Nastavitev pravil za spajanje dokumentov

Ko pošiljate pisma na poštni seznam, lahko prilagodite sporočilo. Za nekatere prejemnike vključite na primer besede »Zapadlo« glede na vrednosti v določenih poljih v viru podatkov. Prilagoditev temelji na pravilih, ki se zaženejo, ko izvedete spajanje.

V primeru »zapadel rok« bi bil uporabljen atribut »Če... Nato ... Else pravilo, ki določa vključitev besedila, »Zapadlo rok« za prejemnike, katerih vrednost polja »Rok« je v preteklosti.

Pravila nastavite potem, ko izberete prejemnike za spajanje dokumentov in ko v dokument vstavite spojna polja.

Pojdite na»Praviloza pošiljanje>« in izberite pravilo na podlagi spodnjih opisov.

Vprašaj

Pošiljate na primer isto povabilo za četrtletno srečanje. Vir podatkov ne shrani datumov srečanj, datum srečanja pa se v povabilu prikaže več kot enkrat.

Če v dokument vstavite zaznamke in vključite polje »Vprašaj«, lahko zaženete isto spajanje za vsa srečanja. Vnesli boste morali le datum srečanja, ki ga boste vnesli le enkrat.

1. Pri spajanju dokumentov pritisnite Ctrl+F9 in vnesite ime, da ustvarite zaznamek. Postopek ponovite z istim imenom na vsakem mestu, kjer želite prikazati odgovor na polje »Vprašaj« v dokumentu.
2. Postavite kazalec na poljubno mesto v dokumentu, in sicer pred prvi zaznamek, ki ste ga pravkar ustvarili.
3. Pojdite na »Pravila> pošiljanja>« Vprašaj.
4. Izberite zaznamek, ki ste ga pravkar ustvarili (ali vnesite njegovo ime), in v polje »Poziv « vnesite poziv, na primer »Datum dogodka?«.
5. Izberite »V redu« in nato znova »V redu «.
6. Na koncu postopka, ko izberete »Dokončaj & spajanje«, izberite »Uredi posamezne dokumente«. Za odgovor boste pozvani za vsakega prejemnika. Ta odgovor bo vstavljen v zaznamke, ki ste jih navedli, v dokumente, ki so rezultat spajanja.

Več informacij: Kode polj: polje »Ask«

Izpolni

Na primer, pošiljate isto povabilo za četrtletno srečanje. Vir podatkov ne shrani datumov srečanja, datum srečanja pa je v povabilu prikazan le enkrat.

Če v dokument postavite polje »Fill-in«, lahko zaženete isto spajanje za vsa srečanja. Vnesti boste morali le datum srečanja.

1. Postavite kazalec na mesto, kamor želite vstaviti besedilo za vnos.
2. Na zavihku »Pošiljanje« izberite»Izpolnitevpravil«>.
3. V polje » Poziv « vnesite poziv, na primer »Datum dogodka?«.
4. Izberite »V redu« in nato znova »V redu «.
5. Na koncu postopka, ko pritisnete »Dokončaj & spajanje«, izberite »Uredi posamezne dokumente«. Za odgovor boste pozvani za vsakega prejemnika. Ta odgovor bo vstavljen v polje za izpolnjevanje v dokumente, ki so rezultat spajanja.

Več informacij: Kode polj: polje Fill-In

Če ... Nato ... Drugače

Na primer, da pošiljate korespondenco seznamu udeležencev konference, ki potujejo v domači in mednarodni državi. Polje »Država/regija« v viru podatkov je morda prazno za domače udeležence. Uporabite lahko funkcijo Če... Nato ... Drugače ... pravilo za osebno prilagajanje sporočila za vse prejemnike. Prejemnikom, katerih polje »Država/regija« je prazno, se lahko prikaže sporočilo »Ob prihodu vas bodo na vratih pričakovali«, drugi prejemniki pa bodo morda videli »Dobrodošli boste na mizi v bližini carine.«

1. Postavite kazalec na mesto, kamor želite vstaviti pogojno besedilo.
2. Pojdi napravila>pošiljanja>, če ... Nato ... Drugače.
3. Na seznamu »Ime polja« izberite polje iz vira podatkov, ki bo določalo pogojno besedilo.
4. Na seznamu primerjave izberite način za primerjavo podatkovne vrednosti.
5. V polje »Primerjaj z« vnesite primerjalno vrednost (preskočite ta podatek, če ste za primerjavo izbrali možnost »prazno« ali »ni prazno «).
6. V polje »Vstavi to besedilo « vnesite besedilo, ki je vneseno v dokument, ko so izpolnjeni primerjalni pogoji.
7. V polje »V nasprotnem primeru vstavi to besedilo « vnesite besedilo, ki gre v dokument, ko primerjalni pogoji niso izpolnjeni.
8. Izberite V redu.

Več informacij: Kode polj: polje »IF«

Spoji zapis št.

Korespondenca na primer pokaže vsakemu prejemniku njegov položaj na čakalnem seznamu. Seznam prejemnikov lahko razvrstite po kronološkem vrstnem redu prijav in nato uporabite pravilo za spajanje zapisov # za prikaz oštevilčenega položaja prejemnika na seznamu.

Številka zapisa odraža vsa morebitna razvrščanja ali filtriranja, ki ste jih uporabili za vir podatkov pred spajanjem.

