Планирование библиотек документов в SharePoint Server

Определение типа библиотеки

Когда вы определяете, какие библиотеки документов лучше всего соответствуют потребностям вашей организации, вам также может потребоваться несколько сайтов или семейств веб-сайтов. Например, если вы разрабатываете содержимое для публикации внешним пользователям, вам может потребоваться один сайт, на котором можно создавать и просматривать содержимое и отдельный сайт, возможно, в отдельной установке SharePoint Server 2016, в которой можно опубликовать содержимое.

Если вы планируете Планирование библиотек документов для нескольких сайтов, вам также может потребоваться планировать потоки контента от одного сайта до другого — по ручным, рабочим процессам или пользовательским решениям. Дополнительные сведения читайте в статье планирование потока содержимогов дальнейшем.

В таблице ниже перечислены типичные способы использования библиотек документов.

В следующем примере показано, как использовать анализ, который вы заполнили в разделе Анализ использования документов в статье Определение пользователей и анализ использования документов (SharePoint Server 2010) , которые помогут вам спланировать организационную структуру библиотеки документов для предприятия. В этом примере – Contoso Ltd. обеспечивает доставку содержимого клиентам на основе исследования рынка. Содержимое создается преимущественно консультантами, которые работают в удаленном режиме. Это выполняется в цикле, в котором выполняются описанные ниже действия.

1. Партнер оценивает идеи по задействованию и запросы на предложения.

2. После того как контракт установлен, руководитель проекта собрал группу консультантов и создаст рабочий сайт для определенного задействования, в котором будут записаны результаты исследования и проект будет завершен.

3. После того как проект будет завершен, документы, которые конечный результат, будут опубликованы на защищенном веб-сайте, где пользователи смогут получить к ним доступ.

4. Группа записывает документы рекомендаций и примеры внедрения на основе проекта.

5. Руководители показателей собирают, упорядочивают и архивируются рекомендации и другие документы.

6. Конечные результаты, контракты и другие документы хранятся в виде корпоративных записей.

7. С помощью содержимого, поддерживаемого менеджерами по показателям, партнеры оценивают возможности и создают новые предложения.

В приведенной ниже таблице показан анализ использования документов для этого сценария.

Этот анализ использования документов предлагает следующие требования:

• Для хранения идей, запросов на задействование и черновиков предложений руководителей проектов нужны библиотеки на сайтах групп.

• Lawyers требуются библиотеки на портале или на централизованном сайте управления документами для хранения шаблонов контрактов и активных контрактов.

• Руководители проектов и участники нуждаются в использовании библиотек на сайтах групп для создания справочных материалов, конечных результатов и исследований успеха.

• Клиентам требуются библиотеки на сайте Интернета для просмотра конечных результатов. (только дляSharePoint Server 2016.)

• Всем участникам предприятия необходим доступ к сайту центра документов для просмотра рекомендаций и документов практических примеров. (только дляSharePoint Server 2016.)

• Корпоративным руководителям и Lawyers требуется доступ к центру корпоративных записей для ведения корпоративных записей. (только дляSharePoint Server 2016.)

На приведенном ниже рисунке показано, как можно распространять эти библиотеки. Сайты размещаются в трех семействах веб-сайтов: семействе веб-сайтов Интернета для доступа пользователей, семействе веб-сайтов экстрасети для удаленного создания с помощью участников группы, и семейство веб-сайтов интрасети для безопасного обслуживания сайта управления записями. (только дляSharePoint Server 2016.)

Планирование потока содержимого

Содержимое в решении для управления документами часто является динамическим и переход с одного сайта на другой по мере необходимости для удовлетворения потребностей пользователей. Таким образом, при планировании библиотек документов часто приходится планировать поток контента из одной библиотеки или сайта в другую. SharePoint Server 2016 включает следующие способы перемещения содержимого: вручную или динамически.

• Вы можете создавать пользовательские рабочие процессы, которые копируют или перемещают содержимое одного сайта или библиотеки в другую. Рабочий процесс управляет документом в бизнес-процессе и назначает задачи участникам, когда их роль в жизненном цикле документа становится активной. Рабочий процесс может быть разработан для перемещения документа с одного сайта или библиотеки на другой. Сведения о планировании рабочих процессов можно найти в разделе тип контента и планирование рабочего процесса (SharePoint Server 2010).

• Авторы могут скопировать документ в библиотеку на любом сайте, для которого у них есть разрешения на его создание. Связь между источником и конечным документом сохраняется, так что копию можно будет обновлять по мере необходимости.

