Hur data reser genom Excel

Här är de viktigaste sakerna du kan göra när data finns på Excel-tågstationen:

• Import    Du kan importera data från många olika externa datakällor. Dessa datakällor kan finnas på din dator, i molnet eller halvvägs runt om i världen. Mer information finns i Importera data från externa datakällor.

• Power Query    Du kan använda Power Query (kallades tidigare Get & Transform) för att skapa frågor för att forma, omvandla och kombinera data på en mängd olika sätt. Du kan exportera ditt arbete som en Power Query mall för att definiera en dataflödesåtgärd i Power Apps. Du kan till och med skapa en datatyp för att komplettera länkade datatyper. Mer information finns i Power Query för Excel-hjälp..

• Säkerhet    Datasekretess, autentiseringsuppgifter och autentisering är alltid ett pågående problem. Mer information finns i Hantera inställningar och behörigheter för datakällor och Ange sekretessnivåer.

• Svalka    Importerade data kräver vanligtvis en uppdateringsåtgärd för att få in ändringar, till exempel tillägg, uppdateringar och borttagning, i Excel. Mer information finns i Uppdatera en extern dataanslutning i Excel.

• Connections/Egenskaper    Varje extern datakälla har olika anslutningsinformation och egenskapsinformation som är kopplad till den och som ibland kräver ändringar beroende på omständigheterna. Mer information finns i Hantera externa dataområden och deras egenskaper, Skapa, redigera och hantera anslutningar till externa data och Anslutningsegenskaper.

• Legat    Traditionella metoder, till exempel äldre importguider och MSQuery, är fortfarande tillgängliga för användning. Mer information finns i Alternativ för dataimport och analys och Använda Microsoft Query för att hämta externa data.

I följande avsnitt finns mer information om vad som händer bakom kulisserna på den här upptagna tågstationen i Excel.

Det finns egenskaper för anslutning, fråga och externt dataområde. Både anslutnings- och frågeegenskaper innehåller traditionell anslutningsinformation. I en dialogruterubrik innebär Anslutningsegenskaper att det inte finns någon fråga kopplad till den, men Frågeegenskaper innebär att det finns. Egenskaper för externt dataområde styr layouten och formatet för data. Alla datakällor har en dialogruta med externa dataegenskaper , men datakällor som har associerade autentiseringsuppgifter och uppdateringsinformation använder den större dialogrutan Egenskaper för externa dataområden .

Följande information sammanfattar de viktigaste dialogrutorna, fönstren, kommandosökvägarna och motsvarande hjälpavsnitt.

Dialogruta eller fönster Kommandosökvägar	Flikar och tunnlar	Huvudhjälpavsnitt
Senaste källor Data > senaste källor	(Inga flikar) Dialogrutan Tunnlar för anslutning > navigatör	Hantera inställningar och behörigheter för datakälla
Anslutningsegenskaper Guiden ELLER Dataanslutning Fliken Data > Frågor & Connections > fliken Connections > (högerklicka på en anslutning) > Egenskaper	FlikenDefinition på fliken Användning används i	Anslutningsegenskaper
Frågeegenskaper Data > Befintlig Connections > (högerklicka på en anslutning) > Redigera anslutningsegenskaper ELLER Data > Frågor & Connections | Fliken Frågor > (högerklicka på en anslutning) > Egenskaper Egenskaper för>ELLER-fråga ELLER Data > Uppdatera alla > Connections (när de är placerade i ett inläst frågekalkylblad)	FlikenDefinition på fliken Användning används i	Anslutningsegenskaper
Frågor & Connections & Connections data > frågor	Fliken Frågor Connections  tab	Anslutningsegenskaper
Befintlig Connections Data > befintliga Connections	fliken Tabeller på fliken Connections	Ansluta till externa data
Externa dataegenskaper ELLER Egenskaper för externt dataområde ELLER Data > Egenskaper (inaktiverade om de inte är placerade i ett frågekalkylblad)	Används på fliken (från dialogrutan Anslutningsegenskaper )   Uppdatera-knappen i rätt tunnlar till Frågeegenskaper	Hantera externa dataområden och deras egenskaper
Fliken Anslutningsegenskaper > Definition > Exportera anslutningsfil ELLER Fråga > exportera anslutningsfil	(Inga flikar) Dialogrutan Tunnlar till fil – mappenDatakällor	Skapa, redigera och hantera anslutningar till externa data

Data i en Excel-arbetsbok kan komma från två olika platser. Data kan lagras direkt i arbetsboken eller lagras i en extern datakälla, till exempel en textfil, en databas eller en OLAP-kub (Online Analytical Processing). Den här externa datakällan är ansluten till arbetsboken via en dataanslutning, vilket är en uppsättning information som beskriver hur du hittar, loggar in på och kommer åt den externa datakällan.

