ทุกสิ่งที่คุณจําเป็นต้องรู้เพื่อเขียนข้อความแสดงแทนที่มีประสิทธิภาพ

ถ้ารูปภาพมีมูลค่าเป็นพันคํา สิ่งที่คุ้มค่ากับคนที่มองไม่เห็นคืออะไร ถ้าไม่มีคํากล่าว จะเป็นเรื่องง่ายสําหรับผู้ที่มีความบกพร่องด้านการมองเห็นที่จะพลาดข้อมูลสําคัญหรือรู้สึกหงุดหงิดกับประสบการณ์การใช้งาน

ข้อความแสดงแทน (alt text) คือข้อความอธิบายที่สื่อความหมายและบริบทของรายการภาพในการตั้งค่าดิจิทัล เช่น บนแอปหรือหน้าเว็บ เมื่อโปรแกรมอ่านหน้าจอ เช่น Microsoft Narrator, JAWS และ NVDA เข้าถึงเนื้อหาด้วยข้อความแสดงแทน ข้อความแสดงแทนจะถูกอ่านออกเสียงเพื่อให้ผู้อื่นสามารถเข้าใจสิ่งที่อยู่บนหน้าจอได้ดียิ่งขึ้น ข้อความแสดงแทนที่มีคำอธิบายที่เขียนอย่างดีช่วยลดความคลุมเครือและปรับปรุงประสบการณ์ใช้งานของผู้ใช้ได้อย่างมาก

หัวข้อนี้อธิบายวิธีการทําความเข้าใจ เขียน และใช้ข้อความแสดงแทนที่มีประสิทธิภาพในผลิตภัณฑ์ Microsoft 365

\

เครื่องมือข้อความแสดงแทนใน Microsoft 365

เพื่อช่วยคุณเกี่ยวกับข้อความแสดงแทน Microsoft 365 มีตัวตรวจสอบการช่วยสําหรับการเข้าถึงเพื่อตรวจสอบเนื้อหาภาพที่เกี่ยวข้องสําหรับข้อความแสดงแทน และรับคําแนะนําเกี่ยวกับการปรับปรุงการช่วยสําหรับการเข้าถึงเนื้อหา ตัวสร้างข้อความแสดงแทนอัตโนมัติ และตัวแก้ไขข้อความแสดงแทนด้วยตนเอง

เปิดตัวตรวจสอบการช่วยสําหรับการเข้าถึงของ Microsoft 365:

1. บนแท็บ รีวิว ให้เลือก ตรวจสอบการช่วยสําหรับการเข้าถึง
2. ในบานหน้าต่าง ตัวช่วยสําหรับการเข้าถึง ด้านขวา ปัญหาเกี่ยวกับการช่วยสําหรับการเข้าถึงจะปรากฏภายใต้หัวเรื่องของประเภท
3. เลือกปัญหาที่ถูกตั้งค่าสถานะเพื่อดูการดําเนินการที่แนะนํา

ดูและแก้ไขข้อความแสดงแทนด้วยตนเอง หรืออนุมัติข้อความแสดงแทนอัตโนมัติ:

1. คลิกขวาที่รูปภาพ แผนภูมิ หรือวัตถุอื่นๆ แล้วเลือก ดูข้อความแสดงแทน
   เคล็ดลับ: บนแท็บ รีวิว คุณสามารถเลือกดรอปดาวน์ ตรวจสอบการช่วยสําหรับการเข้าถึง แล้วเลือก ข้อความแสดงแทน
2. ในบานหน้าต่าง ข้อความแสดงแทน ทางด้านขวา ให้แก้ไขหรืออนุมัติข้อความแสดงแทนที่แสดง (ถ้าสร้างโดยอัตโนมัติ)
3. ถ้ารูปภาพไม่ต้องการข้อความแสดงแทน เช่น เส้นขอบ ให้เลือก ทําเครื่องหมายเป็นการตกแต่ง

เปิดหรือปิดข้อความแสดงแทนที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ:

1. บนแท็บ ไฟล์ ให้เลือก ตัวเลือก แล้วเลือกแท็บ การช่วยสําหรับการเข้าถึง
2. เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย เปิดใช้งานตัวเลือกเพื่อสร้างข้อความแสดงแทนโดยใช้ AI ภายใต้ ข้อความแสดงแทน

