I den här artikeln förklaras hur du visar svar på din datainsamling, hur du kan verifiera dina inställningar för e-postbearbetning och åtgärder du kan vidta för att felsöka vanliga typer av felmeddelanden eller problem med svaren.
I dialogrutan Hantera datainsamlingsmeddelanden kan du hantera både de datainsamlingsmeddelanden som du har skickat till e-postmottagare och de svar som du har fått för vart och ett av dessa meddelanden i Inkorgen i Outlook.
Om dialogrutan inte visas gör du så här för att öppna den:
-
Öppna databasen som innehåller det meddelande som du vill hantera.
-
Klicka på Hantera svar i gruppen Samla in data på fliken Externa data.
Vad vill du göra?
Visa svar
Det här händer när du har skickat datainsamlingsformuläret via e-post. Mottagarna svarar på meddelandet genom att klicka på Svara, fylla i formuläret och sedan klicka på Skicka. I det här avsnittet förklaras hur du kan visa svaren och vad du kan göra om någon av dem inte bearbetas korrekt. Oavsett om du väljer att låta svaren bearbetas automatiskt eller manuellt kan du öppna svaren manuellt eller ta reda på vem som har svarat. Mer information om hur du konfigurerar alternativ för svarsprocession finns i artikeln Lägga till data som samlas in via e-post i din Access-databas.
Så här visar du svaren:
-
Öppna Microsoft Outlook 2007 eller 2010 och bläddra till mappen som du har angett för att lagra svar på datainsamling.
Tips: Om du inte kommer ihåg namnet på mappen klickar du på Hantera svar i gruppen Samla in data på fliken Externa data. I dialogrutan Hantera datainsamlingsmeddelanden hittar du mappnamnet i kolumnen Outlook-mapp , på raden som motsvarar det meddelande vars svar du vill visa.
-
Om du vill öppna ett svar i Outlook dubbelklickar du på svaret. Formuläret visas när det har slutförts av avsändaren.
Access behandlar inte svar på ett svarsmeddelande. Om du ser att ett eller flera formulär från mottagare är tomma, ofullständiga eller inte har slutförts korrekt måste du skicka det ursprungliga e-postmeddelandet igen till de användarna i stället för att använda kommandot Svara . Mer information om hur du skickar om ett datainsamlingsmeddelande finns i Skicka om ett datainsamlingsmeddelande.
Om du på samma sätt vill skicka begäran till fler personer måste du skicka det ursprungliga meddelandet igen i stället för att vidarebefordra det.
Kontrollera inställningarna för automatisk bearbetning av svar
Om du väljer att dina svar ska behandlas automatiskt gör du följande för att säkerställa att svaren bearbetas korrekt:
-
För varje svar granskar du värdena i kolumnerna Uppföljningsflagga, Datainsamlingsstatus och Kategorier .
Tips: Om du inte ser kolumnerna Uppföljningsflagga, Datainsamlingsstatus och Kategorier i vyn lägger du till dem med hjälp av fältväljaren. Högerklicka på kolumnrubriken och klicka sedan på Fältväljaren. I dialogrutan Fältväljare drar du varje fält och släpper det till höger eller vänster om en befintlig kolumnrubrik.
Om uppföljningsflaggan har angetts till Datainsamling i Outlook-mappen lyckades är kolumnen Status för datainsamling tom och det finns en grön indikator i kolumnen Kategorier . Svaret har bearbetats.
-
Dessutom kanske du vill granska innehållet i måltabellerna för att se till att du ser de insamlade data som lagras antingen som nya poster eller som uppdateringar av befintliga poster.
Obs!: Du kommer inte att kunna lägga till data från ett e-postsvar om mottagaren har använt antingen Hotmail eller Yahoo för att skicka datainsamlingsformuläret till dig.
Felsöka problem för automatiskt bearbetade svar
E-postmottagarna kan rapportera att de har fyllt i formulären och skickat tillbaka dem till dig som svar. Du ser dock inte de förväntade resultaten i Access eller Outlook. Till exempel:
-
Du ser inte data i måltabellerna i Access. Nya poster läggs inte till eller befintliga poster uppdateras inte.
-
Kolumnen Status för datainsamling för meddelandet i Outlook visar antingen ett felmeddelande eller strängen "Meddelandet bearbetas inte". Kolumnen Kategorier för meddelandet visar antingen en röd fyrkant eller är tom.
Om du stöter på den här typen av problem kan du läsa felsökningsstegen i Mina svar för datainsamling bearbetas inte automatiskt.
Mer information finns i Lägga till data som samlas in via e-post i Access-databasen om du vill kontrollera att du har konfigurerat den automatiska bearbetningen korrekt.
Behandla svar manuellt
Manuell bearbetning av ett svar innebär att du startar exporten från Outlook. Du kan bara exportera ett svar i taget. Undvik svar som kolumnen Datainsamlingsstatus är inställd på Att samla in data med e-post lyckades. Den här statusen anger att svaret redan har bearbetats. Svar som kolumnen Status för datainsamling är inställd på Meddelande som inte bearbetats för måste bearbetas manuellt. Ett svar med ett felmeddelande i den här kolumnen har inte bearbetats automatiskt och kräver felsökning innan du kan exportera det manuellt. Hjälp med felsökning finns i Mina svar för datainsamling bearbetas inte automatiskt.
-
I Outlook högerklickar du på det svar som du vill bearbeta manuellt.
-
Klicka på Exportera data till Microsoft Office Access.
