Uvidi u Viva Insights Outlook programskom dodatku vam pomažu da radite efikasnije. U ovom članku ćete saznati kako možete da koristite svaki uvid.
Priprema za sastanke
Sastanci su od vitalnog značaja za zdravu saradnju. Bolje prakse u sastancima mogu da poboljšaju produktivnost, deljenje informacija, inovacije, donošenje odluka i veze među članovima tima.
Uvid "Priprema za sastanke" prikazuje listu predstojećih sastanaka koje ste organizovali ili na koje ste pozvani u narednih sedam kalendarskih dana (uključujući trenutni dan). Ovaj uvid vam pomaže da odlučite da li je svaki sastanak spreman za rad. Izaberite "Pripremite se za sastanke " da biste videli uvid za svaki od predstojećih sastanaka. Izaberite ovu opciju da biste filtrirali po svima, organizovanim ili pozvanim sastancima.
Evo šta možete da uradite sa ovim uvidom:
- Prikažite učesnike: Saznajte procenat pozvanih osoba koje su prihvatile sastanak i koliki je broj pozvanih. Kliknite na strelicu nadole da biste videli više informacija o ovim učesnicima.
- Neusaglašenosti prikaza: Nabavite listu svih ostalih sastanaka koji su neusaglašeni sa ovim sastankom.
- Odgovorite (ako ste pozvani): Odgovorite Da ili Ne na poziv. Ako ste već odgovorili, vaš odgovor se prikazuje ovde. Ako je sastanak planiran izvan uobičajenog vremena za sastanke (kada obično organizujete sastanke i prisustvujete sastancima tokom radnog dana i van njega), on je istaknut sa opcijom da odgovorite u skladu s tim.
- Prikaz priloga: Prikažite broj priloga povezanih sa ovim sastankom, zajedno sa njihovim naslovima i lokacijom za skladištenje (na mreži ili lokalno). Ako je prilog uskladišten na mreži, prikažite više detalja o njemu ili ga otvorite.
- Prikaz povezanih dokumenata: Prikažite dokumente koji vam mogu pomoći da se pripremite za sastanak.
- Utvrdite da li sastanak ima vezu na mreži (ako ste organizator): Ako sastanak ima vezu na mreži, ovde ćete primetiti odgovor "Da". Ako se to ne desi, primetićete "Ne".
- Vreme pripreme knjige: Rezervišite 15 minuta ili 30 minuta vremena za pripremu pre sastanka. Rezervisano vreme se pojavljuje u kalendaru i upućuje na sastanak, kao "Vreme pripreme za [naslov sastanka]". Takođe možete otkazati vreme pripreme za sastanak ili ga izbrisati direktno iz kalendara.
Savet
Da biste se efikasnije pripremili za sastanke:
- Uverite se da imate kvorum pre sastanka. Razmotrite slanje podsetnika ako vam učesnici nisu davali povratne informacije.
- Pošaljite odgovore kada ste pozvani na sastanak. Odgovori pomažu organizatoru da utvrdi da li obavezni učesnici mogu da prisustvuju ili ne, a zatim da preduzme sve neophodne korake, kao što je promena rasporeda ili snimanje sastanka.
- Budite inkluzivan organizator sastanka. Ako imate učesnike koji rade sa udaljenog mesta, razmotrite dodavanje veze na mreži u sastanak.
- Budite spremni. Ako vam je potrebno vreme za putovanje ili imate druge zadatke koje treba da obavite neposredno pre sastanka kako biste se pripremili za njega, razmotrite vreme za rezervisanje.
Praćenje učestalosti otvaranja e-pošte i dokumenata
Odnosi se na: osobe upisane u odgovarajućiplan usluga
Uz praćenje stope otvaranja e-pošte i dokumenata, Viva Insights vam govori da:
- Koliko osoba je otvorilo e-poruku.
- Prosečno vreme koje su ljudi proveli čitajući vašu e-poruku.
- Koliko primalaca e-pošte je otvorilo dokument koji ste podelili u e-poruci kao vezu ili kao prilog.
Napomena
- Uopšteno, Viva Insights vas obaveštava o e-porukama koje ste poslali za pet ili više Microsoft 365 korisnika koji su interni u vašoj organizaciji. Više informacija o tome o kojim e-porukama se prijavljuje potražite u odeljku "Detalji izveštavanja".
- Kada pošaljete e-poruku, može proći i do 30 minuta pre nego što vas Viva Insights obavesti o tome. Ako je e-poruka poslata iz delegiranog poštanskog sandučeta sa dozvolom "šalji u ime", delegat može da vidi statistiku čitanja.
Pročitajte informacije o poslatoj e-poruci:
Ako okno usluge Viva Insights već nije otvoreno, kliknite na ikonu usluge Viva Insights na traci početne stranice programa Outlook da biste ga otvorili. Ako dobijete poruku "Dobro došli!", izaberite stavku Prvi koraci.