ควรใช้ข้อความแสดงแทนเมื่อใด

รูปและรูปภาพ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้สื่อเนื้อหาและวัตถุประสงค์ของรูปภาพได้กระชับและชัดเจน ข้อความแสดงแทนไม่ควรยาวเกินหนึ่งหรือสองประโยค โดยส่วนใหญ่แล้วคําที่เลือกอย่างรอบคอบบางคําจะทําได้ พิจารณาสิ่งสำคัญเกี่ยวกับรูปภาพ ตัวอย่างเช่น บริบทที่สำคัญอาจเป็นฉาก อารมณ์บนใบหน้า สี หรือขนาดที่สัมพันธ์กัน

อย่าทําซ้ําเนื้อหาข้อความรอบข้างเป็นข้อความแสดงแทนหรือใช้วลีที่อ้างถึงรูปภาพ เช่น "กราฟิกของ" หรือ "รูปภาพของ" ในตัวอย่างด้านล่าง ข้อความแสดงแทนกําลังอ้างถึงรูปและไม่ได้อธิบายเนื้อหาของรูปอย่างเพียงพอ

คุณยังสามารถเพิ่มข้อความแสดงแทนเป็นอาร์กิวเมนต์ลงใน ฟังก์ชัน IMAGE ได้โดยใช้ข้อความในเครื่องหมายอัญประกาศหรือโดยใช้การอ้างอิงเซลล์ที่มีข้อความ ตัวอย่างเช่น IMAGE(“www.contoso.com/logo.jpg”, “โลโก้ Contoso”)

ไดอะแกรม ผังงาน และแผนภูมิ

เมื่อจัดการกับวัตถุที่ให้ข้อมูลโดยละเอียด เช่น อินโฟกราฟิก ให้ใช้ข้อความแสดงแทนเพื่อให้ข้อมูลที่สื่อถึงในวัตถุ ตัวอย่างเช่น การอธิบายแผนภูมิเป็น “แผนภูมิแท่งที่แสดงยอดขายเมื่อเวลาผ่านไป” จะไม่มีประโยชน์กับคนตาบอด พยายามถ่ายทอดข้อมูลเชิงลึก ตัวอย่างเช่น “แผนภูมิแท่งแสดงยอดขายเมื่อเวลาผ่านไป ในเดือนกรกฎาคม ยอดขายสําหรับแบรนด์ A เหนือกว่ายอดขายแบรนด์ B และเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ตลอดทั้งปี' ข้อความแสดงแทนควรอธิบายจุดเริ่มต้น ความคืบหน้า และบทสรุปของผังงานอย่างชัดเจน

วิดีโอ

วิดีโอที่ไม่อธิบายเนื้อหาต้องใช้ข้อความแสดงแทนเพื่ออธิบายประสบการณ์ภาพ แม้ว่าผู้ใช้จะได้ยินเสียงเพลง เสียงประกอบ และเสียงพูดก็ตาม ข้อความแสดงแทนควรอธิบายเนื้อหาและวัตถุประสงค์ของวิดีโอ

ตามหลักการแล้ว วิดีโอควรมีแทร็กเสียงที่สองพร้อมคำอธิบายขององค์ประกอบวิดีโอที่เป็นภาพล้วนๆ และบุคคลที่มีความบกพร่องด้านการมองเห็นไม่สามารถเข้าถึงได้

ตาราง

ตัวตรวจสอบการช่วยสําหรับการเข้าถึงจะไม่ตั้งค่าสถานะถ้าตารางไม่มีข้อความแสดงแทน อย่างไรก็ตาม คุณควรเขียนข้อความแสดงแทนที่ชัดเจน สื่อความหมาย และกระชับสำหรับตาราง

