Organizarea unui eveniment Engage

Rolurile organizatorilor și ale prezentatorilor

Organizatorul este creatorul unui eveniment. Organizatorii au control total asupra capacităților de editare și ștergere a evenimentelor.

Captură de ecran care arată cum organizatorii selectează persoanele care completează rolurile pentru un eveniment.

Engage evenimente acceptă până la 10 coorgani. Coorganizatorii pot să modereze evenimente, să modifice opțiunile de angajament, cum ar fi moderația fluxului de evenimente și angajamentul anonim și să actualizeze înregistrările evenimentelor după eveniment.

Organizatorii pot caracteristica persoanelor ca față a evenimentului. Utilizatorii deosebiti apar pe pagina de destinație a evenimentului. Evenimentul apare în scenariul utilizatorilor prezentați, care au acces la eveniment.

Organizatorii și coorganizatorii nu sunt vizibili pentru participanții de pe pagina evenimentului și nu apar în fișele de evenimente.

Organizatorii desemnează prezentatorii să partajeze conținut și să vorbească la eveniment. Acest lucru este sincronizat cu setările prezentatorului Teams.

Prezentatorii pot fi orice persoană din organizația dvs. Aceștia își pot prezenta ecranul și pot partaja conținut vocal și video în timpul evenimentului.

Important: Experiența web Microsoft Teams nu acceptă producerea de evenimente de către primăria orașului. Utilizați întotdeauna aplicația desktop Teams pentru a accesa această caracteristică pentru Engage difuzările.

Unde au loc evenimentele?

Engage evenimente au loc în două locații: scenariul unui lider sau într-o comunitate din Engage sau microsoft Teams.

Evenimente de poveste publice și private

Evenimentele scenariu oferă control asupra evenimentului atunci când este public sau privat. Mai jos se află o defalcare a acestor două opțiuni de vizibilitate:

Evenimente publice scenariu	Orice persoană din organizație poate să acceseze și să se alăture la eveniment.
Evenimente private scenariu	Organizatorii, coorganizatorii, prezentatorii și participanții invitați (comunități, grupuri M365, liste de distribuire, grupuri de securitate sau persoane) pot accesa și se pot asocia la eveniment.

Evenimente de comunitate

Evenimentele de comunitate respectă setările de confidențialitate standard pentru comunitatea de găzduire.

Engage evenimente din comunitățile publice sunt vizibile tuturor persoanelor din organizație.
Engage evenimente din comunitățile private sunt vizibile doar pentru membrii comunității.

Evenimentele de comunitate urmează confidențialitatea comunității în momentul creării. Tabelul de mai jos prezintă în mod clar comportamentul evenimentelor (create deja , trecute și viitoare) atunci când un administrator de comunitate aduce modificări setărilor de confidențialitate ale comunității:

Tip eveniment	Modificarea confidențialității comunității	Apartenență utilizator	Acces la pagina evenimentului	Interacțiune flux	Acces vizualizare în direct	Acces VoD
Async	> public privat	Non-membru	Nu	Nu	Nu	Nu
Meeting	> public privat	Non-membru	Nu	Nu	Da	Nu
Difuzare	> public privat	Non-membru	Nu	Nu	Da (inclusiv vizualizarea pe Engage)	Nu
Async	> privat public	Non-membru	Da	Da	Nu	Da
Meeting	> privat public	Non-membru	Da	Da	Nu	Da
Difuzare	> privat public	Non-membru	Da	Da	Nu (inclusiv vizualizarea pe Engage)	Da

Crearea unui eveniment nou de Engage

Pentru a crea un eveniment într-un scenariu sau într-o comunitate, accesați scenariul sau comunitatea dvs. Selectați fila Evenimente > Creare eveniment.

De asemenea, puteți începe un eveniment nou din nivelul superior al Engage:

Din navigarea din stânga, selectați Creare nou și alegeți Eveniment.

Navigarea din stânga Engage oferă meniul Creare nou.

Completați titlul, datele și orele și alte secțiuni ale acestui formular. Datele de început și de sfârșit definesc fereastra de timp pentru eveniment.
Alegeți dacă doriți să găzduiți acest eveniment într-un Scenariu sau într-o Comunitate.

