En väl utformad databas säkerställer inte bara dataintegriteten utan är lättare att underhålla och uppdatera. En Access-databas är inte en fil i samma betydelse som ett Microsoft Word-dokument eller ett Microsoft PowerPoint-bildspel. Det är i stället en samling objekt – tabeller, formulär, rapporter, frågor och så vidare – som måste fungera tillsammans för att fungera korrekt.

Användare anger data främst via kontroller. Vad du gör med en viss kontroll beror på datatypen som angetts för det underliggande tabellfältet, alla egenskaper som har angetts för det fältet och vilka egenskaper som har angetts för kontrollen. Slutligen kan du använda ytterligare databastekniker, till exempel validering, standardvärden, listor och uppslag och sammanhängande uppdateringar. 

Mer information om hur du uppdaterar data från en användarvy finns i Olika sätt att lägga till, redigera och ta bort poster.

Innehåll

Hur databasdesign påverkar datainmatning

Den information som du behåller i en databas lagras i tabeller,som innehåller data om ett visst ämne, till exempel tillgångar eller kontakter. Varje post i en tabell innehåller information om ett objekt, till exempel en viss kontakt. En post består av fält,till exempel namn, adress och telefonnummer. En post kallas en rad och ett fält kallas ofta för en kolumn. De här objekten måste följa en uppsättning designprinciper, annars kommer databasen antingen att fungera dåligt eller misslyckas helt. Designprinciperna påverkar i sin tur hur du anger data. Tänk på följande:

  • Tabeller    Alla data lagras i en eller flera tabeller i Access. Hur många tabeller du använder beror på databasens design och komplexitet. Även om du kan visa data i ett formulär, i en rapport eller i resultatet som returneras av en fråga, lagras bara data i tabeller och andra objekt i databasen bygger på dessa tabeller. Varje tabell ska baseras på ett ämne. En tabell med affärskontaktinformation ska till exempel inte innehålla försäljningsinformation. Om så är möjligt kan det vara svårt, om inte omöjligt, att hitta och redigera rätt information.

  • Datatyper    Vanligtvis accepterar varje fält i en tabell bara en typ av data. Du kan till exempel inte lagra anteckningar i fält som är inställda på att acceptera tal. Om du försöker ange text i ett sådant fält visas ett felmeddelande i Access. Det är dock inte en svår och snabb regel. Du kan till exempel lagra tal (t.ex. postnummer) i ett fält som har datatypen Kort text, men du kan inte utföra beräkningar på dessa data eftersom Access behandlar dem som text.

    Med vissa undantag ska fälten i en post bara acceptera ett värde. Du kan till exempel inte ange fler än en adress i ett adressfält. Detta står i motsats till Microsoft Excel, där du kan ange val valfria antal namn eller adresser eller bilder i en enda cell såvida du inte anger att cellen ska acceptera begränsade typer av data. 

  • Flervärdesfält    Access tillhandahåller en funktion som kallas flervärdesfältet för att koppla flera data till en enskild post, och för att skapa listor som accepterar flera värden. Du kan alltid identifiera en flervärdeslista eftersom Access visar en kryssruta bredvid varje listobjekt. Du kan till exempel bifoga ett Microsoft PowerPoint-bildspel och val valt antal bilder till en post i databasen. Du kan också skapa en lista med namn och välja så många namn som behövs. Användningen av flervärdesfält kanske verkar bryta mot reglerna för databasdesign eftersom du kan lagra mer än en post per tabellfält. Men i Access används reglerna "bakom kulisserna" genom att data lagras i särskilda, dolda tabeller.

  • Använda formulär    Vanligtvis skapar du formulär när du vill göra en databas enklare att använda, och för att säkerställa att användarna anger data korrekt. Hur du använder ett formulär för att redigera data beror på formulärets design. Formulär kan innehålla val valfria antal kontroller, till exempel listor, textrutor, knappar och till och med datablad. De olika kontrollerna antingen läser data från eller skriver data till ett underliggande fält i tur och ordning.

Mer information finns i Grundläggande databasdesign och Skapaen tabell och lägga till fält.

Överst på sidan

Ange ett standardvärde för ett fält eller en kontroll

Om ett stort antal poster delar samma värde för ett visst fält, till exempel en ort eller land/region, kan du spara tid genom att ange ett standardvärde för kontrollen som är bunden till fältet eller själva fältet. När du öppnar formuläret eller tabellen för att skapa en ny post visas standardvärdet i den kontrollen eller det fältet.

I en tabell

  1. Öppna tabellen i designvyn.

  2. Markera fältet högst upp i vyn.

  3. Välj fliken Allmänt längst ned i vyn.

  4. Ställ in egenskapen Standardvärde till det värde du vill ha.

I ett formulär

  1. Öppna formuläret i layout- eller designvyn.