Den största fördelen med att ansluta till externa data är att du regelbundet kan analysera dessa data utan att kopiera data upprepade gånger till arbetsboken, vilket är en åtgärd som kan vara tidskrävande och orsaka fel. När du har anslutit till externa data kan du också automatiskt uppdatera (eller uppdatera) dina Excel-arbetsböcker från den ursprungliga datakällan när datakällan uppdateras med ny information.

Anslutningsinformationen lagras i arbetsboken och kan också lagras i en anslutningsfil, till exempel en ODC-fil (Office Data Connection) (.odc) eller en fil med namnet på en datakälla (.dsn).

Om du vill hämta externa data till Excel behöver du åtkomst till dessa data. Om den externa datakälla som du vill komma åt inte finns på den lokala datorn kan du behöva kontakta administratören för databasen för att få ett lösenord, användarbehörigheter eller annan anslutningsinformation. Om datakällan är en databas kontrollerar du att databasen inte öppnas i exklusivt läge. Om datakällan är en textfil eller ett kalkylblad kontrollerar du att en annan användare inte har den öppen för exklusiv åtkomst.

Många datakällor kräver också en ODBC-drivrutin eller OLE DB-provider för att koordinera dataflödet mellan Excel, anslutningsfilen och datakällan.

I följande diagram sammanfattas de viktigaste punkterna om dataanslutningar.

1. Det finns en mängd olika datakällor som du kan ansluta till: Analysis Services, SQL Server, Microsoft Access, andra OLAP- och relationsdatabaser, kalkylblad och textfiler.

2. Många datakällor har en associerad ODBC-drivrutin eller OLE DB-provider.

3. En anslutningsfil definierar all information som behövs för att komma åt och hämta data från en datakälla.

4. Anslutningsinformation kopieras från en anslutningsfil till en arbetsbok och anslutningsinformationen kan enkelt redigeras.

5. Data kopieras till en arbetsbok så att du kan använda dem precis som du använder data som lagras direkt i arbetsboken.

Om du vill hitta anslutningsfiler använder du dialogrutan Befintlig Connections. (Välj data > befintliga Connections.) I den här dialogrutan kan du se följande typer av anslutningar:

• Connections i arbetsboken    

  I den här listan visas alla aktuella anslutningar i arbetsboken. Listan skapas från anslutningar som du redan har definierat, som du har skapat med hjälp av dialogrutan Välj datakälla i guiden Dataanslutning eller från anslutningar som du tidigare valde som anslutning från den här dialogrutan.

• Anslutningsfiler på datorn    

  Listan skapas från mappen Mina datakällor som vanligtvis lagras i mappen Dokument.

• Anslutningsfiler i nätverket    

  Den här listan kan skapas från en uppsättning mappar i ditt lokala nätverk, vars plats kan distribueras i nätverket som en del av distributionen av Microsoft Office-grubbprinciper eller ett SharePoint-bibliotek. 

Du kan också använda Excel som anslutningsfilredigerare för att skapa och redigera anslutningar till externa datakällor som lagras i en arbetsbok eller i en anslutningsfil. Om du inte hittar den anslutning du vill använda kan du skapa en anslutning genom att klicka på Bläddra efter fler så att dialogrutan Välj datakälla visas och sedan klicka på Ny källa för att starta guiden Dataanslutning.

När du har skapat anslutningen kan du använda dialogrutan Anslutningsegenskaper (Välj data > frågor & Connections >Connections flik > (högerklicka på en anslutning) > Egenskaper) för att styra olika inställningar för anslutningar till externa datakällor och för att använda, återanvända eller växla anslutningsfiler.

Obs!    Ibland kallas dialogrutan Anslutningsegenskaper för dialogrutan Frågeegenskaper när det finns en fråga som skapats i Power Query (kallades tidigare Hämta & transformering) som är kopplad till den.

Om du använder en anslutningsfil för att ansluta till en datakälla kopieras anslutningsinformationen från anslutningsfilen till Excel-arbetsboken. När du gör ändringar med hjälp av dialogrutan Anslutningsegenskaper redigerar du dataanslutningsinformationen som lagras i den aktuella Excel-arbetsboken och inte den ursprungliga dataanslutningsfilen som kan ha använts för att skapa anslutningen (anges med filnamnet som visas i egenskapen Anslutningsfil på fliken Definition ). När du har redigerat anslutningsinformationen (med undantag för egenskaperna Anslutningsnamn och Anslutningsbeskrivning ) tas länken till anslutningsfilen bort och egenskapen Anslutningsfil rensas.

