Exigir a aprovação de itens numa lista ou biblioteca

Especificar que os itens numa lista necessitam de aprovação

1. Navegue para a lista para a qual pretende pedir aprovação.

2. Selecione Configurações e, em seguida, Liste configurações.

3. Na seção Configurações gerais , selecione Configurações de controle de versão.

4. Na seção Aprovação de conteúdo , selecione Sim em resposta a Exigir aprovação de conteúdo para itens enviados?

5. Na seção Histórico de Versões do Item , especifique se você deseja criar versões sempre que um item for editado. Também pode optar por limitar o número de versões que são mantidas.

6. Na seção Segurança do Item de rascunho , determine quais usuários podem ver os itens de rascunho na lista.

   Sugestão

   Se necessitar da aprovação de conteúdo de uma lista ou biblioteca que já contenha itens, todos os itens na biblioteca serão marcados como Aprovados.

7. Pode escolher qualquer uma das seguintes opções:

   • Utilizadores que podem ler os itens na lista.
   • Apenas os utilizadores que podem editar itens na lista.
   • Apenas os utilizadores que podem aprovar itens na lista e o autor do item.

8. Selecione OK.

Estado de aprovação

Se alguém submeter um item a uma lista ou biblioteca que necessite de aprovações, o mesmo ficará no estado Pendente até que alguém (que tenha, pelo menos, o nível de permissões Gerir Listas) o aprove. Enquanto aguarda aprovação, permanece no estado Pendente .

Normalmente, quando um item está no estado Pendente, apenas o originador do item e as pessoas que têm permissões para gerir listas e bibliotecas o podem ver. Depois de o seu estado mudar de Pendente para Aprovado, torna-se visível para qualquer pessoa que tenha permissão para ver a lista ou biblioteca.

Os artigos rejeitados permanecem na lista ou biblioteca até que o criador — ou outra pessoa que tenha as permissões necessárias — os elimine. Quaisquer itens ou ficheiros que já existam na lista ou biblioteca recebem automaticamente o estado Aprovado .

Especificar itens numa biblioteca do SharePoint que necessitam de aprovação

1. Aceda à biblioteca do SharePoint para a qual pretende pedir aprovação.

2. Selecione Definições e, em seguida, Definições da Biblioteca.
   Se não vir estes itens de menu, selecione Biblioteca e, no grupo Definições, selecione
   Definições da biblioteca.

3. Para abrir a página Configurações de controle de versão , em Configurações gerais, selecione Configurações de controle de versão.

   

4. Na seção Aprovação de conteúdo , selecione Sim em resposta à opção Exigir aprovação de conteúdo para itens enviados? Na secção Histórico de Versões do Documento , especifique se pretende que o SharePoint crie versões quando um ficheiro for editado. Também pode optar por limitar o número de versões que são mantidas.

5. Na seção Segurança do Item de rascunho , determine quais usuários podem ver itens de rascunho na biblioteca de documentos.

   

   Sugestão

   Se necessitar da aprovação de conteúdo de uma lista ou biblioteca que já contenha itens, todos os itens na biblioteca serão marcados como Aprovados.

6. Pode escolher qualquer uma das seguintes opções:

   • Utilizadores que podem ler os itens na lista.
   • Apenas os utilizadores que podem editar itens na lista.
   • Apenas os utilizadores que podem aprovar itens na lista e o autor do item.

7. Selecione OK.

Especificar que os itens ou ficheiros numa lista ou biblioteca necessitam de aprovação

Se alguém submeter um item ou ficheiro a uma lista ou biblioteca que necessite de aprovações, o mesmo fica no estado Pendente até que alguém que tenha as permissões necessárias para o fazer o aprove. Enquanto aguarda aprovação, permanece no estado Pendente .

Normalmente, quando um item ou ficheiro se encontra no estado Pendente , apenas o remetente do item ou ficheiro e as pessoas que têm permissões para gerir listas e bibliotecas o podem ver. Depois de o seu estado mudar de Pendente para Aprovado, torna-se visível para qualquer pessoa que tenha permissão para ver a lista ou biblioteca. Os artigos rejeitados permanecem na lista ou biblioteca até que o criador — ou outra pessoa que tenha as permissões necessárias — os elimine. Quaisquer itens ou ficheiros que já existam na lista ou biblioteca recebem automaticamente o estado Aprovado .

Apenas as pessoas com permissões de Controlo Total ou Estrutura podem alterar as definições da Lista ou da Biblioteca.

Para configurar a aprovação necessária de itens ou ficheiros

1. Se a lista ou biblioteca do site ainda não estiver aberta, no painel Iniciação Rápida, selecione o nome da mesma.
2. No friso, selecione o separador Biblioteca no grupo Ferramentas de Biblioteca ou Ferramentas de Lista .
3. Se estiver a trabalhar numa biblioteca, selecione Definições da Biblioteca. Se estiver a trabalhar numa lista, selecione Definições da lista. Neste exemplo, a página Configurações da Biblioteca é aberta.
   
4. Em Configurações Gerais, selecione Configurações de controle de versão. É aberta a página Definições de Controlo de Versões .
   
5. Na seção Aprovação de conteúdo , selecione Sim em resposta à pergunta Exigir aprovação de conteúdo para itens enviados? .
6. Na seção Segurança do Item de rascunho , determine quais usuários podem ver itens de rascunho na biblioteca de documentos. Neste exemplo, apenas os utilizadores que podem aprovar itens (e o autor do item) está selecionado.
7. Selecione OK.
   O seguinte exemplo mostra os itens Aprovados numa biblioteca depois de a opção Exigir aprovação de conteúdo ter sido definida como Sim. Como esses arquivos já estavam na biblioteca, eles foram aprovados automaticamente.
   

Remover requisito de aprovação de uma lista ou biblioteca de sites

A sua organização poderá eventualmente achar inconveniente ou desnecessário exigir aprovação para cada item de ficheiro numa determinada lista ou biblioteca. Esse requisito não só exige tempo da pessoa que tem de conceder ou negar a aprovação, mas também impede que as pessoas colaborem facilmente num ficheiro ou item. Se apurar que a sua organização já não necessita de aprovar todos os itens ou ficheiros, pode remover o requisito.

Para remover a exigência de aprovação de itens ou ficheiros numa lista ou biblioteca

1. Se a lista ou biblioteca do site ainda não estiver aberta, no painel Iniciação Rápida, selecione o nome da mesma.
2. No friso, selecione o separador Biblioteca no grupo Ferramentas de Biblioteca ou o separador Lista no grupo Ferramentas de Lista .
3. Se estiver a trabalhar numa biblioteca, selecione Definições da Biblioteca. Se estiver a trabalhar numa lista, selecione Definições da Lista. Neste exemplo, a página Configurações da Biblioteca é aberta.
   
4. Em Configurações Gerais, selecione Configurações de controle de versão. É aberta a página Definições de Controlo de Versões .
5. Na seção Aprovação de conteúdo , selecione Não em resposta à pergunta Exigir aprovação de conteúdo para itens enviados? . É apresentada uma caixa de diálogo de aviso.
   
6. Para fechar a mensagem, selecione OK.
7. Para fechar a caixa de diálogo Configurações de controle de versão, selecione OK. Quando regressa à sua lista ou biblioteca, o Estado de Aprovação já não está disponível na página. Todos os utilizadores com permissão para ver a lista ou biblioteca podem ver todos os conteúdos aí armazenados.