Жизненный цикл шаблона формы

В этой статье

• Этап 1: планирование

• Этап 2: конструктор

• Этап 3: развертывание

• Этап 4: ведение

• Этап 5: Архивация

Этап 1: планирование

Количество времени, затрачиваемое на планирование, зависит от сложности шаблона формы, вашей роли в Организации и от процессов и требований в Организации.

Если шаблон формы будет использоваться только участниками вашей команды, этап планирования может быть очень неформальным. Если шаблон формы более сложен, этап планирования, как правило, является более формальным и участвующим процессами, и вам может потребоваться обратиться к нескольким заинтересованным лицам. Например, если шаблон формы станет частью крупной бизнес-системы компании, например отчета о расходах или системе планирования ресурсов предприятия, вам, возможно, потребуется создать документы формального планирования, такие как функциональные спецификации.

В любом случае, прежде чем приступить к разработке шаблона формы, необходимо учитывать следующее:

• Целевые показатели пользователей    Что пользователи должны выполнить с помощью шаблона формы? Какие сценарии необходимо поддерживать? Как вы измеряете успешное достижение целей пользователей?

• Совместимость    Требуется ли доступ к шаблону формы пользователям за пределами вашей организации, как сейчас, так и в будущем? Например, вы хотите, чтобы шаблон формы был доступен на внешнем веб-сайте Организации для тех пользователей, у которых не установлено приложение InfoPath на своих компьютерах. Если это так, вы можете спроектировать шаблон формы с поддержкой веб-браузера вместо стандартного шаблона формы, поддерживающего только InfoPath. Как сделать так, чтобы пользователи в организации смогли заполнить форму в InfoPath 2003? Если да, вам может потребоваться разработать обратно совместимый шаблон формы. Вы хотите, чтобы пользователи могли заполнять формы вне офиса или в автономном режиме? Если это так, вы можете добавить в шаблон формы компоненты, которые позволят ему эффективно работать в автономный режим.

• Существующие пользовательские формы    Используете ли вы в настоящее время документы Microsoft Office Word или книги Microsoft Office Excel для сбора данных от пользователей? Если да, вы можете легко преобразовать эти файлы в шаблоны форм InfoPath. 

• Требования к интеграции    С какими другими продуктами или технологиями будет работать шаблон формы? Например, может потребоваться сохранить данные в шаблоне формы в базе данных Microsoft SQL Server или создать шаблон формы для веб-службы, чтобы можно было отправлять данные в базу данных, которая не поддерживается приложением InfoPath напрямую.

• Требования к пользовательскому интерфейсу    Нужно соблюдать требования к корпоративным фирменным настройкам? Как вы хотите, чтобы шаблон формы был похож на вид? Какой тип элементов управления будет использоваться и как упорядочить их?

• Требования к процессу    Будет ли шаблон формы входить в более крупный бизнес-процесс, например процесс утверждения отчета о расходах? Если да, то какие представления вам нужны, и как вы будете реализовывать правила, определяющие, как данные перемещаются по организации и обрабатываются разными людьми и бизнес-системами? Будут ли доступны функции рабочего процесса в других программах, например в Microsoft Office SharePoint Server 2007 ? Требуется ли для шаблона формы управляемый код или сценарий? Если да, то будете ли вы пользоваться разработчиками из дома или они будут работать в качестве источника?

• Требования к хранилищу данных    Что вы хотите сделать с данными в формах пользователя? Например, если нужно, чтобы пользователи могли быстро отправлять данные форм и не нуждаются в повторном использовании данных, возможно, вы захотите использовать сообщения электронной почты для хранения данных. Если пользователи должны иметь доступ к данным формы и предоставлять к ним общий доступ, вам может понадобиться сохранить набор связанных форм InfoPath в библиотеках на сервере под управлением Microsoft Windows SharePoint Services. Если пользователям необходимо получить доступ к данным формы в других бизнес-приложениях или системах, например в приложениях для создания отчетов о расходах или учете, вам может понадобиться сохранить данные в корпоративных базах данных. Это часто достигается путем подключения шаблона формы к веб-службе, которая служит посредником между шаблоном формы и базой данных или бизнес-системой.

• Требования к безопасности    Какие проблемы и уязвимости системы безопасности ты сталкиваются? Требуется ли установка шаблона формы на компьютерах пользователей или доступ пользователей к нему из сетевого ресурса? Вы хотите, чтобы пользователи были снабжены цифровой подписью форм или определенных наборов данных в их формах? Будет ли вы подключаете шаблон формы непосредственно к базе данных или будете использовать файлы подключений к данным в библиотеках подключений к данным, которые обычно управляются администратором?

