Príručka pre správcov pre Skupiny v Microsoft 365 v Outlooku

Skupiny v Microsoft 365 v Outlooku predstavujú výkonné riešenie na komunikáciu a spoluprácu s ľuďmi v rámci aj mimo spoločnosti. Vytvorte skupinu na zdieľanie priečinka doručenej pošty, kalendára, OneDrivu, lokality SharePoint, onenotového poznámkového bloku a ďalších položiek. Môžete tiež pozvať hostí, ktorí nie sú súčasťou vašej spoločnosti, aby mohli spolupracovať s použitím rovnakých prostriedkov.

Keď vytvoríte skupinu Microsoft 365, Outlook automaticky vytvorí zdieľaný priečinok doručenej pošty Outlooku, zdieľaný kalendár a knižnicu dokumentov na spoluprácu na súboroch. Môžete tiež vytvoriť Microsoft Team a integrovať úlohy s Plannerom v aplikácii Teams. Manuálneho priraďovania povolení k všetkým týmto prostriedkom sa nemusíte obávať, pretože pridaním členov do skupiny sa automaticky udelia potrebné povolenia pre nástroje, ktoré skupina poskytuje.

Skupiny v Microsoft 365 poskytujú členom:

Zdieľaná doručená pošta – miesto, kde prebiehajú konverzácie, ktoré máte tradične v distribučných zoznamoch. Tento zdieľaný priečinok doručenej pošty je možné vyhľadávať tak, aby sa vytvoril živý archív správ skupiny. Nový členovia skupiny môžu vyhľadávať alebo prejsť späť do histórie a v rýchlosti si pozrieť, čo sa predtým v skupine uverejnilo. Pozrite si tému: Odoslanie e-mailu skupine v Outlooku.
Knižnica zdieľaných súborov – skupina má knižnicu súborov lokality SharePoint, kde môžu používatelia ukladať, zdieľať a spolupracovať na dokumentoch, zošitoch, prezentáciách, obrázkoch alebo akomkoľvek inom druhu súborov. Pozrite si tému: Zdieľanie súborov so skupinou v Outlooku.
Zdieľaný kalendár – skupina získa zdieľaný kalendár na uverejňovanie udalostí súvisiacich so skupinou. Každý člen, ktorý sa prihlásil do skupiny, bude automaticky pozvaný na udalosti uverejnené v kalendári, aby sa tieto udalosti mohli prípadne zobraziť aj v osobnom kalendári používateľa. Pozrite si tému: Plánovanie a úprava udalostí pomocou kalendára skupiny v Outlooku.
Zdieľaný onenotový poznámkový blok – skupina automaticky získa zdieľaný onenotový poznámkový blok, kde členovia skupiny môžu zhromažďovať informácie a spolupracovať na nich. Veľa skupín používa poznámkový blok na vytvorenie živej stránky wiki s najčastejšími otázkami a ďalšími zdrojmi.
Hosťovský prístup – predtým bolo možné do distribučných skupín pridať externé kontakty, ale jediné, k čomu mali prístup, bol e-mail. V skupinách môžete hosťom ponúknuť prístup k e-mailovým konverzáciám, súborom, a dokonca aj k zdieľanému onenotovému poznámkovému bloku. Pozrite si tému: Používajte skupiny v Outlooku ako hosť.
Obsah je viditeľný – skupiny v Outlooku sú predvolene verejné, čo znamená, že ostatní používatelia vo vašej organizácii ich jednoducho objavia a pripoja sa do nich alebo skontrolujú materiály v skupine. Ak je obsah skupiny citlivejší, môžete ju zmeniť na súkromnú, čím obsah skryjete pred nečlenmi a každá žiadosť o pripojenie bude vyžadovať schválenie od vlastníka skupiny.
Samoobslužné vytváranie – IT oddelenie sa nemusí zbytočne zaoberať požiadavkami používateľov na vytvorenie skupiny. Používatelia môžu vytvárať svoje vlastné skupiny podľa potreby. Ak chcete ovládať, ktorí používatelia v organizácii môžu vytvárať skupiny, pozrite si tému: Spravujte, kto môže vytvárať Skupiny v Microsoft 365.

