa base de dados do SQL Server ou lista do SharePoint. Também pode adicionar ligações de dados a origens de dados secundárias quando precisa que os utilizadores enviem dados para mais do que uma origem de dados externa.

Os seguintes recursos fornecem detalhes adicionais sobre as ligações de dados secundárias e o que são utilizados no InfoPath.

Passo 6: adicionar a validação de dados, regras e outras funcionalidades de lógica empresarial

É importante reduzir os custos e aumentar a eficiência da sua empresa sempre que possível. Pode utilizar as funcionalidades de lógica empresarial no seu modelo de formulário para ajudar a impedir erros dispendiosos de entrada de dados e a automatizar ações no formulário do utilizador. Quando utiliza funcionalidades do InfoPath, como o validação de dados, o formatação condicional e as regras, pode definir condições e ações que executam automaticamente tarefas com base em eventos, como a abertura ou o fechamento de um formulário, ou em valores introduzidos no formulário dela.

Os seguintes recursos fornecem detalhes adicionais que ilustram o intervalo de funcionalidades de lógica empresarial no InfoPath.

As funcionalidades de lógica empresarial do InfoPath são todas necessárias para a maioria dos modelos de formulário. No enTanto, se o seu modelo de formulário exigir funcionalidades adicionais que não estão disponíveis no InfoPath, pode utilizar código para criar funcionalidades personalizadas. Se pretender escrever um script, pode utilizar o Microsoft Script Editor (MSE) para criar, editar e depurar o Microsoft JScript ou o código do Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript). Se pretender escrever código gerido, pode utilizar o Microsoft Visual Studio 2005 Tools for Applications (VSTA) para criar, editar e depurar o código Visual Basic ou Visual C#. Além disso, se tiver o Microsoft Visual Studio 2005, pode integrar as funcionalidades de modo de design do InfoPath no ambiente de desenvolvimento do Visual Studio 2005 ao transferir e instalar o Microsoft Visual Studio 2005 Tools for the 2007 Microsoft Office System no seu computador. Em seguida, pode abrir o Visual Studio 2005, criar um projeto de modelo de formulário do InfoPath e utilizar as funcionalidades de modo de estrutura para estruturar o seu modelo de formulário. Para obter informações sobre como transferir o Microsoft Visual Studio 2005 Tools for the 2007 Microsoft Office System, consulte o portal do programador do InfoPath no Web site da Microsoft Developer Network (MSDN).

Passo 7: criar vistas personalizadas

Cada modelo de formulário do InfoPath tem uma vista predefinida que é apresentada quando os utilizadores abrem um formulário com base no seu modelo de formulário.

Pode utilizar o painel de tarefas vistas para estruturar vistas adicionais do seu modelo de formulário:

Quando cria uma nova vista, costuma repetir o processo de dispor o formulário, adicionar controlos ao mesmo e adicionar a validação de dados ou outras funcionalidades.

Ao criar vistas diferentes do modelo de formulário, permite aos utilizadores Ver os dados no formulário de diferentes formas. Isto evita que não tenha de estruturar múltiplos modelos de formulário para o mesmo processo empresarial. Por exemplo, num modelo de formulário utilizado para processar pedidos de seguro, pode criar uma vista para o policyholders, uma segunda vista para agentes de seguros e uma terceira vista para os ajustadores de seguros. Cada uma destas vistas é personalizada para acomodar o tipo de utilizador que está a introduzir informações. Também pode estruturar vistas de impressão personalizadas utilizadas exclusivamente para o propósito de imprimir o formulário.

As vistas devem ser simples e relativamente auto-explicativos. No enTanto, se pretender comunicar instruções especiais aos seus utilizadores, poderá ter de criar assistência na sua vista. Por exemplo, pode criar uma vista de ajuda dedicada para o seu modelo de formulário e, em seguida, adicionar um botão à vista predefinida em que os utilizadores podem clicar para aceder à vista de ajuda.

Os seguintes recursos fornecem detalhes adicionais sobre as vistas.

