O novo Outlook oferece uma nova e poderosa experiência de e-mail que pode ajudar os administradores executivos e delegados a tornarem-se mais produtivos no seu trabalho diário. Este artigo captura algumas novas sugestões do Outlook para o calendário e e-mail que são úteis para administradores executivos. Para começar, recomendamos que experimente o novo Outlook.
Queremos saber como podemos melhorar a experiência para administradores executivos e delegados! Pode submeter o seu feedback aqui.
Nota
O acesso delegado só está disponível se estiver a utilizar uma conta escolar ou profissional no Microsoft 365 ou com o Exchange Online.
Partilhar e aceder a um calendário com permissões de edição ou delegação
Partilhar a gestão de categorias com um delegado
Adicionar novos calendários partilhados ou delegados
Adicionar e ver caixas de correio e pastas partilhadas ou delegadas
Gerir e utilizar categorias de executivos como delegado
Sugestões para assistentes executivos no correio e calendário
Partilhar e aceder a um calendário com permissões de edição ou delegação
Para saber como partilhar e aceder a um calendário com permissões de edição ou delegação no Outlook, consulte Partilhar e aceder a um calendário com permissões de edição ou delegação no Outlook.
Partilhar o acesso à gestão de categorias com um delegado
No painel de navegação, selecione Calendar
.No separador Base, selecione Partilhar Calendar.
Na página Partilha e permissões , escreva o nome ou endereço de e-mail da pessoa com quem pretende partilhar o seu calendário e atribua acesso delegado. Embora possa partilhar o seu calendário com mais do que uma pessoa, só pode adicionar uma pessoa de cada vez a partir de Outlook na Web.
Após ter adicionado a pessoa que pretende que faça a gestão do seu calendário, selecione a lista pendente junto ao respetivo nome e escolha o nível de acesso que pretende atribuir.
Selecione Delegado para conceder à pessoa a mesma permissão que um editor, para além da capacidade de receber pedidos e respostas de reuniões em seu nome.
Para permitir que o delegado faça a gestão das suas categorias, selecione a caixa de verificação Permitir ao delegado gerir categorias.
Após terminar de adicionar a pessoa com quem pretende partilhar o seu calendário e ter escolhido a permissão que lhe pretende atribuir, selecione Partilhar. Se optar por não partilhar o seu calendário neste momento, selecione Remover .
A pessoa com quem partilhou o seu calendário irá receber uma mensagem de e-mail a informar sobre a partilha. Quando essa pessoa selecionar o botão Aceitar no convite, o seu calendário será adicionado à respetiva lista de calendários.
Para saber mais, visite Partilhar e aceder a um calendário com permissões de edição ou delegação no Outlook.
Ver calendários partilhados
Os calendários partilhados ou delegados poderão não aparecer por predefinição no novo Outlook. Para ver os calendários partilhados, clique em Mostrar tudo na lista de calendários e veja os calendários partilhados nos calendários do People. Em seguida, selecione o calendário que lhe interessa e, em seguida, selecione Vista dividida no friso para ver múltiplos calendários lado a lado.
Adicionar novos calendários partilhados ou delegados
Pode adicionar um novo calendário partilhado ou delegado a partir do e-mail que recebeu para gerir o convite ou diretamente a partir do calendário.
Para adicionar diretamente do seu calendário, clique em Adicionar calendário. Em seguida, selecione Adicionar do diretório e selecione o executivo ou membro da equipa cujo calendário pretende adicionar.
Nota
Pode adicionar o calendário de qualquer membro de equipa e ver os detalhes de partilha de calendário predefinidos dos mesmos (para a maioria das organizações, normalmente trata-se de uma partilha de disponibilidade).
Adicionar e ver caixas de correio e pastas partilhadas ou delegadas
Para adicionar caixas de correio e pastas partilhadas ou delegadas, clique nos três pontos junto à pasta Partilhado comigo na sua conta e selecione Adicionar pasta ou caixa de correio partilhada.
