Pomocou Sprievodcu exportom môžete exportovať údaje z Access databázy vo formáte súboru, ktorý Excel. V tomto článku sa dozviete, ako pripraviť a exportovať údaje do Excel, ako aj niekoľko tipov na riešenie bežných problémov, ktoré sa môžu vyskytnúť.
Obsah článku
Exportovanie údajov do Excel: základné informácie
Pri exporte údajov do ExcelAccess vytvorí kópiu vybratých údajov a potom uloží skopírované údaje do súboru, ktorý je možné otvoriť v Excel. Ak kopírujete údaje z Access do Excel často, môžete uložiť podrobnosti o operácii exportu na budúce použitie a dokonca naplánovať operáciu exportu tak, aby sa spustila automaticky v nastavených intervaloch.
Bežné scenáre exportovania údajov do Excel
-
Vaše oddelenie alebo pracovná skupina používa na prácu s údajmi Access aj Excel. Údaje ukladáte do databáz Access, ale na analýzu údajov a distribúciu výsledkov analýzy používate Excel. Váš tím v súčasnosti exportuje údaje do Excel podľa potreby, ale chcete tento proces zefektívniť.
-
Ste dlhoročným používateľom Access, ale váš manažér uprednostňuje prácu s údajmi v Excel. V pravidelných intervaloch kopírujete údaje do Excel, ale tento proces chcete automatizovať, aby ste ušetrili čas.
Informácie o exportovaní údajov do Excel
-
Access neobsahuje príkaz Uložiť ako pre formát Excel. Ak chcete kopírovať údaje do Excel, musíte použiť funkciu exportu popísanú v tomto článku alebo skopírovať Access údaje do Schránky a potom ich prilepiť do Excel tabuľkového hárka.
-
Môžete exportovať tabuľku, dotaz, formulár alebo zostavu. Taktiež je možné exportovať vybraté záznamy v zobrazení viacerých záznamov, ako napríklad v zobrazení údajového hárka.
-
Excel obsahuje príkaz na import údajov z databázy Access. Tento príkaz môžete použiť namiesto príkazu exportu v Access; príkaz importu Excel však umožňuje importovať iba tabuľky alebo dotazy. Ďalšie informácie nájdete v článku Pomocníka ExcelPripojenie k externým údajom (importovanie).
-
Do Excel nie je možné exportovať makrá ani moduly. Pri exporte formulára, zostavy alebo údajového hárka, ktorý obsahuje čiastkové formuláre, čiastkové zostavy alebo podriadené údajové hárky, sa exportuje len hlavný formulár, zostava alebo údajový hárok. Operáciu exportu je nutné zopakovať pre každý podformulár, čiastkovú zostavu a podriadený údajový hárok, ktorý chcete exportovať do Excel.
-
Pri jednej operácii exportu môžete exportovať len jeden objekt databázy. Po dokončení jednotlivých operácií exportu však môžete zlúčiť viacero hárkov v Excel.
Príprava operácie exportu
Pred vykonaním exportu sa odporúča skontrolovať údaje, ktoré sa majú exportovať, aby ste sa uistili, že sa v nich nenachádzajú žiadne indikátory chýb alebo chybové hodnoty. Ak sa vyskytli nejaké chyby, pokúste sa ich vyriešiť ešte pred exportovaním údajov do Excel. V opačnom prípade sa počas operácie exportu môžu vyskytnúť problémy a hodnoty null sa môžu vložiť do buniek v hárku Excel. Ďalšie informácie o problémoch, ktoré sa môžu vyskytnúť pri exporte do Excel, nájdete v časti Riešenie problémov s chýbajúcimi a nesprávnymi hodnotami.
Ak je zdrojovým objektom tabuľka alebo dotaz, rozhodnite sa, či chcete exportovať údaje s formátovaním alebo bez neho. Toto rozhodnutie ovplyvňuje dva aspekty výsledného zošita – množstvo exportovaných údajov a formát zobrazenia údajov. Výsledky exportu formátovaných a neformátovaných údajov sú popísané v nasledujúcej tabuľke.
|
Exportovanie |
Zdrojový objekt |
Polia a záznamy |
Formátovanie |
|---|---|---|---|
|
Bez formátovania |
Tabuľka alebo dotaz Poznámka: Formuláre sa nedajú exportovať bez formátovania. |
Exportujú sa všetky polia a záznamy v príslušnom objekte. |
Nastavenia vlastnosti Formát sa počas operácie ignorujú. V prípade vyhľadávacích polí sa exportujú len hodnoty identifikácie vyhľadávania. V prípade polí s hypertextovými prepojeniami sa obsah exportuje ako textový stĺpec, ktorý zobrazuje prepojenia vo formáte zobrazenýtext#adresa#. |
|
S formátovaním |
Tabuľka, dotaz, formulár alebo zostava |
Exportujú sa len polia a záznamy, ktoré sú zobrazené v aktuálnom zobrazení alebo objekte. Filtrované záznamy, skryté stĺpce v údajovom hárku a polia nezobrazené vo formulári alebo zostave sa neexportujú. |
Sprievodca zachováva nastavenia vlastnosti Formát. V prípade vyhľadávacích polí sa exportujú vyhľadávacie hodnoty. V prípade polí hypertextového prepojenia sa hodnoty exportujú ako hypertextové prepojenia. V prípade polí typu RTF sa text exportuje, formátovanie však nie. |
Vyberte cieľový zošit a formát súboru. Zostavy sa dajú exportovať v staršom formáte súborov *.xls alebo v novšom formáte súborov *.xlsx.
