Plánovanie knižníc dokumentov na serveri SharePoint Server

Určenie typu knižnice

Keď určíte, ktoré knižnice dokumentov budú najlepšie vyhovovať potrebám vašej organizácie, môžete tiež určiť, že chcete mať viacero lokalít alebo kolekcií lokalít. Ak napríklad vytvárate obsah na publikovanie externým zákazníkom, možno budete potrebovať jednu lokalitu, v ktorej môžete autorovi a recenzii obsah a samostatnú lokalitu, prípadne v samostatnej SharePoint Server 2016 inštalácii, v ktorej sa má publikovať obsah.

Pri plánovaní knižníc dokumentov pre viaceré lokality môže byť tiež potrebné naplánovať spôsob toku obsahu z jednej lokality na inú – manuálnymi procesmi, pracovnými postupmi alebo vlastnými riešeniami. Ďalšie informácie nájdete v téme plánovanie toku obsahu, ktorýsa nachádza ďalej v tomto článku.

V nasledujúcej tabuľke sú uvedené typické použitia knižníc dokumentov.

Nasledujúci príklad znázorňuje, ako použiť analýzu, ktorú ste dokončili v časti analýza používania dokumentu v časti Identifikácia používateľov a analýza používania dokumentu (SharePoint Server 2010) , ktorá vám pomôže naplánovať organizáciu knižnice dokumentov pre váš podnik. V tomto príklade je contoso Ltd. poskytuje obsah klientom na základe prieskumu trhu. Obsah vytvoria hlavne konzultanti, ktorí pracujú na diaľku. Vykoná sa v cykle, v ktorom sa vyskytujú nasledujúce kroky:

1. Partner vyhodnotí nápady a žiadosti o účasť na návrhoch.

2. Po vytvorení zmluvy je projektový manažér zložený z tímu konzultantov a vytvorí pracovnú lokalitu určenú na účasť, v ktorej sa zaznamenávajú výsledky výskumu a projekt sa dokončil.

3. Po dokončení projektu sa dokumenty výstupu zverejnia na zabezpečenú internetovú lokalitu, kde majú zákazníci k nim prístup.

4. Tím zapisuje dokumenty osvedčených postupov a prípadové štúdie na základe projektu.

5. Správcovia znalostí zhromažďujú, organizujú a archivujú osvedčené postupy a ďalšie dokumenty.

6. Výstupy, zmluvy a iné dokumenty sa zachovajú ako firemné záznamy.

7. Pomocou obsahu, ktorý udržiavajú správcovia znalostí, partneri vyhodnotia príležitosti a vytvárajú nové návrhy.

V nasledujúcej tabuľke sa zobrazuje analýza používania dokumentu pre tento scenár.

Táto analýza používania dokumentu navrhuje tieto požiadavky:

• Lídri projektov potrebujú knižnice na tímových lokalitách na ukladanie nápadov na nasadenie, požiadaviek na účasť a konceptov návrhu.

• Právnici potrebujú knižnice na portáli alebo na centralizovanej lokalite na správu dokumentov na ukladanie šablón zmlúv a aktívnych zmlúv.

• Lídri projektu a prispievatelia potrebujú knižnice na tímových lokalitách na tvorbu výsledkov výskumu, výstupov a prípadových štúdií.

• Zákazníci potrebujú knižnice na internetovej lokalite na zobrazenie konečných výstupov. (ibaSharePoint Server 2016.)

• Všetci členovia podniku potrebujú prístup k lokalite centra dokumentov na zobrazenie najvhodnejších postupov a dokumentov prípadových štúdií. (ibaSharePoint Server 2016.)

• Správcovia podnikových záznamov a právnici potrebujú prístup do centra podnikových záznamov na uchovanie firemných záznamov. (ibaSharePoint Server 2016.)

Na nasledujúcom obrázku je znázornené, ako môžu byť tieto knižnice distribuované. Lokality sú hosťované v troch kolekciách lokalít: kolekcia lokalít pre zákazníkov, kolekcia lokalít extranet pre vzdialenú tvorbu prostredníctvom členov tímu a kolekcia intranetových lokalít na zabezpečenie údržby lokality správy záznamov. (ibaSharePoint Server 2016.)

Plánovanie toku obsahu

Obsah v riešení na správu dokumentov je často dynamický a prechod z jednej lokality na inú podľa potreby na uspokojenie potrieb používateľov. Pri plánovaní knižníc dokumentov preto často naplánujete tok obsahu z jednej knižnice alebo lokality na inú. SharePoint Server 2016 obsahuje nasledovné spôsoby premiestňovania obsahu manuálne alebo dynamicky:

• Môžete vytvoriť vlastné pracovné postupy, ktoré skopírujú alebo presúvajú obsah z jednej lokality alebo knižnice do inej. Pracovný postup riadi dokument prostredníctvom podnikového procesu a priraďuje úlohy účastníkom, keď sa ich rola v životnom cykle dokumentu stane aktívnou. Pracovný postup môže byť navrhnutý na premiestnenie dokumentu z jednej lokality alebo knižnice do inej. Informácie o plánovaní pracovných postupov nájdete v téme typ obsahu a plánovanie pracovného postupu (SharePoint Server 2010).

• Autori môžu kopírovať dokument do knižnice na ľubovoľnej lokalite, v ktorej majú povolenia na vytváranie. Vzťah medzi zdrojom a cieľovým dokumentom sa zachová tak, aby sa kópia mohla obnoviť podľa potreby.

