Microsoft Copilot lahko hitro izdela soliden prvi osnutek, dovršen osnutek pa lahko še vedno zgreši cilj. Ko je rezultat blizu, vendar ne povsem pravilen, ga lahko s ponavljanjem izboljšate, ne da bi morali začeti znova.
V tem scenariju boste predlog, ustvarjen s storitvijo Copilot, okrepili tako, da boste obravnavali največje vrzeli in izvedli ciljno usmerjene spremembe, s katerimi bodo izvršne zainteresirane skupine lahko ocenile priporočilo.
Scenarij: Izboljšanje osnutka predloga, ne da bi morali znova začeti
Delate z istim predlogom za vodstvo: avtomatizacija tedenskega poročanja o stanju v več skupinah. Namen predloga je zmanjšati ročni napor, izboljšati doslednost poročanja in vodjem zagotoviti boljši vpogled v tveganja in zamude s pilotnim in širšim uvajanjem, če bo uspešen.
Po diagnosticiranju prvega osnutka ste prepoznali največje težave:
- Predlog ne pojasnjuje jasno, kaj morajo voditelji odobriti.
- Tveganja in odvisnosti, vključno z osebjem, posvojitvami in doslednostjo podatkov, so podcenjeni.
- Kontekst o težavi poročanja, obsegu pilotne različice, lastnikih in časovnicah manjka ali pa je nedosledn.
- Nekatere trditve, zlasti v zvezi s povečanjem učinkovitosti, so preširoke, da bi se počutile verodostojne.
- Nekatere podrobnosti morda ne odražajo najnovejšega načrta za uvedbo.
Osnutek je dovolj močan, da lahko gradimo. Namesto da začnete znova, se najprej osredotočite na največjo vrzel, izboljšajte ta odsek in ohranite tisto, kar že deluje. Po vsaki reviziji preverite, ali je predlog jasnejši, verodostojnejši in koristnejši za voditelje, ki se odločajo, ali bodo financirali projekt.
Kako izboljšam osnutek predloga s ponavljanjem?
S temi pregledi ponovitev lahko vnesete osredotočene spremembe, ki krepijo osnutek: cilj, občinstvo, omejitve, dokazi in struktura.
Cilj: Preoblikujte osnutek na odločitev, ki jo potrebujete
| Pred: Osnutek storitve Copilot | Potem: Spremenjena različica |
|---|---|
| "Ta predlog opisuje obseg in cilje pobude za izboljšanje poročanja." | "Ta predlog priporoča postopno uvajanje za avtomatizacijo tedenskega poročanja o stanju za štiri ekipe, tako da lahko vodje prej vidijo tveganja in zakasnitve, hkrati pa zmanjšajo ročno delo, potrebno za pripravo posodobitev." |
| Kaj ta osnutek pušča nejasno: Ostane splošen in ne navaja jasno, kakšne odločitve morajo sprejeti izvršne zainteresirane skupine. | Kaj se je izboljšalo: V reviziji je dejanje poimenovano, določen prvi korak in takoj razložena poslovna vrednost. |
Vprašajte storitev Copilot
"Revidirajte uvod, tako da bodo priporočilo, področje prve faze in izvršilna odločitev jasni v prvih dveh stavkih."
