Správa kolekcií lokalít a globálnych nastavení v centre spravovania služby SharePoint

Plánovanie kolekcií lokalít tak, aby sa dali spravovať

Riadenie je súbor politík, rolí, zodpovedností a procesov, ktoré riadia spôsob spolupráce v rámci organizácie na dosiahnutie podnikových cieľov. Tieto ciele sú sústredené v službe, ktorú poskytujete, a správe duševného vlastníctva vytváraného vašimi zamestnancami. Pri plánovaní kolekcií lokalít by ste mali zostaviť aj plán toho, ako sa budú riadiť.

Ak rozmýšľate o štruktúre a riadení kolekcií lokalít, pouvažujte nad odpoveďami na tieto otázky.

Odstraňovanie a obnova kolekcií lokalít

Ako správca SharePointu budete môcť aj obnoviť odstránené kolekcie lokalít. Kôš vám umožňuje obnoviť odstránené kolekcie lokalít, pokiaľ sa v koši nenachádzali dlhšie ako 90 dní. Kolekcia lokalít sa po 90 dňoch v koši automaticky natrvalo odstráni. Kôš vám poskytuje čas na kontrolu, či daná kolekcia lokalít neobsahuje údaje potrebné pre vašu organizáciu. Ďalšie informácie nájdete v téme Obnovenie odstránenej kolekcie lokalít.

Správa správcov kolekcie lokality

V rámci správy služieb SharePoint existujú tri správcovské roly:

• Globálny správca    správca pre Microsoft 365 správcom; môžete spravovať licencie služieb, používateľov a skupiny, domény a predplatené služby. V Microsoft 365 je globálny správca tiež globálnym SharePoint správcom.

• Správca SharePointu    globálny správca, ktorého hlavnou úlohou je spravovať SharePoint prostredia pomocou Centra SharePoint spravovania, môže vytvárať a spravovať kolekcie lokalít, určovať správcov kolekcií lokalít, určovať nastavenia nájomníkov a konfigurovať služby Business Connectivity Services a zabezpečené ukladanie, správu záznamov, vyhľadávanie a používateľské profily.

• Správca kolekcie lokalít    Používateľ s povoleniami správcu na spravovanie kolekcie lokalít. Kolekcia lokalít môže mať viacero správcov, ale iba jedného primárneho správcu. Správca SharePoint by mal priradiť povolenia primárnemu správcovi kolekcie lokalít pri vytváraní kolekcie lokalít a ďalších správcov pre kolekciu lokalít môže pridať dodatočne.

Pri vytváraní kolekcie lokalít v SharePoint určí globálny správca SharePoint správca primárneho správcu kolekcie lokalít. V záujme bezpečnosti je vhodné určiť jedného alebo viacerých záložných správcov kolekcie lokalít a rovnako vhodné je mať v rámci tejto kolekcie k dispozícii sekundárneho globálneho Microsoft 365.

Ďalšie informácie nájdete v téme Spravovanie správcov kolekcie lokalít.

Povolenie prístupu externých používateľov k interným lokalitám

SharePoint poskytuje používateľom lokality možnosť pozvať externých používateľov (t. j. používateľov, ktorí nemajú licenciu na vaše predplatné služieb Microsoft 365 ) na zobrazenie alebo úpravu obsahu na lokalitách. Ak chcete vedieť, ktoré typy používateľov sú oprávnené byť externými používateľmi a aké práva má externý používateľ, pozrite si časť Čo je externý používateľ?

Externé zdieľanie je výkonná funkcia na spoluprácu, ktorá dokáže poskytnúť podporu v oblasti potrieb vašej organizácie týkajúcich sa spolupráce s externými dodávateľmi, zákazníkmi alebo klientmi. Externé zdieľanie je však potrebné pozorne spravovať a zabezpečiť primeranú ochranu obsahu, ktorý nechcete zdieľať.

Používatelia môžu s ľuďmi mimo organizácie zdieľať obsah lokalít tromi spôsobmi:

• Ak chcú zdieľať celú lokalitu, môžu pozvať externých používateľov, aby sa mohli prihlásiť na vašu lokalitu pomocou konta Microsoft*alebo identifikácie Microsoft Office 365 používateľa.