Správa skupín

Microsoft 365 ponúka množstvo užitočných nástrojov a možností na jednoduchšie spravovanie a administráciu skupín.

Tip

Záložka Skupiny v Microsoft 365 – bežné úlohy na jednoduchý prístup k informáciám správcu o vytváraní skupín, delegovaní, správe e-mailov, toku pošty, obnove a užitočných skriptoch.

Správa adresára

Mať adresár pod kontrolou je záujmom každého správcu. Tu sú niektoré nástroje na zjednodušenie tejto úlohy, ktoré Microsoft 365 ponúka:

Politiky pomenovania – politiky pomenovania umožňujú definovať, čo sú a čo nie sú prijateľné názvy skupín. Zabraňujú používateľom použiť znevažujúce alebo zakázané názvy skupín. Okrem toho môžete vynútiť štandardné predpony alebo prípony spoločnosti v názvoch skupín.
Dynamické členstvo – dynamické členstvo umožňuje nastaviť členstvo v skupine podľa pravidla, ktoré pridá (alebo odstráni) členov skupiny na základe metaúdajov (napríklad oddelenia alebo úlohy) v službe Active Directory. Ďalšie informácie o vytváraní dynamického členstva nájdete v téme Používanie atribútov na vytvorenie rozšírených pravidiel .
Skryté členstvo – ak máte dôvod na to, aby bolo členstvo v skupiny dôverné, napríklad ak sú členovia študenti, môžete členstvo skryť pred externými používateľmi.
Povolenia na vytváranie – v organizácii sú možno aj ľudia, ktorým nechcete povoliť možnosť vytvoriť novú skupinu. Existuje niekoľko spôsobov spravovanie povolení na vytváranie v adresári. Pozrite si tému Správa vytvárania skupín v Microsoft 365.
Denníky auditu – môžete byť pokojnejší a umožniť používateľom vytvárať skupiny a spravovať členstvo v skupine, pretože denníky auditu Skupiny v Microsoft 365 vám umožňujú vystopovať, kto vytvoril alebo odstránil konkrétnu skupinu alebo zmenil členstvo v skupine. Pozrite si tému: Vyhľadávanie v denníku auditu v Centre zabezpečenia & dodržiavania súladu pre Microsoft 365.

Správa doručovania

Správa doručovania vám ponúka niekoľko metód na spracovanie spôsobu odoslania alebo prijatia správ skupiny. Okrem toho existujú nástroje na monitorovanie tokov týchto správ. Ďalšie informácie nájdete v téme Skupiny v Microsoft 365 – bežné úlohy.

Odoslať ako alebo Odoslať v mene – tieto nastavenia umožňujú konkrétnym používateľom odosielať e-maily ako od skupiny alebo v mene skupiny.
Obmedzenia odosielateľa – tieto nastavenia vám umožnia ovládať, kto bude môcť skupine odosielať správy. Skupinu je možné nakonfigurovať na prijímanie e-mailov od externých používateľov, ale možno budete chcieť nastavenie obmedziť iba na niektorých konkrétnych.
Podpora externých používateľov – pozvaním hostí do skupiny ich môžete pridať do e-mailových konverzácií v skupine. Ak chcete zistiť, ako pridať hostí, pozrite si tému Pridávanie hostí do skupín v Outlooku .
Pravidlá prenosu – pravidlá prenosu fungujú v skupinách presne tak, ako na serveri Exchange. Na základe pravidiel je možné vyhľadať správy, ktoré spĺňajú špecifické podmienky, a potom s nimi vykonať ďalšie akcie.
E-mailové tipy – e-mailové tipy sú informatívne správy, ktoré sa zobrazia používateľom pri vytváraní správy. Môžu pomôcť predchádzať oznámeniam o nedoručení a upozorniť používateľa, ak správa smeruje externým používateľom alebo presahuje kvóty.
Viaceré adresy servera proxy – skupina môže mať aliasy podobne ako poštová schránka používateľa. Ďalšie adresy servera proxy môžu byť užitočné na prijímanie správ odoslaným na ďalšie aliasy alebo na jednoduchšie vyhľadanie skupiny s dlhým alebo komplikovaným názvom. Ďalšie informácie nájdete v téme Výber domény, ktorá sa má použiť pri vytváraní skupín Microsoft 365
Maximálne veľkosť pri odosielaní a prijme – tieto kvóty pomôžu predchádzať problémom v skupine s prijímaním (alebo odosielaním) príliš veľkých správ s cieľom lepšie spravovať požiadavky na ukladací priestor a šírku pásma.

