När du konfigurerar SharePoint i Microsoft 365 i Microsoft 365 har du antagligen dokument och filer som du vill lägga till på gruppwebbplatsen. Här är några sätt att lägga till olika typer av innehåll på din webbplats.
Obs
En artikel om hur du konfigurerar OneDrive för arbete eller skola och gruppwebbplatser så att du kan använda dem tillsammans finns i Konfigurera fillagring och delning i Office 365.
I den här artikeln
- Innan du börjar
- Skapa mappar, bibliotek och underwebbplatser
- Ladda upp dokument, bilder och filer
- Överväg att skapa SharePoint-listor för kontakter, kalendrar och kalkylblad
- Överväg SharePoint-lösningar för vanliga affärsbehov
- Hjälp webbplatsanvändarna att hitta ditt innehåll
Innan du börjar
Innan du börjar flytta filer kontrollerar du hur mycket lagringsutrymme du har för SharePoint i Microsoft 365 i Microsoft 365. Information om lagringsgränser för SharePoint i Microsoft 365 finns i SharePoint-begränsningar.
Tips
Det är viktigt att komma ihåg att i Microsoft 365 skiljer sig lagringsgränserna för SharePoint i Microsoft 365 (gruppwebbplatsen) från lagringsgränserna för Exchange Online (för e-postkonton). Mer information om lagringsgränser för postlådor finns i Mottagare i Microsoft 365-tjänstbeskrivningarna för Exchange Online.
Nästa steg är att analysera det innehåll som du har för närvarande. Det kan röra sig om dokument, bilder, formulär och så vidare.
Tips
I Utforskaren söker du efter befintliga filer efter storlek och datum. På så sätt kan du snabbt identifiera filer som har använts nyligen eller som är mycket stora.
Tänk efter hur mycket av innehållet som används regelbundet och om du vill lagra allt i Microsoft 365. Precis som när du flyttar till ett mindre hus är målet att bestämma vad som ska passa på den nya platsen. Om organisationen till exempel nu använder mer lagringsutrymme än Microsoft 365-gränsen för SharePoint i Microsoft 365 måste du fatta beslut som följande:
- Vilka filer vill du flytta?
- Vill du köpa mer lagringsutrymme?
- Bör du planera för att ha utrymme för din webbplats att växa? (Det kommer det definitivt att göra)
Om din organisation är stor eller komplex bör du överväga att bjuda in en expert som kan hjälpa dig. Du kan hitta välrenommerad hjälp på Microsoft Pinpoint. Pinpoint är ett snabbt och enkelt sätt för företag över hela världen att hitta certifierade Microsoft-experter och professionella tjänster
Skapa mappar, bibliotek och underwebbplatser
När du har identifierat det innehåll som du vill flytta ska du tänka på hur du vill ordna det. Du kan börja med att ladda upp filer till dokumentbiblioteket på gruppwebbplatsen. Det är en bra idé att ordna innehållet, särskilt om du förväntar dig att du så småningom kommer att ha många filer. I takt med att mängden innehåll växer kan du skapa fler dokumentbibliotek, formulärbibliotek och bildbibliotek för att lagra innehållet. Du kan också skapa underwebbplatser för olika typer av dokument eller projekt.
Mer information om hur du planerar en struktur för att ordna innehållet på webbplatsen finns i Planera innehållet för gruppwebbplatsen.
Ladda upp dokument, bilder och filer
Om du vill ladda upp filer, till exempel Word, PDF-filer eller JPG-foton, laddar du upp dem till ett bibliotek eller en mapp i ett bibliotek.
Obs
Den maximala filstorleken för en enskild fil som kan laddas upp till ett SharePoint i Microsoft 365-bibliotek är för närvarande 2 GB. Dessutom kan du bara ladda upp 100 filer eller färre åt gången.
Det bästa sättet att göra det beror på antalet filer. Bläddra först till målbiblioteket och använd sedan den här tabellen för att välja en metod:
| Antal filer | Uppladdningsmetod |
|---|---|
| Sammanfattande dokument | Välj Nytt dokument>LADDA UPP BEFINTLIG FIL och bläddra sedan till filen på datorn. |
| Många dokument och mappar | Välj knappen Öppna med Utforskaren på fliken Bibliotek i menyfliksområdet. Dra och släpp sedan filerna med hjälp av Utforskaren. |
Mer information finns i Ladda upp, skapa eller ta bort filer i ett bibliotek.
Obs
Det finns vissa filtyper som inte kan laddas upp till ett bibliotek. En lista över dessa finns i artikeln Filtyper som inte kan läggas till i en lista eller ett bibliotek.