• Webové stránky a celé webové lokality možno vykonávať a publikovať z jednej lokality na inú, a to buď manuálne alebo automaticky na základe plánu. (ibaSharePoint Server 2016.)

• Obsah môže byť odoslaný na lokalitu správy záznamov pomocou používateľského rozhrania SharePoint Server 2016 pomocou pracovného postupu alebo pomocou vlastného riešenia, ktoré je založené na SharePoint Server 2016 objektovom modeli. (ibaSharePoint Server 2016.)

• Pomocou webových priečinkov alebo miest v sieti môže autor manuálne skopírovať alebo premiestniť obsah knižnice dokumentov z jednej knižnice alebo lokality do druhej.

Ak sa vrátite na príklad, na nasledujúcom obrázku je znázornené, ako použiť niektoré z týchto techník toku obsahu. Všimnite si, že naštudovaná internetová lokalita sa pridala na lokalitu na vytváranie portálov. (ibaSharePoint Server 2016.)

• Pomocou publikačných funkcií môže autor publikovať webové stránky na internetovej lokalite. (ibaSharePoint Server 2016.)

• Pomocou príkazu Kopírovať môže autor kopírovať dokumenty na lokalitu centra dokumentov.

• Pomocou vlastného pracovného postupu môže autor kopírovať dokumenty do knižníc dokumentov na internetovej lokalite.

• Pomocou príkazu Odoslať môže autor odosielať zmluvy do odkladacieho priestoru podnikových záznamov. (ibaSharePoint Server 2016.)

Podpora knižníc dokumentov z klientskych aplikácií balíka Office

Môžete prispôsobiť dialógové okno Office Professional 2013Otvoriť a dialógové okno Uložiť na povzbudenie členov organizácie, aby používali knižnice dokumentov ako umiestnenia ukladacieho priestoru. Pridaním lokalít na panel so zoznamom miest vedľa dialógového okna Otvoriť a dialógového okna Uložiť môžete jediným kliknutím poskytnúť prístup k umiestneniam, v ktorých by mali používatelia ukladať svoje dokumenty. Vďaka tomu môžu členovia tímu pracovať s knižnicami dokumentov pri používaní ukladania z Office Professional 2013 klientskych aplikácií namiesto toho, aby museli prejsť priamo na server a nahrať svoje dokumenty.

Ak chcete podporiť používanie lokalít v dialógovom okne Otvoriť a dialógové okno Uložiť , môžete ich publikovať pomocou webovej služby. Táto služba poskytuje zoznam lokalít, ktoré sú zacielené na konkrétnych používateľov na základe ich rolí alebo lokalít, ktorých sú členmi. Klientska aplikácia Office Professional 2013 môže automaticky zistiť túto webovú službu prostredníctvom osobnej lokality používateľa. Ďalšie serverové produkty môžu tiež implementovať túto webovú službu a poskytovať umiestnenie služby Office klientskej aplikácii. Po nakonfigurovaní webovej služby Office Professional 2013 pridá položku na panel miesta a zadá ju s umiestneniami definovanými webovou službou. Ďalšie informácie o webovej službe publikovaných prepojení nájdete v téme publikovaná webová služba prepojenia v knižnici MSDN.

Správcovia však môžu nastaviť kľúče databázy Registry na pridanie konkrétnych lokalít na panel so zoznamom miest v dialógovom okne Otvoriť Office a v dialógovom okne Uložiť . Kľúče databázy Registry sa nasadzujú pomocou politiky skupiny a šablóny adresárovej služby Active Directory, ktorá je uvedená v Súprava Office 2013 Resource Kit.

Pomocou dialógového okna Uložiť v Office môžete obmedziť umiestnenia, ktoré môžu členovia organizácie ukladať obsah. Môžete napríklad obmedziť možnosť ukladania súborov na stolné počítače a vynútiť používateľov, aby ukladali obsah v knižnici dokumentov. V Office Professional 2013 môžete určiť, kde môžu používatelia prehľadávať ukladanie svojich dokumentov. Táto príručka umožňuje používateľom uložiť v schválených umiestneniach. Všimnite si, že to nezaručuje, že používatelia nebudú ukladať súbory do svojich lokálnych počítačov alebo iných neschválených umiestnení. Existuje mnoho spôsobov, ako premiestniť súbory do počítača a motivovaní ľudia môžu obísť väčšinu obmedzení. Obmedzením prístupu k týmto umiestneniam pomocou dialógového okna Uložiť Office však môžete výrazne znížiť počet členov tímu, ktorí používajú tieto neschválené umiestnenia.

Ak chcete obmedziť umiestnenia, ktoré sú k dispozícii v dialógovom okne Uloženie balíka Office, použite skupinovú politiku na nastavenie príslušných kľúčov databázy Registry na povolenie tohto nastavenia a definovanie schválených lokálnych, sieťových alebo serverových umiestnení. Ak je toto nastavenie zapnuté, všetky umiestnenia, ktoré nie sú definované týmto spôsobom – vrátane štandardných prepojení na pracovnú plochu a priečinky miesta v sieti – sa odstránia z panela My Places.

Zoznam schválených umiestnení môže byť obmedzený na jednu alebo viac Office aplikácií. Správca môže napríklad obmedziť ukladanie umiestnení v Access a zároveň Povoliť ukladanie iných Office aplikácií.