Упорядочение документов и сайтов в Microsoft 365

Видео: общий доступ к файлам и папкам с помощью Microsoft 365 Одной из наиболее распространенных задач, требующих рабочих дней, является упорядочение OneDrive для работы и учебы и SharePoint документов и сайтов. Ниже описано несколько способов упорядочения документов и сайтов в OneDrive для работы и учебы.

Хранение документов в OneDrive для работы или учебы или библиотеке сайта группы

Сведения об использовании OneDrive для работы и учебы и сайтов групп, идеально подходящих для малых предприятий, можно найти в разделе Настройка хранения и совместного использования файлов Microsoft 365.

OneDrive для работы и учебы — ваше личное хранилище документов в среде Microsoft 365. В OneDrive для работы и учебы файлы хранятся в конфиденциальном режиме, однако при необходимости вы можете открыть к ним доступ другим пользователям. Сайт группы — это ресурс, который используют определенные сотрудники вашей организации.

Примечание:  OneDrive для работы и учебы отличается от службы OneDrive, которая предназначена для хранения личных файлов, не связанных с работой.

В OneDrive для работы и учебы можно хранить до 1 ТБ данных. Дополнительные сведения об ограничениях хранилища можно найти в разделе ограничения SharePoint.

Чтобы перейти к OneDrive для работы и учебы или библиотеке сайта группы, войдите в Microsoft 365, а затем выполните одно из указанных ниже действий.

  • Выберите в заголовке OneDrive и нажмите кнопку файлы на панели быстрого запуска , расположенной в боковой части экрана. .

  • Выберите Сайты в заголовке, а затем щелкните плитку Сайт группы и откройте библиотеку Документы на панели быстрого запуска в левой части экрана.

Примечание: Если параметры вашего сайта SharePoint изменялись, панель быстрого запуска в левой части экрана может отсутствовать.

Для выполнения различных действий в OneDrive для работы и учебы или библиотеке документов на сайте группы используйте панель быстрых действий, расположенную над библиотекой, или нажмите многоточие (...) рядом с необходимым файлом.

Используйте панель быстрых команд в Office 365 для выполнения действий в библиотеке документов OneDrive для бизнеса или сайта группы SharePoint Online.

Вы можете:

Если щелкнуть документ правой кнопкой мыши, вы получите выпадающее окно с другими параметрами, такими как предоставление общего доступа, скачивание, удаление, перемещение и копирование, а также получение ссылки на файл. Дополнительные советы см. в разделе Упорядочение файлов в библиотеке.

Поиск документов

В большинстве организаций используется множество документов, поэтому иногда бывает трудно найти нужные файлы, даже если вы сами их создали. В Microsoft 365 документы можно искать разными способами.

Способ поиска документов обычно зависит от того, что вы знаете над документом. Например, существуют определенные места для поиска в документе, если кто -то поделился с вами документомили вы знаете, что документ хранится в OneDrive для работы или учебы или в библиотеке сайта группы.

В других случаях можно выполнить поиск документа по имени или даже по ключевому слову. С помощью поля запроса в OneDrive для работы и учебы можно найти:

  • документы в OneDrive для работы и учебы;

  • документы, которыми с вами кто-то поделился;

  • документы, хранящиеся на отслеживаемом вами сайте.

Поле Поиск расположено в левом или правом верхнем углу окна OneDrive для работы и учебы или сайта SharePoint.

Снимок экрана с полем запроса OneDrive в Office 365.

В SharePoint вы также можете использовать файл найти над документами или поле Поиск на этом сайте .

Сведения о том, как найти документы в Microsoft 365, можно найти в разделе Поиск файла в Microsoft 365.

Отслеживание документов для облегчения их дальнейшего поиска

Если вы отслеживаете документ, он отображается в OneDrive для работы и учебы в списке Отслеживаемые документы.

Снимок экрана с документами OneDrive для бизнеса, которые вы отслеживаете в Office 365.

Кроме, если вы указали в своем профиле определенную информацию, такую как ключевые слова в полях Интересы и Спроси меня, в списке отслеживаемых документов появятся файлы, которые могут быть вам полезны. Чтобы начать отслеживать предложенный документ, нажмите кнопку Подписаться под ним.

Щелкните "Подписаться" под рекомендуемым документом, чтобы добавить его в список "Отслеживаемые документы" в Office 365.