Om du vill säkerställa att anslutningsfilen alltid används när en datakälla uppdateras klickar du på Försök alltid att använda den här filen för att uppdatera dessa data på fliken Definition . Om du markerar den här kryssrutan ser du till att uppdateringar av anslutningsfilen alltid används av alla arbetsböcker som använder anslutningsfilen, vilket också måste ha den här egenskapen angiven.

Med hjälp av dialogrutan Connections kan du enkelt hantera dessa anslutningar, till exempel skapa, redigera och ta bort dem (Välj data > frågor & Connections > fliken Connections > (högerklicka på en anslutning) > Egenskaper.) Du kan använda den här dialogrutan för att göra följande: 

• Skapa, redigera, uppdatera och ta bort anslutningar som används i arbetsboken.

• Kontrollera källan för externa data. Du kanske vill göra detta om anslutningen har definierats av en annan användare.

• Visa var varje anslutning används i den aktuella arbetsboken.

• Diagnostisera ett felmeddelande om anslutningar till externa data.

• Omdirigera en anslutning till en annan server eller datakälla eller ersätt anslutningsfilen för en befintlig anslutning.

• Gör det enkelt att skapa och dela filer med användare.

Anslutningsfiler är särskilt användbara för att dela anslutningar på ett konsekvent sätt, göra anslutningar mer identifierbara, hjälpa till att förbättra säkerheten för anslutningar och underlätta administration av datakällor. Det bästa sättet att dela anslutningsfiler är att placera dem på en säker och betrodd plats, till exempel en nätverksmapp eller ett SharePoint-bibliotek, där användare kan läsa filen men endast angivna användare kan ändra filen. Mer information finns i Dela data med ODC.

Använda ODC-filer

Du kan skapa ODC-filer (Office Data Connection) (.odc) genom att ansluta till externa data via dialogrutan Välj datakälla eller genom att använda guiden Dataanslutning för att ansluta till nya datakällor. En ODC-fil använder anpassade HTML- och XML-taggar för att lagra anslutningsinformationen. Du kan enkelt visa eller redigera innehållet i filen i Excel.

Du kan dela anslutningsfiler med andra om du vill ge dem samma åtkomst som du har till en extern datakälla. Andra användare behöver inte konfigurera en datakälla för att öppna anslutningsfilen, men de kan behöva installera ODBC-drivrutinen eller OLE DB-providern som krävs för att komma åt externa data på datorn.

ODC-filer är den rekommenderade metoden för att ansluta till data och dela data. Du kan enkelt konvertera andra traditionella anslutningsfiler (DSN-, UDL- och frågefiler) till en ODC-fil genom att öppna anslutningsfilen och sedan klicka på knappen Exportera anslutningsfil på fliken Definition i dialogrutan Anslutningsegenskaper .

Använda frågefiler

Frågefiler är textfiler som innehåller information om datakällan, inklusive namnet på servern där data finns och anslutningsinformationen som du anger när du skapar en datakälla. Frågefiler är ett traditionellt sätt att dela frågor med andra Excel-användare.

Använda DQY-frågefiler    Du kan använda Microsoft Query för att spara DQY-filer som innehåller frågor om data från relationsdatabaser eller textfiler. När du öppnar dessa filer i Microsoft Query kan du visa data som returneras av frågan och ändra frågan för att hämta olika resultat. Du kan spara en DQY-fil för alla frågor som du skapar, antingen med frågeguiden eller direkt i Microsoft Query.

Använda OQY-frågefiler    Du kan spara OQY-filer för att ansluta till data i en OLAP-databas, antingen på en server eller i en offlinekubfil (.cub). När du använder guiden Flerdimensionell anslutning i Microsoft Query för att skapa en datakälla för en OLAP-databas eller kub skapas en OQY-fil automatiskt. Eftersom OLAP-databaser inte är ordnade i poster eller tabeller kan du inte skapa frågor eller DQY-filer för att komma åt dessa databaser.

Använda RQY-frågefiler    Excel kan öppna frågefiler i RQY-format för att stödja OLE DB-datakälldrivrutiner som använder det här formatet. Mer information finns i dokumentationen till drivrutinen.

