Använda anpassade mallar i Microsoft Planner

Med anpassade mallar i Microsoft Planner kan du omvandla en befintlig plan till en återanvändningsbar mall för gruppen. Med hjälp av mallar kan du standardisera arbetet, skapa planer snabbare och göra det enklare att dela arbetsflöden för bästa praxis.

Med anpassade mallar kan du:

• Skapa en återanvändningsbar mall från en befintlig Planner-plan.
• Välj vilka fält som ska kopieras till nya planer.
• Dela mallar med en Microsoft 365-grupp så att andra kan återanvända dem. Anpassade mallar passar bäst för repeterbart arbete som projektstarter, arbetsflöden för registrering, kampanjplanering eller operativa checklistor.

Innan du börjar

Innan du använder anpassade mallar bör du kontrollera följande:

• Du har tillgång till Microsoft Planner.
• Planen som du vill omvandla till en mall är gruppbaserad.
• Du är medlem i en Microsoft 365-grupp som du vill dela planen med. Mallar lagras i den grupp du delar dem med och åtkomsten är kopplad till gruppmedlemskap.

Licensiering och tillgänglighet

Anpassade mallar är tillgängliga för alla användare med åtkomst till Microsoft Planner, oavsett licensnivå.

Skapa en anpassad mall från en befintlig plan

Börja med en plan som du redan har skapat eller skapa en ny grundläggande plan och omvandla den till en anpassad mall.

Så här skapar du en mall:

1. Öppna den plan som du vill återanvända i Planner.
2. Välj Dela i det övre högra hörnet.
3. Välj Publicera som mall.
4. Ange ett mallnamn och en beskrivning.
5. Välj den Microsoft 365-grupp som du vill dela mallen med.
6. Välj vilka fält i planen du vill inkludera; Som standard ingår alla aktiviteter.
7. Välj Publicera. När mallen har publicerats är den tillgänglig för medlemmar i den valda gruppen.

Välja vad som ska kopieras

När du publicerar en mall kan du bestämma vilka element som ska kopieras till nya planer som skapas från mallen. Tillgängliga alternativ kan vara:

• Mål
• Buckets
• Uppgifter
• Etiketter för en uppgift
• Anteckningar om uppgiften
• Checklistor för uppgifter
• Bifogade filer i uppgifter

Endast de objekt du väljer kopieras när en medlem skapar en ny plan från mallen. Aktivitetens status och förlopp återställs i den nya planen.

Obs! Bifogade filer i uppgifter kopieras som länkar.

Skapa en ny plan från en anpassad mall

När en mall har publicerats kan alla i den delade gruppen använda den för att skapa en ny plan.

Så här skapar du en plan med en anpassad mall:

1. Öppna Planner.
2. Börja skapa en ny plan.
3. Under kategorin Välj en mall navigerar du till Delat eller Skapat av mig, som listar mallar som antingen delas med dig eller har skapats av dig.
4. Välj den mall du vill använda.
5. Bekräfta och konfigurera planinformationen. Planner skapar en ny plan med den struktur som definierats i mallen.

Dela och hantera mallar

Anpassade mallar delas på gruppnivå:

• Alla medlemmar i gruppen kan se och använda mallen.
• Mallar är tillgängliga så länge gruppen finns. Om en mall behöver ändras uppdaterar du den underliggande planen och publicerar en ny mallversion. Befintliga planer som skapats från en mall påverkas inte av framtida malländringar.

Ta bort en anpassad mall

När en mall har publicerats kan alla i den delade gruppen ta bort mallen.

Så här tar du bort en mall:

1. Öppna Planner.
2. Gå till Skapa en plan.
3. Under kategorin Välj en mall navigerar du till Delat eller **Skapat av mig**och identifierar vilken mall du vill ta bort.
4. Klicka på ... för att öppna **alternativet Ta bort mall**.
5. Bekräfta borttagningen av mallen genom att klicka på Ta bort . Den uppdaterade mallen är tillgänglig för medlemmar i gruppen. Planer som redan har skapats från mallen ändras inte.

Vanliga scenarier

Anpassade mallar är användbara när du vill:

• Säkerställ konsekventa inställningar för återkommande arbete.
• Minska tiden det tar att skapa planer från grunden.
• Dela beprövade arbetsflöden med ditt team. Exempel är marknadsföringslanseringar, sprintplanering, introduktionsplaner och operativa spelböcker.