Руководство по началу работы с Microsoft Teams для руководителей учебных заведений

Начало работы с центром командной работы в Office 365 для образования

Упростите коммуникацию и совместную работу в учреждении.

Microsoft Teams — это цифровой центр, который объединяет беседы, собрания, файлы и приложения в едином интерфейсе в Office 365 для образования. С помощью Teams сотрудники могут легко и быстро переключаться между беседами и созданием контента, сохраняя контекст, преемственность и прозрачность работы. Teams соответствует уникальным потребностям различных групп пользователей и позволяет им легко работать вместе над общими задачами:

• Управляйте проектами, задачами и контентом в приложениях, которыми вы пользуетесь ежедневно, не покидая единой специализированного рабочего пространства.
• Будьте в курсе дел благодаря своевременному поступлению и обновлению информации, публикуемой в ходе сохраняемых командных бесед, приватных чатов (которые при необходимости можно модерировать), собраний команд и по другим каналам.
• Поддержка полнофункциональной совместной работы и простого взаимодействия с интегрированными приложениями Microsoft 365, такими как Word, Excel, PowerPoint и OneNote, а также партнерами по образованию, такими как busuu, Canvas, Flipgrid и Kahoot!

В таблице ниже приведены несколько примеров того, как преподаватели могут работать вместе в Teams, чтобы поддерживать инновационные методы обучения и лучшие практики в совместных учебных заведениях.

Сценарий	Описание
Школьный оргкомитет (SIAC)	Чтобы инициативы по развитию школ были эффективными, сотрудникам нужен доступ к обширной аналитике (например, процентильному ранжированию) и простые средства совместной работы в командах, включающих администраторов, преподавателей и других сотрудников по всему учебному округу.
План реагирования на инциденты	При возникновении инцидента (например, риска для здоровья) своевременная и точная связь помогает обеспечить эффективное реагирование. Используя Teams, группы реагирования могут быстро собрать и распространить нужную информацию среди учащихся, родителей, широкой публики и привлечь дополнительные ресурсы (например, школьных медсестер).
Программы социального и эмоционального обучения (SEL)	Программы SEL способствуют академическим успехам и положительному отношению к учебе, одновременно снижая эмоциональный дистресс и число нарушений дисциплины ¹. Каналы в Teams можно упорядочить по пяти ключевым аспектам SEL: самосознание, самоконтроль, социальная осознанность, умение общаться и принимать взвешенные решения.
Аттестация преподавателей	Оценка эффективности работы преподавателя — это отнимающий много времени, но важный регулярный процесс. С помощью Teams администраторы могут делиться ресурсами профессионального развития со всеми преподавателями в общем канале и управлять личными сообщениями (в беседах) и содержимым (например, с помощью служебных записных книжек OneNote) с отдельными преподавателями в отдельных каналах.

¹ Хинтон, М. (2017, март). Учебные связи After-School программы с улучшенными знаниями о STEM. Неделя образования. Получено из http://blogs.edweek.org/edweek/time_and_learning/2017/03/new_study_examines_link_between_after-school_programs_stem_knowledge.html?cmp=eml-enl-eu-news3

Общие сведения о командах

Создавайте группы сотрудников для различных проектов, мероприятий, комитетов и процессов по мере необходимости; вы также можете пригласить других в учебном заведении или округе присоединиться в качестве участников команды. Teams также можно создавать на основе существующих Группы Microsoft 365, а любые изменения, внесенные в Группы Microsoft 365, автоматически синхронизируются в Teams. Это упрощает процесс приглашения участников команды и управления ими. Файлы группы сохраняются в Teams.

Отдельные команды сотрудников можно дополнительно разделить на каналы с вкладками для бесед, файлов, заметок и прочего. Каналы можно создавать на основе различных потребностей команды, например по темам, дисциплинам или темам. Вкладки позволяют сотрудникам загружать, просматривать и редактировать файлы, заметки и собственный контент (например, документы, таблицы, презентации, видео, внешние ссылки, другие приложения и многое другое). Этот контент легко доступен всем в команде.