ไม่ควรใช้ข้อความแสดงแทนเมื่อใด

วัตถุภาพตกแต่ง

วัตถุตกแต่งเพิ่มความน่าสนใจแต่ไม่ให้ข้อมูล (ตัวอย่างเช่น เส้นขอบที่มีสไตล์) People ใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอจะได้ยินว่าสิ่งเหล่านี้เป็นการตกแต่ง เพื่อให้รู้ว่าจะไม่พลาดข้อมูลสําคัญใดๆ เมื่อต้องการทําเครื่องหมายภาพเป็นการตกแต่ง ให้เลือก ทําเครื่องหมายเป็นการตกแต่ง ในบานหน้าต่าง ข้อความแสดงแทน เขตข้อมูลรายการข้อความจะกลายเป็นสีเทา

ตัวแบ่งส่วนข้อมูล

ถ้าตัวตรวจสอบการช่วยสําหรับการเข้าถึงไม่ตั้งค่าสถานะวัตถุเมื่อข้อความแสดงแทนหายไป คุณไม่จําเป็นต้องเขียนข้อความแสดงแทน ตัวแบ่งส่วนข้อมูลเป็นตัวอย่างของวัตถุดังกล่าว

วิธีการเพิ่มข้อความแสดงแทนให้วัตถุ

สําหรับคําแนะนําเกี่ยวกับวิธีการเพิ่มข้อความแสดงแทนใน Outlook, Word, Excel และ PowerPoint ให้ไปที่ เพิ่มข้อความแสดงแทนลงในรูปร่าง รูปภาพ แผนภูมิ กราฟิก SmartArt หรือวัตถุอื่นๆ

เคล็ดลับสําหรับการใช้ข้อความแสดงแทนใน Microsoft 365

• อย่าลืมใช้ตัวตรวจสอบการช่วยสําหรับการเข้าถึงระหว่างกระบวนการตรวจทานของคุณ โดยจะตรวจสอบว่าเนื้อหาภาพที่เกี่ยวข้องทั้งหมดมีข้อความแสดงแทน และยังให้คำแนะนำอื่นๆ แก่คุณในการปรับปรุงการเข้าถึงเนื้อหาของคุณ เช่น การตรวจสอบอัตราส่วนความคมชัด เมื่อต้องการเรียกใช้ตัวตรวจสอบการช่วยสําหรับการเข้าถึง บนแท็บ รีวิว ให้เลือก ตรวจสอบการช่วยสําหรับการเข้าถึง สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวตรวจสอบการช่วยสําหรับการเข้าถึง ให้ดู ปรับปรุงการช่วยสําหรับการเข้าถึงด้วยตัวตรวจสอบการช่วยสําหรับการเข้าถึง
• อย่าใช้ชื่อไฟล์ ข้อความที่ซ้ำกัน หรือ URL เป็นข้อความแสดงแทน ตัวตรวจสอบการช่วยสําหรับการเข้าถึงจะตั้งค่าสถานะสิ่งเหล่านี้เนื่องจากไม่มีประโยชน์สําหรับผู้ที่มีความบกพร่องด้านการมองเห็น สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู กฎสําหรับตัวตรวจสอบการช่วยสําหรับการเข้าถึง
• หากมีกลุ่มของวัตถุที่รวมกันเป็นกลุ่มความหมาย เช่น กลุ่มรูปถ่ายที่ทั้งหมดแสดงถึงสุนัข ให้กำหนดข้อความแสดงแทนสำหรับทั้งกลุ่ม หากวัตถุถูกจัดกลุ่มเข้าด้วยกันด้วยเหตุผลด้านการจัดรูปแบบ ให้ยกเลิกการจัดกลุ่มวัตถุและกำหนดข้อความแสดงแทนที่เหมาะสมสำหรับแต่ละวัตถุ

ข้อความแสดงแทนอัตโนมัติ

ใน Microsoft 365 สามารถสร้างข้อความแสดงแทนได้โดยอัตโนมัติ เมื่อคุณแทรกรูปภาพ คุณอาจเห็นแถบแสดงขึ้นที่ด้านล่างของรูปภาพพร้อมข้อความแสดงแทนที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ

ถ้าคุณเลือกตัวเลือก เปิดใช้งานตัวเลือกเพื่อสร้างข้อความแสดงแทนโดยใช้ AI Microsoft 365 จะพยายามสร้างข้อความแสดงแทนสําหรับรูปภาพที่แทรก บางครั้งฟีเจอร์นี้ให้แท็กที่สื่อความหมาย และบางครั้งคุณก็จะได้ประโยคเต็ม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเนื้อหาของภาพ