  2. Högerklicka på kontrollen som du vill arbeta med och klicka sedan på Egenskaper.

  3. Ange det värde du vill använda för egenskapen Standardvärde på fliken Data.

Överst på sidan

Använda verifieringsuttryck för att begränsa data

Du kan verifiera data i Access-skrivbordsdatabaser när du anger dem med hjälp av verifieringsuttryck. Verifieringsuttryck kan anges i vyerna tabelldesign eller tabelldatablad. Det finns tre typer av verifieringsuttryck i Access:

  • Fältverifieringsuttryck    Du kan använda ett fältverifieringsuttryck om du vill ange ett villkor som alla giltiga fältvärden måste uppfylla. Du behöver bara ange det aktuella fältet som en del av uttrycket om du använder fältet i en funktion. Begränsningar för vilka typer av tecken som får anges i ett fält kan vara enklare att göra med en Indatamask. Till exempel kan ett datafält ha ett verifieringsuttryck som inte tillåter värden i förfluten tid.

  • Postverifieringsuttryck     Du kan använda ett postverifieringsuttryck för att ange ett villkor som måste uppfyllas av alla giltiga poster. Du kan jämföra värden mellan olika fält med postverifieringsuttrycket. En post med två datumfält kan till exempel kräva att ett fälts värden alltid föregår det andra fältets värden (till exempel att Startdatum föregår Slutdatum).

  • Verifiering av ett formulär    Du kan använda egenskapen Verifieringsuttryck för en kontroll i ett formulär om du vill ange ett villkor som måste uppfyllas för alla värden som matas in i kontrollen. Egenskapen Verifieringsuttryck för kontroller fungerar som ett fältverifieringsuttryck. Vanligtvis använder du ett verifieringsuttryck för formulär i stället för ett fältverifieringsuttryck om uttrycket bara ska gälla specifikt för formuläret och inte för tabellen, oavsett var den används.

Mer information finns i Begränsa indata med hjälp av verifieringsuttryck.

Överst på sidan

Arbeta med värdelistor och uppslagsfält

Det finns två typer av listdata i Access:

  • Värdelistor    De innehåller en hårdkodad uppsättning värden som du anger manuellt. Värdena finns i egenskapen Radkälla för fältet.

  • Uppslagsfält    I dessa används en fråga för att hämta värden från en annan tabell. Egenskapen Radkälla för fältet innehåller en fråga i stället för en hårdkodad lista med värden. Frågan hämtar värden från en eller flera tabeller i en databas. Som standard visas värdena i uppslagsfältet i form av en lista. Beroende på hur du anger uppslagsfältet kan du välja ett eller flera objekt i listan.

    Obs!    Uppslagsfält kan förvirra nya Access-användare eftersom en lista med objekt visas på en plats (listan som Access skapar utifrån data i uppslagsfältet), men data kan finnas på en annan plats (tabellen som innehåller data).

Som standard visar Access listdata i en kombinationsrruta, även om du kan ange en listrådkontroll. En kombinationsruta öppnas för att visa listan och stängs när du gör ett val. En listruta är däremot alltid öppen.

Om du vill redigera listor kan du också köra kommandot Redigera listobjekt eller så kan du redigera data direkt i egenskapen Radkälla för källtabellen. När du uppdaterar data i ett uppslagsfält uppdaterar du källtabellen.

Om egenskapen Typ av radkälla i din listruta eller kombinationsruta är inställd på Värdelista kan du redigera listan med värden medan formuläret är öppet i formulärvyn. På så sätt slipper du växla till designvyn eller layoutvyn, öppna egenskapslistan och redigera egenskapen Radkälla för kontrollen varje gång du behöver göra någon ändring i listan. Om du ska redigera värdelistan måste egenskapen Tillåt redigering av värdelistor för listrutan eller kombinationsrutan vara inställd på Ja.

Mer information finns i Skapa en lista med alternativ med hjälp av en listruta eller kombinationsruta.

Förhindra redigering av värdelistan i formulärvyn

  1. Högerklicka i formuläret i navigeringsfönstret och klicka sedan på Designvy eller Layoutvy.

  2. Markera kontrollen genom att klicka på den och tryck sedan på F4 så att egenskapslistan visas.

  3. På fliken Data i egenskapslistan ställer du in egenskapen Tillåt redigering av värdelistorNej.

  4. Klicka på Arkiv och sedan på Spara,eller tryck på Ctrl+S Bild av knapp.

Ange ett annat formulär för redigering av värdelistan

Access tillhandahåller ett inbyggt formulär som standard för redigering av värdelistan. Om du har ett annat formulär som du vill använda istället kan du ange formulärets namn vid egenskapen Redigeringsformulär för listobjekt så här:

  1. I navigeringsfönstret högerklickar du på formuläret och sedan på Designvy eller Layoutvy på snabbmenyn.

  2. Markera kontrollen genom att klicka på den och tryck sedan på F4 så att egenskapslistan visas.

  3. På fliken Data i egenskapslistan klickar du på pilen i den nedrullningsbara listrutan i egenskapsrutan Redigeringsformulär för listobjekt.