• Требования к тестированию    Какой процесс будет использоваться для проверки внешнего вида и поведения шаблона формы? Нужно ли создавать формальный план тестирования?

• Требования к развертыванию    Как вы планируете предоставлять общий доступ к шаблону формы другим людям? Где будет опубликован шаблон формы? Если вы планируете опубликовать ее на сервере с запущенным InfoPath Forms Services, хотите опубликовать его в библиотеке или в качестве сайта тип содержимого ? Как вы будете уведомлять пользователей о доступности шаблона формы? Каковы планы выпуска новых версий шаблонов форм?

• Требования для обслуживания    Вы хотите архивировать шаблоны форм, пользовательские формы или и то, и другое? Сколько времени нужно хранить данные? Какие политики архивации и хранения данных требуются вашей организации?

К началу страницы

Этап 2: конструктор

После того как вы закончите этап планирования, вы сможете начать процесс разработки. При проектировании шаблона формы рекомендуется следовать указаниям, приведенным ниже. Однако при необходимости вы можете отклоняться от порядка. Например, вы можете настроить проверку данных, условное форматирование и правила для элементов управления при добавлении этих элементов управления в шаблон формы, а не в процессе разработки.

• Действие 1: Создание шаблона формы

• Действие 2: создание или указание основного источника данных

• Шаг 3: Определение макета

• Шаг 4: Добавление элементов управления

• Шаг 5: Добавление подключений к данным

• Шаг 6: Добавление проверки данных, правил и других возможностей бизнес-логики

• Шаг 7: создание настраиваемых представлений

• Шаг 8: Включение функции отправки

• Шаг 9: включение функций безопасности

• Шаг 10: Проверка внешнего вида и поведения

Действие 1: Создание шаблона формы

При создании шаблона формы может потребоваться импорт существующей формы, например документа Word или книги Excel, в InfoPath либо Настройка параметров совместимости для шаблона формы для заполнения результирующих форм в InfoPath 2003 или в веб-браузере. Большую часть этих параметров можно найти в диалоговом окне Создание шаблона формы . Например, если вы хотите разработать шаблон формы, который можно открыть и заполнить либо в Microsoft Office InfoPath, либо в браузере, вы можете установить флажок включить совместимые с браузером компоненты только в диалоговом окне Создание шаблона формы .

Следующие ресурсы содержат дополнительные сведения о том, как создать шаблон формы.

Действие 2: создание или указание основного источника данных

Все шаблоны форм основываются на источнике данных, который хранит данные, собранные в форме. Этот источник данных может представлять собой корпоративную базу данных, веб-службу или существующий XML-файл, который используется во всей Организации для стандартизации данных, например файла схема XML (XSD). Если у вас нет источника данных, вы можете создать его в InfoPath, как только вы добавите элементы управления в шаблон формы.

Вы можете просмотреть источник данных для шаблона формы в области задач источник данных :

Когда вы создаете шаблон формы, вам нужно решить, какие из следующих подходов следует использовать:

• Создание источника данных в InfoPath    Если вы создаете пустой шаблон формы, InfoPath создаст источник данных, как только вы добавите элементы управления в шаблон формы. Это полезно, если вы разрабатываете шаблон формы, который будет использоваться членами небольшой команды, если у вас нет доступа к существующему источнику данных в вашей организации, или не хотите хранить данные, собранные за пределами формы. Это может быть полезно, если вы предоставляете общий доступ к формам в библиотеке SharePoint или в сообщении электронной почты, а также хотите отображать сведения из формы в столбцах библиотеки или в папке форм InfoPath , а не хранить их в базе данных или другом внешнем расположении.

• Использование существующего источника данных    Если вы создаете шаблон формы в существующем источнике данных, например в базе данных или веб-службе, приложение InfoPath устанавливает для этого источника данных основной подключение к данным. В шаблоне формы может быть только одно подключение к данным. Позднее в процессе разработки вы можете создавать подключения к данным для вспомогательных источников данных, чтобы заполнить списки с внешними данными или отправить данные формы нескольким источникам данных. Дополнительные сведения о дополнительных источниках данных можно найти в разделе "шаг 5: Добавление подключений к данным" Далее в этой статье.

В следующих ресурсах содержатся дополнительные сведения, которые помогут вам определить тип используемого источника данных, а также указать, когда следует добавить в шаблон формы дополнительные подключения к данным.