ถ้าข้อความแสดงแทนอัตโนมัติถูกสร้างขึ้นหรือคุณต้องการเปลี่ยน คุณสามารถตรวจทานและแก้ไขในบานหน้าต่าง ข้อความแสดงแทน ได้ คุณยังสามารถเลือก สร้างข้อความแสดงแทนด้วยตนเอง เพื่อให้ฉันได้รับโอกาสเพิ่มเติม อย่าลืมตรวจทานและแก้ไขในบานหน้าต่าง ข้อความแสดงแทน และเอาข้อคิดเห็นใดๆ ที่เพิ่มไว้ที่นั่นออก เช่น "คําอธิบายที่สร้างขึ้นด้วยความมั่นใจสูง"

เปิดข้อความแสดงแทนอัตโนมัติ

1. บนแท็บ ไฟล์ ให้เลือก ตัวเลือก แล้วเลือก การช่วยสําหรับการเข้าถึง
2. เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย เปิดใช้งานตัวเลือกเพื่อสร้างข้อความแสดงแทนโดยใช้ AI ภายใต้ ข้อความแสดงแทน

อนุมัติข้อความแสดงแทนอัตโนมัติ

1. ในแอป Microsoft 365 ให้คลิกขวาที่รายการเพื่อตรวจสอบ แล้วเลือก ดูข้อความแสดงแทน บานหน้าต่าง ข้อความแสดงแทน จะเปิดขึ้น
2. หากข้อความแสดงแทนเป็นที่น่าพอใจ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายอนุมัติข้อความแสดงแทน

ปิดข้อความแสดงแทนอัตโนมัติ

1. บนแท็บ ไฟล์ ให้เลือก ตัวเลือก แล้วเลือก การช่วยสําหรับการเข้าถึง
2. ล้าง สร้างข้อความแสดงแทนให้ฉันโดยอัตโนมัติ ภายใต้ ข้อความแสดงแทนอัตโนมัติ

ตำแหน่งในการค้นหาแนวทางการทำงานของข้อความแสดงแทน

รับแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อช่วยให้คุณเขียนข้อความแสดงแทนที่มีประสิทธิภาพ:

• ปรับปรุงการช่วยสำหรับการเข้าถึงด้วยตัวตรวจสอบการช่วยสำหรับการเข้าถึง
• กฎสำหรับตัวตรวจสอบการช่วยสำหรับการเข้าถึง
• ทำให้เนื้อหาของคุณสามารถเข้าถึงได้โดยทุกคน
• ทำให้บุคคลทุพพลภาพสามารถใช้งานเอกสาร Word ของคุณได้ย
• ทำให้บุคคลทุพพลภาพสามารถใช้งานเอกสาร Excel ของคุณได้
• ทำให้บุคคลทุพพลภาพสามารถเข้าถึงสมุดบันทึก OneNote ของคุณได้
• ทำให้บุคคลทุพพลภาพสามารถเข้าถึงอีเมล Outlook ของคุณได้
• ทำให้บุคคลทุพพลภาพสามารถใช้งานนำเสนอ PowerPoint ของคุณได้
• ทำให้บุคคลทุพพลภาพสามารถเข้าถึงไซต์และโครงการ Project Online ของคุณได้
• ทำให้บุคคลทุพพลภาพสามารถเข้าถึงการไซต์ SharePoint ของคุณได้
• ทำให้บุคคลทุพพลภาพสามารถเข้าถึงการออกแบบ Sway ของคุณได้
• ทำให้บุคคลทุพพลภาพสามารถใช้งานไดอะแกรม Visio ของคุณได้
• สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการตรวจสอบให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์และประสบการณ์ของผู้ใช้ Microsoft 365 ตรงตามข้อกําหนดสําหรับการช่วยสําหรับการเข้าถึง โปรดเยี่ยมชมไซต์การช่วยสําหรับการเข้าถึงของเรา Microsoft 365 ที่ครอบคลุมและสามารถเข้าถึงได้ และทําให้เนื้อหาของคุณสามารถเข้าถึงได้โดยทุกคนด้วยตัวตรวจสอบการช่วยสําหรับการเข้าถึง