• Веб-страницы и целые веб-сайты можно пополнить и опубликовать с одного сайта на другой, как вручную, так и автоматически на основе расписания. (только дляSharePoint Server 2016.)

• Содержимое можно отправлять на сайт управления записями с помощью пользовательского интерфейса SharePoint Server 2016, с помощью рабочего процесса или пользовательского решения, основанного на объектной модели SharePoint Server 2016. (только дляSharePoint Server 2016.)

• Используя веб-папки или сетевое окружение, автор может вручную скопировать или переместить содержимое библиотеки документов из одной библиотеки или сайта в другую.

Вернувшись к примеру, на приведенном ниже рисунке показано, как применять некоторые из этих методов потока содержимого. Обратите внимание, что поэтапный сайт в Интернете добавлен на сайт портала разработки. (только дляSharePoint Server 2016.)

• С помощью функций публикации автор может публиковать веб-страницы на веб-сайте. (только дляSharePoint Server 2016.)

• С помощью команды Копировать автор может копировать документы на сайт центра документов.

• С помощью настраиваемого рабочего процесса автор может копировать документы в библиотеки документов на сайте Интернет.

• С помощью команды " Отправить " автор может отправлять контракты в репозиторий корпоративных записей. (только дляSharePoint Server 2016.)

Повышение уровня библиотек документов в клиентских приложениях Office

Вы можете настроить диалоговое окно " открытиеOffice профессиональный 2013 " и диалоговое окно " сохранить ", чтобы участники организации могли использовать библиотеки документов в качестве местоположений хранилища. Добавляя сайты на панель Мои адреса рядом с диалоговым окном Открытие документа и диалоговым окном сохранить , вы можете предоставить доступ на один щелчок в тех местах, где пользователи должны хранить свои документы. Это позволяет членам группы взаимодействовать с библиотеками документов при использовании команды " сохранить из Office профессиональный 2013 клиентских приложений", вместо того чтобы переходить непосредственно на сервер для отправки документов.

Чтобы повысить уровень использования сайтов в диалоговом окне Открытие файла и диалоговом окне Сохранение , вы можете опубликовать их с помощью веб-службы. Эта служба предоставляет список сайтов, предназначенных для конкретных пользователей, в зависимости от их ролей или сайтов, участником которых они являются. Клиентское приложение Office профессиональный 2013 может автоматически найти эту веб-службу с помощью личных сайтов пользователя. Другие серверные продукты также могут реализовать эту веб-службу и указать расположение службы для клиентского приложения Office. После настройки веб-службы Office профессиональный 2013 добавляет запись на панель Мои адреса и заполняет ее местами, определенными веб-службой. Дополнительные сведения о веб-службе "опубликованные ссылки" можно найти в разделе веб-служба "опубликованные ссылки " в библиотеке MSDN.

Кроме того, администраторы могут задать разделы реестра, чтобы добавить определенные сайты на панель Мои адреса в диалоговом окне Office Открыть и диалоговое окно Сохранение . Разделы реестра развертываются с помощью групповой политики и шаблона службы каталогов Active Directory, предоставленного в Набор ресурсов Office 2013.

Вы можете ограничить расположение, в которое участники Организации могут сохранять содержимое, с помощью диалогового окна " Сохранение Office". Например, вы можете ограничить возможности сохранения файлов на настольных компьютерах и принудительно сохранить содержимое в библиотеке документов для пользователей. В Office профессиональный 2013 вы можете управлять тем, где пользователи могут просматривать документы, чтобы сохранить их. Это руководство пользователей о том, как сохранять одобренные места. Обратите внимание, что это не гарантирует, что пользователи не будут сохранять файлы на локальных компьютерах или других неутвержденных папках. Существует множество способов перемещения файлов на компьютер, а также некоторые мотивациые люди могут обойти большинство ограничений. Тем не менее, ограничив доступ к этим местам с помощью диалогового окна Сохранение Office, вы можете значительно сократить количество участников группы, использующих эти неутвержденные места.

Чтобы ограничить места, доступные в диалоговом окне Сохранение Office, используйте групповую политику, чтобы настроить соответствующие разделы реестра, чтобы включить этот параметр, и определите разрешенные локальные, сетевые или серверные расположения. Если этот параметр включен, любое расположение, не определенное таким образом, в том числе стандартные ссылки на Рабочий стол и папку "Мое сетевое окружение", будет удалено с панели Мои адреса.

Список утвержденных местоположений можно ограничить одним или несколькими приложениями Office. Например, администратор может ограничивать сохранение расположений в Access, разрешая другим приложениям Office сохранять их везде, где бы вы ни находились.