Pravidlá pre obsah

Microsoft 365 poskytuje aj niekoľko nástrojov na spravovanie typu obsahu, ktorý sa zdieľa v skupine. Ďalšie informácie nájdete v téme Skupiny v Microsoft 365 – bežné úlohy.

Pokyny na používanie – budete môcť definovať pokyny na používanie pre Skupiny v Microsoft 365 – a poučiť používateľov o najvhodnejších postupoch, ktoré pomáhajú zabezpečiť efektívnosť ich skupín, a o interných politikách obsahu.
Klasifikácia údajov – budete môcť vytvoriť prispôsobiteľný systém klasifikácie údajov pre skupiny v Microsoft 365, ktorý umožňuje rozdelenie skupín podľa typu politiky (napr. neklasifikované, podnikové dôverné alebo prísne tajné). Týmto spôsobom sa môžu v skupinách prejaviť politiky iného obsahu v organizácii. Rozšíriteľná politika umožňuje organizácii nakonfigurovať koncový bod, na ktorý sa odvolá pri každom vytvorení alebo zmene skupiny, a potom môžete implementovať vlastné politiky na vytváranie alebo zmenu skupiny.

Požiadavky na konto

Každé predplatné služby Microsoft 365, ktoré poskytuje Exchange Online a SharePoint Online, podporuje skupiny. To zahŕňa plány Business Essentials a Business Premium a plány Enterprise E1, E3 a E5.

Ak máte iba plán Exchange, stále máte prístup k zdieľanému priečinku Doručená pošta a zdieľaným funkciám skupín kalendára v Outlooku, ale nebudete mať prístup ku knižnici dokumentov, k Planneru ani k žiadnej ďalšej možnosti.

Spravovanie zmeny na Skupiny v Microsoft 365

Používatelia majú so zmenami niekedy problémy, preto je dôležité komunikovať s existujúcimi členmi distribučných zoznamov a informovať ich o tom, čo môžu očakávať. Tu je niekoľko informácií, ktoré by ste mali v správe uviesť, ako aj niekoľko odpovedí, ktoré môžu byť užitočné:

Čo sú skupiny v Outlooku?

Skupiny Microsoft 365 v Outlooku sú jedným riešením spolupráce pre tímy alebo skupiny, ktoré chcú mať miesto na zdieľanie diskusií, súborov, kalendárov a poznámok zjednoteným spôsobom, aby sa dali ľahko vyhľadať. Pravdepodobne najlepšou funkciou je to, že v priečinku doručenej pošty skupiny sa uchováva história diskusií a predchádzajúce diskusie je možné ľahko vyhľadať.

Ďalšie informácie nájdete v téme Práca so skupinami v Outlooku.

Prečo dochádza k tejto zmene?

Ľudia si často žiadali možnosť vyhľadávať správy uverejnené v distribučnom zozname, aby mohli nájsť informácie, ktoré boli v minulosti predmetom diskusie. Inovácia distribučného zoznamu na skupinu znamená, že ľudia sa nemusia znova a znova pýtať rovnaké otázky alebo odpovedať na ne.