Em seguida, selecione a conta partilhada ou de delegado que pretende adicionar. Em seguida, pode ver a caixa de correio ou pastas partilhadas em Partilhado comigo.
Gerir e utilizar categorias de executivos como delegado
Se lhe tiver sido concedida a permissão de gestão de categorias, tem de aceitar as permissões e reiniciar o Outlook para gerir a lista de categorias do seu executivo nas Definições
.
Agora pode criar novas categorias em nome do executivo que concedeu a permissão. Também pode aplicar estas categorias aos eventos de Correio e Calendar do executivo.
Ver e criar categorias para um executivo:
- Aceda a Definições do Outlook .
- Selecione Categorias de Contas>.
- Selecione a conta do executivo na lista pendente para ver as respetivas categorias.
- A partir daqui, pode Criar novas categorias.
Aplique categorias a Calendar reuniões e eventos:
- No Outlook, aceda a Calendar .
- Expanda a secção denominada calendários
do People e selecione o calendário do seu executivo. - Selecione e mantenha (ou clique com o botão direito do rato) uma das suas reuniões ou eventos e, em seguida, selecione Categorizar
- Para adicionar uma categoria existente, selecione-a na lista ou escolha Nova categoria. Introduza um nome para a nova categoria e escolha uma cor.
- Selecione Guardar.
Nota
- Neste momento, só pode criar categorias em nome de outra pessoa. A capacidade de editar, adicionar aos favoritos ou eliminar categorias existentes em nome de outra pessoa ainda não é suportada.
- Além disso, pode demorar até 30 minutos para que a nova categoria seja refletida no calendário da outra pessoa.
Eis algumas sugestões de calendário e de correio para ajudar os assistentes executivos e delegados a gerir melhor as suas necessidades de gestão de tempo no novo Outlook.
Calendar sugestões
Encontre tempo e solicite o evento presencial
Ao agendar uma reunião, clique em Encontrar uma hora para encontrar facilmente intervalos de tempo adequados nos calendários dos participantes. Pode ver a disponibilidade ao pairar com o rato sobre o ícone de participante.
Também pode solicitar a participação presencial ativando o botão de alternar para o evento presencial . Pode ainda adicionar uma ligação de reunião do Teams para os participantes que possam não conseguir participar pessoalmente.
Utilizar o Assistente de Agendamento
Utilize o assistente de agendamento para encontrar facilmente tempo para reuniões. No novo Outlook, pode ver os fusos horários e etiquetas de agenda dos participantes no Assistente de Agendamento.
Tenha em atenção que os fusos horários dos participantes são apresentados apenas se pelo menos um participante estiver num fuso horário diferente.
Utilizar o Assistente de Agendamento para ajudar a agendar as suas reuniões
Reuniões online automáticas
No novo Outlook, todas as reuniões são online por predefinição. O botão de alternar reunião do Teams é ativado quando adiciona participantes a uma reunião. Ao contrário do Outlook clássico, a ligação e os detalhes da reunião do Teams são adicionados após o convite ser enviado. Em seguida, pode ver o convite para a reunião para ver e copiar os detalhes da reunião do Teams.
Estamos a trabalhar para atualizar este comportamento e pré-criar ligações de reunião para que possa ver a experiência corresponder ao Outlook clássico no futuro.
Nota
Pode atualizar todas as definições de reunião online a partir de Definições> Calendar > Eventos** e convites e ativar ou desativar a opção Adicionar reunião online a todas as reuniões.
Se estiver a utilizarfornecedores de reunião online de terceiros, como o Zoom ou o Cisco WebEx, também os verá como opções de fornecedor de reunião nesta definição, desde que tenha o suplemento Web instalado.