Använda Qry-frågefiler    Microsoft Query kan öppna och spara frågefiler i QRY-format för användning med tidigare versioner av Microsoft Query som inte kan öppna DQY-filer. Om du har en frågefil i Qry-format som du vill använda i Excel öppnar du filen i Microsoft Query och sparar den som en DQY-fil. Information om hur du sparar DQY-filer finns i Hjälp om Microsoft Query.

Använda .iqy Web Query-filer    Excel kan öppna .iqy Web Query-filer för att hämta data från webben. Mer information finns i Exportera till Excel från SharePoint.

Ett externt dataområde (även kallat en frågetabell) är ett definierat namn eller tabellnamn som definierar platsen för data som förs in i ett kalkylblad. När du ansluter till externa data skapas automatiskt ett externt dataområde i Excel. Det enda undantaget är en pivottabellrapport som är ansluten till en datakälla, som inte skapar ett externt dataområde. I Excel kan du formatera och utforma ett externt dataområde eller använda det i beräkningar, som med andra data.

Excel namnger automatiskt ett externt dataområde på följande sätt:

• Externa dataområden från ODC-filer (Office Data Connection) får samma namn som filnamnet.

• Externa dataområden från databaser namnges med namnet på frågan. Som standard är Query_from_källa namnet på den datakälla som du använde för att skapa frågan.

• Externa dataområden från textfiler namnges med textfilnamnet.

• Externa dataområden från webbfrågor namnges med namnet på webbsidan som data hämtades från.

Om kalkylbladet innehåller mer än ett externt dataområde från samma källa numreras områdena. Till exempel MinText, MyText_1, MyText_2 och så vidare.

Ett externt dataområde har ytterligare egenskaper (inte att förväxla med anslutningsegenskaper) som du kan använda för att styra data, till exempel bevarande av cellformatering och kolumnbredd. Du kan ändra egenskaperna för det externa dataområdet genom att klicka på Egenskaper i gruppen Connections på fliken Data och sedan göra ändringarna i dialogrutorna Egenskaper för externt dataområde eller Externa dataegenskaper.

Det finns flera dataobjekt (till exempel ett externt dataområde och en pivottabellrapport) som du kan använda för att ansluta till olika datakällor. Den typ av datakälla som du kan ansluta till skiljer sig dock åt mellan varje dataobjekt.

Du kan använda och uppdatera anslutna data i Excel Services. Som med alla externa datakällor kan du behöva autentisera din åtkomst. Mer information finns i Uppdatera en extern dataanslutning i Excel. Feller mer information om autentiseringsuppgifter finns i Excel Services Autentiseringsinställningar.

I följande tabell sammanfattas vilka datakällor som stöds för varje dataobjekt i Excel.

Överträffa data objekt	Skapar Extern data sortiment?		OLE DB	ODBC	SMS fil	HTML fil	XML fil	SharePoint lista
Guiden Importera text	Ja		Nej	Nej	Ja	Nej	Nej	Nej
Pivottabellrapport (ej OLAP)	Nej		Ja	Ja	Ja	Nej	Nej	Ja
Pivottabellrapport (OLAP)	Nej		Ja	Nej	Nej	Nej	Nej	Nej
Excel-tabell	Ja		Ja	Ja	Nej	Nej	Ja	Ja
XML-mappning	Ja		Nej	Nej	Nej	Nej	Ja	Nej
Webbfråga	Ja		Nej	Nej	Nej	Ja	Ja	Nej
Guiden Dataanslutning	Ja		Ja	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Microsoft Query	Ja		Nej	Ja	Ja	Nej	Nej	Nej

Excel Services lösning för Excel-tabeller och namngivna områden

Om du vill visa en Excel-arbetsbok i Excel Services kan du ansluta till och uppdatera data, men du måste använda en pivottabellrapport. Excel Services stöder inte externa dataområden, vilket innebär att Excel Services inte stöder en Excel-tabell som är ansluten till en datakälla, en webbfråga, en XML-mappning eller Microsoft Query.

Du kan dock kringgå den här begränsningen genom att använda en pivottabell för att ansluta till datakällan och sedan utforma och layouta pivottabellen som en tvådimensionell tabell utan nivåer, grupper eller delsummor så att alla önskade rad- och kolumnvärden visas. 

Låt oss ta en tur ner databas minnesfil.

Om MDAC, OLE DB och OBC

Först och främst ber du om ursäkt för alla förkortningar. Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.8 ingår i Microsoft Windows . Med MDAC kan du ansluta till och använda data från en mängd olika relations- och icke-relationsdatakällor. Du kan ansluta till många olika datakällor genom att använda ODBC-drivrutiner (Open Database Connectivity) eller OLE-DB leverantörer, som antingen skapas och levereras av Microsoft eller utvecklas av olika tredje parter. När du installerar Microsoft Office läggs ytterligare ODBC-drivrutiner och OLE DB-leverantörer till på datorn.