Nová skupina bude obsahovať aj kalendár udalostí skupiny, knižnicu zdieľaných súborov a onenotový poznámkový blok na spoluprácu a zhromažďovanie informácií pre budúce použitie.

Musím niečo urobiť, keď sa chcem pridať do skupiny, ak som už bol členom distribučného zoznamu?

Nie, ak ste už boli členom distribučného zoznamu, členom novej skupiny budete automaticky.

Ako získam prístup do novej skupiny v Outlooku? A čo Outlook na webe?

Ak chcete získať prístup do novej skupiny v Outlooku, stačí prejsť do kategórie Skupiny v dolnej časti navigačnej tably na ľavej strane. Ak túto skupinu budete používať často, môžete ju pripnúť ako obľúbenú položku, keď na ňu kliknete pravým tlačidlom myši a vyberiete položku Zobraziť ako obľúbené.

Okrem toho sú k dispozícii bezplatní mobilní klienti pre Skupiny v Microsoft 365 na každej mobilnej platforme (iOS, Android atď.), aby ste mali jednoduchý prístup do skupiny aj na cestách.

Nemôžem aj naďalej jednoducho posielať e-maily?

Môžete, samozrejme. Ten istý e-mailový alias, ktorý ste používali v distribučnom zozname, bude naďalej fungovať aj v skupine v Outlooku.

Taktiež...

Nezabudnite ich informovať, kedy k tejto zmene dôjde a na koho sa môžu obrátiť, ak budú mať ďalšie otázky.

Migrácia distribučných zoznamov (zoznamov kontaktov)

Spoločnosť Microsoft neposkytuje nástroj na konvertovanie zdieľanej poštovej schránky na skupinu v Microsoft 365 a naopak. Distribučné zoznamy však môžete inovovať na skupiny v Microsoft 365. Je to skvelý spôsob, ako doplniť do distribučných zoznamov vašej organizácie všetky funkcie a možnosti skupín v Microsoft 365. Ďalšie informácie nájdete v téme Skupiny v Microsoft 365 – bežné úlohy.

Ktoré distribučné zoznamy nie je možné inovovať na skupiny Microsoft 365?

Na skupiny v Microsoft 365 môžete inovovať iba v cloude spravované, jednoduché distribučné zoznamy, ktoré nie sú vnorené. Pozrite si tému Distribučné zoznamy sa nedajú inovovať na skupiny v Microsoft 365.

Po migrácii zoznamu kontaktov

Po inovovaní distribučnej skupiny na skupinu v Microsoft 365 nasleduje niekoľko následných úloh, ktoré možno budete chcieť vykonať, aby všetko prebiehalo hladko.

Spracovanie používateľov – skontrolujte ich hneď po dokončení inovácie a potom znova o niekoľko dní. Ak uvidia, že ich počúvate a reagovať na všetky ich prípadné otázky, bude to mať veľký vplyv na to, aby boli spokojní a pripravení na zmenu.
Sledovanie zostáv interakcie – portál Spravovanie Microsoftu 365 obsahuje niekoľko dobrých zostáv, z ktorých sa dozviete, koľkí používatelia skupinu používajú, ako často ju používajú a ktoré funkcie používajú. Tieto zostavy vám pomôžu navrhnúť spracovanie a školenie používateľov, ako aj zvýrazniť to, kde používatelia získavajú z novej skupiny najväčšiu hodnotu. Pozrite si tému: Výkazy aktivít v Centrum spravovania služby Microsoft 365.
Zdieľanie skúseností – oznámte aj ďalším tímom v spoločnosti, že ste inovovali distribučnú skupinu a akým spôsobom ste to urobili, aby bola inovácia úspešná. Zdieľaním informácií môžete pomôcť ďalším tímom nasledovať váš príklad úspešnej inovácie s ich skupinou.

Učte sa od technickej komunity Skupiny v Microsoft 365

Máte otázky o Skupiny v Microsoft 365? Navštívte technickú komunitu Skupiny v Microsoft 365.