Izaberite neku od sledećih opcija:
Stopa otvaranja e-pošte u kontekstu – prikazuje statistiku čitanja za poslatu e-poštu koju ste trenutno otvorili u programu Outlook. On takođe omogućava cene otvaranja za povezane ili priložene dokumente koji su uskladišteni u usluzi OneDrive for Business ili u sistemu SharePoint.
Napomena
U retkim slučajevima, brzina otvaranja dokumenata može biti veća od stope otvaranja e-pošte. Do toga može doći kada primaoci otvore dokument putem izvora koji nisu e-pošta u kojoj je deljen.
Pratite stopu otvaranja e-pošte – prikazuje statistiku čitanja za sve poslate e-poruke.
Obe ove opcije prikazuju temu e-poruke i rezime stope otvaranja, stope otvaranja (ponekad izražene u procentima) i broja prosleđivanja.
Zakažite vreme da biste se fokusirali
Rezervišite vreme da biste se fokusirali može vam pomoći da zaštitite vreme za fokusirani rad i da smanjite obaveštenja (a samim tim i ometanja) od strane Teams ćaskanja i poziva tokom vremena fokusiranja.
U oknu programskog dodatka Viva Insights izaberite opciju "Zakaži vreme" da biste se fokusirali. Ovaj uvid se pojavljuje ako kalendar ima dostupno vreme tokom radnog vremena koje nije blokirano sastancima ili zakazanim obavezama.
Izaberite:
- Ikona znaka plus (+) pored bloka fokusa koji želite da dodate u kalendar.
- Ikona olovke da biste promenili šta se blok fokusa prikazuje u kalendaru. Recimo da želite da se fokusirate na "Prodajni teren" dva sata. Promenićete oznaku "Vreme fokusiranja" u "Prodajna ponuda", a zatim izaberite ikonu plus (+). Ova radnja rezerviše dvočasovnu zakazanu obavezu u kalendaru pod nazivom "Prodajna ponuda".
- Rezervišite sve da biste isplanirali sva dostupna vremena fokusiranja odjednom, čime će vam biti podešeno zaštićeno vreme tokom cele sedmice. Koristite opciju "Postavljanje uvida u vreme ručka" da biste podesili željene postavke za vreme ručka. Viva Insights će poštovati vaše željene postavke kada planira vreme fokusiranja.
Savet
Da biste bili sigurni da nećete propustiti važne poruke tokom vremena fokusiranja, podesite prioritetne kontakte u usluzi Teams. Idite na Teams postavke > Privatnost > Ne uznemiravaj > Upravljanje prioritetnim pristupom.
Budite u toku sa dokumentima
Funkcija "Nadoknadi dokumente" prikazuje listu deljenih OneDrive i SharePoint dokumenata u e-pošti koje još niste otvorili. Ova lista sadrži dokumente od poslednjih 14 dana.
U oknu programskog dodatka Viva Insights izaberite stavku "Nadoknadi propušteno u dokumentima".
Izaberite:
- Otvorite e-poruku ili otvorite sastanak da biste otvorili e-poruku ili sastanak gde su deljeni nepročitani dokumenti.
- Rezervišite vreme da biste u kalendaru isplanirali vreme za pregled nepročitanih dokumenata.
Dodajte važne osobe
Na osnovu obrazaca saradnje, opcija "Dodaj važne osobe" vam može predložiti da označite neke kontakte kao važne. Kada označite ove kontakte kao važne, Viva Insights vas podseća da dovršite zadatke za njih i otvorite nepročitanu e-poruku od njih.
- U oknu programskog dodatka Viva Insights izaberite stavku "Dodaj važne osobe".
- Izaberite stavku "Označi kao važno" za svaki kontakt kojem želite da date prioritet.
Podešavanje vremena za ručak
Koristite opciju "Postavite vreme za ručak" da biste zaštitili vreme ručka i personalizovali aplikaciju Viva Insights tako da uzima u obzir željeno vreme za ručak.
Možete da podesite vreme za ručak na bilo koji od dva načina – u postavkama ili pomoću kartice "Postavljanje vremena za ručak":
Podešavanje vremena za ručak u postavkama
- U oknu programskog dodatka Viva Insights izaberite stavku "Postavke" (ikona zupčanika).
- U okviru "Podešavanje vremena za ručak" izaberite opciju "Uredi (olovka)".
- Promenite vrednosti u poljima "Početak časova za ručak" i "Kraj časova ručka".
- Izaberite stavku "Ažuriraj".
Podešavanje vremena za ručak pomoću kartice "Postavljanje vremena za ručak"
Napomena
Kartica "Postavljanje vremena za ručak" prikazuje se samo nakratko novim korisnicima usluge Viva Insights. On nije dostupan trajno, ali uvek možete da ažurirate vreme za ručak u postavkama.
- U oknu programskog dodatka Viva Insights izaberite stavku "Podesi vreme za ručak".