Знакомство коллег с Teams

Начните с вводного собрания, чтобы оценить ожидания, дать рекомендации и продемонстрировать основы работы с Teams. Попросите коллег использовать Teams как основное средство для связи и совместной работы в командных занятиях. Попробуйте использовать в Teams чат, чтобы избавиться от кратких писем и SMS, а также познакомить всех с удобными функциями Teams.

Настройка Teams для конкретного приложения

Успешным командам нужны простые и интуитивные средства для быстрой и эффективной коммуникации и совместной работы. Независимо от того, возглавляете ли вы комитет, разрабатываете планы реагирования на инциденты, создаете персонализированные программы для учащихся, оцениваете преподавателей или управляете другими совместными действиями, Teams может помочь вам организоваться для успеха. Давайте приступим к работе и настроим Teams для своего сценария, выполнив следующие действия:

Создание команды и приглашение участников

1. Чтобы запустить Teams, войдите в Office.com и откройте в Office 365 для образования. Затем выберите Teams , чтобы перейти к веб-версии или скачать приложение.

   Примечание

   Если у вас возникли проблемы с доступом к Teams, обратитесь к ИТ-Администратор, чтобы убедиться, что у вас есть подходящая лицензия.

2. Выберите Добавить команду в Teams.

3. Выберите Создатьсотрудниковкоманды>.

   

   Примечание

   Если ваше учебное заведение использует School Синхронизация данных, классы будут автоматически созданы для ваших списков учащихся, подключенных к информационной системе вашего учебного заведения, поэтому вам не придется беспокоиться об этом шаге.

4. В окне Создать команду дайте имя своему классу и дайте краткое описание его цели. Нажмите кнопку Далее.

   

   Примечание

   Оставьте для параметра ''Конфиденциальность'' значение ''Личное'' — только владельцы групп могут добавлять участников (при необходимости вы можете изменить этот параметр позже).

   Совет

   Перед обучением класса следует настроить конфигурацию Teams. Начните с создания класса, добавления нескольких каналов и вкладок. Затем начните с публикации релевантного, привлекательного и полезного содержимого..

5. Вы можете легко добавлять людей, группы и списки рассылки из своего учебного учреждения или округа. Когда вы начнете вводить имена, появится раскрывающийся список людей в вашем каталоге электронной почты.

6. Выберите Добавить, чтобы добавить участников команды, или Пропустить, чтобы добавить участников группы позже, если вы хотите сначала настроить содержимое (рекомендуется).

   

Создайте несколько каналов и вкладок с привлекательным контентом

При создании новой команды в нее автоматически добавляется канал «Общее».

1. Вы можете создавать дополнительные каналы, чтобы сделать команду более организованной. По умолчанию доступ к ним имеют все участники команды.

   

   Совет

   Публикуйте советы по обучению и объявления, касающиеся Teams, в канале «Общее» для простоты доступа. Это удобное место, где весь класс может найти справку и руководства, но особенно полезно оно новым участникам Teams.

2. Чтобы создать дополнительные каналы, выберите многоточие (...) рядом с именем команды в списке каналов и выберите Добавить канал в раскрывающемся меню.

   

   Совет

   Создайте для начала несколько каналов, а затем предложите участникам команды создавать дополнительные каналы по темам, идеям или иным потребностям.

3. В диалоговом окне присвойте каналу название и введите краткое описание его назначения, а затем нажмите Добавить.

   

   Совет

   После создания нескольких каналов вы можете заполнить их фактическим содержимым, чтобы класс не отображал пустую страницу при первом входе. Например, вы можете начать новую беседу, разместив несколько вопросов в каждом канале, чтобы начать несколько обсуждений, и @mention конкретные участники класса, чтобы включить их в беседу.

4. В отдельных каналах можно создавать вкладки для разнообразного контента и приложений. В каждом канале создается несколько вкладок по умолчанию, включая «Беседы», «Файлы», «Записные книжки для занятий» и «Задания». Чтобы создать новую вкладку, выберите + справа от вкладок по умолчанию, затем выберите приложение или файл для вкладки (например, PowerBI), присвойте ему имя и нажмите кнопку Сохранить.

   

   

   Примечание

   Шаги настройки отдельных приложений и служб могут отличаться от приведенных здесь инструкций.