Ocultar lista de participantes
Agora pode optar por ocultar a lista de participantes de estar visível para os utilizadores que recebem o convite para reunião. Ao criar uma nova reunião, selecione Opções de resposta e clique em Ocultar lista de participantes
Os participantes podem adicionar salas
No novo Outlook, os participantes podem adicionar salas ao reencaminhar o convite para a reunião para as salas relevantes. A sala de reuniões ficará visível para todos os participantes.
Editar eventos numa série
O novo Outlook para Windows disponibiliza as seguintes opções para editar uma série de reuniões:
- Este evento: Atualizações apenas a instância selecionada da série de reuniões.
- Este e todos os seguintes eventos: Atualizações a instância selecionada e todas as ocorrências futuras na série, deixando as instâncias passadas inalteradas. (Esta opção não está disponível no Outlook clássico para Windows.)
- Todos os eventos na série: Atualizações todas as ocorrências na série de reuniões.
Alterar um compromisso, reunião ou evento no Outlook
Duplicar uma reunião
Clique com o botão direito do rato num evento na superfície do calendário e selecione Duplicar evento para o duplicar.
Adicionar múltiplos Fusos Horários no calendário
Gerir facilmente reuniões em diferentes fusos horários no Novo Outlook. O novo Outlook permite adicionar até 20 fusos horários no calendário, enquanto o Outlook clássico permite adicionar apenas 3 fusos horários.
Utilizar categorias do executivo no calendário
Selecione e mantenha premido (ou clique com o botão direito do rato) um evento na vista de calendário e selecione Categorizar para aplicar as categorias de um executivo. Planeamos permitir que, no futuro, os administradores executivos editem, favoritos, e eliminem categorias de executivos.
Receber notificações de calendário partilhado
No novo Outlook, os utilizadores podem optar por receber notificações sobre alterações a eventos no calendário partilhado. Esta capacidade é alargada ao diretor executivo e aos delegados.
Pode selecionar os calendários em que pretende optar ativamente por receber notificações a partir de Definições> Calendar > Calendários Partilhados> Calendar atualizações.
Não enviar resposta RSFF controlado
No Outlook clássico, se o utilizador escolher Não enviar resposta ao RSFFing, o organizador não conseguirá monitorizar esse RSFF individual.
No entanto, no novo Outlook, se o utilizador desmarcar Email organizador ao efetuar a RSFFing, mesmo que não seja enviado um e-mail de resposta visível para o organizador, o organizador continuará a poder controlar esse RSFF, desde que o organizador e o participante do RSFFing estejam no mesmo inquilino (ou organização) do M365.
Planeamos suportar o acompanhamento de RSFF em diferentes inquilinos no futuro.
Preservar reuniões recusadas no calendário e reuniões de resposta na caixa de entrada
Preserve as reuniões recusadas no calendário para que ainda possa ter conhecimento do mesmo e atualizar o RSFF mais tarde, se necessário. Isto pode ser activado ao seleccionar Definições>Calendar>Eventos e convites e clicar na caixa de verificação Guardar eventos recusados.
As reuniões que tenham sido indicadas também podem ser retidas na caixa de entrada para que as possa encontrar facilmente mais tarde. Isto pode ser feito a partir de Definições>Calendar>Eventos e convites, convites> de outras pessoas e selecionar a opção Eliminar convites da caixa de entrada depois de responder.
Estas definições terão de ser ativadas na caixa de correio do executivo para que sejam respeitadas no calendário delegado e na pasta caixa de entrada, respetivamente.
Seguir uma reunião em que não pode participar
A nova opção RSFF permite-lhe informar o organizador de que não pode participar, mas quer ser mantido informado. Continuará a ter acesso à conversa da reunião e a qualquer gravação e notas de reunião, se estiverem disponíveis. Ele é uma ótima maneira de se manter informado sobre discussões que você ou seus executivos não podem participar.
RSFF presencial ou virtualmente
Quando quiser saber quantas pessoas irão participar num evento presencial ou virtualmente, crie um evento presencial ao ativar o botão de alternar do evento Presencial junto ao campo de localização. Apesar de estar a marcar o evento como "presencial", também pode adicionar uma reunião do Teams para quem não puder deslocar-se ao escritório e ainda assim quiser participar.