  4. Klicka på det formulär du vill använda för att redigera värdelistan.

  5. Klicka på Filen och klicka sedan på Sparaeller tryck på Ctrl+S Bild av knapp.

Undersöka ett uppslagsfält i ett formulär

  1. Öppna formuläret i layout- eller designvyn.

  2. Högerklicka på listrrutan eller kombinationsrrutan och klicka på Egenskaper.

  3. Klicka på fliken Alla på egenskapslistan och leta reda på egenskaperna Typ av radkälla och Radkälla. Egenskapen Typ av radkälla ska innehålla antingen Värdelista eller Tabell/Frågaoch egenskapen Radkälla ska innehålla antingen en lista med objekt avgränsade med semikolon eller en fråga. Om du vill ha mer utrymme högerklickar du på egenskapen och väljer Zooma eller trycker på Skift+F2.

    Vanligtvis använder värdelistor den här grundläggande syntaxen: "objekt";" objekt";" objekt"

    I det här fallet är listan en uppsättning objekt omgivna av dubbla citattecken och avgränsade med semikolon.

    För urvalsfrågor används den här grundläggande syntaxen: SELECT [table_or_query_name].[ field_name ]FROM [table_or_query_name].

    I det här fallet innehåller frågan två satser (VÄLJ och FRÅN). Den första satsen refererar till en tabell eller fråga och ett fält i tabellen eller frågan. Den andra satsen refererar endast till tabellen eller frågan. Här är en viktig sak att komma ihåg: SELECT-satser behöver inte innehålla namnet på en tabell eller fråga, även om det rekommenderas, och de måste innehålla namnet på minst ett fält. Men alla FRÅN-satser måste referera till en tabell eller fråga. Du kan därför alltid hitta källtabellen eller källfrågan för ett uppslagsfält genom att läsa FROM-satsen.

  4. Gör något av följande.

    • Om du använder en värdelista redigerar du objekten i listan. Se till att omge varje objekt med dubbla citattecken och avgränsa varje objekt med semikolon.

    • Om frågan i uppslagslistan refererar till en annan fråga öppnar du den andra frågan i designvyn (högerklickar på frågan i navigeringsfönstret och klickar på Designvy). Observera namnet på tabellen som visas i den övre delen av frågedesignern och gå sedan till nästa steg.

      Om frågan i uppslagsfältet refererar till en tabell noterar du namnet på tabellen och går till nästa steg.

  5. Öppna tabellen i databladsvynoch redigera sedan listobjekten efter behov.

Undersöka ett uppslagsfält i en tabell

  1. Öppna tabellen i designvyn.

  2. I den övre delen av frågerutnätet, i kolumnen Datatyp, klickar du på eller placerar på annat sätt fokus på text-, tal- eller Ja/Nej-fält.

  3. Klicka på fliken Uppslag i den nedre delen av tabellrutnätet och titta sedan på egenskaperna Typ av radkälla och Radkälla.

    Egenskapen Typ av radkälla måste läsa Värdelista eller Tabell/Fråga. Egenskapen Radkälla måste innehålla antingen en värdelista eller en fråga.

    Värdelistor använder den här grundläggande syntaxen: "objekt";" objekt";" objekt"

    I det här fallet är listan en uppsättning objekt omgivna av dubbla citattecken och avgränsade med semikolon.

    Vanligtvis använder urvalsfrågor den här grundläggande syntaxen: SELECT [table_or_query_name].[ field_name ]FROM [table_or_query_name].

    I det här fallet innehåller frågan två satser (VÄLJ och FRÅN). Den första satsen refererar till en tabell eller fråga och ett fält i tabellen eller frågan. Den andra satsen refererar endast till tabellen eller frågan. Här är en viktig sak att komma ihåg: SELECT-satser behöver inte innehålla namnet på en tabell eller fråga, även om det rekommenderas, och de måste innehålla namnet på minst ett fält. Men alla FRÅN-satser måste referera till en tabell eller fråga. Du kan därför alltid hitta källtabellen eller källfrågan för ett uppslagsfält genom att läsa FROM-satsen.

  4. Gör något av följande.

    • Om du använder en värdelista redigerar du objekten i listan. Se till att omge varje objekt med dubbla citattecken och avgränsa varje objekt med semikolon.

    • Om frågan i uppslagsfältet refererar till en annan fråga öppnar du den andra frågan i designvyn i navigeringsfönstret (högerklicka på frågan och klicka på Designvy). Observera namnet på tabellen som visas i den övre delen av frågedesignern och gå sedan till nästa steg.

      Om frågan i uppslagsfältet refererar till en tabell noterar du namnet på tabellen och går till nästa steg.

  5. Öppna tabellen i databladsvynoch redigera sedan listobjekten efter behov.