5. Чтобы создать вкладку, которая напрямую связывается с определенным файлом (например, национальными стандартами, оценками штатов и округов или рейтингами процентилей тестовой оценки), щелкните значок + справа от вкладок по умолчанию.

6. Затем выберите приложение для типа файла (например, документ Word, таблица Excel или презентация PowerPoint), перейдите к имени файла в разделе "Файлы", назовите вкладку и нажмите Сохранить.

   

   Совет

   Вы можете закрепить записную книжку для занятий из OneNote с сайта SharePoint или другого веб-сайта (значок земного шара) напрямую в канале в виде вкладки для простоты доступа.

Перенос почтовых обсуждений в Teams

Вы можете отправлять почту в канал в Teams, чтобы объединить и упорядочить всю командную коммуникацию.

1. Чтобы создать адрес электронной почты для канала, щелкните многоточие (...) справа от канала, а затем в раскрывающемся меню выберите Получить адрес электронной почты .

2. Нажмите кнопку Копировать и сохраните адрес электронной почты в списке контактов или адресной книге.

   

   Совет

   Переадресуйте сообщения электронной почты в канал, чтобы продолжить их обсуждение в Teams.

3. Щелкните ссылку Дополнительные параметры в окне Получение адреса электронной почты, чтобы ограничить список тех, кто может отправлять почту команде (например: кто угодно, только участники команды, только почта с определенных доменов).

   

   Совет

   Ограничение отправки почты в канал позволяет снизить вероятность появления спама или фишинговых сообщений в Teams.

4. Вы можете настроить параметры уведомлений по электронной почте для различных событий (например, личных @mentions или ответов на беседы, которые вы начинаете), выбрав изображение профиля в левом нижнем углу Teams, а затем выбрав Уведомления в раскрывающемся меню.

   

Планирование собраний в Teams

1. Чтобы запланировать собрание в Teams, выберите Календарь в области навигации слева и нажмите + Создать собрание.

   

   Совет

   Запланированные собрания перечислены в средней области навигации. Вы можете присоединиться к собранию прямо из Teams, выбрав Присоединиться рядом с собранием.

2. В окне Новое собрание добавьте сведения о собрании и пригласите участников (при вводе появляются имена из вашего почтового каталога); также можно выбрать канал для собрания, чтобы все в канале могли присоединиться к собранию.

3. Используйте Помощник по планированию для проверки доступности участников и проверьте поле Повтор для настройки повторяющихся собраний. По завершении выберите Запланировать собрание .

   

   Совет

   Функция Камеры meet Now (расположенная в нижней части вкладки Беседы) позволяет участникам команды встречаться на лету без необходимости планировать собрание или резервировать комнату или аудиторию.

Просмотр того, что вы узнали о Teams

• Teams — это центр командной работы, который полностью интегрирован с Office 365 для образования, поэтому участники команды могут легко общаться и работать с помощью знакомых приложений Microsoft 365, таких как Word, Excel, OneNote и PowerPoint. Для Office 365 для образования подписчиков Teams предоставляется бесплатно, поэтому вы можете начать работу сразу!
• Вы можете организовать в команде дополнительные каналы и вкладки для нужд совместной работы. Вкладки могут ссылаться непосредственно на файлы или другое содержимое, приложения Microsoft 365, такие как Планировщик и PowerBI, или приложения от партнеров по образованию, таких как busuu, Canvas, Flipgrid и Kahoot!
• Перенесите почтовые обсуждения в Teams, чтобы участники команды могли следить за ходом беседы в удобном рабочем представлении. Используйте чат в Teams вместо кратких писем, чтобы разгрузить почту.
• Планируйте видеособрания или вызовы Skype через Teams, используя собрания или функцию «Начать собрание» для быстрого сбора участников по необходимости.
• Дополнительную пошаговую справку можно получить здесь: Справка Microsoft Teams.
• Дополнительные сведения о новых возможностях в Teams см. в блоге Office 365 для образования в блоге для образовательных учреждений.
• Ознакомьтесь со справочным центром Майкрософт для образования , чтобы получить другую справку, возможно, вам потребуется.