|
Det är bra att börja planera innan du ens startar Microsoft Project. När du ska fånga upp tidiga tankar om vad som är projektets mål kan du använda verktyg som Word, Excel, OneNote och Outlook. När alla har tagit del av dina idéer kan du börja lägga upp ett schema med Project. Gå tillbaka till projektöversikten där det finns fler övergripande artiklar som handlar om projektledning. |
|---|
Tips om projektledning innan du börjar . . .
Se till att du verkligen har ett projekt Var säker på att det du funderar på verkligen är ett projekt. Ett projekt har tre tydliga kännetecken:
- Det är tillfälligt och unikt Att bygga en tillverkningsanläggning för personbilar är ett projekt, eftersom det är en engångsaktivitet. Tillverkningen av bilarna i anläggningen är en serie aktiviteter som hela tiden återkommer, och därför är det inte ett projekt.
- Den har tydligt definierade leverabler Leverabler ger ett projekt fokus och syfte. Intressenterna måste se att leverablerna är tydligt definierade om de ska känna att deras investeringar i projektet har varit värda besväret.
-
Den har en början och ett slut Utan ett slutdatum för projektet kommer intressenter och investerare inte att kunna dra nytta av projektets utfall och de fördelar som deras investeringar har möjliggjort.
Här kommer några exempel på hur du kan avgöra om du har ett projekt.
| Aktiviteter som inte är projekt | Tydligt definierade projekt |
|---|---|
| Tillverkning av bilar |
|
| Minska konkurrensrisker |
|
Identifiera projektets begränsningar Begränsningar eller "ramar" är faktorer som begränsar projektledarens rörelsefrihet när det gäller att designa och hantera ett projekt. De flesta projekt är begränsade i tre dimensioner:
- Begränsad tid Slutdatum för centrala slutprodukter skapar oftast ramar för projektets hela längd.
- Begränsade resurser Projektledare har vanligtvis ett begränsat antal personer att arbeta med i projektet, eller en begränsad budget.
- Begränsad omfattning Ett projekt är oftast begränsat av hur mycket arbetsgruppen kan åstadkomma. Om projektet har för många leverabler eller funktioner, är det inte säkert att det finns tillräckligt mycket tid i schemat för att hinna med alla delar.
En förändring i en av begränsningsdimensionerna påverkar vanligtvis de andra två och kan påverka den övergripande kvaliteten. Om projektets varaktighet till exempel minskas, tvingas projektledare att fatta beslut om hur många personer som behövs för att slutföra projektets leverabler. Om det inte finns tillräckligt mycket personal kan en förkortad tidsrymd innebär andra kompromisser, till exempel en minskning av projektets omfattning.
- Identifiera dina intressenter i tid Det finns ingenting som är mer skadligt för ett projekt än att inte identifiera vilka intressenterna är och hur du bäst kommunicerar med dem. Om du inte kan identifiera en central intressent efter att ett projekt har påbörjats, kan projektet komma att avbrytas eller spränga alla budgetramar i takt med att nya projektmål och metoder föreslås.
Steg 1: Fånga upp dina tidiga idéer
| Fånga upp tidiga tankar med OneNote | För anteckningar med OneNote när du tänker på projektet och vad du vill åstadkomma med det. Dina anteckningar kan innehålla e-postmeddelanden, länkar till webbplatser, videoklipp eller utkast till specifikationer. |
|---|---|
| Importera Excel-data till Project | Ibland börjar projekt som enkla listor i Excel. Men när de växer kan du importera dem till Project där det är enklare att organisera och schemalägga aktiviteter. |
| Använd Microsoft 365 på valfri dator för att föra projektanteckningar var som helst | Arbeta med utkast till specifikationer med Microsoft 365. Så länge som du har en dator med anslutning till Internet kan du arbeta med dina dokument i fullständiga versioner av Word, Excel, PowerPoit eller OneNote – när du behöver det, där du behöver det. |
| Använda Office Online i en webbläsare | Arbeta med Office för webben utan Microsoft 365. Om du har ett Microsoft-konto kan du använda webbversionerna av Word, Excel, PowerPoint eller OneNote när du arbetar med projektets första utkast. |
Steg 2: Ta kontakt med dina intressenter
| Rapportera om tidiga framsteg | Oavsett var du befinner dig i projektplaneringen kan en välstrukturerad rapport hjälpa till att säkra intressenternas acceptans för projektets leverabler. |
|---|---|
| Ansluta till ett onlinemöte | Om intressenterna inte kan närvara personligen kan du hålla kontakten med dem via ett onlinemöte. Visa bilder i PowerPoint, kalkylblad i Excel eller anteckningar i OneNote när ni diskuterar projektets tidiga planering. Personer kan delta i Microsoft Teams-onlinemöten på kontoret, någon annanstans eller via sin mobila enhet. |
| Chatta med en projektgruppmedlem | Om det uppstår frågor när du arbetar med projektets schema kan du chatta med dem online via Teams. |
Steg 3: Starta ett projekt
| Kopiera och klistra in från Word, Outlook eller PowerPoint i Project | Kopiera en lista över aktiviteter i Word, Outlook eller PowerPoint och klistra in den i Project som ett sätt att snabbt komma igång med ett schema. Dispositionen och formateringen bibehålls i Project. |
|---|---|
| Skapa ett nytt projekt från ett annat projekt eller från en mall | Skapa ett nytt projekt baserat på en mall som redan innehåller aktiviteter från projekt som påminner om ditt. Branschexperter har skapat många av de olika mallarna som hjälper dig att komma igång snabbare. |
| Importera Excel-data till Project | Flytta en aktivitetslista som du har påbörjat i Excel till Project. Dispositionen och formateringen bibehålls i Project. |
| Importera en SharePoint-uppgiftslista som ett tidigt projekt | Ibland börjar projekt som uppgiftslistor i SharePoint där de kan användas av personer som inte har Project. När uppgiftslistan växer till en viss storlek kan du flytta den till Project och fortsätta att arbeta med den där. |
| Projekthanteringsmål: Skapa ett nytt projektschema | När du har påbörjat projektet i Project kan du börja lägga till aktiviteter, organisera dem, länka dem till varandra, lägga till personer och så vidare. |
Gå tillbaka till projektöversikten.