Vytváranie skupín z rôznych aplikácií

Tip

Predvolene môžu všetci používatelia vytvárať skupiny Microsoft 365. Ďalšie informácie nájdete v téme Spravujte, kto môže vytvárať Skupiny v Microsoft 365.

Skupiny v Microsoft 365 môžete vytvoriť z rôznych nástrojov vrátane Outlooku, Outlooku na webe, Outlooku Mobile, SharePointu, Plannera, Teams a ďalších. To, z ktorého nástroja sa rozhodnete začať, závisí od druhu skupiny, s ktorou pracujete. Napríklad v Microsofte máme tendenciu začať z Outlooku, keď vytvárame skupinu usporiadanú podľa e-mailov a kalendára. Ak je skupina určená na celofiremnú komunikáciu, máme tendenciu začínať so službou Viva Engage. Pre spoluprácu založenú na konverzáciách by sme našu skupinu začali z nástroja Microsoft Teams.

Ľudia mimo vašej organizácie nemôžu zobrazovať obsah vo verejných ani súkromných skupinách, ak neboli osobitne pozvaní ako hostia. Ďalšie informácie nájdete v téme Pridávanie hostí do skupín v Outlooku .

Najvhodnejšie postupy pre Skupiny v Microsoft 365

Spravovanie vlastníkov, členov a hostí

Vlastníci skupiny sú moderátormi skupiny. Môžu pridávať alebo odstraňovať členov a majú jedinečné povolenia, ako je napríklad možnosť odstrániť konverzácie zo zdieľaného priečinka doručenej pošty alebo zmeniť rôzne nastavenia skupiny. Vlastníci skupín môžu skupinu premenovať, aktualizovať jej popis alebo obrázok atď. Ak sa vyznáte v rolách SharePointu, vlastník skupiny je správca kolekcie lokalít.

Tip

Najvhodnejšie je mať aspoň dvoch vlastníkov skupiny, ak je to možné. Ak v takom prípade nie je k dispozícii jeden vlastník, druhý môže vykonávať zmeny v skupine.

Členovia skupiny sú bežní používatelia vo vašej organizácii, ktorí používajú skupinu na spoluprácu. Majú prístup ku všetkému v skupine, ale nemôžu zmeniť nastavenia skupiny. V SharePointe sa títo používatelia nazývajú členmi lokality. Informácie o pridávaní alebo odstraňovaní členov skupiny nájdete v téme Pridávanie, úprava a odstraňovanie členov skupín v Outlooku.

Hostia sú ako členovia skupiny, ale sú mimo vašej organizácie. Predvolene môžu používatelia pozvať hostí, aby sa pripojili k vašej skupine, a vy môžete toto nastavenie ovládať. Ďalšie informácie nájdete v téme Pridávanie hostí do skupín v Outlooku.

Používajte aplikáciu Microsoft Teams ako trvalý pracovný priestor založený na konverzáciách

Microsoft Teams je vynikajúci spôsob, ako zostať v kontakte so svojou skupinou. Microsoft Teams je centrálou fungovania tímu – trvalý pracovný priestor pre konverzácie, kde môžete neformálne konverzovať v reálnom čase o špecializovaných témach alebo v rámci konkrétnych podskupín. Hoci integrácia aplikácie Teams neprichádza automaticky, na základe skupiny v službe Microsoft 365 môžete jednoducho vytvoriť skupinu Teams.

Keď skupina stratí svoj pôvodný účel, môžete ju odstrániť, aby sa uvoľnili systémové prostriedky a skupina sa ďalej nezobrazovala v zoznamoch. Ďalšie informácie nájdete v téme Úprava alebo odstránenie skupiny v Outlooku . Ak nechcete, aby ste si museli pamätať potrebu odstránenia zastaraných skupín, správca môže nastaviť politiky uplynutia platnosti, ktoré spôsobia uplynutie platnosti starých skupín a ich automatické odstránenie po uplynutí určeného časového obdobia. Pozrite tiež: Politika uplynutia platnosti skupín Microsoft 365.