- Primetićete podrazumevano vreme za ručak. Izaberite "Potvrdi " da biste zadržali ono što je ovde ili Promeni da biste ih uredili.
- Ako želite da blokirate ručak u kalendaru svakog dana, izaberite stavku "Dodaj periodični događaj iz kalendara" da biste zaštitili ovo vreme.
- Ako ste uneli izmene, izaberite stavku "Ažuriraj".
Planirajte svoje vreme odsutnosti
Koristite uvid " Planirajte svoje odsutnost " da biste smanjili stres planiranja predstojećeg odsutnosti sa posla. Ova alatka za listu za proveru vam pomaže:
- Rešite sve sastanke na jednom mestu pomoću prilagođene poruke o planiranom slobodnom vremenu.
- Compose svoje automatske poruke i obavestite tim o planiranom slobodnom vremenu.
- Isplanirajte vreme fokusiranja da biste završili zadatke pre nego što odete i da biste bili u toku sa poslom kada se vratite.
Planirajte raspored sa ovim opcijama odjednom ili pojedinačno kako se budete približavali datumu. Takođe, možete da se vratite u bilo kom trenutku i promenite detalje pre nego što odete. Viva Insights će pratiti vaš napredak i ažurirati koje radnje su izvršene.
U oknu programskog dodatka Viva Insights idite na karticu "Planirajte svoje vreme odsustva ".
Videćete listu za proveru koja sadrži sledeće opcije planiranja:
Izbor datuma – podešavanje zakazane obaveze "Odsutan iz kancelarije" u kalendaru za izabrane datume:
- Izaberite datumepočetka i završetka kada ćete biti odsutni.
- Izaberite opciju "Raspored".
Podešavanje automatskih odgovora – Compose i čuvanje poruke sa odgovorom "Odsutan iz kancelarije" za izabrane datume:
U okviru Compose ili uredite poruku, zadržite podrazumevanu ili uredite odgovor "Odsutan iz kancelarije".
Napomena
Ako ste sastavili poruku za prethodni period odsutnosti iz kancelarije, primetićete najnoviju poruku koju ste koristili kao podrazumevanu u polju za Compose ili uređivanje poruka.
Izaberite stavku "Pošalji izvan moje organizacije" da biste istu poruku poslali osobama u organizaciji i izvan nje.
Savet
Ako ljudima izvan organizacije želite da pošaljete različite poruke sa automatskim odgovorom, to možete da uradite pomoću programa Outlook: Postavke> Pošta Automatski> odgovori.
Izaberite stavku Sačuvaj.
Obavestite saradnike – obavestite osobe sa kojima ste radili u poslednje četiri sedmice o predstojećem odsustvu.
- Ako želite da obavestite saradnike putem e-poruke, izaberite stavku Otvori novu radnu verziju e-poruke, izvrši izmene i pošalji.
- Ako želite da obavestite saradnike putem poziva za sastanak, izaberite stavku Otvori poziv za novi sastanak, izvrši izmene i pošalji.
Rešavanje sastanaka – odbijanje ili otkazivanje sastanaka koje ste organizovali ili prihvatili dok ste odsutni.
- Odbijte i otkažite sastanke sa ovom porukom – uredite poruku koju će Viva Insights poslati da biste odbili ili otkazali pozive za sastanak.
- Izaberite sastanke koje želite da odbijete ili otkažete – izaberite sastanke koje želite da odbijete ili otkažete ili koristite opciju "Izaberi sve" da biste odbili ili otkazali sve sastanke na listi. Kada završite, izaberite opciju Potvrdi. Možete i da izaberete stavku "Otvori" pored sastanka da biste videli više detalja o njemu.
Rezervišite vreme da biste se fokusirali – isplanirajte vreme da se usredsredite na završavanje posla pre nego što odete, a zatim na nadoknađivanje propuštenog kada se vratite.
- Razvijte pregled otvorenih slotova.
- Izaberite znak plus (+) pored dostupnih perioda za vreme fokusiranja koje želite da rezervišete.
- Izaberite stavku "Gotovo" da biste ih dodali u kalendar.
Budite u toku sa svojim timom
Kao menadžer, funkciju "Nadoknadite sa svojim timom" možete da koristite za uvid u sledeće:
- Postupajte po zadacima koje ste obećali da ćete obaviti ili koje su članovi tima zatražili da izvršite.
- Pregledajte važne e-poruke i dokumente od članova tima koje još niste pročitali.
Ova funkcija je dostupna samo za korisnike usluge Viva Insights koji imaju direktne izveštaje navedene u usluzi Azure Active Directory. Ako ste menadžer, ali ne vidite ovu funkciju, obratite se Microsoft 365 administratoru.
U oknu programskog dodatka Viva Insights izaberite stavku Budite u toku sa timom da biste videli članove tima koji su vam potrebni, ponovo se povežite i radnje koje možete da preduzmete da biste to uradili.