Nastavitev pravil za spajanje dokumentov

S pravili prilagodite spajanje dokumentov na podlagi informacij v viru podatkov. Pravilo lahko na primer uporabite za dodajanje vrednosti »Zapadlo«, ko je rok prejemnika v preteklosti.

Ko izberete prejemnike za spajanje dokumentov in vstavite spojna polja v dokument, nastavite pravila.

Pojdite na »Pravila pošiljanja«> in izberite pravilo na podlagi spodnjih opisov.

Vprašaj

Pravilo »Vprašaj« uporabite, ko želite vnesti informacije enkrat in jih nato prikazati na več mestih v spojenem dokumentu. Če na primer v viru podatkov ni datuma srečanja, ga lahko vnesete enkrat in ga prikažete tam, kjer ste dodali ustrezen zaznamek.

1. Pri spajanju dokumentov pritisnite Ctrl+F9 in vnesite ime, da ustvarite zaznamek. Postopek ponovite z istim imenom na vsakem mestu, kjer želite prikazati odgovor na polje »Vprašaj« v dokumentu.
2. Postavite kazalec na poljubno mesto v dokumentu, in sicer pred prvi zaznamek, ki ste ga pravkar ustvarili.
3. Pojdite na »Pravila> pošiljanja>« Vprašaj.
4. Izberite zaznamek, ki ste ga pravkar ustvarili (ali vnesite njegovo ime), in v polje »Poziv « vnesite poziv, na primer »Datum dogodka?«.
5. Izberite »V redu« in nato znova »V redu «.
6. Na koncu postopka, ko izberete »Dokončaj & spajanje«, izberite »Uredi posamezne dokumente«. Za odgovor boste pozvani za vsakega prejemnika. Ta odgovor bo vstavljen v zaznamke, ki ste jih navedli, v dokumente, ki so rezultat spajanja.

Več informacij: Kode polj: polje »Ask«

Izpolni

Na primer, pošiljate isto povabilo za četrtletno srečanje. Vir podatkov ne shrani datumov srečanja, datum srečanja pa je v povabilu prikazan le enkrat.

Če v dokument postavite polje »Fill-in«, lahko zaženete isto spajanje za vsa srečanja. Vnesti boste morali le datum srečanja.

1. Postavite kazalec na mesto, kamor želite vstaviti besedilo za vnos.

2. Na zavihku »Pošiljanje« izberite»Izpolnitevpravil«>.

3. V polje »Poziv« vnesite poziv, npr. »Datum dogodka?«.

4. Izberite »V redu« in nato znova »V redu «.

5. Izberite »Dokončaj« & »Spoji>« »Urejanje posameznih dokumentov«.

6. Ob pozivu vnesite odgovor za posameznega prejemnika. Ta odgovor bo vstavljen v polje za izpolnjevanje in prikazan med zaznamki v spojenem dokumentu.

Če ... Nato ... Drugače

Uporabite funkcijo Če... Nato ... Drugače pravilo za prikaz različnega besedila na osnovi informacij v viru podatkov. Eno sporočilo o prihodu lahko na primer prikažete, ko je polje »Država/regija« prazno, drugo pa takrat, ko ni.

1. Postavite kazalec na mesto, kamor želite vstaviti pogojno besedilo.

2. Pojdi napravila>pošiljanja>, če ... Nato ... Drugače.

3. Izberite ime polja in primerjavo.

4. V polje »Primerjaj z« vnesite vrednost, ki jo želite primerjati. Ta korak preskočite, če je izbor prazen ali ni.

5. V polje »Vstavito besedilo« vnesite besedilo, ki želite, da je pogoj izpolnjen.

6. V razdelku V nasprotnem primeru vstavite to besedilo in vnesite besedilo, ki pokaže, kdaj pogoj ni izpolnjen.

7. Izberite V redu.

Več informacij: Kode polj: polje »IF«

Spoji zapis št.

Z ukazom »Spoji zapis« # vsakemu prejemniku prikažete njegov položaj na čakalnem seznamu. Seznam prejemnikov lahko na primer razvrstite po kronološkem vrstnem redu prijav in nato uporabite pravilo za spajanje zapisov # za prikaz oštevilčenega položaja prejemnika na seznamu.

Številka zapisa odraža vsa morebitna razvrščanja ali filtriranja, ki ste jih uporabili pred spajanjem.