Os destinatários verão agora as opções de RSVP para Sim, presencialmente, Sim, virtualmente e Sim sem informações de presença.
Enviar atualização aos participantes adicionados/removidos
Agora pode enviar atualizações de reunião apenas aos participantes adicionados/removidos em vez de todos os que constam na lista de destinatários.
Arrastar e largar e-mails e anexos
O novo Outlook suporta arrastar e largar correio e anexos no formulário de reunião para manter os seus fluxos de trabalho eficientes.
Copiar e exportar participantes de reuniões
O novo Outlook introduz agora funcionalidades melhoradas de gestão de participantes, incluindo:
- Copiar: copie e cole facilmente as informações dos participantes diretamente da interface
- Ordenar: ordenar alfabeticamente a lista de participantes por nome a apresentar (brevemente)
- Pesquisa: encontre rapidamente participantes com apenas alguns pressionamentos de teclas (brevemente)
- Transferir: exportar detalhes de controlo dos participantes para um ficheiro .csv para utilização externa (brevemente)
Sugestões de correio
Filtros de correio e regras para administradores executivos
No novo Outlook, os administradores executivos podem utilizar o filtro de e-mail com convites no calendário para localizar facilmente convites para reuniões.
Você também pode configurar uma regra de Email recebidos para outras pessoas para a conta do seu executivo, movê-la automaticamente para uma pasta separada e categorizá-la como quiser.
Arrastar e largar e-mails para criar tarefas
Mantenha-se a par de tudo sem esforço ao arrastar e-mails para O Meu Dia para transformá-los em tarefas.
Afixar e-mails para acesso rápido
Agora pode afixar um e-mail para aparecer na parte superior da sua caixa de entrada, poupando-lhe tempo de ter de voltar atrás e procurá-lo. Paire o cursor do rato ou clique com o botão direito do rato no e-mail e selecione Afixar para o afixar.
Agende quando enviar e-mails
No mundo do trabalho híbrido de hoje, o seu dia pode ser a noite de outra pessoa, por isso não quer enviar um e-mail a alguém a meio da noite. Com o novo Outlook, é fácil enviar um e-mail quando quiser. Basta selecionar a seta pendente junto a Enviar e, em seguida, Agendar envio.
Atrasar ou agendar o envio de mensagens de e-mail no Outlook
Suspender e-mail
Com a funcionalidade de suspender, pode agendar uma hora em que o e-mail seja novamente entregue na sua caixa de entrada e que apareça à hora pretendida, para que possa tratar do mesmo quando for o momento certo para si. Basta clicar com o botão direito do rato em qualquer mensagem e selecionar Suspender ou selecionar Suspender no friso. Em seguida, escolha o horário em que pretende que o documento seja entregue.
Anular tempo de envio
O Novo Outlook oferece a opção de anular o envio. Depois de enviar um e-mail, você pode ver a opção Anular por até 10 segundos. Pode navegar para Definições>,Correio>Compose e Responder>,Anular envio, para gerir esta definição.
Configurar Fora do Escritório
Pode configurar Respostas Automáticas para quando estiver fora do escritório. Também pode bloquear o seu calendário e recusar automaticamente novas reuniões desta experiência. Para configurar respostas automáticas, navegue para Configurações>Contas>Respostas automáticas.
Utilizar a impressão em série
O novo Outlook suporta a funcionalidade básica de Impressão em Série. Em Novo e-mail, selecione a lista pendente Enviar e selecione Iniciar impressão em série. Cada destinatário receberá a sua própria cópia do e-mail sem a lista dos outros destinatários.
A impressão em série avançada será disponibilizada em breve e permitirá campos variáveis no e-mail que podem ser preenchidos com valores definidos na lista. Siga este item do mapa de objetivos para obter mais detalhes.
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