Чтобы подписаться на документ в OneDrive для работы или учебы или библиотеки сайта, выполните указанные ниже действия.

  1. Щелкните правой кнопкой мыши документ, который хотите отслеживать.

    Выберите значок "Дополнительно" (многоточие) рядом с именем документа в OneDrive для бизнеса, чтобы открыть всплывающую карточку документа
  2. В выноске документа выберите подписаться. Если команда Подписаться отсутствует, щелкните файл правой кнопкой мыши и выберите пункт Дополнительно, а затем — команду Отслеживать.

    Выберите команду "Подписаться" во всплывающем меню в OneDrive для бизнеса.

Просмотр документов, к которым вам предоставили доступ

Документы, к которым вам предоставлен доступ, отображаются в OneDrive для работы и учебы в списке Мне предоставлен доступ. Тем не менее, в этом представлении не отображаются документы, к которым предоставлен доступ всем пользователям, или совместно используются с помощью групп безопасности.

Документы, которыми люди поделились с вами, в представлении "Мне предоставлен доступ" в OneDrive для бизнеса
  1. В Microsoft 365 выберите OneDrive для работы и учебы в заголовке.

  2. На панели быстрого запуска в левой части экрана выберите пункт Мне предоставлен доступ.

Просмотр списка недавно открывавшихся документов

OneDrive для работы и учебы список документов, которые вы недавно открывали в Microsoft 365, независимо от того, где они хранятся: в библиотеке OneDrive или в библиотеке сайта группы. На панели быстрого запуска в левой части экрана выберите пункт Последние.

Примечание: Для просмотра последних документов у вас должны быть установлены приложения Office 2013 или более поздней версии.

Настройка оповещений для контроля изменений в документах

Вы можете настроить оповещения об изменениях в определенных документах или об их удалении. В зависимости от выбранных параметров эти уведомления могут с разной периодичностью отправляться на электронную почту или SMS.

Настройка оповещения в SharePoint

  1. Выберите документ в библиотеке.

  2. Выберите Файлы > Оповестить меня > Настройка оповещения для этого документа или Страница > Оповестить меня > Установить оповещение на этой странице.

  3. В диалоговом окне Создание оповещения выберите необходимые параметры и нажмите кнопку ОК.

Дополнительные сведения о настройке оповещений можно найти в разделе Создание оповещения, чтобы получать уведомления об изменениях файла или папки в SharePoint.

Отслеживание сайтов для облегчения их дальнейшего поиска

Если вы используете несколько сайтов групп в своей организации, вы можете подписаться на них для упрощения доступа. Отслеживаемые сайты групп отображаются на странице "Сайты". С помощью приведенных ниже инструкций вы можете быстро переходить к библиотекам отслеживаемых сайтов в OneDrive для работы и учебы.

Отслеживание сайта

  1. Перейдите на сайт, который собираетесь отслеживать.

  2. Выберите команду Подписаться в правой части заголовка.

    Подпишитесь на сайт SharePoint Online и добавьте ссылку на свою страницу "Сайты" в Office 365.

Дополнительные сведения см. в разделе Видео: подписка на сайт SharePoint.

Переход к библиотекам документов на отслеживаемых сайтах групп

В OneDrive для работы и учебы можно отобразить список сайтов группы, которые вы отслеживаете в Microsoft 365, а затем открыть библиотеку документов на необходимом сайте.

  1. На панели быстрых действий выберите пункт Папки сайтов. Отобразится список всех отслеживаемых сайтов.

    Выберите "Папки сайтов" на панели быстрых действий в Office 365, чтобы увидеть список сайтов SharePoint Online, которые вы отслеживаете.
  2. Выберите в списке сайт, к библиотекам документов которого хотите перейти.

    Выберите сайт в списке папок сайтов в Office 365, чтобы увидеть библиотеки документов на этом сайте.

См. также

Просмотр и изменение профиля в Office delve

Видео: копирование и перемещение файлов библиотеки с помощью команды "Открыть в проводнике"

Создание папок, библиотек и дочерних сайтов

Поиск потерянных или исчезнувших файлов в OneDrive

Нужна дополнительная помощь?

Совершенствование навыков
Перейти к обучению

Были ли сведения полезными?

Насколько вы удовлетворены качеством перевода?
Что повлияло на вашу оценку?

Спасибо за ваш отзыв!

×