Acest lucru determină cine poate participa la eveniment și unde este stocat conținutul.
1. Pentru a crea evenimente de comunitate, trebuie să fiți administrator al comunității.
2. Pentru a crea evenimente scenariu, acesta trebuie să fie propriul scenariu sau puteți să fiți delegat pentru un lider și să aveți acces la scenariul liderilor.
Alegeți dintre cele trei tipuri de evenimente: Asincron, Întâlnire sau Difuzare. Async este setarea implicită.
1. Lăsați comutatorul Activați difuzarea sau întâlnirea dezactivat pentru a crea un eveniment asincron fără capacități video. Pentru pașii următori, consultați Evenimente Engage asincronizate.
2. Activați comutatorul Activați difuzarea sau întâlnirea pentru a selecta alegerea unei difuzării sau a unei întâlniri. Pentru pașii următori, consultați Întâlniri în Engage evenimente sau pentru a configura o difuzare, consultați Difuzări în Engage evenimente.

După ce creați un eveniment, organizatorii, coorganții și prezentatorii desemnați primesc o invitație de calendar.

Important: Nu efectuați editări la eveniment în Outlook sau în calendarul Teams. Toate editările de evenimente trebuie efectuate pe Viva Engage.

Moderarea unui eveniment Engage

Organizatorii și coorganizatorii evenimentului pot gestiona discuțiile și răspunsurile în timpul unui eveniment.

Atunci când este activată moderația, organizatorii pot revizui postările pentru întrebări și discuții înainte de a fi publicate pentru toți utilizatorii. Răspunsurile nu pot fi moderate. Organizatorii pot, de asemenea, să răspundă în privat la întrebările nepublicate de la participanți. Organizatorul poate comenta de ce este respinsă o întrebare sau poate solicita clarificări suplimentare înainte de publicare. Aceste răspunsuri nu sunt vizibile pentru alți participanți și, atunci când este publicată conversația, răspunsurile nu mai sunt vizibile pentru nimeni.

Anonim posturi și comentarii sunt cu adevărat anonime, ceea ce înseamnă că nu sunt asociate cu utilizatorul toate prin conformitate și nu va apărea în postarea utilizatorului de pe fila Posturile mele .

Amânarea sau dezactivarea întrebărilor

Pentru a porni un eveniment fără întrebări și discuții, dezactivați întrebările, discuțiile pentru participanți atunci când planificați evenimentul. Participanții nu vor avea o experiență de editor, dar organizatorii și prezentatorii pot publica în continuare. Aceste opțiuni de angajament ale participanților pot fi modificate în orice moment.
Pentru a modifica opțiunile de angajament ale participanților înainte, în timpul sau după eveniment, accesați butonul Editați detaliile , modificați setările angajamentului și salvați evenimentul.

Monitorizați întrebările

Filtrați conversațiile pentru întrebări fără răspuns, pentru a găsi întrebări fără Cel mai bun răspuns.
Marcați cel mai bun răspuns (selectați pictograma Marcaj de selectare de sub răspuns).
Înlocuiți cel mai bun răspuns selectând un nou Cel mai bun răspuns sau marcând cel mai bun răspuns curent ca fiind greșit (pictograma X).
Solicitați-le anumitor persoane să răspundă la o întrebare @mentioning-le în răspunsul dvs.
Pentru fiecare răspuns optim, consultați locația video sau conversația (în Engage sau Teams) la care s-a răspuns la întrebare.

Calendar invitații

Atunci când salvați un eveniment nou creat, organizatorii, coorganții și prezentatorii primesc automat invitații de calendar. Toate actualizările de eveniment de pe Engage de către organizator se reflectă în această invitație. Detaliile operațiunii includ:

O invitație primită nu poate fi editată sau redirecționată.
Dacă trebuie să efectuați modificări la eveniment, efectuați-le pe pagina Engage eveniment. Modificările efectuate în invitație nu se vor reflecta asupra evenimentului din Engage.

Modificați informațiile pentru această invitație pe pagina de creare a Engage eveniment.

Participanții pot adăuga sau primi rapid invitații de calendar pentru fiecare eveniment:

Creați o invitație nouă: organizatorul creează o invitație nouă cu detaliile și o trimite participanților la momentul ales;
Adăugare la calendar: Potențialii participanți pot selecta Adăugare la calendar pe pagina evenimentului pentru a adăuga un eveniment la calendarul lor.

Important: Acțiunea Adăugare la calendar a destinatarului adaugă un fișier .icsstatic la calendarul participantului. Actualizările viitoare aduse evenimentului de către organizator (cum ar fi data/ora/descrierea) nu actualizează automat invitațiile participanților.

Notă: Participanții pentru întâlnirile scenariu privat primesc automat o invitație de calendar.

Important: Pentru toate întâlnirile, grupurile de comunitate nu primesc invitații de calendar. Adăugați-le individual sau ca listă de distribuire pentru a primi invitații.

Asociați-vă la eveniment

Pe pagina de destinație a evenimentului, organizatorii evenimentului pot găsi cele mai bune practici pentru promovarea evenimentului și pot începe să adune întrebări participanților la eveniment înainte de a avea loc porțiunea în direct a evenimentului.