Шаг 3: Определение макета

Большинство шаблонов форм включают по крайней мере одну макетную таблицу, представляющую собой структуру Организации и упорядочения содержимого формы, включая элементы управления, разделы форм, логотипы и другие типы изображений.

Готовые Макетные таблицы можно найти в области задач Макет .

Следующие ресурсы содержат дополнительные сведения о параметрах визуальной разработки для шаблона формы.

Шаг 4: Добавление элементов управления

Элементы управления, позволяющие пользователям вводить и выбирать данные в шаблоне формы. Они также могут использоваться для отображения данных из существующих источников данных, таких как базы данных или веб-службы. После создания макета шаблона формы вы можете вставить в шаблон формы любой необходимый элемент управления. Область задач элементы управления предоставляет доступ ко всем элементам управления, доступным в InfoPath, включая любые пользовательские элементы управления, которые были добавлены в область задач, например элементы ActiveX или части шаблонов.

Вы можете добавить элемент управления в шаблон формы, щелкнув его имя в списке Вставить элементы управления или перетащив его из области задач в рабочую область шаблона формы. В зависимости от типа элемента управления, который вы добавляете в шаблон формы, пользователи, заполняющие форму, смогут вводить текст в текстовые поля, просматривать данные в повторяющихся элементах управления, выбирать параметры из переключателей и флажков, устанавливать элементы в списках и щелкать команды. кнопки для выполнения команд. Данные, которые пользователи вводят в элемент управления, хранятся в источнике данных формы.

Следующие ресурсы содержат дополнительные сведения об использовании элементов управления в InfoPath.

Шаг 5: Добавление подключений к данным

У всех шаблонов форм есть основной источник данных, который называется основным источником данных. Если вы разработаем шаблон формы на основе внешнего источника данных, например базы данных или веб-службы, в InfoPath создается основной источник данных, основанный на этом внешнем источнике данных. Кроме того, если вы разработаем пустой шаблон формы, приложение InfoPath создаст основной источник данных при добавлении элементов управления в шаблон формы.

При разработке шаблона формы вы также можете добавить подключения к данным для одного или нескольких дополнительных источников данных. Дополнительный источник данных — это файл данных XML, база данных или веб-служба, используемая формой для записей в списке или для действий сценария. Это позволяет заполнить списки и другие элементы управления данными, которые являются внешними по отношению к шаблону формы, например данные, которые хранятся в базе данных SQL Server или списке SharePoint. Кроме того, вы можете добавить подключения к данным в дополнительные источники данных, если нужно, чтобы пользователи могли отправлять данные в более чем один внешний источник данных.

Следующие ресурсы содержат дополнительные сведения о дополнительных подключениях к данным и о том, что они используют в InfoPath.

Шаг 6: Добавление проверки данных, правил и других возможностей бизнес-логики

Важно уменьшить затраты и повысить эффективность вашего бизнеса, где бы вы ни находились. Вы можете использовать возможности бизнес-логики в шаблоне формы для предотвращения дорогостоящих ошибок ввода данных и автоматизации действий в форме пользователя. При использовании таких функций InfoPath, как проверка данных, условное форматирование и Rules, можно определять условия и действия, которые автоматически выполняют задачи, основанные на событиях, например при открытии или закрытии формы, а также на значениях, введенные в форму. шаблон.

Следующие ресурсы содержат дополнительные сведения, которые иллюстрируют диапазон возможностей бизнес-логики в InfoPath.

Для большинства шаблонов форм вам нужны возможности бизнес-логики в InfoPath. Тем не менее, если в шаблоне формы требуются дополнительные функции, недоступные в InfoPath, вы можете использовать код для создания настраиваемых функций. Если вы хотите написать сценарий, вы можете использовать редактор сценариев (MSE) для создания, редактирования и отладки кода Microsoft JScript или Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript). Если вы хотите написать управляемый код, вы можете использовать Microsoft Visual Studio 2005 Tools for Applications (VSTA) для создания, редактирования и отладки кода Visual Basic или Visual C#. Кроме того, если у вас есть Microsoft Visual Studio 2005, вы можете интегрировать возможности режима конструктора InfoPath в среду разработки Visual Studio 2005, загрузив и установив Средства Microsoft Visual Studio 2005 Tools для выпуска 2007 набора Microsoft Office на своем компьютере. Затем вы можете открыть Visual Studio 2005, создать проект шаблона форм InfoPath и использовать возможности режима конструктора для создания шаблона формы. Сведения о том, как скачать Средства Microsoft Visual Studio 2005 Tools для выпуска 2007 набора Microsoft Office, можно найти на портале разработчика InfoPath на веб-сайте Microsoft Developer Network (MSDN).