Överst på sidan

Ta bort data från en värdelista eller ett uppslagsfält

Objekten i en värdelista finns i samma tabell som de övriga värdena i en post. Data i ett uppslagsfält finns däremot i en eller flera andra tabeller. Om du vill ta bort data från en värdelista öppnar du tabellen och redigerar objekten.

För att ta bort data från en uppslagslista krävs fler steg, och de stegen varierar beroende på om frågan för uppslagslistorna hämtar data från en tabell eller en annan fråga. Om frågan för uppslagslistan är baserad på en tabell kan du identifiera den tabellen och fältet som innehåller de data som visas i listan. Då kan du öppna källtabellen och redigera informationen i fältet. Om frågan för uppslagslistan baseras på en annan fråga måste du öppna den andra frågan, hitta källtabellen och fältet som den andra frågan hämtar data från, och ändra värdena i den tabellen.

Ta bort data från en värdelista

  1. Öppna tabellen i designvyn.

  2. I den övre delen av rutnätet markerar du tabellfältet som innehåller värdelistan.

  3. I den nedre delen av rutnätet klickar du på fliken Uppslag och letar sedan upp egenskapen Radkälla.

    Som standard finns det dubbla citattecken runt objekten i en värdelista och de enskilda objekten avgränsas från varandra med semikolon: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Vid behov kan du ta bort objekten från listan. Kom ihåg att ta bort citattecken som omger varje borttaget objekt. Lämna inte kvar inledande semikolon och lämna heller inte par med semikolon tillsammans (;;), och om du tar bort det sista objektet i listan måste du ta bort det avslutande semikolonet.

    Viktigt    Om du tar bort ett objekt från en värdelista och det finns poster i tabellen där det borttagna objektet redan används, förblir det borttagna objektet en del av posten tills du ändrar den. Anta att ditt företag har ett lager på orten A, men säljer den byggnaden. Om du tar bort ”Ort A” i listan med lager visas ”Ort A” i tabellen tills du ändrar de värdena.

Ta bort data från ett uppslagsfält

  1. Öppna tabellen i designvyn.

  2. Markera uppslagsfältet i den övre delen av designrutnätet.

  3. I den nedre delen av designrutnätet klickar du på fliken Uppslag och letar sedan upp egenskaperna Typ av radkälla och Radkälla.

    Egenskapen Typ av radkälla bör visa Tabell/Fråga, och egenskapen Radkälla måste innehålla en fråga som refererar till en tabell eller en fråga. Frågor för uppslagsfält börjar alltid med ordet SELECT.

    I regel (men inte alltid) använder en urvalsfråga den här grundläggande syntaxen: VÄLJ [table_or_query_name].[field_name] FRÅN [table_or_query_name].

    I det här fallet innehåller frågan två satser (VÄLJ och FRÅN). Den första satsen refererar till en tabell och till ett fält i tabellen och den andra delen refererar endast till tabellen. Viktigt att komma ihåg: I satsen FRÅN anges alltid namnet på källtabellen eller källfrågan. VÄLJ-satser innehåller kanske inte alltid namnet på en tabell eller en fråga, även om de alltid innehåller namnet på minst ett fält. Men alla FRÅN-satser måste referera till en tabell eller fråga.

  4. Gör något av följande:

    • Om frågan i uppslagsfältet refererar till en annan fråga klickar du på knappen Skapa (på fliken Data på egenskapslistan klickar du på Knappen Verktyg nästa) för att öppna frågan i designvyn. Anteckna namnet på den tabell som visas i den övre delen av frågedesignern och fortsätt sedan med steg 5.

    • Om frågan i uppslagsfältet refererar till en tabell antecknar du namnet på tabellen och fortsätter sedan till steg 5.

  5. Öppna källtabellen i databladsvyn.

  6. Leta upp fältet som innehåller de data som används i uppslagslistan och redigera informationen efter behov.

Överst på sidan

Hur datatyper påverkar hur du anger data

När du utformar en databastabell väljer du en datatyp för varje fält i tabellen, en process som ser till att datainmatningen blir mer exakt.

Visa datatyper

Gör något av följande:

Använda databladsvyn

  1. Öppna tabellen i databladsvyn.

  2. Titta på värdet i listan Datatyp i gruppen Formatering på fliken Fält. Värdet ändras när du placerar markören i de olika fälten i tabellen:

    Listan Datatyp

Använda designvyn

  1. Öppna tabellen i designvyn.

  2. Titta på rutnätet. I den övre delen av rutnätet visas namn och datatyp för varje tabellfält.

    Fält i designvyn

Så här påverkas datainmatningen av datatyper

Datatypen du anger för varje tabellfält ger den första nivån av kontroll över vilken typ av data som tillåts i ett fält. I vissa fall, till exempel fältet Lång text, kan du ange valfria data. I andra fall, till exempel ett Räknare-fält, går det inte att ange någon information alls med datatypsinställningen för fältet. I följande tabell visas de datatyper Access tillhandahåller och hur de påverkar datainmatningen.