Om du vill se en fullständig lista över OLE DB-leverantörer installerade på datorn visar du dialogrutan Egenskaper för datalänk från en datalänkfil och klickar sedan på fliken Provider .

Om du vill se en fullständig lista över ODBC-leverantörer installerade på datorn visar du dialogrutan ODBC-databasadministratör och klickar sedan på fliken Drivrutiner .

Du kan också använda ODBC-drivrutiner och OLE DB-providers från andra tillverkare för att få information från andra källor än Microsoft-datakällor, inklusive andra typer av ODBC- och OLE DB-databaser. Information om att installera dessa ODBC-drivrutiner eller OLE DB-providers kontrollerar du dokumentationen för databasen, eller kontakta din databassäljaren.

Använda ODBC för att ansluta till datakällor

I ODBC-arkitekturen ansluter ett program (till exempel Excel) till ODBC-drivrutinshanteraren, som i sin tur använder en specifik ODBC-drivrutin (till exempel Microsoft SQL ODBC-drivrutinen) för att ansluta till en datakälla (till exempel en Microsoft SQL Server-databas).

Så här ansluter du till ODBC-datakällor:

1. Kontrollera att rätt ODBC-drivrutin är installerad på den dator som innehåller datakällan.

2. Definiera ett namn på en datakälla (DSN) med hjälp av administratören för ODBC-datakällan för att lagra anslutningsinformationen i registret eller en DSN-fil, eller en anslutningssträng i Microsoft Visual Basic-koden för att överföra anslutningsinformationen direkt till ODBC-drivrutinshanteraren.

   Om du vill definiera en datakälla i Windows klickar du på Start och sedan på Kontrollpanelen. Klicka på System och underhåll och sedan på Administrationsverktyg. Klicka på Prestanda och underhåll och sedan på Administrationsverktyg. och klicka sedan på Datakällor (ODBC). Om du vill ha mer information om de olika alternativen klickar du på knappen Hjälp i varje dialogruta.

Maskindatakällor

Maskindatakällor lagrar anslutningsinformation i registret på en viss dator med ett användardefinierat namn. Du kan använda maskindatakällor endast på den dator där de är definierade. Det finns två typer av maskindatakällor – användare och system. Användardatakällor kan endast användas av den aktuella användaren och är endast synliga för den användaren. Systemdatakällor kan användas av alla användare på en dator och visas för alla användare på datorn.

En maskindatakälla är särskilt användbar när du vill ge ökad säkerhet, eftersom den hjälper till att säkerställa att endast användare som är inloggade kan visa en maskindatakälla och en maskindatakälla inte kan kopieras av en fjärranvändare till en annan dator.

Fildatakällor

Fildatakällor (även kallade DSN-filer) lagrar anslutningsinformation i en textfil, inte i registret, och är i allmänhet mer flexibla att använda än maskindatakällor. Du kan till exempel kopiera en fildatakälla till valfri dator med rätt ODBC-drivrutin, så att programmet kan förlita sig på konsekvent och korrekt anslutningsinformation till alla datorer som används. Eller så kan du placera fildatakällan på en enda server, dela den mellan många datorer i nätverket och enkelt underhålla anslutningsinformationen på en plats.

En fildatakälla kan också vara odelbar. En fildatakälla som inte kan delas finns på en enda dator och pekar på en maskindatakälla. Du kan använda odelbara fildatakällor för att få åtkomst till befintliga maskindatakällor från fildatakällor.

Använda OLE DB för att ansluta till datakällor

I OLE DB-arkitekturen kallas programmet för dataåtkomst för data som datakonsument (t.ex. Excel), och programmet som tillåter intern åtkomst till data kallas för en databasleverantör (till exempel Microsoft OLE DB-provider för SQL Server).

En Universal Data Link-fil (.udl) innehåller den anslutningsinformation som en datakonsument använder för att komma åt en datakälla via OLE DB-providern för den datakällan. Du kan skapa anslutningsinformationen genom att göra något av följande:

• I guiden Dataanslutning använder du dialogrutan Egenskaper för datalänk för att definiera en datalänk för en OLE DB-provider. 

• Skapa en tom textfil med filnamnstillägget .udl och redigera sedan filen, som visar dialogrutan Egenskaper för datalänk .