Kakšna je razlika med skupino Microsoft 365 in seznamom stikov v Outlooku?

Velja za

Outlook za Microsoft 365 Outlook 2024 Outlook 2021 Outlook.com Novi Outlook za Windows Outlook za Android Outlook za iOS Outlook Web App

Seznam stikov ali seznam prejemnikov je zbirka e-poštnih naslovov, ki se uporabljajo za pošiljanje sporočil ali povabil na srečanja več osebam hkrati. Preberite, kako ustvarite, uredite ali izbrišete seznam stikov v Outlooku.

Skupina Microsoft 365 v Outlooku izpolnjuje te preproste potrebe in zagotavlja vrsto virov v skupni rabi, ki so jim člani skupine samodejno dodeljeni, ko je skupina ustvarjena.

Ko nastavite skupino Microsoft 365 v Outlooku, lahko izberete nabor oseb, s katerimi želite sodelovati, in preprosto nastavite zbirko virov, ki jih lahko te osebe dajo v skupno rabo. Ni vam treba skrbeti za ročno dodeljevanje dovoljenj vsem tem virom, saj jim dodajanje članov v skupino samodejno dodeli dovoljenja, ki jih potrebujejo za orodja, ki jih zagotavlja vaša skupina.

Tukaj je nekaj funkcij, zaradi katerih so skupine zmogljivejša rešitev kot e-poštni seznami prejemnikov:

Mapo »Prejeto« v skupni rabi – kjer potekajo pogovori, ki jih imate običajno s seznamom prejemnikov. Mapa »Prejeto« v skupni rabi omogoča popolno iskanje, tako da predstavlja živi arhiv sporočil skupine. Novi udeleženci skupine lahko iščejo in brskajo po zgodovini, tako da so hitro na tekočem s tem, kar je bilo pred tem objavljeno v skupini. Oglejte si: Opravljanje skupinskega pogovora v Outlooku.

Namig

Če uporabniki vseeno želijo, da se sporočila skupine prikažejo v njihovih osebnih mapah »Prejeto«, kot so se s seznamom prejemnikov, je vse, kar morajo storiti to, da se naročijo na skupino tako, da kliknejo na gumb Članstvo na traku v Outlooku.
Knjižnice datotek v skupni rabi – skupina ima SharePointovo knjižnico datotek, kamor lahko uporabniki shranjujejo, dajo v skupno rabo in sodelujejo pri dokumentih, delovnih zvezkih, predstavitvah, slikah ali katerih drugih vrstah datotek, ki jih potrebujejo pri delu. Glejte: Skupna raba datotek s skupino v Outlooku.
Koledar v skupni rabi – skupina dobi koledar v skupni rabi za objavljanje dogodkov, povezanih s skupino. Vsak član, ki se je naročil v skupino, je samodejno povabljen na dogodke, objavljene v koledarju, tako da se lahko ti dogodki po želji prikažejo tudi na njihovih osebnih koledarjih. Glejte: Uporaba koledarja skupine v Outlooku za načrtovanje in urejanje dogodkov.
OneNotov zvezek v skupni rabi – skupina ima samodejno OneNotov zvezek v skupni rabi, kjer lahko člani skupine zbirajo in sodelujejo pri informacijah. Veliko skupin uporablja zvezek za ustvarjanje dnevnika wiki s pogostimi vprašanji in drugimi viri. Glejte: OneNote: Uvod.
Dostop za goste – v skupine prejemnikov ste lahko dodali zunanje stike, vendar so dobili zgolj e-pošto. S skupinami lahko ponudite gostom dostop do e-poštnih pogovorov, datotek in celo zvezka OneNote v skupni rabi. Glejte: Dodajanje gostov v skupine v Outlooku.
Vsebino je mogoče odkriti – skupine v Outlooku so privzeto javne, kar pomeni, da jih lahko druge osebe v vaši organizaciji preprosto odkrijejo in se pridružijo gradivu v skupini ali ga pregledajo. Če je vsebina skupine bolj občutljiva, lahko skupino preklopite na zasebno, kar skrije vsebino pred nečlani in zahteva, da lastnik skupine odobri vse zahteve za pridružitev.
Samopostrežno ustvarjanje - IT se ni treba zatakniti z zahtevami uporabnikov za ustvarjanje skupin. Uporabniki lahko po potrebi ustvarijo svoje lastne skupine. Če želite nadzorovati, kateri uporabniki v vaši organizaciji lahko ustvarjajo skupine, glejte članek Upravljanje, kdo lahko ustvari Skupine storitve Microsoft 365.

Skrbništvo skupin

Microsoft 365 ponuja številna uporabna orodja in zmogljivosti za lažje upravljanje in skrbništvo skupin. Več informacij najdete v priročniku za skrbnike Skupine storitve Microsoft 365 v Outlooku.