Mer information finns i Datatyper för Access-skrivbordsdatabaseroch Ändra eller ändra datatypsinställningen för ett fält.

Datatyp

Effekt på datainmatning

Kort text

Observera att från och med Access 2013 har textdatatyper bytt namn till Kort text.

I fält med kort text accepteras antingen text eller numeriska tecken, inklusive avgränsade listor med objekt. Ett textfält accepterar ett mindre antal tecken än fältet Lång text – från 0 till 255 tecken. I vissa fall kan du använda konverteringsfunktioner för att utföra beräkningar på data i ett fält med kort text.

Lång Text

Observera att från och med Access 2013 har PM-datatyper bytt namn till Lång text.

Du kan ange stora mängder text och numeriska data i den här typen av fält upp till 64 000 tecken. Du ställer också in fältet så att det har stöd för RTF-formatering, du kan använda de typer av formatering som du normalt hittar i ordbehandlingsprogram, till exempel Word. Du kan till exempel använda olika teckensnitt och teckenstorlekar för specifika tecken i texten och göra dem fetstilta eller kursiv stil och så vidare. Du kan också lägga HTML (Hypertext Markup Language) (HTML)-taggar i data. Mer information finns i Infoga eller lägga till ett RTF-fält.

Dessutom har Lång text-fält en egenskap som kallas Lägg endast till. När du aktiverar den egenskapen kan du lägga till nya data i fältet Lång text, men du kan inte ändra befintliga data. Funktionen är avsedd för användning i program som databaser för ärendeuppföljning, där du kan behöva spara en permanent post som inte kan ändras. När du placerar markören i fältet Lång text med egenskapen Lägg endast aktiverad försvinner texten i fältet som standard. Du kan inte använda någon formatering eller andra ändringar i texten.

Precis som med fält med kort text kan du också köra konverteringsfunktioner mot data i fältet Lång text.

Tal

Du kan bara ange tal i den här typen av fält och du kan utföra beräkningar på värdena i ett talfält.

Stort tal

Observera att datatyperna Stort tal endast är tillgängliga Microsoft 365 prenumerationsversionen av Access.

Du kan bara ange tal i den här typen av fält och du kan utföra beräkningar på värdena i ett Stort tal-fält.

Mer information finns i Använda datatypen Stort tal.

Datum och tid

Du kan bara ange datum och tider i den här typen av fält. 

Du kan ange en indatamask för fältet (en serie literala tecken och platshållartecken som visas när du markerar fältet), du måste ange data i de blanksteg och det format som masken tillhandahåller. Om du till exempel ser en mask som MMM_DD_YYYY måste du skriva 11 oktober 2017 i de blanksteg som visas. Du kan inte ange ett fullständigt månadsnamn eller ett tvåsiffrigt årvärde. Mer information finns i Styra datainmatningsformat med indatamasker.

Om du inte skapar en indatamask kan du ange värdet i val annat giltigt datum- eller tidsformat. Du kan till exempel skriva 11 oktober 2017, 17-10-11, 11 oktober 2017 och så vidare.

Du kan också använda ett visningsformat för fältet. Om det inte finns någon indatamask kan du i så fall ange ett värde i nästan vilket format som helst, men datumen visas i enlighet med visningsformatet. Du kan till exempel ange 2017-10-11, men visningsformatet kan ställas in så att värdet visas som 11-okt-2017.

Mer information finns i Infoga dagens datum.

Valuta

Du kan bara ange valutavärden i den här typen av fält. Du behöver inte heller ange en valutasymbol manuellt. Som standard används den valutasymbol (¥, £, $och så vidare) som anges i de nationella inställningarna i Windows. Du kan vid behov ändra den här valutasymbolen så att den återspeglar en annan valuta.

Räknare

Du kan inte ange eller ändra data i den här typen av fält när som helst. Värdena i ett Räknare-fält ökas automatiskt när du lägger till en ny post i en tabell.

Beräknad

Du kan inte ange eller ändra data i den här typen av fält när som helst. Resultatet av det här fältet bestäms av ett uttryck som du definierar. Värdena i ett beräknat fält uppdateras varje gång du lägger till eller redigerar en ny post i en tabell.

Ja/Nej

När du klickar på ett fält som är inställt på den här datatypen visas antingen en kryssruta eller en listruta i Access, beroende på hur du formaterar fältet. Om du formaterar fältet för att visa en lista kan du välja antingen Ja eller Nej,Sant eller Falskt eller På eller Av i listan, igen beroende på formatet som används för fältet. Du kan inte ange värden i listan eller ändra värdena i listan direkt från ett formulär eller en tabell.

OLE-objekt

Du använder den här typen av fält när du vill visa data från en fil som skapats med ett annat program. Du kan till exempel visa en textfil, ett Excel-diagram eller en PowerPoint-bildspel i ett OLE-objektfält.

Bifogade filer är ett snabbare, enklare och mer flexibelt sätt att visa data från andra program.