Шаг 7: создание настраиваемых представлений

В каждом шаблоне формы InfoPath есть представление по умолчанию, которое выводится при первом открытии формы, основанной на шаблоне формы.

С помощью области задач представления можно создавать дополнительные представления шаблона формы.

При разработке нового представления обычно повторяется процесс создания макета формы, добавления в нее элементов управления и проверки данных и других функций.

Создав различные представления шаблона формы, вы разрешаете пользователям просматривать данные в форме различными способами. Это не позволит вам разрабатывать несколько шаблонов форм для одного и того же бизнес-процесса. Например, в шаблоне формы, который используется для обработки страховых утверждений, вы можете создать одно представление для полицихолдерс, второе представление для страховых агентов и третье представление для настройки страхования. Каждое из этих представлений настроено таким образом, чтобы они соответствовали типу пользователя, который вводит информацию. Кроме того, вы можете создавать собственные представления для печати, которые используются исключительно в целях печати формы.

Представления должны быть простыми и относительно понятными. Тем не менее, если вы хотите сообщить пользователям специальные инструкции, вам может потребоваться создать справку в представлении. Например, вы можете создать специальное представление справки для шаблона формы, а затем добавить кнопку в представление по умолчанию, которое пользователи смогут щелкнуть для доступа к представлению "Справка".

Следующие ресурсы содержат дополнительные сведения о представлениях.

Шаг 8: Включение функции отправки

При проектировании шаблонов форм для сбора данных в рамках более крупных бизнес-процессов эти данные обычно не остаются в формах, которые пользователи заполняют. Вместо этого данные формы переходят от формы к следующему этапу в бизнес-процессе — обычно к внешнему источнику данных, такому как база данных или веб-служба. Например, сотрудник может использовать InfoPath для заполнения формы отчета о расходах, а затем отправлять эту форму веб-службе, в которой форма может быть обработана.

Указание места отправки данных в шаблоне формы может повысить точность и эффективность бизнес-процессов, так как это позволяет более эффективно управлять этими процессами. Прежде чем пользователи смогут отправлять данные формы, InfoPath гарантирует, что данные в этих формах будут действительными, и пользователи смогут исправить недопустимые данные. Эта функция позволяет убедиться, что только допустимые данные отправляются на внешний источник данных.

В приведенных ниже материалах объясняется, как создать шаблон формы, чтобы данные формы отправлялись в нужное расположение.

Шаг 9: включение функций безопасности

В качестве основы для любых вариантов обеспечения безопасности шаблонов форм и связанных с ними форм следует использовать существующую политику безопасности своей организации.

При создании шаблонов форм, совместимых с браузером, обратите внимание на то, что некоторые факторы влияют на безопасность информации, хранящейся на серверах с запущенным InfoPath Forms Services. Некоторые пользователи управляются администратором, которым является пользователь, который настраивает учетные записи пользователей и управляет ими, назначает разрешения и помогает пользователям с проблемами доступа к сети или серверу. Может потребоваться координацию с администратором, чтобы задать соответствующие параметры для шаблона формы.

В приведенных ниже материалах объясняется, как спроектировать шаблон формы с учетом безопасности.

Шаг 10: Проверка внешнего вида и поведения

План тестирования зависит от сложности шаблона формы и существующих политик в Организации для развертывания шаблонов форм. Для проверки поведения и внешнего вида форм, основанных на шаблоне формы, план тестирования может быть очень простым: предварительный просмотр шаблона формы. При развертывании шаблона формы на более крупном масштабе может потребоваться формальное тестирование. Например, вы можете попытаться проводить тестирование на использование или планировать пилотное развертывание для выборочных пользователей.

Наиболее простой тестовый этап обычно включает предварительный просмотр шаблона формы в окне предварительного просмотра в InfoPath. Окно предварительного просмотра позволяет просматривать форму в том виде, в котором они будут отображаться для пользователей, и вводить данные в элементы управления для проверки их функциональности. Это позволяет проверить выравнивание и форматирование элементов управления. Вы также можете проверить функциональность элементов управления в форме. Например, вы можете вводить данные в элементы управления, чтобы убедиться, что проверка данных, формулы, правила и соединения данных работают так, как вы ожидали. В окне предварительного просмотра следует также убедиться в том, что в шаблоне формы нет опечаток и несоответствий, и убедитесь, что он хорошо подходит с визуальной точки зрения.