Överväg att skapa SharePoint-listor för kontakter, kalendrar och kalkylblad
Alla företag har data i många former, till exempel kalendrar, uppgifter och kalkylblad. För den här typen av data kan du flytta eller konvertera innehållet till en lista på webbplatsen. Du kan till exempel konvertera din lista med affärskontakter till en kontaktlista. Dessutom kan du ofta konvertera kalendrar till en SharePoint Calendar, som är en speciell typ av lista.
- Om du vill lära dig hur du skapar en gruppkalender i SharePoint i Microsoft 365 kan du titta på den här videon: Video: Skapa en egen kalender.
Om du nu använder Microsoft Excel-kalkylblad för att spåra information kan du ladda upp dessa kalkylblad direkt till ett dokumentbibliotek i SharePoint i Microsoft 365. Du kan också importera ett kalkylblad som SharePoint-listor. Eftersom många personer kan uppdatera en lista samtidigt uppmuntrar SharePoint-listor till samarbete. Du kan skapa olika vyer av listor så att exakt den information som du vill visa visas.
- Mer information om hur du arbetar med listor finns i Utbildning: Skapa och konfigurera en lista.
Överväg SharePoint-lösningar för vanliga affärsbehov
Ett annat sätt att flytta innehåll är att använda en SharePoint-lösning för att hantera en befintlig aktivitet bättre. Till exempel vill de flesta organisationer samla in och dela den dagliga kunskapen hos personerna som arbetar där. En wiki på din webbplats kan vara bra för just den här typen av delning.
I den här tabellen beskrivs SharePoint-funktioner som kan hjälpa dig att hantera affärsprocesser.
| Affärsprocess | Beskrivning |
|---|---|
| Använda en wiki för att dela teamets kunskaper och samarbeta | Wikier är speciella webbplatser där en grupp användare kan skapa och underhålla information. Wikisidor kan vara ett användbart verktyg för att samla in och dela processinformation eller allmän referensinformation som är viktig för ditt arbete. |
| Flytta resursplanering till SharePoint-gruppkalendrar | En gruppkalender kan vara ett bra sätt att schemalägga gemensamma resurser som konferensrum, audiovisuell utrustning och så vidare. Eftersom en gruppkalender finns på en SharePoint i Microsoft 365-webbplats kan alla i gruppen enkelt visa den på SharePoint eller i Outlook. |
| Konvertera databasprogram till en Access-app | Du kan använda Microsoft Access 2013 för att utforma och publicera en databas och sedan skapa en Access-app som använder databasen på gruppwebbplatsen. |
| Automatisera affärsprocesser med ett arbetsflöde | Med arbetsflöden kan du automatisera och spåra nyckeluppgifter i en affärsprocess. De är bra för uppgifter som godkännandeprocesser eller insamling av feedback. |
Hjälp webbplatsanvändarna att hitta ditt innehåll
När du har flyttat upp dokument och filer till gruppwebbplatsen kan du berätta om det för andra webbplatsanvändare. Du kan erbjuda dem flera olika sätt att hitta innehåll på webbplatsen.
I den här tabellen beskrivs olika metoder som du kan använda.
| Metod | Beskrivning |
|---|---|
| Använd sökfunktionen för att hitta innehåll | Det enklaste sättet att hitta innehåll på en SharePoint i Microsoft 365-webbplats är att använda sökfunktionen.
|
| Konfigurera vyer för listor och bibliotek så att innehåll kan upptäckas | Du kan markera de element som visas i en vy. I en vy kan du till exempel visa titel och författare. I en annan vy kanske du vill visa endast de objekt som lagts till efter ett visst datum. |
| Anpassa webbplatsnavigering | Du kan anpassa navigeringen på gruppwebbplatsen om du vill göra det lättare för webbplatsanvändarna att hitta innehåll. |
| Söka efter onlineinnehåll när du är offline | Du kan använda OneDrive för arbete eller skola eller Outlook för att söka efter innehåll som finns på SharePoint i Microsoft 365-webbplatsen när du är offline |
| Håll reda på innehållsuppdateringar |
Läs mer om hur du kan hjälpa webbplatsanvändarna att enkelt hitta innehåll i artikeln Planeringsguide Planera gruppwebbplatsernas innehåll .
Lämna en kommentar
Hade du nytta av den här informationen? I så fall får du gärna meddela oss längst ned på den här sidan. Om den inte var till hjälp, låt oss veta vad som är förvillande eller saknas. Vi använder din feedback för att dubbelkolla uppgifter, lägga till info och uppdatera artikeln.