Med hjälp av dokumentkoppling kan du skapa en uppsättning dokument som är anpassade för varje mottagare. Ett standardbrev kan t. ex. anpassas så att varje mottagare hälsas med sitt eget namn. En datakälla, exempelvis en lista, ett kalkylblad eller en databas, har kopplats till dokumentet. Platshållare – som kallas kopplingsinstruktioner – talar om för Word var i dokumentet information från datakälla ska föras in.
Du arbetar i huvuddokumentet i Word och infogar kopplingsinstruktioner för det anpassade innehåll du vill ska ingå. När dokumentkopplingen genomförts genererar det kopplade dokumentet en anpassad version av sig själv för varje namn i datakällan.
Datakällor
Det första steget för att konfigurera en dokumentkoppling är att välja datakällan som du använder för den personliga informationen. Excel-kalkylblad och Outlook-kontaktlistor är de vanligaste datakällorna, men alla databaser som du kan koppla till Word fungerar. Om du inte redan har en datakälla kan du skriva den i Word, som en del av dokumentkopplingsprocessen.
Mer information om datakällor finns i Datakällor du kan använda för dokumentkoppling.
Excel eller Outlook
Om du vet att du ska använda Excel eller Outlook som datakälla läser du:
Dokumenttyper
I Word finns verktyg för att infoga dina data i följande typer av dokument. Följ länkarna för information om varje typ:
-
Brev som innehåller en anpassad hälsning. Varje brev skrivs ut på ett separat blad.
Skapa och skriva ut en uppsättning personliga brev -
E-post där varje mottagares adress är den enda adressen på raden Till. Du skickar e-postmeddelandet direkt från Word.
-
Kuvert eller Etiketter där namn och adresser hämtas från datakällan.
-
Katalog som innehåller en uppsättning information för varje objekt i datakällan. Använd den för att skriva ut din kontaktlista, eller för att lista grupper med information, t.ex. alla elever i varje klass. Den här typen av dokument kallas även för en katalogkoppling.
Datakällor
Det första steget för att konfigurera en dokumentkoppling är att välja datakällan som du använder för den personliga informationen. Excel-kalkylblad och Outlook-kontaktlistor är de vanligaste datakällorna, men om du inte redan har en datakälla kan du skriva den i Word, som en del av dokumentkopplingsprocessen.
-
Excel-kalkylblad fungerar bra som datakälla om alla data är formaterade och samlade på ett ark så att det kan läsas av Word. Mer information finns i Förbereda Excel-datakällan för en dokumentkoppling i Word för Mac.
-
Outlook-kontaktlista innehåller data i ett format som kan läsas av Word. Se Använda Outlook-kontakter som datakälla för en dokumentkoppling
-
Word-datafil är en datakälla som du kan skapa direkt i Word. Mer information finns i Konfigurera en dokumentkopplingslista i Word.
Dokumenttyper
-
Brev som innehåller en anpassad hälsning. Varje brev skrivs ut på ett separat blad.
Skapa och skriva ut en uppsättning personliga brev -
E-post där varje mottagares adress är den enda adressen på raden Till. Du skickar e-postmeddelandet direkt från Word.
-
Kuvert eller Etiketter där namn och adresser hämtas från datakällan.
Om du öppnar ett kopplat dokument som du skapat med datorprogrammet Word, behålls alla dokumentkopplingsinställningar i Word Web App, men du kan inte koppla dokument eller redigera några dokumentkopplingsinställningar.
Om du har Word-skrivbordsprogrammet kan du öppna dokumentet och genomföra en dokumentkoppling där.