Hyperlänk

Du kan ange data i den här typen av fält så radbryts de i en webbadress. Om du till exempel skriver ett värde i fältet omges texten av http://www.your_text.com. Om du anger en giltig webbadress fungerar länken. Annars resulterar länken i ett felmeddelande.

Det kan också vara svårt att redigera befintliga hyperlänkar eftersom webbläsaren startas när du klickar på ett hyperlänkfält med musen och du kommer till webbplatsen som anges i länken. Om du vill redigera ett hyperlänkfält markerar du ett angränsande fält, flyttar fokus till hyperlänkfältet med tabb eller piltangenterna och aktiverar redigering genom att trycka på F2.

Bifogad fil

Du kan koppla data från andra program till den här typen av fält, men du kan inte skriva in eller på annat sätt ange text eller numeriska data.

Mer information finns i Bifoga filer och grafik till poster i databasen.

Uppslagsguiden

Uppslagsguiden är inte en datatyp. I stället kan du använda guiden för att skapa två typer av listrutan: värdelistor och uppslagsfält. I en värdelista används en avgränsad lista med objekt som du anger manuellt när du använder Uppslagsguiden. Dessa värden kan vara oberoende av andra data eller objekt i databasen.

Ett uppslagsfält använder däremot en fråga för att hämta data från en eller flera av de andra tabellerna i en databas. I uppslagsfältet visas sedan data i en listrutan. Som standard anges tabellfältet till datatypen Tal i Uppslagsguiden.

Du kan arbeta med uppslagsfält direkt i tabeller, och även i formulär och rapporter. Som standard visas värdena i ett uppslagsfält i en typ av listkontroll som kallas kombinationsruta – en lista som har en nedrullningspil:

En tom uppslagslista

Du kan också använda en listruta som visar flera objekt med en rullningslist om du vill se fler objekt:

En enkel listrutekontroll i ett formulär

Beroende på hur du anger uppslagsfältet och kombinationsrutan kan du redigera objekten i listan och lägga till objekt i listan genom att inaktivera egenskapen Endast lista för uppslagsfältet.

Om du inte kan redigera värdena direkt i en lista måste du lägga till eller ändra data i din fördefinierade lista med värden, eller i den tabell som fungerar som källa för uppslagsfältet.

Slutligen kan du när du skapar ett uppslagsfält ange att det ska ha stöd för flera värden. När du gör det visas en kryssruta bredvid varje listobjekt i listan och du kan markera eller avmarkera så många av objekten som behövs. På den här bilden visas en typisk lista med flera värden:

En kryssrutelista.

Information om hur du skapar uppslagsfält med flera värden och använder resultatlistorna finns i Skapa eller ta bort ett flervärdesfält.

Överst på sidan

Hur tabellfältsegenskaper påverkar hur du anger data

Utöver designprinciperna som styr strukturen i en databas och datatyperna som styr vad du kan ange i ett visst fält kan flera fältegenskaper också påverka hur du anger data i en Access-databas.

Visa egenskaper för ett tabellfält

I Access finns det två sätt att visa egenskaperna för ett tabellfält.

I databladsvyn

  1. Öppna tabellen i databladsvyn.

  2. Klicka på fliken Fält och använd kontrollerna i gruppen Formatering för att visa egenskaperna för varje tabellfält.

I designvyn

  1. Öppna tabellen i designvyn.

  2. I den nedre delen av rutnätet klickar du på fliken Allmänt, om den inte redan är markerad.

  3. Om du vill visa egenskaperna för ett uppslagsfält klickar du på fliken Uppslag.

Hur egenskaper påverkar datainmatningen

I följande tabell visas de egenskaper som har störst inverkan på datainmatningen och hur de påverkar datainmatningen.

Egenskap

Placering i tabellrutnätet

Möjliga värden

Beteende när du försöker ange data

Fältstorlek

Fliken Allmänt

0-255

Teckenbegränsningen gäller endast för fält som har datatypen Text. Om du försöker ange fler än det angivna antalet tecken klipps de av i fältet.

Krävs

Fliken Allmänt

Ja/Nej

När den här egenskapen aktiveras tvingar den här egenskapen dig att ange ett värde i ett fält och du kan inte spara nya data förrän du har slutfört ett obligatoriskt fält. När fältet är inaktiverat accepteras null-värden, vilket innebär att fältet kan vara tomt.

Ett nullvärde är inte samma sak som ett nollvärde. Noll är en siffra och "null" saknas, är odefinierat eller okänt värde.

Tillåt strängar med längden noll

Fliken Allmänt

Ja/Nej

När det är aktiverat kan du ange nolängdssträngar – strängar som inte innehåller några tecken. Om du vill skapa en sträng med längden noll anger du ett par dubbla citattecken i fältet ("").

