Dokumentkoppling med kuvert

Steg 1: Konfigurera din distributionslista

Distributionslistan är din datakälla. Mer information finns i Datakällor du kan använda för dokumentkoppling.

Tips

Om du inte har en distributionslista kan du skapa en under dokumentkopplingen. Samla ihop alla dina adresslistor och lägger till dem i datakällan.
Om du använder ett Excel-kalkylblad formaterar du kolumnen för postnummer som text så att alla nollor bevaras. Mer information finns i Formatera siffror, datum och andra värden vid dokumentkoppling i Excel.
Om du vill använda dina Outlook-kontakter måste du se till att Outlook är ditt standardprogram för e-post.

Det är alltid en god idé att köra ett litet test med kuvert innan du kör den verkliga dokumentkopplingen.

Gå till Arkiv > Nytt > Tomt dokument.
Gå till Utskick > Kuvert.
I rutan Leveransadress skriver du en testadress för att se hur ett kuvert kommer att se ut när det skrivs ut.
Skriv din adress i rutan för Avsändaradress.
Välj Alternativ > Kuvertalternativ och gör följande:
- Välj en storlek som matchar ditt kuvert eller välj Anpassad storlek för att ange storleken.
- Om det behövs, välj ett teckensnitt och den vänster och den övre förskjutning för Leveransadress och Avsändaradress.
På fliken Utskriftsalternativ kontrollerar du att rätt Kuvertmatning har valts och matar sedan in kuvertet enligt illustrationen och väljer sedan OK.
Välj Skriv ut och välj sedan Ja för att spara avsändaradressen som standardadressen.

Gå till Utskick > Starta koppling av dokument > Kuvert.
Kontrollera alternativen i dialogrutan Kuvertalternativ och välj sedan OK.
Om du vill lägga till en avsändaradress eller en logotyp till kuvertet är detta ett bra tillfälle att gör det.
Välj Arkiv > Spara.

Gå till Utskick > Välj mottagare.
Välj en datakälla. Mer information finns i Datakällor du kan använda för dokumentkoppling.
Välj Arkiv > Spara.

Om du behöver redigera din distributionslista läser du Dokumentkoppling: Redigera mottagare.

Adressblocket är en kopplingsinstruktion som du placerar där du vill att adresser ska visas på kuvertet. Om du vill visa en bättre plats trycker du på CTRL + SKIFT + 8 för att aktivera stycketecken (¶).

Placera markören där du vill placera adressblocket.
Gå till Utskick > Adressblock och välj ett format. Mer information finns i Infoga adressblock.
I dialogrutan Infoga adressblock väljer du ett format för mottagarens namn så som det ska visas på kuvertet.
Om du vill kan du välja Nästa eller Föregående för att bläddra igenom några poster i datakällan och se hur de ser ut.
Välj OK.
Spara det kopplade dokumentet med Arkiv > Spara.

Om en del av din adress eller andra fält saknas läser du Koppla dokument: Matcha fält och korrigerar det.

Kontrollera kuvertinställningarna en sista gång innan du skriver ut dem.

Välj Nästa eller Föregående för att bläddra igenom några poster i datakällan och se hur de ser ut.
Välj Slutför och koppla > Skriv ut dokument.

När du sparar det kopplade dokumentet för kuvert fortsätter det att vara kopplat till din distributionslista så att du kan använda det i framtiden.

För att återanvända kopplade dokumentet för kuvert och välj Ja när Word uppmanar dig att behålla anslutningen. För att ändra adresser i kuvertets dokumentkoppling, öppna dokumentet och välj Redigera mottagarlista för att sortera, filtrera och välja specifika adresser.