Aký je rozdiel medzi skupinou v Microsoft 365 a zoznamom kontaktov v Outlooku?

Vzťahuje sa na

Outlook pre Microsoft 365 Outlook 2024 Outlook 2021 Outlook.com Nový Outlook pre Windows Outlook pre Android Outlook pre iOS Outlook Web App

Zoznam kontaktov alebo distribučný zoznam je kolekcia e-mailových adries, ktorá sa používa na odosielanie správ alebo pozvánok na schôdze mnohým ľuďom naraz. Naučte sa vytvoriť, upraviť alebo odstrániť zoznam kontaktov v Outlooku.

Skupina v Microsoft 365 v Outlooku spĺňa tieto jednoduché potreby a poskytuje pole zdieľaných prostriedkov, ku ktorým sa členovia skupiny automaticky priradia pri vytvorení skupiny.

Pri nastavovaní skupiny Microsoft 365 v Outlooku môžete vybrať skupinu ľudí, s ktorými chcete spolupracovať, a jednoducho nastaviť kolekciu prostriedkov, ktoré bude daná skupina zdieľať. Manuálneho priraďovania povolení k všetkým týmto prostriedkom sa nemusíte obávať, pretože pridaním členov do skupiny sa automaticky udelia potrebné povolenia pre nástroje, ktoré skupina poskytuje.

Tu je niekoľko funkcií, vďaka ktorým sú skupiny výkonnejšie riešenie ako e-mailové distribučné zoznamy:

Zdieľaná doručená pošta – miesto, kde prebiehajú konverzácie, ktoré máte tradične v distribučných zoznamoch. Tento zdieľaný priečinok doručenej pošty je možné vyhľadávať tak, aby sa vytvoril živý archív správ skupiny. Nový členovia skupiny môžu vyhľadávať alebo prejsť späť do histórie a v rýchlosti si pozrieť, čo sa predtým v skupine uverejnilo. Pozrite si tému: Zapojenie do skupinovej konverzácie v Outlooku.

Tip

Ak používatelia aj naďalej chcú zobraziť skupinové správy vo svojom osobnom priečinku doručenej pošty podobne ako s distribučným zoznamom, stačí sa prihlásiť do skupiny kliknutím na tlačidlo Členstvo na páse s nástrojmi v Outlooku.
Knižnica zdieľaných súborov – skupina má knižnicu súborov lokality SharePoint, kde môžu používatelia ukladať, zdieľať a spolupracovať na dokumentoch, zošitoch, prezentáciách, obrázkoch alebo akomkoľvek inom druhu súborov. Pozrite si tému: Zdieľanie súborov so skupinou v Outlooku.
Zdieľaný kalendár – skupina získa zdieľaný kalendár na uverejňovanie udalostí súvisiacich so skupinou. Každý člen, ktorý sa prihlásil do skupiny, bude automaticky pozvaný na udalosti uverejnené v kalendári, aby sa tieto udalosti mohli prípadne zobraziť aj v osobnom kalendári používateľa. Pozrite si tému: Plánovanie a úprava udalostí pomocou kalendára skupiny v Outlooku.
Zdieľaný onenotový poznámkový blok – skupina automaticky získa zdieľaný onenotový poznámkový blok, kde členovia skupiny môžu zhromažďovať informácie a spolupracovať na nich. Veľa skupín používa poznámkový blok na vytvorenie živej stránky wiki s najčastejšími otázkami a ďalšími zdrojmi. Pozrite si tému : OneNote: Začíname.
Hosťovský prístup – predtým bolo možné do distribučných skupín pridať externé kontakty, ale jediné, k čomu mali prístup, bol e-mail. V skupinách môžete hosťom ponúknuť prístup k e-mailovým konverzáciám, súborom, a dokonca aj k zdieľanému onenotovému poznámkovému bloku. Pozrite si tému: Pridávanie hostí do skupín v Outlooku.
Obsah je viditeľný – skupiny v Outlooku sú predvolene verejné, čo znamená, že ostatní používatelia vo vašej organizácii ich jednoducho objavia a pripoja sa do nich alebo skontrolujú materiály v skupine. Ak je obsah skupiny citlivejší, môžete ju zmeniť na súkromnú, čím obsah skryjete pred nečlenmi a každá žiadosť o pripojenie bude vyžadovať schválenie od vlastníka skupiny.
Samoobslužné vytváranie – IT oddelenie sa nemusí zbytočne zaoberať požiadavkami používateľov na vytvorenie skupiny. Používatelia môžu vytvárať svoje vlastné skupiny podľa potreby. Ak chcete ovládať, ktorí používatelia v organizácii môžu vytvárať skupiny, pozrite si tému: Spravujte, kto môže vytvárať Skupiny v Microsoft 365.

Správa skupín

Microsoft 365 ponúka množstvo užitočných nástrojov a možností na jednoduchšie spravovanie a administráciu skupín. Ďalšie informácie nájdete v téme Príručka pre správcov k Skupiny v Microsoft 365 v Outlooku.