Indexerat

Fliken Allmänt

Ja/Nej

När du indexerar ett tabellfält förhindrar Access att du lägger till dubblettvärden. Du kan också skapa ett index från fler än ett fält. Om du gör det kan du duplicera värdena i ett fält, men inte i båda fälten.

Indatamask

Fliken Allmänt

Fördefinierade eller anpassade uppsättningar med tecken för literal och platshållare

En indatamask tvingar dig att ange data i ett fördefinierat format. Maskerna visas när du markerar ett fält i en tabell eller en kontroll i ett formulär. Anta att du klickar på ett datumfält och ser den här teckenuppsättningen: MMM-DD-YYYY. Det är en indatamask. Den tvingar dig att ange månadsvärden som förkortningar på tre bokstäver, till exempel OKT, och årsvärdet med fyra siffror, till exempel OKT-15-2017.

Indatamasker styr bara hur du anger data, inte hur Access lagrar eller visar dessa data.

Mer information finns i Styra datainmatningsformat med indatamaskeroch Formatera ett datum- och tidsfält.

Begränsa till lista

Fliken Uppslag

Ja/Nej

Aktiverar eller inaktiverar ändringar av objekten i ett uppslagsfält. Användare försöker ibland att ändra elementen i ett uppslagsfält manuellt. När du inte kan ändra objekten i ett fält är den här egenskapen inställd på Ja. Om den här egenskapen är aktiverad och du behöver ändra objekten i en lista måste du öppna listan (om du vill redigera en värdelista) eller tabellen som innehåller källdata för listan (om du vill redigera ett uppslagsfält) och ändra värdena där.

Tillåt redigering av värdelistor

Fliken Uppslag

Ja/Nej

Aktiverar eller inaktiverar kommandot Redigera listobjekt för värdelistor, men inte för uppslagsfält. Om du vill aktivera kommandot för uppslagsfält anger du ett giltigt formulärnamn i egenskapen Redigera formulär för listobjekt. Kommandot Tillåt redigering av värdelistor visas på en snabbmeny som du öppnar genom att högerklicka på en listruta eller kombinationsrruta. När du kör kommandot visas dialogrutan Redigera listobjekt. Om du anger namnet på ett formulär i egenskapen Redigera formulär för listobjekt startar Access det formuläret istället för att dialogrutan visas.

Du kan köra kommandot Redigera listobjekt från listrrutan och kombinationsrrutorna som finns i formulär och från kombinationsrrutor som finns i tabeller och uppsättningar med frågeresultat. Formulär måste vara öppna i designvyn eller i bläddringsvyn. Tabeller och uppsättningar med frågeresultat måste vara öppna i databladsvyn.

Redigeringsformulär för listobjekt

Fliken Uppslag

Namn på ett datainmatningsformulär

Om du anger namnet på ett datainmatningsformulär som värde i den här tabellegenskapen öppnas formuläret när en användare kör kommandot Redigera listobjekt. Annars visas dialogrutan Redigera listobjekt när användaren kör kommandot.

Överst på sidan

Använda sammanhängande uppdateringar för att ändra primär- och primärnyckelvärden och nyckelvärden

Ibland kan du behöva uppdatera ett primärnyckelvärde. Om du använder den primärnyckeln som en primärnyckel kan du uppdatera dina ändringar automatiskt genom alla underordnade instanser av den externa nyckeln.

Som en påminnelse är en primärnyckel ett värde som unikt identifierar varje rad (post) i en databastabell. En primärnyckel är en kolumn som matchar primärnyckeln. Vanligtvis finns externa nycklar i andra tabeller och du kan använda dem för att skapa en relation (en länk) mellan data i tabellerna.

Anta att du använder ett produkt-ID som primärnyckel. Ett ID-nummer identifierar en produkt unikt. Du använder också id-numret som en foreign key i en tabell med orderdata. På så sätt hittar du alla order som innefattar varje produkt, eftersom ID:t blir en del av beställningen när någon lägger en order för produkten.

Ibland kan dessa ID-nummer (eller andra typer av primärnycklar) ändras. När de gör det kan du ändra primärnyckelns värde och göra att ändringen automatiskt överlappar alla relaterade underordnade poster. Du aktiverar det här beteendet genom att aktivera referensintegritet och sammanhängande uppdateringar mellan de två tabellerna.

Tänk på följande viktiga regler:

  • Du kan aktivera övergripande uppdateringar endast för primärnyckelfält som har angetts för datatyperna Text eller Tal. Du kan inte använda övergripande uppdateringar för fält som har datatypen Räknare.

  • Du kan aktivera övergripande uppdateringar endast mellan tabeller med en 1:many-relation.

Mer information om hur du skapar relationer. se Guide till tabellrelationer och Skapa, redigera eller ta bort en relation.

Följande procedurer går hand i hand och förklarar hur du först skapar en relation och sedan aktiverar sammanhängande uppdateringar för relationen.