Počas operácie exportu Access zobrazí výzvu na zadanie názvu cieľového zošita. Nasledujúca tabuľka obsahuje súhrn prípadov, kedy sa vytvorí zošit (ak ešte neexistuje) a kedy sa prepíše (ak už existuje).
|
Ak cieľový zošit |
A zdrojový objekt je |
A chcete exportovať |
Potom |
|---|---|---|---|
|
Neexistuje |
Tabuľka, dotaz, formulár alebo zostava |
Údaje s formátovaním alebo bez neho |
Zošit sa vytvorí počas operácie exportu. |
|
Už existuje |
Tabuľka alebo dotaz |
Údaje, ale nie formátovanie |
Zošit sa neprepíše. Do zošita si pridá nový hárok a priradí sa mu názov objektu, z ktorého sa údaje exportujú. Ak hárok s týmto názvom už v zošite existuje, Access zobrazí výzvu na nahradenie obsahu príslušného hárka alebo zadanie iného názvu nového hárka. |
|
Už existuje |
Tabuľka, dotaz, formulár alebo zostava |
Údaje vrátane formátovania |
Zošit sa prepíše exportovanými údajmi. Všetky existujúce hárky sa odstránia a vytvorí sa nový hárok s rovnakým názvom ako má objekt. Údaje v hárku Excel zdedia nastavenia formátu zdrojového objektu. |
Údaje sa vždy pridajú do nového hárka. Nie je možné pripojiť údaje do existujúceho hárka alebo pomenovaného rozsahu.
Spustenie operácie exportu
-
Ak je otvorený cieľový Excel zošit, pred pokračovaním ho zavrite.
-
Na navigačnej table zdrojovej databázy vyberte objekt, ktorý chcete exportovať.
Exportovanie časti údajov
Ak je objekt tabuľka, dotaz alebo formulár a chcete exportovať iba časť údajov, otvorte objekt v údajovom zobrazení a vyberte požadované záznamy.
Otvorenie formulára v údajovom zobrazení:
-
Otvorte formulár tak, že naň dvakrát kliknete.
-
Kliknite pravým tlačidlom myši na formulár a potom kliknite na položku Údajové zobrazenie. Ak táto možnosť nie je k dispozícii:
-
Kliknite na položku Návrhové zobrazenie.
-
Stlačením klávesu F4 zobrazte pracovnú tablu Hárok vlastností.
-
V rozbaľovacom zozname v hornej časti hárka vlastností vyberte položku Formulár.
-
Na karte Formát hárka vlastností nastavte vlastnosť Povoliť údajové zobrazenie na hodnotu Áno.
-
Na karte Návrh v skupine Zobrazenia kliknite na položku Údajové zobrazenie.
Poznámka: Nemôžete exportovať časť zostavy. Môžete však vybrať alebo otvoriť tabuľku alebo dotaz, na ktorých je zostava založená, a exportovať časť údajov v tomto objekte.
-
-
-
Na karte Externé údaje kliknite v skupine Exportovať na položku Excel.
-
V dialógovom okne Export – Excel Tabuľkový hárok skontrolujte navrhovaný názov súboru Excel zošita (Access používa názov zdrojového objektu). Ak chcete, môžete názov súboru upraviť.
-
V poli Formát súboru vyberte požadovaný formát súboru.
-
Ak chcete v prípade exportu tabuľky alebo dotazu exportovať formátované údaje, začiarknite políčko Exportovať údaje s formátovaním a rozložením. Ďalšie informácie nájdete v časti Príprava operácie exportu.
Poznámka: V prípade exportovania formulára alebo zostavy je táto možnosť vždy vybratá, avšak je nedostupná (zobrazuje sa neaktívna).
-
Ak chcete po dokončení operácie exportu zobraziť cieľový Excel zošit, po dokončení operácie exportu začiarknite políčko Otvoriť cieľový súbor .
Ak je otvorený zdrojový objekt a pred spustením operácie exportu ste vybrali niektoré záznamy v zobrazení, môžete začiarknuť políčko Exportovať iba vybraté záznamy. Ak chcete exportovať všetky záznamy zobrazené v zobrazení, ponechajte toto políčko nezačiarknuté.
