Cieľ používateľa: Naplánovať projekt

	S plánovaním je dobré začať ešte pred spustením programu Microsoft Project. Ak chcete zaznamenať svoje prvé nápady týkajúce sa cieľov projektu, použite Word, Excel, OneNote alebo Outlook. Ak ste o svojich nápadoch presvedčili aj ostatných, môžete začať plánovať pomocou Projectu. Ak chcete zobraziť ďalšie články, ktoré obsahujú informácie o riadení projektov, vráťte sa na tému Návod k Projectu.

Tipy na riadenie projektov skôr než začnete. . .

• Uistite sa, že máte projekt Uistite sa, že máte na mysli skutočný projekt. Projekt má tri charakteristiky:

  • Je dočasný a jedinečný Navrhovanie závodu na výrobu automobilov je projekt, pretože ide o jednorazovú činnosť. Výroba automobilov v továrni je opakovanou sériou činností, a teda nie projektom.
  • Má jasne definované výstupy Výstupy dávajú zameranie na projekt a účel. Ak nie sú jednoznačne stanovené, účastníci projektu nebudú mať pocit, že ich investície do projektu sa vyplatia.
  • Má začiatok a koniec Bez dátumu ukončenia projektu sa účastníci projektu a investori nebudú môcť tešiť z výsledku a výhod projektu, ktoré umožnila ich investícia.
    Tu je niekoľko príkladov, ktoré vám pomôžu zistiť, či máte k dispozícii projekt.

Činnosti, ktoré nepredstavujú projekty	Jednoznačne definované projekty
Výroba automobilov	Projekt inovácie výrobnej továrne s cieľom zvýšenia efektívnosti. Projekt umiestnenia údržbových zariadení blízko výrobných priestorov.
Zníženie rizika vyplývajúceho z hospodárskej súťaže	Projekt nahradenia softvéru zabezpečenia. Projekt náboru špecialistov v oblasti rizík z príbuzných odvetví.

• Identifikácia obmedzení projektu Obmedzenia sú faktory, ktoré obmedzujú možnosti projektového manažéra pri navrhovaní a spravovaní projektu. Väčšina projektov má tri obmedzenia:

  • Obmedzený časový rozsah Dátumy ukončenia hlavných výstupov zvyčajne opravia celkovú dĺžku projektu.
  • Obmedzený počet ľudí a ďalšie zdroje Projektoví manažéri majú zvyčajne obmedzený počet ľudí, ktorí pracujú na projekte, alebo obmedzený rozpočet.
  • Malý rozsah Projekt je zvyčajne obmedzený tým, koľko môže tím dosiahnuť. Ak má projekt priveľa výstupov alebo súčastí, v pláne možno nebude dostatok času na ich splnenie.

Zmena jedného obmedzenia zvyčajne ovplyvní ostatné obmedzenia a môže mať vplyv na celkovú kvalitu. Skrátenie trvania projektu napríklad donúti projektového manažéra uskutočniť rozhodnutia o počte pracovníkov potrebných na dokončenie výstupov projektu. V prípade nedostatku pracovníkov môže mať skrátenie projektu ďalšie následky, napríklad zúženie rozsahu projektu.

• Včas identifikujte účastníkov projektu Na projekte nič nepoškodí len to, že nedokážete určiť, kto sú dôležití účastníci projektu a ako s nimi čo najlepšie komunikovať. Ak po spustení projektu neurčíte dôležitého účastníka, môže dôjsť k zastaveniu projektu alebo prekročeniu rozpočtu, pretože je nutné navrhnúť nové ciele a postupy v rámci projektu.

Krok 1: Zaznamenanie prvých nápadov

Zaznamenanie prvých myšlienok vo OneNote	OneNote umožňuje zapisovanie poznámok, keď premýšľate o svojom projekte a o tom, čo chcete prostredníctvom neho dosiahnuť. Poznámky môžu obsahovať e-maily, prepojenia na webové lokality, videá alebo úvodné špecifikácie.
Importovanie údajov Excelu do Projectu	Základom projektov sú niekedy jednoduché zoznamy v Exceli. Ak sa však rozšíria, importujte ich do Projectu, kde môžete efektívnejšie organizovať a plánovať úlohy.
Zaznamenávanie poznámok k projektu kdekoľvek pomocou služby Microsoft 365 v ľubovoľnom počítači	Pracujte so stručnými špecifikáciami projektu pomocou služby Microsoft 365. Ak pracujete na počítači s pripojením na internet, svoje dokumenty môžete upravovať kdekoľvek pomocou úplných verzií programov Word, Excel, PowerPoint alebo OneNote na požiadanie.
Použitie služby Office Online vo webovom prehliadači	Pracujte s Office pre web bez služby Microsoft 365. Ak máte konto Microsoft, môžete na zaznamenanie počiatočných nápadov súvisiacich s projektom využiť webové verzie Wordu, Excelu, PowerPointu alebo OneNotu.

Na začiatok stránky

Krok 2: Kontaktovanie účastníkov projektu

Správa o priebehu v počiatočnej fáze	Bez ohľadu na to, v ktorej fáze plánovania projektu sa nachádzate, vhodne prezentovaná správa pomáha získať súhlas účastníkov projektu s výstupmi projektu.
Pripojenie k online schôdzi	Ak sa účastníci projektu nemôžu zúčastniť osobne, spojte sa s nimi pomocou online schôdzí. Zdieľajte powerpointové snímky, excelové hárky alebo poznámky programu OneNote a diskutujte o počiatočných plánoch projektu. People sa môžu zúčastniť online schôdzí cez Microsoft Teams vo svojej kancelárii, na cestách alebo v mobilnom zariadení.
Chat s členom projektového tímu	Keď sa počas práce na pláne projektu vyskytnú otázky, chatujte s nimi online pomocou aplikácie Teams.

Na začiatok stránky

Krok 3: Spustenie projektu

Kopírovanie a prilepenie z Wordu, Outlooku alebo PowerPointu do Projectu	Skopírujte zoznam úloh v Word, Outlooku alebo PowerPointe a prilepte ich do Projectu, aby ste mohli rýchlo začať s plánovaním. Project zachová štruktúru a formátovanie prehľadu.
Vytvorenie nového projektu z iného projektu alebo šablóny	Vytvorte nový projekt na základe šablóny vopred vyplnenej úlohami z projektov, ktoré sa podobajú tomu vášmu. Mnohé z týchto projektov vytvorili odborníci v danej oblasti, aby ste mohli rýchlo začať.
Importovanie údajov Excelu do Projectu	Presuňte zoznam úloh, na ktorom ste začali pracovať v Exceli, do Projectu. Project zachová štruktúru a formátovanie prehľadu.
Importovanie sharepointového zoznamu úloh ako základu projektu	Projekty sa niekedy začínajú ako zoznamy úloh v SharePointe na zdieľanie s ľuďmi bez Projectu. Ak zoznam úloh dosiahne určitú veľkosť, presuňte ho do Projectu, kde môžete pokračovať v práci.
Cieľ riadenia projektov: Vytvoriť plán nového projektu	Po spustení projektu v Projecte môžete začať pridávať úlohy, usporadúvať ich, prepájať, pridávať ľudí atď.

Späť na tému Návod k Projectu