Skapa relationen

  1. På fliken Databasverktyg, i gruppen Visa/Dölj klickar du på Relationer.

  2. Klicka på Lägg till tabeller (Visa tabell i Access 2013 ) fliken Design i gruppen Relationer.

  3. Välj fliken Tabeller, markera de tabeller som du vill ändra, klicka på Lägg tilloch klicka sedan på Stäng.

    Du kan trycka på SKIFT om du vill markera flera tabeller, eller så kan du lägga till varje tabell individuellt. Markera bara tabellerna på 1- och "många"-sidorna av relationen.

  4. I fönstret Relationer drar du primärnyckeln från tabellen på 1-sidan av relationen och släpper den i tabellens fält för externa nyckel på "många"-sidan av relationen.

    Dialogrutan Redigera relationer visas. Följande bild visar dialogrutan:

    Dialogrutan Redigera relationer visas med en befintlig relation

  5. Markera kryssrutan Referensintegritet och klicka på Skapa.

Aktivera sammanhängande uppdateringar i primärnycklar

  1. På fliken Databasverktyg, i gruppen Visa/Dölj klickar du på Relationer.

  2. Fönstret Relationer visas med kopplingarna (visas som kopplingslinjer) mellan tabellerna i databasen. I följande bild visas en typisk relation:

  3. Högerklicka på kopplingslinjen mellan de överordnade och underordnade tabellerna och klicka på Redigera relation.

    En relation mellan två tabeller

    Dialogrutan Redigera relationer visas. Följande bild visar dialogrutan:

    Dialogrutan Redigera relationer

  4. Välj Uppdatera poster i relateraderelaterade poster i relaterade relaterade poster, kontrollera att kryssrutan Referensintegritet är markerad och klicka sedan på OK.

Överst på sidan

Varför ID-nummer ibland verkar hoppa över ett nummer

När du skapar ett fält som är inställt på datatypen Räknare genererar Access automatiskt ett värde för det fältet i varje ny post. Värdet ökar som standard så att nästa tillgängliga sekventiella nummer visas för varje ny post. Syftet med datatypen Räknare är att ange ett värde som är lämpligt för användning som primärnyckel. Mer information finns i Lägga till, ange, ändra eller ta bort primärnyckeln.

När du tar bort en rad från en tabell som innehåller ett fält som har datatypen Räknare återanvänds inte värdet i fältet Räknare för den raden automatiskt. Därför kan det tal som genereras av Access inte vara det nummer som du förväntar dig, och luckor kan förekomma i sekvensen av ID-nummer – detta är enligt design. Du bör bara förlita dig på att värdena är unika i ett Räknare-fält, inte deras sekvens.

Överst på sidan

Massupp uppdatera data med hjälp av frågor

Att lägga till, uppdatera och ta bort frågor är kraftfulla sätt att lägga till, ändra eller ta bort poster samtidigt. Dessutom är massuppdateringar enklare och mer effektiva att utföra när du använder principer för databasdesign. Att använda en tilläggs-, uppdaterings- eller borttagningsfråga kan spara tid eftersom du också kan återanvända frågan.

Viktigt    Backa dina data innan du använder dessa frågor. Om du har en säkerhetskopia till hands kan du snabbt åtgärda eventuella misstag som du kan ha gjort av misstag.

Lägga till frågor    Används för att lägga till många poster i en eller flera tabeller. En av de vanligaste användningsområdena för en tilläggsfråga är att lägga till en grupp poster från en eller flera tabeller i en källdatabas i en eller flera tabeller i en måldatabas. Anta till exempel att du har skaffat vissa nya kunder och en databas som innehåller en tabell med information om dessa kunder. Om du vill undvika att ange dessa nya data manuellt kan du lägga till dem i lämplig tabell eller tabeller i databasen. Mer information finns i Lägga till poster i en tabell med hjälp av en tilläggsfråga.

Uppdateringsfrågor    Används för att lägga till, ändra eller ta bort en del (men inte alla) av många befintliga poster. Betrakta en uppdateringsfråga som en kraftfull version av dialogrutan Sök och ersätt. Du anger ett urvalsvillkor (den ungefärliga motsvarigheten till en söksträng) och ett uppdateringsvillkor (den ungefärliga motsvarigheten till en ersättningssträng). Till skillnad från dialogrutan kan uppdateringsfrågor acceptera flera villkor, så att du kan uppdatera ett stort antal poster på en gång och kan ändra poster i fler än en tabell. Mer information finns i Skapa och köra en uppdateringsfråga.

Ta bort frågor    När du antingen snabbt vill ta bort en stor mängd data eller regelbundet ta bort en uppsättning data är en borttagning användbar eftersom frågorna gör det möjligt att ange villkor för att snabbt hitta och ta bort data. Mer information finns i Olika sätt att lägga till, redigera och ta bort poster.

Överst på sidan

Behöver du mer hjälp?

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Microsoft Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Hur nöjd är du med översättningskvaliteten?
Vad påverkade din upplevelse?

Tack för din feedback!

×