• Jednotlivé dokumenty môžu zdieľať tak, že pozývajú externých používateľov na prihlásenie na vašu lokalitu pomocou konta Microsoft* alebo identifikácie Microsoft Office 365 používateľa.

• Môžu používateľom odoslať hosťovské prepojenie, ktoré môžu použiť na anonymné zobrazenie jednotlivých dokumentov na lokalite.

* Kontá Microsoft, ako napríklad Outlook.com a Hotmail.com, poskytuje spoločnosť Microsoft Corporation a podliehajú podmienkam a prehláseniu o ochrane osobných údajov spoločnosti Microsoft. Použitie týchto aplikácií a kont môže viesť k tomu, že údaje o zákazníkoch sa prenášajú, ukladajú a/alebo spracúvajú v USA alebo v ľubovoľnej inej krajine, v ktorej má spoločnosť Microsoft, jej pridružené spoločnosti alebo poskytovatelia služieb prevádzky.

Externé zdieľanie nie je predvolene povolené pre prostredie SharePoint (nájomníka) a kolekcie lokalít, môžete ho však zapnúť, keď presne viete, ako chcete funkciu používať. Môžete sa rozhodnúť, že chcete povoliť externé zdieľanie pre konkrétne kolekcie lokalít a ponechať ho vypnuté v kolekciách lokalít, v ktorých bude uložený obsah citlivý pre váš podnik.

Externé zdieľanie môžete v centre spravovania služby SharePoint konfigurovať na dvoch úrovniach:

1. Externé zdieľanie môžete zapnúť alebo vypnúť globálne v celom prostredí SharePoint (alebo nájomníka).    Po zapnutí externého zdieľania môžete okrem toho určiť, či chcete povoliť zdieľanie iba s overenými používateľmi alebo chcete používateľom povoliť zdieľanie obsahu s overeným používateľmi aj anonymnými používateľmi cez hosťovské prepojenia.

2. Môžete zapnúť alebo vypnúť externé zdieľanie v jednotlivých kolekciách lokalít.    Takto budete môcť zabezpečiť obsah konkrétnych kolekcií lokalít, ktorý nechcete zdieľať. Pre kolekciu lokalít tiež môžete určiť povolenú úroveň zdieľania: zdieľanie s overenými používateľmi alebo zdieľanie s overenými aj anonymnými používateľmi cez hosťovské prepojenia.

Ďalšie informácie o zapnutí a správe externého zdieľania nájdete v téme Správa externého zdieľania v SharePoint prostredí .

Správa používateľských profilov a plánovanie vlastných vlastností alebo politík profilov

Pri vytvorení používateľského konta pomocou programu Microsoft 365 môže správca manuálne zadať podrobnosti o používateľovi vrátane pracovného miesta, oddelenia, telefónnych čísel a ďalších vlastností, ktoré sa zobrazujú v globálnom zozname adries lokality Microsoft 365. Prípadne môže správca pomocou nástroja na synchronizáciu adresárov služieb Microsoft Services replikovať používateľské kontá služby Active Directory organizácie (a iné objekty služby Active Directory) do služby Microsoft 365. Tieto informácie sa v informačnom kanáli SharePoint profilu používateľa.

Bez ohľadu na to, či ste informácie používateľského profilu zadali do adresárovej služby služby Microsoft 365 manuálne alebo ich synchronizoval so active Directory, ak chcete do používateľských profilov pridať nejaké informácie, pre ktoré nie je k dispozícii pole, môžete zvážiť vytvorenie vlastnosti používateľského profilu SharePoint. Môžete tiež definovať politiky pre správanie týchto vlastností.

Ďalšie vlastnosti používateľských profilov môžu zlepšiť sociálne možnosti SharePointu vašej organizácie, ako sú napríklad vyhľadávanie ľudí alebo odporúčania. Môžete vytvoriť napríklad vlastnosť používateľského profilu pre aktuálne projekty, na ktorých zamestnanec pracuje, čo umožní ostatným používateľom nájsť odborníkov na určitú oblasť.

Majte na pamäti, že tieto vlastnosti sú špecifické SharePoint a tieto informácie sa replikujú do vašich pracovné alebo školské konto s. To znamená Microsoft 365 že tieto informácie sa Exchange nebudú vidieť, pretože sa do globálneho zoznamu adries pridajú žiadne služby, napríklad Exchange alebo Lync Online.