-
I dialogrutan Exportera data till Microsoft Access granskar du informationen om svaret och klickar sedan på OK för att exportera. Om exporten lyckas visas meddelandet Data har exporterats till databasen. Om åtgärden misslyckas visas meddelandet Det går inte att importera data på grund av fel, följt av en beskrivning av de problem som orsakade felet. I följande tabell visas de problem som kan göra att exporten misslyckas.
Felsöka problem med manuellt bearbetade svar
|
Kolumnmeddelande om problem eller datainsamlingsstatus |
Orsak |
Lösning |
|
När jag högerklickar på ett svar visas inte kommandot Exportera data till Microsoft Access . |
Det markerade meddelandet är inte ett giltigt svar på datainsamling. |
Ta bort meddelanden som inte är svar på datainsamling från den angivna mappen. |
|
Ett svar kommer inte till rätt mapp. |
Endast ursprungliga svar på ett meddelande skickas till den angivna mappen. Dina svar på dina egna meddelanden (såvida du inte har använt kopian av meddelandet i mappen Skickat för att generera svaret) och svar som ingår i en e-posttråd som används för diskussion kanske inte flyttas till den angivna mappen. Andra möjliga orsaker är: att Access inte är installerat eller att tillägget som krävs för att behandla svaren saknas eller är skadat. |
Om något av dina svar inte bearbetas fyller du i formuläret som finns i det skickade meddelandet som finns i mappen Skickat. Om en användare har fyllt i ett formulär i ett svar på ett svar ber du användaren att svara på det ursprungliga meddelandet. Om du misstänker att tillägget antingen saknar eller är skadat växlar du till Outlook och utför följande steg:
Om du ser posten under Inaktiverade programtillägg klickar du på pilen i rutan Hantera, väljer Inaktiverade objekt och väljer sedan Microsoft Access Outlook-tillägg för datainsamling och publicering i dialogrutan Inaktiverade objekt och klickar på Aktivera. Om du inte ser Microsoft Access Outlook-tillägget för datainsamling och -publicering försöker du installera Access igen. |
|
Kan inte hitta databasen. Leta reda på databasen och importera data manuellt. |
Databasen har antingen flyttats till en annan plats, bytt namn eller tagits bort eller skadats. |
Återställ databasen till den ursprungliga platsen och försök sedan igen. |
|
Databasen används redan. |
Databasen är öppen i exklusivt läge och ändringar kan inte göras i databasen förrän det exklusiva låset släpps. |
Be användaren som har databasen öppen i exklusivt läge att stänga och öppna databasen i normalt läge. Försök sedan exportera svaret manuellt. |
|
Tabell, fråga eller ett fält saknas. |
En måltabell eller fråga har antingen tagits bort eller bytt namn, eller så har dess struktur ändrats på ett sådant sätt att innehållet i formuläret inte kan läggas till i tabellerna. |
Skapa de måltabeller och frågor som saknas, eller skapa och skicka ett nytt datainsamlingsmeddelande. |
|
Formuläret är skadat eller har ändrats. |
Antingen är formuläret i svaret skadat eller så har någon (mottagaren eller avsändaren) ändrat formuläret. |
Om mottagaren ändrade formuläret ber du mottagaren att skicka formuläret igen till dig och sedan exportera svaret manuellt. Om formuläret i det ursprungliga meddelandet är skadat eller ogiltigt måste du skapa och skicka ett nytt meddelande. |
|
Information som behövs för att slutföra bearbetningen saknas. |
Den information som behövs för att mappa svaret till den befintliga posten som måste uppdateras saknas. |
Meddelandeinställningarna måste synkroniseras med Outlook. Klicka på Hantera svar i gruppen Samla in data på fliken Externa data i Access. Markera meddelandet i dialogrutan Hantera svar . Under Meddelandeinformation visas en varningsruta i Access. Klicka på varningen för att synkronisera inställningarna och stäng sedan dialogrutan. Växla tillbaka till Outlook och försök sedan exportera svaret manuellt. |
|
Det går inte att lägga till eller uppdatera data eftersom data skulle resultera i ett dubblettvärde i ett fält som bara accepterar unika värden. |
Ett fält vars indexerade egenskap har värdet Ja (inga dubbletter) får inte innehålla dubblettvärden. Om värdet som tilldelats formulärfältet redan finns i motsvarande fält i tabellen misslyckas åtgärden. |
Be mottagarna att skicka ytterligare ett svar med ett annat värde i formulärfältet. |
|
Värdet du angav är inte ett objekt i listan med alternativ. |
Antingen innehåller formuläret ett obligatoriskt fält som slår upp värden, men användaren har inte angett något värde för fältet, eller så är fältets LimitToList-egenskap inställd på Ja och användaren har angett ett värde som inte finns i listan. |
Be mottagarna att skicka svaret igen när de har fyllt i alla fält, eller fylla i och spara formuläret och sedan försöka exportera igen. |
|
Ogiltigt värde i ett formulärfält. |
Mottagaren angav ogiltiga data i ett eller flera fält. |
Be mottagarna att skicka svaret igen när de har fyllt i alla fält, eller fyll i och spara formuläret och försök sedan exportera igen. |
|
Svaret innehåller ett formulär som du behöver fylla i. När du är klar skickar du det till avsändaren av det här e-postmeddelandet. |
Mottagaren fyllde inte i formuläret. |
Be mottagarna att skicka ytterligare ett svar när de har fyllt i formuläret. |
Om det ursprungliga meddelandet inte nådde vissa användare kan du försöka skicka meddelandet igen i stället för att vidarebefordra det. Mer information om hur du skickar ett meddelande igen finns i Skicka om ett datainsamlingsmeddelande.