Несмотря на то, что вы можете выполнять большинство проверок перед публикацией и распространением шаблона формы, необходимо проверить его, чтобы убедиться, что он отвечает их ожиданиям. В идеале вы будете публиковать шаблон пробной формы и распространять его на небольшое извлечение пользователей. Таким образом, вы можете оставлять отзывы от реальных пользователей об общем использовании шаблона формы. После этого вы сможете внести необходимые изменения, прежде чем публиковать шаблон формы в более широкой аудитории.

В следующем ресурсе объясняется, как использовать область задач " Проверка макета " для проверки шаблона формы.

К началу страницы

Этап 3: развертывание

Процесс развертывания шаблона формы включает в себя публикацию шаблона формы, а также его использование в Интернете (только для шаблонов форм, совместимых с браузером), и пользователи, которые знают о доступности шаблона формы. Если вы планируете установить шаблон формы на компьютерах пользователей, процесс публикации также может включать в себя создание специального установочного файла. Вы можете публиковать шаблоны форм в нескольких расположениях, включая списки рассылки электронной почты и серверы с запущенными InfoPath Forms Services или службами Windows SharePoint Services.

Если вы планируете опубликовать совместимый с браузером шаблон формы на сервере, на котором запущен InfoPath Forms Services, необходимо добавить в браузер шаблон формы, а также опубликовать его. Во многих случаях вы можете выполнить этот шаг в процессе публикации, установив флажок в мастере публикации. Тем не менее, если шаблон формы содержит некоторые функции, например управляемый код, вы не сможете самостоятельно включить шаблон формы в браузер. Вместо этого вы должны сохранить шаблон формы в общем расположении, а администратор фермы знал, что он доступен для проверки. Администратор фермы может проверить, не содержит ли шаблон формы ошибки и предупреждения, добавить его в расположение на веб-сайте, а затем активировать его в семейство веб-сайтов на сервере.

В следующих ресурсах описаны процесс публикации и его содержание.

К началу страницы

Этап 4: ведение

Сохранение шаблона формы включает в себя обновление шаблона формы при необходимости и освобождение новых версий. Кроме того, рекомендуется периодически оставлять отзывы от пользователей о том, что нужно для оформления. Шаблон формы по-прежнему соответствует требованиям или их необходимо изменить?

При публикации шаблона формы, который вы изменили, приложение InfoPath может обновить как шаблон формы (файл XSN), так и все существующие формы (XML-файлы), основанные на шаблоне формы. Когда пользователи открывают существующую форму, они автоматически загружают последнюю копию шаблона формы, и данные формы будут обновлены в соответствии с этой версией. По умолчанию InfoPath автоматически заменяет более старую версию шаблона формы на последнюю версию. Вы можете выбрать метод обновления, который вы хотите использовать для обновления существующих форм пользователей.

Если вы являетесь администратором фермы для сервера, на котором работает InfoPath Forms Services, и вам нужно отправить новую версию шаблон формы, утвержденный администратором, вы можете определить, как будет выполняться переход между существующей и обновленной версиями. Например, вы можете заменить шаблон формы более поздней версией, не вынуждая потери данных для пользователей, которые в данный момент заполнили форму в браузере. Кроме того, если у вас есть убедительная причина, например исправление для системы безопасности, вы можете немедленно перезаписать шаблон формы.

Если вам нужно обновить существующий блок шаблона, откройте его, внесите необходимые изменения, сохраните блок шаблона, а затем распространите его в конструкторы форм. После того как разработчики форм добавляют в область задач элементы управления последнюю версию части шаблона, они могут использовать их в шаблонах форм. Если открыть шаблон формы с более ранней версией части шаблона, приложение InfoPath предложит ему обновить эту блок шаблона с помощью последней версии.

В следующих ресурсах подробно описаны способы изменения и обновления шаблонов форм и блоков шаблонов.

К началу страницы

Этап 5: Архивация

Организации часто заархивированы шаблоны форм и формы в соответствии с последним шагом в жизненном цикле создания форм. Если вы больше не хотите использовать определенный шаблон формы, вы можете отключить его от использования и хранить цифровую копию шаблона формы для ваших записей. Кроме того, может потребоваться сохранить данные, собранные в формах, основанных на шаблоне формы.

Многие организации следуют строгим рекомендациям относительно долговременного хранения и сохранения данных в архивах. Например, Организация может потребоваться хранить записи транзакций клиента в файле в течение определенного количества лет. Правила архивации в вашей организации могут управляться внутренними политиками, соответствием нормативными требованиями или обоими. В рамках процесса планирования вы должны узнать, каковы ваши правила.