Poznámka: Ak nie sú vybraté žiadne záznamy, toto políčko je nedostupné (neaktívne).
-
Kliknite na tlačidlo OK.
Ak operácia exportu zlyhá z dôvodu chyby, Access zobrazí hlásenie s popisom príčiny chyby. V opačnom prípade Access exportovať údaje a v závislosti od výberu v kroku 7 otvorí cieľový zošit v Excel. Access potom zobrazí dialógové okno, v ktorom môžete vytvoriť špecifikáciu, ktorá používa podrobnosti z operácie exportu.
Čo ešte treba vedieť o exportovaní údajov?
-
Informácie o uložení podrobností exportu v podobe špecifikácie, ktorú budete môcť použiť neskôr, nájdete v článku Uloženie podrobností o operácii importu a exportu ako špecifikácie.
-
Informácie o spustení uložených špecifikácií exportu nájdete v článku Spustenie uloženej operácie importu alebo exportu.
-
Informácie o naplánovaní spustenia špecifikácie v konkrétnom čase nájdete v článku Naplánovanie operácie importu alebo exportu.
-
Informácie o zmene názvu špecifikácie, odstránení špecifikácie alebo aktualizovaní názvov zdrojových súborov v špecifikácii nájdete v článku Spravovanie úloh údajov.
Riešenie problémov s chýbajúcimi a nesprávnymi hodnotami
Spôsoby riešenia bežných problémov sú popísané v nasledujúcej tabuľke.
Tip: Ak zistíte, že chýba len niekoľko hodnôt, opravte ich v Excel zošite. V opačnom prípade opravte zdrojový objekt v databáze Access a potom zopakujte operáciu exportu.
|
Problém |
Popis a riešenie |
|---|---|
|
Vypočítavané polia |
Výsledky výpočtových polí sa exportujú, nie však podkladové výrazy, podľa ktorých sa výpočty uskutočňovali. |
|
Polia s viacerými hodnotami |
Polia, ktoré podporujú viacero hodnôt, sa exportujú ako zoznam hodnôt oddelených bodkočiarkou (;). |
|
Obrázky, objekty a prílohy |
Grafické prvky, ako napríklad logá, obsah polí objektu OLE alebo prílohy, ktoré sú súčasťou zdrojových údajov, sa neexportujú. Pridajte ich do hárka ručne po dokončení operácie exportu. |
|
Graf |
Keď exportujete formulár alebo zostavu, ktorá obsahuje objekt Microsoft Graph, objekt grafu sa neexportuje. |
|
Údaje sú v nesprávnom stĺpci |
Nulové hodnoty sa vo výslednom hárku niekedy nahradia údajmi, ktoré majú byť v ďalšom stĺpci. |
|
Chýbajúce dátumové hodnoty |
Dátumové hodnoty spred 1. januára 1900 sa neexportujú. Príslušná bunka v hárku bude obsahovať nulovú hodnotu. |
|
Chýbajúce výrazy |
Výrazy, ktoré sa používajú na výpočet hodnôt, sa neexportujú do Excel. Exportujú sa len výsledky výpočtov. Po dokončení operácie exportu manuálne pridajte vzorec do Excel hárka. |
|
Chýbajúce čiastkové formuláre, čiastkové zostavy a podriadené údajové hárky |
Pri exporte formulára, zostavy alebo údajového hárka sa vyexportuje iba hlavný formulár, zostava alebo údajový hárok. Operáciu exportu je nutné zopakovať pre všetky čiastkové formuláre, čiastkové zostavy a podriadené údajové hárky, ktorý chcete exportovať. |
|
Chýbajúce alebo nesprávne formátované stĺpce |
Ak žiadny stĺpec vo výslednom hárku nie je sformátovaný, zopakujte operáciu exportu a v sprievodcovi nezabudnite začiarknuť políčko Exportovať údaje s formátovaním a rozložením. Ak sa naopak zdá, že iba niektoré stĺpce sú formátované odlišne od verzií v zdrojovom objekte, použite formátovanie, ktoré chcete manuálne použiť v Excel. Formátovanie stĺpca v Excel
|
|
V stĺpci sa zobrazuje hodnota „#“ |
V stĺpci, ktorý zodpovedá poľu Áno/Nie vo formulári, sa môže zobraziť hodnota #. Môže to byť dôsledkom spustenia operácie exportu na navigačnej table alebo vo formulárovom zobrazení. Ak chcete vyriešiť tento problém, pred exportovaním údajov otvorte formulár v údajovom zobrazení. |
|
Indikátory chyby alebo chybové hodnoty |
Skontrolujte bunky s indikátormi chyby (zelené trojuholníky v rohoch) alebo chybovými hodnotami (reťazce, ktoré namiesto príslušných údajov začínajú znakom #). |