Pri plánovaní používateľských profilov môžete začať vyhodnocovať potreby organizácie v oblasti spolupráce tak, že si prehodnotí odpovede na nasledujúce otázky. Ak chcete obmedziť rozsah plánovania, sústreďte sa na pridávanie vlastností, ktoré umožňujú kľúčové podnikové potreby alebo scenáre pre každú kolekciu lokalít. Ak sa relevantná vlastnosť nezamedzuje na konkrétne scenáre, počkajte, kým sa počas pravidelných operácií nevymedzuje potreba, a nie do plánovania pridania vlastnosti len preto, lebo si myslíte, že ju budete v budúcnosti potrebovať. Je možné, že nebude vôbec potrebné pridávať nové vlastnosti.

Ďalšie informácie o spravovaní používateľských profilov nájdete v téme Správa používateľských profilov v SharePoint.

Zobrazenie prispôsobeného obsahu používateľom pomocou zamerania na cieľovú skupinu

SharePoint cieľové skupiny vám umožňujú zobraziť obsah pre používateľov na základe ich pracovného miesta alebo úlohy. Cieľové skupiny môžu byť definované jednou alebo kombináciou položiek: členstvo v distribučnom zozname, Windows zabezpečenia, SharePoint skupiny; rola organizácie; alebo verejných vlastností v používateľských profiloch Obsah môžete zamerať na cieľové skupiny pomocou navigačných prepojení, položiek zoznamu, položiek knižnice a webových častí.

Pred vytvorením cieľových skupín na zameranie obsahu by ste mali v spolupráci so správcami kolekcií lokalít určiť, ktoré prvky lokality sa použijú na ich lokalitách. Pomôže vám to zvážiť, ako budú ľudia pracovať s jednotlivými lokalitami a určiť, ako chcete používať zameranie obsahu.

Cieľové skupiny možno po ich definovaní používať na zameranie obsahu viacerými spôsobmi. Napríklad pre programy Microsoft Office 2013 môžete definovať prepojenia, ktoré sa zobrazia v časti Uložiť ako >SharePoint Nedávnepriečinky a nastaviť cieľové skupiny, pre ktoré sa jednotlivé prepojenia zobrazujú. Na osobných lokalitách (známe predtým ako Moje lokality) môžete nastaviť cieľové skupiny pre navigačné prepojenia lokality, ktoré sa zobrazujú na hornom paneli prepojení. V prostredí, v ktorom sú nakonfigurované cieľové skupiny, môžu správcovia lokality zacieliť obsah podľa cieľovej skupiny pomocou webových častí.

Pri plánovaní cieľových skupín by malo byť cieľom určenie najmenšej možnej skupiny kľúčových cieľových skupín na základe potrieb organizácie.

SharePoint skupiny sa líšia od SharePoint povolení. Ak chcete nejakej osobe zakázať prístup k určitej lokalite, knižnici dokumentov alebo dokumentu, môžete tak urobiť nakonfigurovaním povolení. Ďalšie informácie o plánovaní tejto činnosti nájdete v téme Plánovanie stratégie povolení.

Ďalšie informácie o spravovaní cieľových skupín nájdete v téme Správa cieľových skupín používateľských profilov v SharePoint.

Nastavenie osobných lokalít pre používateľov

Osobné lokality sú osobné lokality používateľov, ktoré každému členovi organizácie poskytujú širokú ponuku funkcií v oblasti sociálnych sietí a spolupráce. Osobné lokality navyše používateľom Microsoft 365 centrálne umiestnenie, kde môžu ukladať, zdieľať a sledovať informácie, na ktorých im záleží. Používatelia môžu získať prístup k svojim osobným lokalitám kliknutím na položku Lokality v hornej časti lokality služby SharePoint OneDrive Po vytvorení kolekcie lokalít osobnej lokality presunie používateľ do rôznych umiestnení osobnej lokality. Okrem toho, kliknutím na meno používateľa v pravom hornom rohu ľubovoľnej stránky a potom na položku O mne môžete prejsť na stránku osobnej lokality, ktorá popisuje aktivity vlastníka osobnej lokality.