Poskytovanie, pomenovanie a ochrana informácií

Existujú tri primárne modely zriaďovania Skupiny v Microsoft 365: otvorené, vedené IT alebo kontrolované. Každý má svoje výhody.

Model zriaďovania	Výhody
Otvorené (predvolená možnosť)	Používatelia môžu vytvárať vlastné skupiny podľa potreby bez toho, aby museli čakať, alebo obťažovať oddelenie IT
Vedené IT	Používatelia požiadajú o skupinu oddelenie IT. Oddelenie IT im pomôže pri výbere najlepších nástrojov spolupráce podľa ich potrieb
Kontrolované	Vytváranie skupín je obmedzené na konkrétnych ľudí, tímy alebo služby (pozrite si tému: Určenie osôb, ktoré môžu vytvárať Skupiny v Microsoft 365)

Ak chcete určovať, ako budú pomenované vaše Skupiny v Microsoft 365, môžete pomocou politiky pomenovania vynútiť názvy skupín, aby sa dodržali určité štandardy vrátane predpony alebo prípony, ako aj blokovania nevhodných názvov. Ďalšie informácie nájdete v téme Politika pomenovania Skupiny v Microsoft 365.

Každá skupina má aspoň jedného vlastníka, ktorý môže pridávať alebo odoberať členov a vykonávať základnú správu skupiny a jej obsahu. Ak vlastník skupiny (alebo vlastníci) odíde z organizácie z akéhokoľvek dôvodu, správca môže priradiť skupine nového vlastníka.

Okrem toho, ak máte povolenia správcu služby Exchange Online, môžete spravovať skupiny z Centra Spravovanie Microsoftu 365 (pozrite si tému Spravovanie členstva v skupine v Centrum spravovania služby Microsoft 365) alebo z prostredia PowerShell (pozrite si tému Správa Skupiny v Microsoft 365 s prostredím PowerShell.

Niekedy sa môže stať, že chcete odstrániť skupinu z nájomníka. Informácie o odstránení skupiny nájdete v téme: Odstránenie skupiny v Outlooku. Ak je skupina odstránená omylom, správcovia môžu túto skupinu obnoviť do 30 dní. Pozrite si tému: Obnovenie odstránenej skupiny v Microsoft 365.

Ak dávate prednosť automatizovanejšiemu spôsobu spravovania životného cyklu svojich Skupiny v Microsoft 365, môžete použiť politiky uplynutia platnosti skupín v určitom časovom intervale. Vlastníci skupiny dostanú e-mail 30, 15 a 1 deň pred uplynutím platnosti skupiny, ktorý im umožní ľahko obnoviť skupinu, ak je naďalej potrebná. Pozrite si tému: Politika uplynutia platnosti skupín Microsoft 365.

Obmedzenia skupín v Microsoft 365

Obmedzenia skupín nájdete v téme Prehľad Skupiny v Microsoft 365 pre správcov.

Ak plánujete používať funkciu Group Wiriteback z nástroja Azure Active Directory Connect, maximálna dĺžka je 448 znakov, pokiaľ ide o atribút Popis.

Ďalšie informácie o ukladacom priestore SharePointu Online nájdete v téme Limity SharePointu Online.

Spravovanie Skupiny v Microsoft 365 je efektívnejšie, keď máte informácie o používaní skupín. Centrum Spravovanie Microsoftu 365 má nástroj na vytváranie zostáv, ktorý vám umožní zobraziť informácie, ako je napríklad používanie ukladacieho priestoru, počet vašich aktívnych skupín, a dokonca aj to, ako vaši používatelia skupiny používajú. Pozrite si tému: Zostavy služby Microsoft 365 v centre spravovania nájdete ďalšie informácie.

Skupiny v Microsoft 365 vám poskytujú množstvo nástrojov na dodržiavanie súladu, ochranu informácií a eDiscovery.