Passo 8: ativar o comportamento de envio

Quando cria modelos de formulário para recolher dados como parte de um processo empresarial de grandes dimensões, os dados normalmente não ficam nos formulários que os utilizadores preencherem. Em vez disso, os dados do formulário são movidos do formulário para o próximo estágio do processo empresarial, normalmente para uma origem de dados externa, como uma base de dados ou serviço Web. Por exemplo, um funcionário pode utilizar o InfoPath para preencher um formulário de relatório de despesas e, em seguida, submeter esse formulário a um serviço Web onde o formulário possa ser processado.

Especificar onde pretende que os dados do seu modelo de formulário sejam enviados pode aumentar a precisão e a eficiência dos seus processos empresariais, uma vez que permite-lhe exercer mais controlo sobre esses processos. Para que os utilizadores possam submeter os seus dados de formulário, o InfoPath assegura que os dados nos formulários são válidos e permite que os utilizadores corrijam quaisquer dados inválidos. Esta funcionalidade pode ajudar a garantir que apenas são enviados dados válidos para a origem de dados externa.

Os recursos seguintes explicam como criar um modelo de formulário para que os dados do formulário sejam enviados para uma localização à sua escolha.

Passo 9: ativar funcionalidades de segurança

Deve utilizar a política de segurança existente da sua organização como base para as escolhas que fizer sobre a segurança dos seus modelos de formulário e os respectivos formulários relacionados.

Se estiver a criar modelos de formulário compatíveis com o browser, tenha em atenção que um número de fatores afeta a segurança das informações armazenadas em servidores que executam o InfoPath Forms Services. Algumas são controladas por si e por outras pessoas que são controladas pelo seu administrador, quem é a pessoa que configura e gerencia contas de utilizador, atribui permissões e ajuda os utilizadores com problemas de acesso de rede ou servidor. Poderá ter de coordenar com o administrador para definir as opções adequadas para o seu modelo de formulário.

Os recursos seguintes explicam como estruturar o seu modelo de formulário com a segurança em mente.

Passo 10: testar a aparência e o comportamento

O seu plano de teste depende da complexidade do modelo de formulário e das políticas existentes na sua organização para implementar modelos de formulário. O seu plano de teste pode ser tão simples como pré-visualizar o modelo de formulário para testar o comportamento e a aparência dos formulários com base no seu modelo de formulário. Ao implementar um modelo de formulário numa escala maior, pode ser necessário fazer testes formais mais abrangentes. Por exemplo, pode querer realizar testes de usabilidade ou agendar implementações de pilotos com uma amostra de utilizadores.

A fase de teste mais básica envolve, normalmente, a pré-visualização do modelo de formulário na janela de pré-visualização do InfoPath. A janela de pré-visualização permite-lhe ver o seu formulário tal como aparecerá aos utilizadores e introduzir dados nos controlos para testar a respectiva funcionalidade. Isto permite-lhe verificar o alinhamento e a formatação dos controlos. Também pode testar a funcionalidade dos controlos no seu formulário. Por exemplo, pode introduzir dados em controlos para garantir que a validação de dados, as fórmulas, as regras e as ligações de dados funcionam como esperado. Na janela de pré-visualização, também deve certificar-se de que o seu modelo de formulário é gratuito de erros ortográficos e inconsistentes e verificar que está a ficar à vontade a partir de um ponto de vista visual.

Embora possa fazer muito do que testar sozinho, antes de publicar e distribuir o seu modelo de formulário, deve testá-lo com os utilizadores para se certificar de que atende as suas expectativas. O ideal é publicar um modelo de formulário piloto e distribuí-lo para uma pequena amostra de utilizadores. Desta forma, pode solicitar comentários de utilizadores reais sobre a usabilidade geral do seu modelo de formulário. Em seguida, pode efetuar as alterações necessárias antes de publicar o modelo de formulário numa audiência mais larga.

O seguinte recurso explica como utilizar o painel de tarefas Verificador de design para testar o modelo de formulário.