Občinstvo: Prilagodite osnutek zainteresiranim osebam na izvršnem položaju
| Pred: Osnutek storitve Copilot | Potem: Spremenjena različica |
|---|---|
| "Sčasoma je več skupin uporabljalo različne pristope k poročanju in potekale so razprave o doslednosti procesov in kakovosti posodobitev." | "Danes ekipe ročno zbirajo tedenske posodobitve in uporabljajo nedosledne oblike, zaradi česar vodje težje prepoznajo tveganja in zamude v različnih programih." |
| Kaj ta osnutek pušča nejasno: Čas porabi za splošno ozadje, namesto da bi hitro uokviril poslovno težavo. | Kaj se je izboljšalo: Revizija daje vodstvenim delavcem kontekst, ki ga potrebujejo, ne da bi zavlačevali s tem. |
Vprašajte storitev Copilot
»Preoblikujte to za izvršne zainteresirane strani. Ohranite le kontekst, ki pojasnjuje trenutni problem poročanja in zakaj je zdaj pomemben.«
Omejitve: Izreži na pravo dolžino, obseg in obliko
| Pred: Osnutek storitve Copilot | Potem: Spremenjena različica |
|---|---|
| "Ta predlog vključuje ozadje prejšnjih razprav o poročanju, premisleke o postopkih, več možnosti prihodnjega stanja in več opažanj iz pogovorov ekipe." | "Ta predlog se osredotoča na štiri točke: trenutni problem poročanja, pilotno fazo prve faze, pričakovano vrednost in odločitev, ki je potrebna zdaj." |
| Kaj ta osnutek pušča nejasno: Razdelek je preširok in ne ustreza ožjemu formatu, ki ga potrebujejo vodstveni delavci. | Kaj se je izboljšalo: Revizija zoži obseg in olajša hiter pregled vsebine. |
Vprašajte storitev Copilot
"Zaostrite ta razdelek za izvršni pregled. Odstranite ozadje nizke vrednosti in obdržite le tisto, kar podpira priporočilo prve faze.«
Dokazi: dodajte konkretne podrobnosti, ki podpirajo priporočilo
| Pred: Osnutek storitve Copilot | Potem: Spremenjena različica |
|---|---|
| "Ta pobuda bo ustvarila znatno povečanje učinkovitosti in izboljšala vidljivost med ekipami." | "Ta pobuda bi avtomatizirala tedensko zbiranje stanja za pilotne ekipe, zmanjšala čas, porabljen za zbiranje posodobitev, in vodjem zagotovila doslednejši pogled na tveganja, zamude in lastnike v celotnem tedenskem ciklu poročanja." |
| Kaj ta osnutek pušča nejasno: Obljublja izboljšave, vendar ne pojasnjuje, kaj se spremeni ali zakaj bi se trditev morala zditi verodostojna. | Kaj se je izboljšalo: Revizija povezuje korist z dejansko težavo poročanja in pojasnjuje posebno vrednost avtomatizacije. |
Vprašajte storitev Copilot
»Naj bo ta trditev bolj konkretna z uporabo trenutnih bolečinskih točk poročanja, obsega pilotnega projekta in opomb vira.«
Struktura: Preoblikujte osnutek tako, da ga je lažje pregledati in ukrepati
| Pred: Osnutek storitve Copilot | Potem: Spremenjena različica |
|---|---|
| "Ta predlog priporoča, da se avtomatizacija začne v prvi fazi z izbranimi ekipami, ob upoštevanju pripravljenosti na osebje in izvajanje, ter prosi vodstvo, da pregleda priporočilo in naslednje." |
Priporočilo: Zaženite pilotno fazo prve faze za štiri ekipe. Ključne odvisnosti: Potrdite osebje, vnose poročanja in pripravljenost na uvedbo. Odločitev, ki je potrebna zdaj: Odobrite obseg pilotnega projekta in načrtovanje naslednjega koraka. |
| Kaj ta osnutek pušča nejasno: Ključne točke so prisotne, vendar so združene tako, da jih je težje pregledati in hitro ukrepati. | Kaj se je izboljšalo: Revizija loči glavne točke v obliko, ki jo vodstvo lahko hitreje pregleda. |
Vprašajte storitev Copilot
»Preoblikujte to v kratek povzetek s tremi oznakami: priporočilo, ključne odvisnosti in odločitev, ki je potrebna zdaj.«
Kontrolni seznam za hitro pripravljenost
Preden nadaljujete, potrdite vsako revizijo izboljšali smo enega od petih leč:
✔️ Cilj: Osnutek zdaj podpira odločitev, ki jo morajo sprejeti vodstveni delavci.
✔️ Občinstvo: ton in raven podrobnosti ustrezata zainteresiranim skupinam na vodstvenem položaju.
✔️ Omejitve: Dolžina, obseg in oblika so nadzorovani.
✔️ Dokazi: trditve so konkretne in temeljijo na scenariju poročanja.
✔️ Struktura: Osnutek predloga je enostavno pregledati in ukrepati.
Če je eno območje šibko, ponovite ponovitev. Druga ali tretja revizija je običajna. Prenesite izhod funkcije Iterate on Copilot za boljše rezultate Hitri referenčni vodnik, praktičen vir, ki si ga lahko med delom znova ogledate.
Zakaj je ponavljanje pomembno
Ni treba, da je prvi osnutek popoln. Ko izberete pravo smer, lahko s ponavljanjem okrepite šibke točke, ohranite delujoče rezultate in izboljšate predlog, ne da bi morali znova začeti znova.
Namig
Prenesite izhod funkcije Iterate on Copilot za boljše rezultate Hitri referenčni vodnik, praktičen vir, ki si ga lahko med delom znova ogledate.