1. Postavite kazalec na mesto, kjer želite prikazati številko zapisa.
2. Pojdi na»Pravila> za pošiljanje>«Spoji zapis #.

Več informacij: Kode polj: polje »MergeRec«

Spoji niz št.

Korespondenca na primer omogoča, da vsakemu prejemniku pokaže skupno število oseb, ki so se prijavili na dogodek. Pravilo zaporedja spajanja # vam da število zapisov v spojenem dokumentu.

1. Postavite kazalec na mesto, kjer želite prikazati številko zapisa.
2. Pojdite na»Pravila> za pošiljanje>«Zaporedje spajanja #.

Več informacij: Kode polj: polje »MergeSeq«

Naslednji zapis

Vzemimo za primer uporabo spajanja dokumentov za tiskanje seznama stikov na en list papirja. S pravilom za naslednji zapis lahko Wordu poveste, naj nadaljuje na naslednji zapis, ne da bi začel novo stran.

1. Postavite kazalec na mesto, kjer želite prikazati podatke iz naslednjega zapisa.
2. Pojdi na naslednjizapis»Pravila>za pošiljanje>«.
3. Vstavljanje spojnega polja za podatke, ki jih želite v nadaljevanju
   Seznam imen podjetij je lahko videti tako:
   «Company_Name»
   «Naslednji zapis»«Company_Name»
   «Naslednji zapis»«Company_Name»

Več informacij: Kode polj: polje »Next«

Naslednji zapis, če

Želite na primer, da je seznam udeležencev na domačih potovanjih naveden na enem listu papirja, udeleženci mednarodnih potovanj pa na drugem listu papirja. Polje »Država/regija« v viru podatkov je za domače potnike morda prazno. Pravilo »Naslednji zapis Če« lahko uporabite, da Wordu prepreči začetek nove strani, dokler ne doseže prejemnikov, katerih polje »Država/regija« ni prazno. Če želite to doseči, najprej razvrstite vir podatkov po državi/regiji.

1. Postavite kazalec na mesto, kjer želite prikazati podatke iz naslednjega zapisa.
2. Pojdi napravila>za pošiljanje>Naslednji zapis, če.
3. Na seznamu »Ime polja« izberite ime spojnega polja, npr. Mesto.
4. Na seznamu primerjave izberite način za primerjavo podatkovne vrednosti. Če želite na primer izločiti prejemnike v določenem mestu, kliknite Enako kot.
5. V polje »Primerjaj z« vnesite vrednost, ki jo želite uporabiti. Če želite na primer izločiti prejemnike v mestu Tokio, vnesite Tokio (ta korak preskočite, če za primerjavo izberete možnost »je prazno« ali »ni prazno «).

Več informacij: Kode polj: polje NextIf

Nastavi zaznamek

Pripravljate na primer povabila na konferenco, kjer glavni govornik še ni bil dokončan. Označbe mesta za ime govornika lahko pustite v celotnem dokumentu in vključite pravilo za nastavitev zaznamka, s katerim enkrat vnesete ime govorca in se to prikaže v vseh označbah mesta.

Označbe mesta so sklicna polja; Pravilo za nastavitev zaznamka vstavi polje, ki ni prikazano v dokumentu (razen če pritisnete Alt+F9, da prikažete kode polj).

1. Postavite kazalec na poljubno mesto v dokumentu.
2. Pojdite na»Pravila>za pošiljanje«,>»Nastavi zaznamek«, vnesite ime, nato pa izberite »V redu«.
3. Postavite kazalec na mesto, kjer želite vstaviti besedilo zaznamka.
4. Pojdite na polje »Vstavi>hitre dele>« in izberite »Sklic«.
5. Izberite ime zaznamka, ki ste ga pravkar ustvarili, in izberite »V redu«.
6. Vstavite polje »Sklic« na mesto, kjer želite vstaviti besedilo zaznamka.
7. Pred zagonom spajanja z desno tipko miške kliknite polje »Set«, izberite »Uredi polje« in vnesite želeno besedilo v polje »Besedilo «.
8. Izberite V redu.

Več informacij: Kode polj: Polje »Set« 

Preskoči zapis, če

Recimo, da ste lastnik trgovine z oblačili in ugotovili ste, da imate preveliko zalogo določenih majic, vendar ne najbolj pogoste velikosti. Ko načrtujete pošiljanje letakov, želite izključiti stranke, ki nosijo majice določene velikosti. Pravilo »Preskoči zapis Če« uporabite za primerjavo vsebine podatkov o velikosti strank z velikostjo, ki jo želite izključiti.

1. Pojdi napravila>za pošiljanje>Preskoči zapis, če.
2. Na seznamu »Ime polja« izberite ime spojnega polja, na primer »Velikost«.
3. Na seznamu primerjave izberite način za primerjavo podatkovne vrednosti. Če želite na primer izločiti stranke, ki nosijo določeno velikost, izberite »Enako kot«.
4. V polje »Primerjaj z« vnesite vrednost, ki jo želite uporabiti. Če želite na primer izločiti stranke, ki nosijo zelo majhno velikost, izberite XS (ta postopek preskočite, če ste za primerjavo izbrali možnost »je prazno« ali »ni prazno «).

Več informacij: Kode polj: polje »SkipIf«