|
В этой статье содержатся сведения о том, как отслеживать данные о затратах. Вы узнаете, как и где нужно вводить сведения о различных затратах, чтобы можно было периодически просматривать и анализировать общие затраты по мере выполнения проекта.
Отслеживание статей затрат помогает принимать обдуманные решения и обеспечивать выполнение проектов в пределах бюджета. |
Полезные советы для тех, кто приступает к управлению затратами
В этой статье описана одна из многих целей управления проектом в рамках стратегии управления.
-
Оценка затрат по проекту Истории затрат на проекты, похожие на проект, который вы планируете, могут быть полезны на начальном этапе. Это помогает избежать дорогостоящих ошибок. Если в вашей организации работают эксперты отдела управления проектами (PMO), вы также можете обсудить с ними свои расходы и бюджетные планы или попросить опытного и знающего члена группы проверить ваши задачи и оценки затрат на ресурсы. Оценка затрат является сложной задачей — более крупные организации следуют рекомендациям PMO или нанимают профессиональных оценщиков затрат.
-
Знание типов затрат в Project Большая часть затрат на проект связана с рабочими ресурсами: людьми, которые работают над назначенными задачами, а также с материалами и оборудованием, необходимыми для завершения проекта. Затраты ресурсов обычно основаны на почасовых ставках оплаты или удельных ставках, но они также могут быть единовременными затратами, такими как гонорары консультантов, расходы поставщиков или командировочные расходы. Затраты, не связанные с ресурсами, обычно вводятся как постоянные затраты на конкретные задачи или на весь проект.
-
Ввод затрат Затраты на ресурсы вводятся в представление листа ресурсов для почасовых работников, наемных работников, подрядчиков, материальных затрат или других единовременных затрат ресурсов, таких как затраты на страхование или облигации. Затраты на задачи вводятся в таблицу затрат, которую можно добавить на любой лист задач.
-
Получение итоговых расходов Project рассчитывает общие затраты для всех введенных затрат, чтобы вы могли быстро увидеть подсчет затрат на проект. Эти сведения о затратах можно предоставить всем лицам, заинтересованным в реализации проекта.
-
Настройка бюджета Когда общие затраты соответствуют бюджету, который вы и заинтересованные лица имели в виду для проекта, экономия базового плана позволяет определить эти общие затраты как бюджет проекта. Обычно это делается после ввода всех данных и параметров проекта и до начала работ. Базовый бюджет необходим для контроля и отслеживания затрат, особенно если вы собираетесь анализировать освоенный объем и отклонения по затратам в ходе выполнения проекта. Дополнительные сведения см. в статье Создание и сохранение базового плана.
-
Анализ затрат Экспортируйте данные о затратах в Excel для глубокого анализа с помощью сводных таблиц, диаграмм и других возможностей Excel, таких как условное форматирование и спарклайны (см. рисунок ниже).
Кроме того, используйте функцию Project "Наглядные отчеты", позволяющую просмотреть сводную диаграмму освоенного объема (она часто называется S-образным графиком).
Вы можете даже применить к данным Project методы дисперсионного анализа, которые включены в Пакет анализа в Excel. Таким образом, анализировать затраты по проекту можно с помощью самых разных инструментов и методов.
Ввод затрат по проекту
|
Ввод затрат на ресурсы |
Сначала нужно задать ставки оплаты труда для людей, работающих над проектом, и стоимость за единицу для материалов, необходимых для его реализации. После этого нужно ввести "фиксированные" затраты на оборудование и все разовые затраты на ресурсы, которые вы планируете отслеживать в рамках проекта. Приложение Project автоматически рассчитывает фактические затраты на основании фактических трудозатрат на выполнение задач и использованных при этом материалов, однако в случае необходимости можно вручную ввести фактические затраты на любую назначенную и уже завершенную задачу. |
|
Просмотр итоговых затрат на проект |
После ввода затрат на ресурсы и задачи можно просмотреть итоговые значения затрат, чтобы выяснить, требуется ли внести какие-либо изменения для достижения запланированных показателей. |
|
Выбор подходящего отчета |
На определенном этапе вам может потребоваться предоставить сведения о затратах по проекту коллегам. Для этого можно воспользоваться одним из готовых отчетов о затратах, например отчетом о движении денежных средств или об освоенном объеме, либо наглядным отчетом (например, сводной диаграммой Excel или сводной схемой Visio), позволяющим мгновенно оценить все затраты. |
Управление затратами по проекту
|
Создание и сохранение базового плана |
После ввода предварительных затрат сохраните их в базовом плане, чтобы сформировать бюджет. Так вы сможете сравнивать запланированные затраты с фактическими по мере реализации проекта, а также заблаговременно прогнозировать их выход за пределы бюджета. |
|
Отслеживание хода выполнения календарного плана |
По мере реализации проекта следите за ходом выполнения задач и накапливающимися фактическими затратами, чтобы контролировать их возможный выход за рамки бюджета. |
|
Анализ освоенного объема для остальных |
На любом этапе реализации проекта вы можете проанализировать освоенный объем, чтобы выяснить, соответствуют ли потраченные средства объему выполненных работ и базовым затратам, установленным для задач, ресурсов и назначений. |