1. Postavite kazalec na mesto, kjer želite prikazati številko zapisa.
2. Pojdi na»Pravila> za pošiljanje>«Spoji zapis #.

Več informacij: Kode polj: polje »MergeRec«

Spoji niz št.

Uporabite zaporedje spajanja #, da prikažete število vsakega zapisa v spojenem dokumentu. Na primer, oštevilčite lahko posameznega prejemnika glede na vrstni red združevanja.

1. Postavite kazalec na mesto, kjer želite prikazati številko zapisa.
2. Pojdite na»Pravila> za pošiljanje>«Zaporedje spajanja #.

Več informacij: Kode polj: polje »MergeSeq«

Naslednji zapis

S pravilom za naslednji zapis lahko Wordu poveste, naj nadaljuje na naslednji zapis, ne da bi začel novo stran. Vzemimo za primer uporabo spajanja dokumentov za tiskanje seznama stikov na en list papirja.

1. Postavite kazalec na mesto, kjer želite prikazati podatke iz naslednjega zapisa.
2. Pojdi na naslednjizapis»Pravila>za pošiljanje>«.
3. Vstavljanje spojnega polja za podatke, ki jih želite v nadaljevanju
   Seznam imen podjetij je lahko videti tako:
   «Company_Name»
   «Naslednji zapis»«Company_Name»
   «Naslednji zapis»«Company_Name»

Več informacij: Kode polj: polje »Next«

Naslednji zapis, če

Naslednji zapis Če želite nadzorovati, kdaj se Word premakne na naslednji zapis na podlagi pogoja. Polja »Država/regija« lahko na primer uporabite za ločevanje domačih in mednarodnih udeležencev.

1. Postavite kazalec na mesto, kjer želite prikazati podatke iz naslednjega zapisa.
2. Pojdi napravila>za pošiljanje>Naslednji zapis, če.
3. Na seznamu »Ime polja« izberite ime spojnega polja, npr. Mesto.
4. Na seznamu primerjave izberite način za primerjavo podatkovne vrednosti. Če želite na primer izločiti prejemnike v določenem mestu, kliknite Enako kot.
5. V polje »Primerjaj z« vnesite vrednost, ki jo želite uporabiti. Če želite na primer izločiti prejemnike v mestu Tokio, vnesite Tokio (ta korak preskočite, če za primerjavo izberete možnost »je prazno« ali »ni prazno «).

Več informacij: Kode polj: polje NextIf

Nastavi zaznamek

Z možnostjo »Nastavi zaznamek« lahko vnesete informacije enkrat in jo uporabite na več mestih v dokumentu. Ime govorca lahko na primer vnesete enkrat in ga uporabite povsod, kjer dodate ustrezno polje »Sklic«.

1. Postavite kazalec na poljubno mesto v dokumentu.
2. Pojdite na»Pravila>za pošiljanje«,>»Nastavi zaznamek«, vnesite ime, nato pa izberite »V redu«.
3. Postavite kazalec na mesto, kjer želite vstaviti besedilo zaznamka.
4. Pojdite na polje »Vstavi>hitre dele>« in izberite »Sklic«.
5. Izberite ime zaznamka, ki ste ga pravkar ustvarili, in izberite »V redu«.
6. Vstavite polje »Sklic« na mesto, kjer želite vstaviti besedilo zaznamka.
7. Pred zagonom spajanja z desno tipko miške kliknite polje »Set«, izberite »Uredi polje« in vnesite želeno besedilo v polje »Besedilo «.
8. Izberite V redu.

Več informacij: Kode polj: Polje »Set« 

Preskoči zapis, če

Uporabite »Preskoči zapis Če«, če želite izključiti prejemnike iz spajanja dokumentov na podlagi informacij v viru podatkov. Izključite lahko na primer stranke, katerih polje »Velikost« se ujema z določeno velikostjo.

1. Pojdi napravila>za pošiljanje>Preskoči zapis, če.
2. Na seznamu »Ime polja« izberite ime spojnega polja, na primer »Velikost«.
3. Na seznamu primerjave izberite način za primerjavo podatkovne vrednosti. Če želite na primer izločiti stranke, ki nosijo določeno velikost, izberite »Enako kot«.
4. V polje »Primerjaj z« vnesite vrednost, ki jo želite uporabiti. Če želite na primer izločiti stranke, ki nosijo zelo majhno velikost, izberite XS (ta postopek preskočite, če ste za primerjavo izbrali možnost »je prazno« ali »ni prazno «).

Več informacij: Kode polj: polje »SkipIf«