În ziua evenimentului, atunci când evenimentul este "live", invitații selectează Asociere la întâlnire sau Asociere la difuzare din pagina de destinație a evenimentului sau din invitația la calendarul evenimentului, dacă organizatorul a trimis separat invitații.

Pe lângă vizualizarea și asocierea la evenimente prin Engage web și mobil, vizualizați evenimentele direct în Comunități în Teams. Indiferent dacă utilizatorul are Engage web, Microsoft Teams, aplicația mobilă Engage sau aplicația mobilă Teams, utilizatorii pot vizualiza și participa la evenimente Engage.

Notă: Dacă copiați un link de la un eveniment din Comunități în Teams, linkul direcționează utilizatorii direct în Teams.

Gestionarea înregistrărilor de evenimente video la cerere (VoD)

Captură de ecran a unui videoclip la cerere, care este organizat pentru o întâlnire în direct După ce se termină porțiunea de întâlnire video în direct a evenimentului, dacă evenimentul a fost înregistrat, înregistrarea (videoclip la cerere) apare în partea de sus a paginii de destinație a evenimentului, pentru acces ușor.

Important: Pentru a vă asigura că înregistrarea evenimentului apare pe pagina evenimentului, asigurați-vă că înregistrați evenimentul. În mod implicit, înregistrarea este ACTIVATĂ pentru cazurile de utilizare a difuzării și întâlnirilor. Organizatorii ar trebui să confirme setarea de înregistrare video pentru fiecare eveniment în prealabil, prin opțiunile de întâlnire Microsoft Teams.

Întâlnirile de comunitate și difuzarea înregistrărilor video sunt stocate automat în unitatea SharePoint a comunității de găzduire. Moștenește permisiunile de acces ale comunității.
- Pentru întâlnirile cu comunitatea publică, toate persoanele din rețea pot vedea automat VoD.
- Pentru întâlnirile cu comunitatea privată, toți participanții invitați pot vedea automat VoD.
Întâlnirile scenariu și înregistrările difuzate sunt stocate în Contul OneDrive al organizatorului și urmează permisiunile de acces Microsoft Teams determinate de lista de chat. Organizatorul trebuie să selecteze Actualizare înregistrare pentru a se asigura că toți participanții invitați pot vedea VoD pentru întâlniri private, iar toate persoanele din rețea pot vedea VoD pentru întâlniri publice.

Pentru a actualiza o înregistrare a întâlnirii cu o versiune nouă, selectați Actualizare înregistrare din antetul de depășire din pagina evenimentului, înlocuiți linkul și alegeți Actualizare. Înregistrarea se actualizează și oferă acces pe baza setărilor de înregistrare a linkului.

După ce se termină evenimentul, asigurați-vă că verificați dacă înregistrarea este împărțită în mai multe videoclipuri de către Teams. Acest lucru se întâmplă atunci când videoclipurile sunt lungi și depășesc limita de stocare pentru înregistrările Teams. Toate înregistrările vor fi încărcate în locația corespunzătoare Engage. Pentru evenimentele de comunitate din unitatea SharePoint a comunității de găzduire & pentru evenimente de scenariu din One Drive a organizatorului, poate fi necesar să le îmbinați și să actualizați linkul de înregistrare.

Cele mai bune practici pentru găzduirea evenimentelor

Pentru a asigura cea mai bună prezență posibilă la eveniment, utilizați următoarele exemple de bună practică de planificare.

Promovați evenimentul cu cel puțin 24 de ore în avans. Partajați linkul la eveniment prin postări, anunțuri sau invitații din calendar din Viva Engage, Microsoft Teams, Outlook sau SharePoint în Microsoft 365.
În invitația dvs., amintiți persoanelor că se pot asocia de pe orice dispozitiv sau pot urmări înregistrarea mai târziu.
Alegeți o oră care să îi primească pe cei mai mulți participanți din fusuri orare diferite.
Trimiteți mementouri cu o zi înainte și chiar înainte de eveniment - funcționează!
Generați impulsul, cerându-le participanților să pună întrebări în săptămâna dinaintea evenimentului.
Motivați colaboratorii încurajându-i să răspundă la întrebări:
- Filtrați și răspundeți la întrebări fără răspuns.
- Marcați cele mai bune răspunsuri selectând pictogramele marcaj de selectare de sub răspunsuri.
- @Mention anumite persoane pentru a răspunde la o întrebare.
După ce se termină evenimentul, continuați conversațiile cu follow-up-uri până la întrebările fără răspuns.