Ako správca SharePoint môžete prispôsobiť obsah osobných lokalít pre každého používateľa v ľubovoľnej organizácii a povoliť politiky na ochranu osobných údajov.

Moje lokality majú predvolene tieto hlavné súčasti:

• Môj kanál s aktualizáciami je predvolená stránka priloženia. Na tejto stránke sa zobrazuje informačný kanál posledných aktivít týkajúcich sa spolupracovníkov a záujmov zadaných používateľom. Používatelia môžu prispôsobiť svoje informačné kanály s aktualizáciami sledovaním spolupracovníkov, zadaním záujmov a konfiguráciou typov aktivít, ktoré chcú sledovať.

• Moje OneDrive pre prácu alebo školu obsah je stránka webovej časti, ktorá zobrazuje obsah, ktorý používateľ uložený na lokalite Moja lokalita.

• Moje lokality je stránka s prepojeniami na lokality, ktoré sa používatelia rozhodli sledovať, a prepojenia na navrhované lokality.

• O mne zobrazuje stránku profilu používateľa ostatným používateľom v organizácii, na ktorej môžu používatelia zdieľať svoje odborné znalosti, obrázky profilu a podobné informácie. Hoci stránky Môj informačný kanál s aktualizáciami a Môj obsah lokality OneDrive pre prácu alebo školu sú dostupné len používateľovi, stránka Môj profil predstavuje obsah, ktorý sa zobrazuje používateľovi a ostatným používateľom v organizácii, keď pristupujú na osobnú lokalitu používateľa.

V rámci efektívneho plánu pre moje lokality by správca SharePoint mal určiť kvótu, ktorá moje lokality vyžaduje. Správca služby SharePoint môže tiež určiť dôležité informácie o konfigurácii, ako napríklad dôveryhodné hostiteľské umiestnenia, preferované centrum vyhľadávania, kontá alebo skupiny, ktoré budú mať povolenia na čítanie na osobných lokalitách, ako aj ďalšie nastavenia ochrany osobných údajov a zabezpečenia, ktoré nájdete v Centre spravovania služby SharePoint v časti používateľské profily. Správca SharePoint tiež riadi vlastnosti používateľských profilov, ktoré sa zobrazujú na stránkach profilov používateľov na svojej lokalite.

Správcovia kolekcií lokalít alebo vlastníci lokalít môžu určiť, či bude pre lokalitu zapnutá funkcia Informačný kanál lokality, ktorá je dostupná na tímových lokalitách. Zapnutím tejto funkcie sa vytvorí kanál s aktualizáciami a mikrokanáta špecifické pre lokalitu, ktoré možno čítať na lokalite alebo sledovať z mojej lokality.

V nasledujúcej tabuľke sa nachádzajú odporúčania týkajúce sa povolení pre sociálne funkcie:

Ďalšie informácie o spravovaní sociálnych funkcií nájdete v téme Spravovanie osobných a sociálnych funkcií.

Funkcie na dôkladné zváženie

Funkcie osobných lokalít, pri ktorých je potrebné uváženejšie rozhodnutie, sú nasledujúce:

• Informačný kanál s aktualizáciami    Predvolene je funkcia informačného kanála s aktualizáciami zapnutá a používatelia majú povolené sledovať aktivity spolupracovníkov na stránke Informačný kanál s aktualizáciami v rámci svojich osobných lokalít. Používatelia môžu v informačnom kanáli s aktualizáciami zobrazovať iba tie aktivity, na ktoré majú povolenie. Pri plánovaní osobných lokalít by ste mali zvážiť vplyv tejto funkcie na ochranu osobných údajov a zabezpečiť obmedzenie rizík na základe vašich požiadaviek.

• Značka a nástroj na poznámky    Nástroj značky a poznámky môžete zapnúť alebo vypnúť v Centre spravovania služby SharePoint pomocou nastavenia povolenia Používať značky a poznámky. Toto nastavenie sa vzťahuje na všetkých používateľov, ktorí majú povolenie Používať značky a poznámky.

Ďalšie informácie o spravovaní osobných lokalít nájdete v téme Správa nastavení osobnej lokality pre SharePoint a Správa osobných a sociálnych funkcií.