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Fase 3: implementar

O processo de implementação de um modelo de formulário envolve a publicação do modelo de formulário, permitindo que o mesmo seja utilizado na Web (apenas para modelos de formulário compatíveis com o browser) e tornando os utilizadores cientes da disponibilidade do modelo de formulário. Se pretender instalar o seu modelo de formulário nos computadores dos utilizadores, o processo de publicação também poderá envolver a criação de um ficheiro de instalação especial. Pode publicar modelos de formulário em várias localizações, incluindo listas de distribuição de correio electrónico e servidores que executam o InfoPath Forms Services ou o Windows SharePoint Services.

Se estiver a planejar publicar um modelo de formulário compatível com o browser num servidor a executar o InfoPath Forms Services, tem de ativar o browser para além de o publicar. Em muitos casos, pode efetuar este passo durante o processo de publicação ao selecionar uma caixa de verificação no assistente de publicação. No enTanto, se o modelo de formulário incluir determinadas funcionalidades, como o código gerido, não poderá ativar o browser. Em vez disso, tem de guardar o modelo de formulário numa localização partilhada e, em seguida, permitir que um administrador de farm saiba que se encontra disponível para revisão. O administrador do farm pode então verificar se o modelo de formulário é gratuito de erros e avisos, carregá-los para uma localização no Web farm e, em seguida, ativá-los num coleção de sites no servidor.

Os recursos seguintes descrevem o processo de publicação e o que lhe envolve.

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Fase 4: manter

A manutenção de um modelo de formulário envolve a atualização do modelo de formulário quando for necessário e a liberação de novas versões. Também é aconselhável solicitar periodicamente feedback dos utilizadores sobre a usabilidade da sua estrutura. O modelo de formulário continua a cumprir as suas necessidades ou as suas necessidades foram alteradas?

Quando publica um modelo de formulário que alterou, o InfoPath pode atualizar o modelo de formulário (ficheiro. xsn) e quaisquer formulários existentes (ficheiros. xml) baseados nesse modelo de formulário. Quando os utilizadores abrem um formulário existente, vão transferir automaticamente a cópia mais recente do modelo de formulário e os respectivos dados de formulário serão atualizados de forma a corresponderem a essa versão. Por predefinição, o InfoPath substitui automaticamente a versão mais antiga do modelo de formulário pela versão mais recente. Pode escolher o método de atualização que preferir para atualizar os formulários de utilizadores existentes.

Se for um administrador de farm de um servidor a executar o InfoPath Forms Services, e precisar de carregar uma nova versão de um modelo de formulário aprovado pelo administrador, pode determinar como a transição entre a versão existente e a versão atualizada será efetuada. Por exemplo, pode optar por substituir o modelo de formulário por uma versão mais recente sem causar perda de dados a utilizadores que estão atualmente a preencher o seu formulário num browser. Em alternativa, se tiver uma razão convincente, tal como uma correção de segurança, pode optar por substituir imediatamente o modelo de formulário.

Se precisar de atualizar uma peça de modelo existente, abra-a, faça as alterações necessárias, guarde a peça de modelo e, em seguida, redistribua-a para os criadores de formulários. Depois de os criadores de formulário adicionarem a versão mais recente da peça de modelo ao painel de tarefas controlos , podem utilizá-lo nos modelos de formulário. Se abrir um modelo de formulário que contenha uma versão mais antiga da peça de modelo, o InfoPath irá pedir-lhe para atualizar essa peça de modelo com a versão mais recente.

Os seguintes recursos descrevem mais detalhadamente como modificar e atualizar modelos de formulário e partes de modelos.

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Fase 5: arquivar

As organizações costumam arquivar modelos de formulário e formulários como último passo no ciclo de vida de estruturação de formulários. Se já não precisar de um modelo de formulário específico, poderá pretender informá-lo de utilizar e manter uma cópia digital do modelo de formulário para os seus registos. Além disso, poderá querer preservar os dados recolhidos em formulários baseados nesse modelo de formulário.

Muitas organizações seguem diretrizes rígidas relativas ao armazenamento a longo prazo e à preservação de dados em arquivamentos. Por exemplo, pode ser necessário que uma organização mantenha os registos de transações de clientes em ficheiro durante um determinado número de anos. As diretrizes de arquivo na sua organização podem ser direcionadas por políticas internas, conformidade normativa ou ambos. Como parte do processo de planeamento, deve saber qual é a sua política.